Vado. zewnętrzne elektroniczne zarządzanie dokumentami: co to jest i jak wybrać. Zewnętrzne zarządzanie dokumentami elektronicznymi Dlaczego potrzebujemy elektronicznego zarządzania dokumentami?

Obieg dokumentów to przepływ dokumentów od momentu ich utworzenia do momentu zakończenia pracy z nimi.

Organizacja obiegu dokumentów ma wiele wspólnego z organizacją przenośnika mechanicznego. Swego czasu wprowadzenie montażu linii montażowej wraz z typizacją produktów i standaryzacją części doprowadziło do znacznego wzrostu wydajności pracy, obniżenia kosztów procesu produkcyjnego i zapoczątkowało produkcję masową. To prawda, że ​​rytm nadawany przez przenośnik powodował wzrost intensywności pracy i napięcie nerwowe pracowników.

Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie

Organizacja przepływu dokumentów opiera się na tych samych zasadach, co przenośnik mechaniczny: przepływ dokumentów musi mieć minimalne powroty do poprzednich etapów, dokumenty muszą być wysyłane do wykonawców zgodnie z ich obowiązkami, aby uniknąć powielania operacji.

Schemat obiegu dokumentu

Schemat obiegu dokumentu

Istnieją zewnętrzne i wewnętrzne kontury przepływu dokumentów.

Kontur zewnętrzny rozpoczyna się od dokumentów przychodzących (zewnętrznych), które docierają do przedsiębiorstwa z zewnątrz. Mogą to być polecenia władz wyższych, zarządzenia, uchwały, pisma od partnerów klientów itp. Otrzymane dokumenty są rejestrowane przez sekretarzy, a następnie przesyłane do realizacji.

Dokumentacja przychodząca to dokumentacja otrzymana przez przedsiębiorstwo od innych organizacji. Dokumenty wychodzące to dokumenty, które przedsiębiorstwo (organizacja) wysyła do innych przedsiębiorstw. Dokumentacja wychodząca to dokumenty zawierające informacje generowane w przedsiębiorstwie w celu przekazania ich innym organizacjom: pisma, zaświadczenia, raporty, zamówienia, telegramy, wiadomości telefoniczne itp.

Przepływ dokumentów– przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich otrzymania lub wydania aż do zakończenia realizacji lub wysyłki.

Istnieją trzy główne strumienie dokumentacji:

– dokumenty przychodzące z innych organizacji (przychodzące);

– dokumenty przesyłane do innych organizacji (wychodzące);

– dokumenty powstałe w organizacji i wykorzystywane przez pracowników organizacji w procesie zarządzania (wewnętrznym).

Obieg dokumentów jest integralną częścią przedszkolnej placówki oświatowej, której celem jest zapewnienie wsparcia informacyjnego działalności placówki, jej dokumentacja i przechowywanie wcześniej utworzonych informacji zarządczych. Przedszkolna placówka wychowawcza jest bezpośrednio zależna od decyzji zarządczych, których wsparcie dokumentacyjne jako proces obejmuje trzy elementy: wsparcie informacyjne decyzji, czyli zaopatrzenie decyzji w informacje (dokumenty), dokumentowanie decyzji i monitorowanie jej realizacji. Głównymi elementami tego procesu są: uzyskanie informacji wstępnych, ustalenie celu (zadania), wyszukanie niezbędnych informacji (praca referencyjna), opracowanie rozwiązania (przygotowanie dokumentu), jego zatwierdzenie, redakcja, produkcja, certyfikacja, przesłanie (przeniesienie do adresata), monitorowanie rozwiązań wykonawczych. Wielkość przepływu dokumentów zależy od liczby dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych instytucji za dany okres (rok, kwartał, miesiąc, dzień). Racjonalna organizacja obiegu dokumentów polega na uwzględnianiu zasad: prostoty, ciągłości, rytmu, równoległości, proporcjonalności. Zasada bezpośredniego przepływu dokumentów wymaga, aby przepływ dokumentów odbywał się najkrótszą drogą. Najprostsza forma ruchu obiegów dokumentów odpowiada liniowemu układowi jednostek strukturalnych. Zasada ciągłości obiegu dokumentów polega na ciągłym przekazywaniu dokumentów do poziomu, na którym zapada decyzja w ich sprawie. Zasada ta jest niezgodna z „przeterminowaniem” dokumentów, ich gromadzeniem w jednym przypadku. Zasada rytmicznego przepływu dokumentów oznacza równomierny przepływ dokumentów. Zasada równoległości oznacza wykonywanie oddzielnych operacji w celu przetwarzania dokumentu w trakcie jego przenoszenia. Głównym celem tej zasady jest skrócenie czasu potrzebnego na wypełnienie dokumentu. Równoległe wykonanie poszczególnych operacji znacznie przyspiesza zarówno obieg dokumentu, jak i wykonanie dokumentu jako całości. Zasada proporcjonalności zakłada proporcjonalne, równomierne obciążenie kanałów ruchu dokumentów. Ważna jest zasada samodzielności i odpowiedzialności w pracy z dokumentami. Zasada ta oznacza, że ​​we wszystkich działaniach – kierowaniu, dystrybucji, koordynacji, podpisywaniu itp. – należy ściśle kierować się funkcjami instytucji i jej części oraz kompetencjami pracowników. Istotny wpływ na obieg dokumentów ma istniejąca struktura i funkcje instytucji, formy i metody działań zarządczych. Zatem szybkie przekazanie i wykonanie dokumentów, oprócz względów czysto urzędniczych, utrudniają niedociągnięcia organizacyjne, brak jasnego podziału odpowiedzialności pomiędzy urzędnikami, a także niewystarczająca przejrzystość funkcji niektórych instytucji i ich poszczególnych podziałów strukturalnych.

Skala zarządzania oparta na postępie naukowo-technicznym wymaga mechanizacji pracy biurowej na wszystkich jej etapach. Mechanizacja procesów pracy biurowej polega na wykorzystaniu środków technicznych do wykonywania dokumentacji i operacji przetwarzania dokumentów. Sprzęt elektroniczny stał się realną koniecznością przy rozwiązywaniu problemów wspomagania dokumentacji w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W dobie komputerów tradycyjne definicje dokumentu wymagają wyjaśnienia, gdyż obecnie dokumentami mogą być wiadomości otrzymywane pocztą elektroniczną, pliki dźwiękowe lub filmy. Dlatego dokument można zdefiniować w następujący sposób: dokument to zbiór informacji dostępnych ludzkiej percepcji . Istnieje wiele programów do tworzenia i edycji dokumentów urzędowych. Pomimo szybkiego rozwoju dokumentów elektronicznych eksperci uważają, że szereg trudności organizacyjnych i technicznych nie pozwoli w najbliższej przyszłości całkowicie zastąpić i wyeliminować z obiegu dokumentów tradycyjnych.

Zagadnienia do dyskusji

1 Z jakich sekcji składa się plik karty kontrolnej?

2 Jakie znasz terminy realizacji dokumentów?

3 Który urzędnik usuwa dokument spod kontroli?

4 Jaki jest przedmiot kontroli wykonania dokumentu?

5 Z jakich elementów składa się indeks ewidencyjny dokumentu?

6 Umieść „znacznik kontrolny” na dokumentach.

7 Od jakiego momentu liczony jest termin wykonania i kontrola nad wykonaniem dokumentu?

8 Jak wygląda procedura przedłużenia terminu na wykonanie dokumentu?

9 Jaki jest cel przepływu dokumentów?

10 Jakie dokumenty pozwalają analizować i usprawniać obieg dokumentów?

11 Co to jest obieg dokumentów?

12 Opisać pojęcie „Nomenklatury przypadków”.

13 Opisz pojęcie „Biznes”.

14 Co to jest rejestracja dokumentu?

15 Wskaż główne etapy pracy biurowej.

16 Wymień etapy pracy z dokumentami charakterystyczne dla obiegu dokumentów.

17 Co obejmuje koncepcja „Formowania spraw”?

18 Kto dokonuje wstępnej weryfikacji dokumentów?

19 Na jakiej zasadzie wybierane są dokumenty do przechowywania lub zniszczenia?

20 W oparciu o jakie kryteria budowane są nomenklatury przypadków?

21 Zdefiniuj badanie wartości dokumentów.

22 Jakie są zadania badania dokumentów?

23 Jakie rodzaje list spraw opracowują instytucje?

24 Na jakie grupy można podzielić okresy przechowywania dokumentów ustalone na podstawie wykazów?

25 Jakich wymogów należy przestrzegać przy oprawianiu lub składaniu akt do stałego, tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania i personelu?

26 Jak numerowane są arkusze w pliku?

27 Jakie dane znajdują się na stronie tytułowej inwentarza stałego składowania?

Nie tak dawno temu wdrażałem u jednego z moich klientów elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Przy okazji musiałem wyjaśnić wiele pojęć, opowiedzieć na czym polega, jak działają systemy tego typu. I dopiero potem był w stanie zrozumieć istotę moich propozycji i zatwierdzić plan pracy. W trakcie dyskusji zdałem sobie sprawę, że niewiele napisano na ten temat prostym językiem dla szerokiego grona czytelników. Jak zwykle postaram się wyjaśnić to pojęcie prostym językiem.

Ważne jest, aby zrozumieć, że istnieją dwa rodzaje przepływu dokumentów - wewnętrzny (EDMS) i zewnętrzny (VEDO). W Rosji zwyczajowo nazywa się to EDI, ale uważam, że bardziej poprawne jest nazywanie tego VEDO i SED, ponieważ w Federacji Rosyjskiej w zasadzie te pojęcia są rozdzielone. Oznacza to, że jeśli szukasz systemu do wymiany z kontrahentami, to musisz szukać EDI, jeśli do wewnętrznego obiegu dokumentów, to EDMS.

W tym artykule chcę poruszyć temat zewnętrznego elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy firmą a jej kontrahentami. Wewnętrzne systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją służą do wymiany dokumentów pomiędzy działami jednej firmy i podlegają nieco innym zestawom wymagań. Ale nie będę ich tutaj rozważać.

Dlaczego potrzebujesz elektronicznego zarządzania dokumentami?

Elektroniczne zarządzanie dokumentami to nowoczesna, wygodna alternatywa dla tradycyjnych dokumentów papierowych, które wykorzystywane są w każdym rodzaju działalności gospodarczej.

Tradycyjny obieg dokumentów wiąże się z ciągłymi opóźnieniami czasowymi. Aby rozpocząć współpracę z klientem potrzebna jest faktura, często umowa, a następnie podpisane faktury, zaświadczenia o wykonanej pracy itp. Wszystkie te dokumenty są zatwierdzane, drukowane, podpisywane i opieczętowane. Po czym konieczne staje się przekazanie ich partnerowi biznesowemu, gdzie również przechodzą proces akceptacji i podpisania.

Następnie dokumenty z podpisami są skanowane i wysyłane pocztą elektroniczną. Następnie oryginały wysyłane są kurierem, pracownikami lub pocztą. Wszystko to zajmuje znaczną ilość czasu, dokumenty papierowe czasami ulegają zniszczeniu i wymagają poprawek (co dodatkowo spowalnia proces otrzymywania dokumentów). Do ich przechowywania często przeznacza się całe pomieszczenia. W rezultacie firma doświadcza wielu niedogodności, zawieranie transakcji jest opóźnione i pojawiają się problemy z księgowością, ponieważ pod koniec okresu sprawozdawczego dokumenty nadal są gdzieś „w drodze”. A jeśli po podpisaniu przez jedną ze stron w umowie zostały zidentyfikowane kontrowersyjne klauzule lub w dokumentacji księgowej stwierdzono błąd, to proces uzyskania prawidłowego dokumentu papierowego wydłuża się jeszcze bardziej, czasem nawet miesiącami.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami pozwala pozbyć się tych wszystkich niedogodności:

• Wszystkie dokumenty są „podpisane” elektronicznie za pomocą podpisów cyfrowych. To szybkie i łatwe.
• Aby otrzymać kopię papierową, po prostu wydrukuj kopię. Zainteresowani otrzymują całą dokumentację błyskawicznie, bez długiego oczekiwania na listy czy kurierów.
• Zawarcie umów i potwierdzenie zakończenia współpracy (faktury i akty) następuje bez opóźnień i dodatkowych wysiłków ze strony pracowników.
• Zmniejsza się wpływ czynnika ludzkiego na biznes: dokumenty nie giną, błędy są korygowane w krótkim czasie.
• Nie ma potrzeby przeznaczania użytecznej przestrzeni na przechowywanie wielu dokumentów papierowych.

Ponadto elektroniczne zarządzanie dokumentacją pozwala rozwiązać problem raportowania działalności gospodarczej do państwa. Wcześniej dokumenty przyjmowano wyłącznie w formie papierowej, a pracownicy firmy spędzali długie godziny na dojazdach do urzędu skarbowego, ustawiali się w kolejkach do inspektora, a inspektorzy z kolei załatwiali mnóstwo formalności, by sprawdzić poprawność raportu i wprowadzać dane do wspólnej bazy danych.

Teraz wszystkie te problemy można rozwiązać również za pomocą elektronicznego zarządzania dokumentami. Ważne jest, aby zrozumieć, że służba podatkowa przyjmuje raporty i dokumenty o ściśle ustalonym formacie w formie elektronicznej. Wszelkie inne formaty nie będą akceptowane. Dlatego wdrażając elektroniczne zarządzanie dokumentami warto sprawdzić format dokumentacji wewnętrznej firmy i w razie potrzeby dokonać odpowiednich korekt we wzorach dokumentów.

W pierwszym etapie państwo zaczęło przyjmować zeznania podatkowe drogą elektroniczną. Technika okazała się skuteczna. Od niedawna wszystkie dokumenty przyjmowane są także w formie elektronicznej.

Na czym polega elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

W tego typu obieg dokumentów zaangażowane są 4 strony:

1. Dostawca towarów lub usług. Strona generująca dokument elektroniczny.
2. Kupujący lub klient. Strona otrzymująca dokument elektroniczny.
3. Firma-dostawca, która zapewnia elektroniczną platformę wymiany dokumentów i usługi w zakresie organizacji elektronicznego zarządzania dokumentami.
4. Państwo. Agencje rządowe, którym firma dostawcy przekazuje dane dotyczące zarejestrowanych transakcji i wykonanych dokumentów.

Jak to jest realizowane w praktyce:

1. Dostawca towarów lub usług generuje dokument elektroniczny we własnym systemie księgowym lub bezpośrednio w usłudze świadczonej przez sprzedawcę.
2. Dokument w ramach usługi jest błyskawicznie wysyłany do firmy odbiorcy, która otrzymuje go albo bezpośrednio w serwisie, albo we własnym programie podłączonym do usługi.
3. Platforma rejestruje dane o dokumencie.
4. Po „podpisaniu” (potwierdzeniu) przez odbiorcę dane dokumentu przesyłane są do urzędu skarbowego.

Tym samym fakt wysłania i odebrania dokumentu jest automatycznie rejestrowany. W odróżnieniu od paczek papierowych z dokumentami, które przekazują pracownicy firmy, firmy kurierskie czy poczta, nie da się nie otrzymać dokumentu ani nie zgubić go w formie elektronicznej. Fakt terminowego otrzymania dokumentu w systemie elektronicznym jest rejestrowany automatycznie i dane te mogą zostać wykorzystane w przypadku sporu, nawet przed sądem.

Również informacja o dokumentach podpisanych obustronnie jest automatycznie przekazywana organom podatkowym, co zmniejsza prawdopodobieństwo popełnienia błędów księgowych, zagubienia kopii papierowych czy nieuwzględnienia jakiejś transakcji w raporcie, co eliminuje w przyszłości ewentualne kary i inne problemy z organom podatkowym kojarzony jest z czynnikiem ludzkim i tak powszechnym przy korzystaniu z zarządzania dokumentami papierowymi.

Przy obiegu dokumentów papierowych menedżerowi firmy trudno jest kontrolować terminowość otrzymania każdego dokumentu. Najczęściej kwestie te rozwiązywane są na poziomie księgowych, kurierów i kierowników sprzedaży. W rezultacie oryginały papierowe nie zawsze docierają do księgowego przed końcem okresu sprawozdawczego. A to, jeśli zostanie sprawdzone, może prowadzić do kar finansowych i innych problemów.

W przypadku elektronicznego zarządzania dokumentami:

• Oryginał dokumentu jest dostarczany natychmiast. Nie ma potrzeby korzystania z poczty, kurierów ani menedżerów. Nie ma żadnych opóźnień ani powiązanych problemów.
• Szef firmy może w każdej chwili sprawdzić dokładnie, kiedy dokument został wysłany i odebrany. Natomiast w przypadku problemów związanych z brakiem ważnej dokumentacji pracownicy nie mają możliwości przerzucania odpowiedzialności za swoje błędy na „słabą wydajność poczty” i inne czynniki zewnętrzne. Rozumieją to sami pracownicy firmy. Dlatego opóźnienia i problemy z wysyłaniem/odbieraniem dokumentów po wdrożeniu tego systemu stają się niezwykle rzadkie.

Aby wdrożyć współpracę poprzez elektroniczne zarządzanie dokumentami, konieczne jest, aby obie strony korzystały z oprogramowania podłączonego do jakiejś platformy zarządzania dokumentami. Opcjonalnie jedna lub obie strony mogą pracować bezpośrednio w usłudze wysyłania i odbierania dokumentów.

Podpis elektroniczny

Aby zorganizować elektroniczną wymianę dokumentów, wymagany jest wysoki stopień bezpieczeństwa i ochrony. Wszystkie usługi elektronicznego zarządzania dokumentami korzystają z bezpiecznego połączenia, szyfrowania danych oraz wykorzystują elektroniczny podpis cyfrowy w celu potwierdzenia autentyczności przesyłanego dokumentu.

Podpis cyfrowy to specjalny „klucz elektroniczny”, który tworzy unikalny kod cyfrowy w drodze matematycznego przetwarzania danych z certyfikatu użytkownika i dokumentu elektronicznego. Do weryfikacji i potwierdzania podpisów służą certyfikaty publiczne. A do generowania (podpisywania) - osobisty poufny „klucz” użytkownika.

Platformy przepływu dokumentów (usługi)

Obecnie istnieje szeroka gama platform świadczących usługi zarządzania dokumentami. Są to Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok i wiele innych. Wszystkie pełnią w przybliżeniu te same funkcje:

• Odbiór dokumentu elektronicznego od użytkownika.
• Wysyłane do odbiorcy na jego koncie lub przekazywane do określonego systemu, jeśli odbiorca współpracuje z inną usługą.
• Rejestracja danych o dokumencie i przesyłce.

Wybierając system dla swojej firmy, najważniejsze jest, aby wziąć pod uwagę preferencje swoich klientów. Tutaj ważne jest, abyś albo pracował w tym samym systemie, co ważny dla Ciebie klient, albo usługa musiała mieć możliwość integracji (wymiany danych) pomiędzy Twoim systemem a podobną platformą, z której korzysta Twój klient.

W niektórych przypadkach będziesz w stanie przekonać kupującego do rozpoczęcia pracy na wygodnej dla Ciebie platformie. Jednak bardzo często, zwłaszcza rozpoczynając współpracę z dużymi sieciami handlowymi i przedsiębiorstwami, one już dawno dokonały wyboru, a jednym z warunków współpracy jest umiejętność pracy z określoną platformą elektronicznego zarządzania dokumentami.

Systemy VEDO i EDI: jaka jest różnica?

Wybierając system do zarządzania dokumentami, wielu użytkowników spotyka się również z systemami, które nie pozycjonują się jako VEDO, czyli tzw. „elektroniczne zarządzanie dokumentami”, ale jako EDI (obieg dokumentów dla handlu detalicznego).

Systemy EDI stanowią szczególny przypadek elektronicznego zarządzania dokumentami. Koncentrują się na wymianie danych z partnerami handlowymi lub oddziałami sieci dystrybucyjnej. Jeżeli, ogólnie rzecz biorąc, jakiekolwiek rodzaje dokumentów mających znaczenie prawnie realizowane są poprzez obieg dokumentów, wówczas realizowana jest tutaj szybka wymiana informacji handlowych pomiędzy organizacjami, w tym dokumentów istotnych prawnie niezbędnych do prowadzenia działalności handlowej.

Konwencjonalne elektroniczne zarządzanie dokumentami pozwala na wykorzystanie dowolnego rodzaju dokumentów w dowolnym dogodnym dla stron formacie. W przypadku korzystania z EDI lista możliwych dokumentów i ich format są ściśle regulowane. Nie ma możliwości wygenerowania i przesłania dokumentu w formacie wewnętrznym firmy lub niezwiązanego bezpośrednio z działalnością handlową. O tym, jak działa EDI, dlaczego wykorzystuje się go wyłącznie w handlu i jakie są jego zalety, opowiem w jednym z kolejnych artykułów.

Integracja z 1C i innymi systemami księgowymi

Dla efektywnego działania elektronicznego zarządzania dokumentami bardzo ważne jest, aby wybrana platforma umożliwiała integrację z Twoim systemem księgowym.

Dlaczego jest to potrzebne:

• Pracownicy firmy tworzą dokumenty w systemie księgowym przedsiębiorstwa;
• Po wygenerowaniu dokument jest automatycznie przekazywany w systemie do podpisu kierownikowi lub księgowemu;
• Dokument zweryfikowany i potwierdzony przez kierownika należy złożyć bez zniekształceń i ręcznego wprowadzania danych, tj. dodatkowe koszty czasu i możliwe błędy w usłudze elektronicznego zarządzania dokumentami;
• Jeśli zostanie poprawnie zaimplementowany, transfer danych nastąpi automatycznie. Po kliknięciu przycisku „Wyślij dokument” zostaje on automatycznie przekształcony w postać wymaganą dla elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i przesłany do serwisu, gdzie dokument jest rejestrowany i wysyłany do odbiorcy.

Bardzo ważne jest, aby Twój system księgowy posiadał od strony serwisowej gotowe rozwiązanie, w oparciu o które Twoi specjaliści będą mogli wdrożyć niezbędny dodatek do programu księgowego. Jeśli nie ma takiego rozwiązania, lepiej nie próbować go wdrażać samodzielnie, jest to proces bardzo pracochłonny i złożony. Usługi zarządzania dokumentami wykorzystują podpisy cyfrowe i złożone systemy szyfrowania. Dlatego nie ma gwarancji, że nawet po wszystkich wysiłkach programistów uzyskasz pożądany rezultat. Lepiej wybrać inną platformę, na której znajdziesz odpowiednią opcję integracji.

Koszt usługi

Usługi zarządzania dokumentami zazwyczaj oferują bezpłatne połączenie z usługą. Za przesłanie dokumentów pobierana jest opłata. W niektórych przypadkach będzie to stała cena za każdy przesłany dokument. Gdzieś można kupić usługi w pakietach, tj. jedna kwota dotyczy 100 dokumentów, inna 1000 miesięcznie itd.

Do tej kwestii również należy podejść mądrze. Z jednej strony im większy pakiet wybierzesz, tym niższy będzie koszt przesłania jednego dokumentu. Z drugiej strony nie ma sensu płacić za pakiet 300, 500 czy 1000 dokumentów, jeśli obieg dokumentów nie przekracza 100 dokumentów miesięcznie.

Często zadawane pytania

Czy wszystkie dokumenty trzeba przesyłać elektronicznie?

NIE. Korzystając z elektronicznego zarządzania dokumentami, wyślesz tylko te dokumenty, które są najwygodniejsze do wysłania w ten sposób. Zwykle są to akty wykonanych prac, faktury podatkowe, czasami umowy itp. Wszystko zależy od Twoich potrzeb i wygody.

Czy opłata za wysyłkę jest naliczana za dokument czy za stronę?

Płacisz, a system rejestruje wysłanie dokumentu. Nawet jeśli dokument ma wiele stron, liczy się jako jedna jednostka płatnicza.

Jak bezpieczne jest to rozwiązanie?

Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest całkowicie bezpieczne. Ponadto za zapewnienie bezpieczeństwa odpowiada serwis świadczący usługę. W tym celu stosuje się podpis cyfrowy, szyfrowanie danych i bezpieczny kanał komunikacji. Poziom bezpieczeństwa jest w przybliżeniu taki sam, jak w przypadku zwykłych usług dla klientów banku.

Jeśli mamy zainstalowany 1C, czy wszyscy użytkownicy będą mieli dostęp do elektronicznego zarządzania dokumentami?

NIE. Oprócz ograniczenia praw dostępu w samym systemie księgowym, w przypadku pracy z dokumentami elektronicznymi połączenie jest ograniczone do jednej sesji na jednym komputerze. Aby uzyskać dostęp z innego komputera, musisz połączyć się od zera, używając wszystkich haseł i innych metod bezpieczeństwa.

Czy można korzystać z elektronicznego zarządzania dokumentami bez podpisu elektronicznego i połączenia z usługami płatnymi?

NIE. Podpisanie i korzystanie z certyfikowanej przez rząd usługi zarządzania dokumentami jest konieczne, aby zarządzanie dokumentami było prawnie wiążące. Dokumenty bez podpisu elektronicznego możesz oczywiście przesyłać swoim klientom dowolnymi metodami i dowolnymi kanałami. Nie są one jednak uważane za przepływ dokumentów. Są to nic innego jak kopie w celach informacyjnych. W takim przypadku zawsze będziesz musiał je potwierdzić papierowymi oryginałami.

Czy tak trudno jest korzystać z elektronicznego zarządzania dokumentami?

Trudności mogą pojawić się dopiero na etapie połączenia. Ale zwykle wzywa się specjalistów, aby rozwiązać ten problem. Sam proces użytkowania jest prosty i wygodny. Menedżer (osoba odpowiedzialna) sprawdza dokument, naciska przycisk „podpisz” i „wyślij”. Te. wysyłanie dokumentów staje się znacznie łatwiejsze niż nawet w przypadku wymiany skanów pocztą elektroniczną.

Co jeśli mój klient nie korzysta z platformy, z której korzystam?

Masz dwie opcje. Możesz podłączyć kontrahenta do swojej witryny, na przykład, na swój koszt. Możesz też dowiedzieć się, czy istnieje możliwość integracji pomiędzy Twoimi systemami elektronicznego zarządzania dokumentami. Jeśli tak, po prostu skorzystaj z tej usługi. Następnie dokument zostanie przesłany według następującego schematu: od Ciebie – do Twojego systemu – następnie do systemu odbiorcy – i na koniec osobiście do odbiorcy. Nie wpłynie to na szybkość otrzymania dokumentu ani złożoność obsługi systemu.

Aktualizacja: Po długim namyśle zdecydowałem się wprowadzić termin EDI (zewnętrzne zarządzanie dokumentami elektronicznymi), ponieważ EDI jest szerszą koncepcją.

Tagi: Dodaj tagi

Dokument to informacja przedstawiona w formie odpowiadającej jej treści i celowi. Dokument tworzony jest w jakimś celu, przez kogoś dla kogoś. Jednak źródłem dokumentu i/lub jego adresatem nie zawsze będzie osoba. Poziom współczesny ma miejsce wtedy, gdy możliwe i konieczne jest skuteczne i praktyczne włączenie maszyn i mechanizmów w pętlę sterowania.

Proces, cechy i szybkość przepływu dokumentu zależą od jego formy, zawartości i funkcjonowania „środowiska ruchu”. Jego sukces, wyniki ekonomiczne i efektywność społeczna zależą od tego, jak dobrze zorganizowany jest obieg dokumentów w organizacji, a to jest jakość i życie firmy.

O dokumentach i obiegu dokumentów

Administracja, forma i tryb obiegu dokumentów na przykładzie organizacji nie są regulowane przez prawo. Istnieją GOST, regulaminy i obowiązkowe zalecenia. Jeśli chodzi o dokumenty księgowe, dokumenty do uzyskania kredytu czy zaświadczenia lekarskie, obowiązują normy prawne.

Dokument nie zawsze ma formę ściśle pisemną. On może być:

• forma, w której określone pola są w określony sposób wypełniane, posiadająca precyzyjną treść semantyczną i syntaktyczną;
• strona wykonana według specjalnego formularza pod konkretne zgłoszenie (list, zamówienie, specyfikacja techniczna, tabela personelu, ...);
• forma dowolna (usprawiedliwienie od pracownika, podziękowanie za osiągnięcia w pracy, uchwała w sprawie wniosku, ...).

Wszystkie trzy wersje dokumentów można przedstawić w formie papierowej lub elektronicznej i dzięki dostępności narzędzi technicznych i prawnych są one w pełni równoważne, chociaż wciąż zdarzają się przypadki, w których możliwa jest wyłącznie forma papierowa.

Pomimo braku regulacji prawnych dotyczących formy i treści dokumentów oraz ich obiegu, istnieje ścisła, powszechnie przyjęta i niedyskutowana praktyka tworzenia, przenoszenia, przechowywania lub niszczenia dokumentów, którą każda organizacja może w pełni dostosować do siebie. W każdym razie.

Idealny przykład obiegu dokumentów w organizacji

Osiągnięcie ideału jest zasadniczo niemożliwe:

• w każdej dziedzinie życia i działalności,
• W każdej chwili,
• w dowolnym punkcie przestrzeni,

ponieważ każde nowe podejście pozwala dostrzec nowe horyzonty. Jest chęć i potrzeba ich podążania. Zarządzanie dokumentami nie jest wyjątkiem. Wręcz przeciwnie, jest to orientacyjny i żywy przykład dynamicznej rejestracji procesu przepływu informacji.

Nie ma żadnego znaczenia, w jaki sposób informacja zostanie zapisana: w formie papierowej czy elektronicznej. Obecnie obie formy mają to samo znaczenie prawne, choć w niektórych przypadkach wersja papierowa ma przewagę.

Przykład obiegu dokumentów w organizacji, która szanuje samą siebie, swój obszar działania, szanuje agencje rządowe, swoich partnerów, dostawców i konsumentów (klientów), nie zawsze musi dawać elektroniczny system kontrolujący, rejestrujący dokumenty i zapewniający cykl obiegu dokumentów. ich przemieszczanie się od momentu pojawienia się (powstania) aż do momentu składowania lub zniszczenia.

Nie wszystkie organizacje rozumieją, że wiele dokumentów może być wykonywanych bezpośrednio przez maszyny i mechanizmy bez udziału człowieka, tak jak nie wszystkie źródła (autorzy) powinni być tylko ludźmi.

Zwykłe zrozumienie w zdecydowanej większości przypadków odbywa się na poziomie prostego „pomysłu na sygnał”, gdy programowi powierzono jedynie raportowanie wystąpienia zdarzeń.

Wewnętrzny i zewnętrzny obieg dokumentów

Obydwa obwody są ważne dla skutecznej organizacji. Obrót zewnętrzny ma znaczenie statyczne, a wewnętrzny ma znaczenie dynamiczne.

Im lepiej kierownictwo firmy rozumie tę okoliczność, tym bardziej obiecujący wybierze elektroniczny system zarządzania dokumentami. Ci, którzy chcą pokazać idealny przykład przepływu dokumentów biznesowych w organizacji, piszą własny system informacyjny.

Dokumenty mogą być pierwotne i wtórne. Ci drudzy zawsze mają historię ruchu w organizacji.

Analizując zastosowanie wiedzy o dokumencie i jego wykorzystaniu, można ocenić cechy funkcjonalne przedsiębiorstwa, wskaźniki społeczno-ekonomiczne i parametry czasowe. Jest to ważne zarówno dla partnerów, jak i konsumentów.

Papierowe, ale skuteczne lub elektroniczne, ale nabyte

Wyjątkowość jest cechą charakterystyczną nie tylko osoby, ale także organizacji. Co więcej, każda osoba ceni swoją indywidualność i stara się ją podkreślać w każdy możliwy sposób poprzez ubiór, zachowanie, edukację i tak dalej.

Firma kupująca gotowy system informatyczny jest idealnym przykładem przepływu dokumentów w organizacji, który pozbawia ją własnej tożsamości i zmusza pracowników do przebierania się w „obce ubrania”.

Lepiej zlecić własnym pracownikom pracę z papierem w staromodny sposób, niż narzucać im zewnętrzne, ale nowoczesne zdanie na temat dokumentów i ich wykorzystania. Każdy pracownik jest ważnym elementem funkcjonalności organizacji, a nie badaczem efektywności cudzych pomysłów i projektów zewnętrznego obiegu dokumentów.

Priorytety, dynamika i funkcjonalność

Zewnętrzny kontur przepływu dokumentów jest zawsze ograniczony, bezpretensjonalny i charakteryzuje się stabilnością statyczną. Ogólnie rzecz biorąc, nie należy nadawać mu większej wagi, niż na to zasługuje. Na przykład, jaki jest sens „wkładania duszy” w relacje z organami podatkowymi, organami regulacyjnymi lub partnerami. Można w jakiś sposób urozmaicić proces wymiany informacji z agencjami reklamowymi, ale ostatecznie przybiera to statyczną, codzienną formę.

Priorytet własnego systemu przetwarzania informacji, którego ważną częścią jest zawsze elektroniczne zarządzanie dokumentacją, nie ulega wątpliwości. Ale każdemu zawsze żal czasu i pieniędzy na stworzenie własnego systemu.

Połączenie klasycznych opcji „one es” lub „galaxy”, które nigdy nie obejdą się bez „ixel” i kilku lokalnych programów ekonomicznych lub księgowych innych firm, w połączeniu z własną stroną internetową, w celu uzyskania opinii i dokumentów ( zamówienia, skargi, sugestie,... .) od klientów i partnerów - normalny stan rzeczy, pracownicy są ciągle zajęci rutyną i nie ma żadnych kosztów.

Dynamikę procesu produkcyjnego można zapewnić jedynie poprzez efektywne wdrożenie własnej funkcjonalności. Tylko w tej roli elektroniczne zarządzanie dokumentacją w organizacji może być przykładem godnym naśladowania, a w kontekście realizacji własnego pomysłu na biznes – doskonałą dynamiką produkcji, wskaźnikami ekonomicznymi i społecznymi.

Regulamin systemu informatycznego organizacji

Każda organizacja jest systemem informacyjnym, który powstaje i istnieje w podobnym środowisku. Dokumenty otrzymuje się spoza organizacji, wymagane jest również utworzenie dokumentów wewnętrznie, z których część jest regulowana i obowiązkowa.

Prosty schemat przepływu dokumentów dla organizacji jest przykładem tego, jak zwykle wszyscy to robią. Regulacje dotyczące regulaminu pracy, codziennych zajęć i obowiązków pracowników są powszechną normą, ale bardzo niewiele osób opracowuje „Regulamin systemu informacyjnego organizacji”.

Z obiektywnego punktu widzenia liderzy organizacji mogą kierować się czymkolwiek, pisać dowolne regulaminy i opisy stanowisk. Jednak skuteczność i praktyczność tego stanowienia przepisów zależy tylko od tego, jak dobrze wewnętrzny arsenał regulacyjny odpowiada wymogom rzeczywistości.

Przepisy dotyczące dokumentów i ich przemieszczania

System obiegu dokumentów przedsiębiorstwa jest integralną częścią sfery informacyjnej firmy, w związku z czym „Regulamin obiegu dokumentów” stanowi załącznik do „Regulaminu systemu informacyjnego organizacji”, ale jest bardzo ważny i łączy wszystkie jego elementy w jeden organizm informacyjny.

Jeśli kierownictwo zamierza stworzyć idealny przykład przepływu dokumentów w organizacji, to naprawdę angażuje się w rozwój udanego biznesu, którego celem jest osiągnięcie zysku i poprawa dobrostanu pracowników.

Specyfiką obecnego stanu rzeczy w dziedzinie tworzenia oprogramowania, w szczególności na czele, w dziedzinie rozproszonego przetwarzania informacji (przykłady programowania Internetu), jest to, że prawie niemożliwe jest stworzenie mobilnej aplikacji samoadaptacyjnej.

Zadanie elektronicznego zarządzania dokumentacją w organizacji jest prostym, ale obrazowym przykładem. Tutaj dynamika jest charakterystyczna:

• dokumenty przychodzące i wychodzące;
• algorytmy przetwarzania dokumentów biznesowych wewnętrznych i zewnętrznych.

Pisanie kodu, który może się różnić w zależności od zmian danych i algorytmów, jest bardzo trudne. Inwestycja czasu i zasobów nie jest dostępna dla każdej organizacji.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami w dynamice

Organizacja obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie na przykładzie zadania w wersji elektronicznej jest istotna, prosta, orientacyjna i praktyczna. Wyzwanie wynika z procesu projektowania kodu, który może się dynamicznie zmieniać. Czas rozwoju również jest problemem.

Na uwagę zasługuje procedura obiegu dokumentów na przykładzie organizacji należącej do Federalnej Służby Podatkowej, Federalnej Służby Migracyjnej, Poczty Rosyjskiej itp. Co więcej, nie jest wcale konieczne dokładne projektowanie systemu, wystarczy obrać za podstawę strukturę i treść dokumentów oraz zastosować ogólną logikę przetwarzania.

Następnie obieg dokumentów w organizacji = przykład + cechy własnego pomysłu na biznes. W pierwszym przybliżeniu wynik nie będzie praktyczny, ale gdy tylko pierwsza realizacja zadań zostanie uruchomiona, cykl ich rozwiązywania stanie się nieodwracalny i przy należytej uwadze wynik zostanie osiągnięty.

Stworzenie systemu informacyjnego zdolnego do przetwarzania dynamicznie zmieniających się informacji to przede wszystkim dynamika samego procesu tworzenia.

Dopóki nie zostanie stworzony mechanizm odpowiedniego zmieniania dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, a kod będzie miał możliwość samodzielnej zmiany bez udziału programisty, nie będzie można mówić o fakcie stworzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.

Jednak wymyślenie i wdrożenie własnego systemu, który w pełni wspiera procesy informacyjne organizacji, jest równoznaczne z uczynieniem jej sukcesu błyskotliwym i doskonałym.

Przygotowanie Koncepcji zapewnienia reżimu bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, która w swojej konstrukcji i przeznaczeniu łączy wszystkie jego kierunki, przewiduje obecność w organizacji całego kompleksu wewnętrznych dokumentów regulacyjnych.

Są to Regulaminy, Regulaminy, Instrukcje, różnego rodzaju Przypomnienia itp., zatwierdzone przez przedsiębiorstwo.

Przygotowanie dokumentu o nazwie „Koncepcja zapewnienia reżimu bezpieczeństwa” powinno rozpocząć się w momencie, gdy przedsiębiorstwo posiada już dostępne lokalne dokumenty regulacyjne.

Dokumenty wewnętrzne muszą być przygotowywane zgodnie z normami obowiązującego prawa i muszą być przygotowywane przez doświadczonych prawników.

W tym artykule przedstawimy Ci niezbędną ich listę oraz opowiemy o ich zastosowaniu i przeznaczeniu. Dokumentów wewnętrznych może być wiele, wszystko zależy od kierunku działań organizacji, w tym współpracy międzynarodowej.

Aby zapewnić reżim bezpieczeństwa w działalności produkcyjnej, stosowane są wewnętrzne (lokalne) dokumenty regulacyjne, które są sporządzane przez urzędników przedsiębiorstw i cały personel w następujących obszarach działalności produkcyjnej:

Wewnętrzne przepisy pracy.

Obowiązkowe dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa bez wyjątku (menedżerowie, inżynierowie, pracownicy);

Regulamin „O tajemnicy handlowej”.

Dotyczy menedżerów i inżynierów będących posiadaczami tajemnicy przedsiębiorstwa;

Regulamin „W sprawie organizacji pracy magazynu”.

Obowiązkowe do wykonania przez kierowników przedsiębiorstw i pracowników magazynu (magazynu) zaangażowanych w księgowanie i przemieszczanie pozycji magazynowych;

Regulamin „O bezpieczeństwie i higienie pracy”.

Dotyczy wszystkich kierowników biorących udział w procesie produkcyjnym, a także urzędników przedsiębiorstw zapewniających bezpieczeństwo i higienę pracy;

Regulamin „W dziale IT (ACS)”.

Obowiązkowe do wykonania przez pracowników działów technologii informatycznych (IT) i systemów automatycznego sterowania (ACS);

Regulamin „O rachunkowości”.

Dotyczy kierownika przedsiębiorstwa, urzędników i pracowników księgowych.

Regulamin „O pracy kontraktowej”.

Niezbędne do pracy inicjatorów (wykonawców) zawierania umów oraz działu prawnego;

Regulamin „O danych osobowych”.

Zgodnie z wymogami Regulaminu kierownicy i urzędnicy aparatu personalnego wykonują swoje funkcje.

Regulamin „O dyscyplinie”.

Obowiązkowe dla wszystkich pracowników przedsiębiorstw;

Przepisy „O bezpieczeństwie przeciwpożarowym”, plany ewakuacji, odpowiednie zarządzenia, obliczenia.

Obowiązkowe dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa.

Regulamin „W sprawie zatrudniania i zwalniania personelu”.

Obowiązkowe dla wszystkich menedżerów i działów personalnych przedsiębiorstw.

Opisy stanowisk pracy.

Stosuje się do całego personelu przedsiębiorstwa przy wykonywaniu obowiązków funkcjonalnych.

Regulamin „O kontroli dostępu”.

Obowiązkowe dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa.

Instrukcja (przepisy) „W sprawie trybu przywozu i wywozu składników majątku przedsiębiorstwa”.

Obowiązkowe do wykonania przez wszystkich menedżerów i osoby odpowiedzialne finansowo;

Instrukcje pracy pracowników prywatnych firm ochroniarskich na terenie chronionym.

Obowiązuje wszystkich pracowników prywatnych firm ochroniarskich zgodnie ze zobowiązaniami umownymi. Mogą być wspólne.

Instrukcje do Wykazu specjalności do prac niebezpiecznych.

Niezbędne dla wszystkich menedżerów zajmujących się bezpośrednią produkcją, a także personelu i urzędników przedsiębiorstwa odpowiedzialnych za ochronę pracy;

Regulamin „W sprawie utrzymania higieny pomieszczeń przedsiębiorstwa”.

Przeznaczony dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa.

Przypomnienie o działaniach w sytuacji awaryjnej.

Dotyczy wszystkich pracowników przedsiębiorstwa.

Lista priorytetowych dokumentów i mienia, które należy ewakuować w przypadku pożaru i innych sytuacji awaryjnych.

Z listy korzystają wszyscy urzędnicy przedsiębiorstw.

Regulaminy, Umowy z organizacjami usługowymi, Zamówienia.

Będzie mieć zastosowanie do poszczególnych urzędników, jeśli ich to dotyczy.

Inne wewnętrzne dokumenty regulacyjne.

Publikowane w razie potrzeby dla określonej kategorii urzędników przedsiębiorstwa.

Jeszcze raz podkreślmy, że nie jest to pełna Wykaz wewnętrznych dokumentów regulacyjnych. Mogą również występować takie jak Instrukcje dotyczące kart klubowych, Instrukcje dotyczące ładunku towarzyszącego itp.

Przedsiębiorstwo musi posiadać dokumenty regulacyjne, które są niezbędne w działalności produkcyjnej.

Wszystkie wewnętrzne (lokalne) dokumenty regulacyjne są zatwierdzane przez szefów przedsiębiorstw i przekazywane odpowiedzialnym urzędnikom do podpisu.

Urzędnicy przedsiębiorstw, a także pracownicy zaangażowani w zapewnienie reżimu bezpieczeństwa, są zobowiązani znać zatwierdzone wewnętrzne dokumenty regulacyjne i kierować się nimi w swoich praktycznych działaniach.

Dokumenty wewnętrzne organizacji

Wewnętrzne dokumenty organizacji regulują wiele aspektów jej codziennej działalności. Zapewniają procesy zarządcze, określają tryb i warunki wykonywania decyzji administracyjnych.

Pojęcie „dokumentów wewnętrznych” łączy wszystkie dokumenty urzędowe przeznaczone do użytku wewnętrznego. Należą do najmniej uregulowanego segmentu obiegu dokumentów.

Do niedawna definicję tego można było znaleźć w krajowej normie GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja”. Zgodnie z nią wszelkie dokumenty urzędowe, które nie wykraczają poza granice firmy, która je przygotowała, uważa się za wewnętrzne. Jednak wraz z wprowadzeniem nowego GOST 7.0.8-2013 definicja zniknęła z dokumentacji regulacyjnej i metodologicznej.

Dokumenty wewnętrzne odgrywają ważną rolę w dokumentowaniu procesów zarządczych. Pełnią funkcję regulatorów życia wewnętrznego każdej instytucji wraz z aktami legislacyjnymi i prawnymi. Konieczność opracowania niektórych wewnętrznych aktów zakładowych podyktowana jest obowiązującymi przepisami prawa.

Wewnętrzne akty korporacyjne przyczyniają się do rozwiązywania problemów w obrębie konkretnej organizacji. Rodzajów takiej dokumentacji jest wiele. Z reguły jego klasyfikacja opiera się na celu, treści i procedurze zatwierdzania dokumentu urzędowego.

Skład listy dokumentów wewnętrznych organizacji zależy od wielu czynników: jej formy organizacyjno-prawnej, formy własności, stopnia jawności, celu, wielkości i zakresu działalności.

Rodzaje dokumentów wewnętrznych we współczesnej pracy biurowej:

	Zamiar
Statut, tabela personelu, regulaminy, regulaminy organizacji, wewnętrzne regulacje pracy, opis stanowiska	Stanowią one ramy prawne spółki i zawierają bezwzględnie obowiązujące postanowienia oparte na prawie administracyjnym.	Organizacyjno-prawne
Rozkazy dotyczące podstawowej działalności i personelu, uchwały, zarządzenia, decyzje, instrukcje	Zapisuj decyzje zarządcze w kwestiach organizacyjnych.	Administracyjny
Urzędnicy, sprawozdania, noty wyjaśniające, oświadczenia, wnioski, zaświadczenia, protokoły, akty, wnioski	Dostarczają informacji o stanie faktycznym, zachęcają do wydawania decyzji administracyjnych i wydawania aktów administracyjnych.	Informacje i odniesienia
Umowy najmu, umowy o świadczenie usług, umowy podwykonawstwa, umowy o roboty budowlane, umowy na dostawy. Umowy licencyjne, umowy dodatkowe	Ustal prawa i obowiązki obywatelskie dwóch lub więcej stron umowy (osób fizycznych lub prawnych), zmień je lub wypowiedz.	Traktaty
Licencje i zezwolenia, zezwolenia na określone rodzaje prac, zgłoszenia o rozpoczęciu działalności, zaświadczenie o wpisie do Rejestru Handlowego, karty rejestracyjne i paszporty na urządzenia kasowe, umowy o ich utrzymanie	Rejestrują różne aspekty działalności organizacji i regulują bieżące kwestie.	Oficjalne dokumenty dotyczące głównych działań
Księga główna, raporty roczne, bilanse, dokumentacja pierwotna, rachunki zysków i strat, raporty z audytu i inwentaryzacji, plany, raporty, szacunki, rachunki, księgi kasowe	Stanowią podstawę rachunkowości syntetycznej i analitycznej w przedsiębiorstwie oraz są niezbędne do sporządzania raportów (podatkowych, księgowych, statystycznych) i księgowych.	Finansowe i księgowe
Zamówienia kadrowe, układy i umowy o pracę, zeszyty pracy, akta osobowe, karty osobowe, plany urlopowe, rachunki wynagrodzeń	Ustalają prawa i obowiązki pracodawcy i jego podwładnych oraz regulują stosunki pracy.	O stosunkach pracy
Życiorysy, autobiografie, rachunki, pełnomocnictwa	Tworzone przez poszczególnych pracowników na indywidualne zamówienie.

Przygotowanie dokumentów wewnętrznych odpowiada schematowi tworzenia dokumentacji wychodzącej. Najpierw powstaje projekt, następnie uzgadniany jest z zainteresowanymi stronami i finalizowany na podstawie zgłoszonych uwag, a ostateczna wersja jest przygotowywana i zatwierdzana przez kierownika organizacji. Następnie ostateczna wersja jest rejestrowana i reprodukowana w liczbie egzemplarzy wystarczającej dla wszystkich wykonawców. Każdy egzemplarz jest uwierzytelniany i przekazywany do wykonania odpowiedniej jednostce konstrukcyjnej lub bezpośrednio osobie odpowiedzialnej za podpisem. Oryginał jest złożony.

Etapy przygotowania dokumentów wewnętrznych:

1. Opracowanie projektu podstawowego;
2. Koordynacja;
3. Rewizja na podstawie zaproponowanych uwag;
4. Ponowne zatwierdzenie;
5. Rejestracja zgodnie z wymogami prawnymi i przepisami lokalnymi;
6. Zatwierdzenie;
7. Podpisanie;
8. Rejestracja.

Etapy realizacji:

Przekazanie osobie odpowiedzialnej (wykonawcy);
- Wykonanie;
- Kontrola wykonania;
- Wkraczamy do akcji.

Rejestracja dokumentów wewnętrznych

Procedura rejestracji dokumentów wewnętrznych jest ustalana na podstawie ich przynależności do tej lub innej kategorii. Czyli np. uchwały, instrukcje, decyzje, instrukcje rejestrowane są w tej samej kolejności co zarządzenia. Pisma urzędowe należące do pozostałych kategorii rejestrowane są najczęściej w taki sam sposób, jak dokumentacja wychodząca.

Każdemu obiektowi przypisany jest niepowtarzalny indeks rejestracyjny, składający się z kodu jednostki strukturalnej, numeru sprawy zgodnie z nomenklaturą oraz numeru seryjnego w ciągu roku urzędowego. Rejestracja dokumentów wewnętrznych często odbywa się w sposób zdecentralizowany przez grupy w tych jednostkach strukturalnych, w których są one wydawane. Może to być dokumentacja księgowa, dokumenty z działu personalnego lub biura.

Każdy lokalny akt organizacji musi zostać zarejestrowany w dniu podpisania lub zatwierdzenia przez kierownika.

Formularze do rejestracji dokumentów wewnętrznych

W zależności od potrzeb firmy można wybrać magazyn, kartę oraz automatyczny elektroniczny formularz rejestracyjny.

Czasopismo

Jest to preferowane w przypadku małego przepływu dokumentów, wymaga obecności osobnego dziennika dla każdej kategorii dokumentacji lokalnej, jest wygodne, gdy księgowość dokumentacyjna jest na pierwszym miejscu w związku ze specyfiką działalności organizacji. Zajmuje to dużo czasu, prowadzi do powielania operacji, komplikuje prace referencyjne i kontrolę terminów.

Karta

Rejestracja odbywa się za pomocą kart rejestracyjnych, których forma jest ustalana wewnątrz firmy i jest ustalona w instrukcji kierownictwa biura. Stosując tę ​​metodę, w procesie może uczestniczyć kilku pracowników, znika potrzeba ponownej rejestracji, ułatwia się systematyzację indeksu kart i prac referencyjnych oraz upraszcza się kontrolę nad realizacją.

Księgowanie dokumentów wewnętrznych jest ważną częścią ogólnego rozliczania dokumentacji. Jego główne cele to m.in.:

Uzyskanie informacji do obliczenia liczebności personelu w służbie pracy biurowej;
- Dobór środków technicznych odpowiadających potrzebom organizacji;
- Dostosowanie obciążenia wykonawców i działów instytucji podczas pracy z dokumentacją;
- Odpowiednio zorganizowana księgowość pozwala ocenić wielkość przepływu dokumentów, łatwo określić lokalizację dowolnego obiektu i kolejność pracy z nim.

Do uwzględnienia dokumentacji lokalnej wykorzystuje się jej podstawowe atrybuty, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację dowolnego obiektu:

1. Numer seryjny;
2. Data rejestracji;
3. Treść;
4. Dział kompilatorów;
5. Wykonawca;
6. Termin;
7. Postęp realizacji;
8. Numer sprawy.

Niezależnie od formy rejestracji, każdemu obiektowi można przypisać dodatkowe atrybuty, np. liczbę arkuszy czy obecność aplikacji. Informujemy, że księgowość i rejestracja muszą być prowadzone zgodnie z zatwierdzoną Instrukcją pracy biurowej oraz przyjętą przez firmę Nomenklaturą Spraw.

Wewnętrzny spis dokumentów

Wewnętrzny spis akt sprawy to dokument księgowy zawierający spis dokumentów sprawy ze wskazaniem numerów seryjnych akt sprawy, indeksów, dat, nagłówków i numeracji kart sprawy.

Jest to dokument obowiązkowy w procesie ewidencji spraw zawierający szczególnie cenne dla firmy informacje. Wewnętrzny spis dokumentów sprawy ma ujednoliconą formę i jest wypełniany na osobnej kartce.

Wewnętrzny spis sprawy musi być podpisany przez kompilator. Jeżeli sprawa jest oprawiona lub złożona bez wewnętrznego formularza inwentarza, wówczas przykleja się ją do wewnętrznej strony przedniej okładki sprawy.

W archiwum organizacji pojęcia jednostek plików i jednostek przechowywania są równoważne.

Arkusze inwentarza wewnętrznego sprawy numerowane są odrębnie cyframi arabskimi i oznaczone w arkuszu poświadczającym znakiem „+”.

Zasady wypełniania wewnętrznego inwentarza dokumentów sprawy:

Numer seryjny.

Wskazany jest numer seryjny dokumentu w etui.

Indeks dokumentów.

Indeksem dokumentu jest numer ewidencyjny dokumentu (jeżeli go nie ma, w inwentarzu wewnętrznym umieszcza się znak b/n).

Data dokumentu.

W kolumnie wskazuje się datę rejestracji dokumentu lub datę podpisania dokumentu (jeżeli dokument nie został zarejestrowany).

Tytuł dokumentu.

Tytuł dokumentu zawiera podsumowanie zawartości dokumentu.

Numery arkuszy.

Należy podać numery arkuszy dokumentu.

Notatka.

W notatce, jeśli to konieczne, zamieszcza się uwagi dotyczące cech stanu fizycznego dokumentów sprawy (wycofanie, włączenie, zastąpienie ich kopiami itp.) z odnośnikami do odpowiednich aktów.

Ostatni wpis.

Na końcu inwentarza następuje wpis końcowy, w którym liczba dokumentów jest wskazana cyfrowo i słownie. Wskazana jest liczba arkuszy inwentarza wewnętrznego.

Dokumenty kontroli wewnętrznej

Obecnie, jeżeli przedsiębiorstwo podlega obowiązkowemu audytowi, musi ono sprawować nie tylko kontrolę wewnętrzną nad faktami dotyczącymi działalności gospodarczej, ale także organizować kontrolę wewnętrzną nad rachunkowością i sporządzaniem sprawozdań rachunkowych (finansowych).

Wyjątek: sytuacja, w której odpowiedzialność za prowadzenie księgowości przejął kierownik organizacji. Na przykład małe przedsiębiorstwa organizując kontrolę wewnętrzną muszą kierować się zasadą racjonalności i w pewnych okolicznościach kierownik takiej jednostki gospodarczej może samodzielnie wykonywać funkcje kontroli wewnętrznej. Podobne podejście, jak wynika z Informacji nr PZ-11/2013, mogą stosować niektóre organizacje non-profit.

Kontrola wewnętrzna w działalności organizacji powinna:

1. przenikają cały system zarządzania, począwszy od opracowania planów strategicznych i wyznaczania celów taktycznych, aż po kontrolę nad konkretną operacją pozyskiwania, wykorzystania i zapewnienia bezpieczeństwa wszelkich zasobów i aktywów;
2. ułatwiać realizację decyzji zarządczych, oceniać ich legalność i skuteczność, pokazywać rzeczywisty stan rzeczy w organizacji, identyfikować i minimalizować ryzyka.

Środki kontroli wewnętrznej muszą nie tylko oceniać wiarygodność faktów z życia gospodarczego, ale także zapobiegać bezprawnym zdarzeniom, procesom, operacjom oraz zapobiegać negatywnym skutkom działalności finansowo-gospodarczej podmiotu gospodarczego. Kontrola wewnętrzna ocenia wiarygodność wskaźników i terminowość raportowania. Zapobiega zniekształceniom danych księgowych i sprawozdań finansowych.

Procedury kontroli wewnętrznej, zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów Rosji, obejmują:

Dokumentacja wszystkich transakcji i operacji;
sprawdzanie zgodności podstawowych dokumentów księgowych z ustalonymi wymogami i ocena wiarygodności informacji;
autoryzacja transakcji, zapewniająca potwierdzenie kompetencji do ich wykonania;
uzgadnianie danych;
rozgraniczenie uprawnień, określenie praw i obowiązków urzędników;
kontrola faktycznej obecności i stanu obiektów;
analiza realizacji założonych celów, ocena prawidłowości transakcji i operacji;
procedury związane z komputerowym przetwarzaniem informacji i systemami informacyjnymi.

Zatem organizacja musi posiadać dokumenty zawierające zatwierdzoną listę, opis, cechy i ocenę ilościową głównych metod i procedur kontroli wewnętrznej.

Najważniejszymi elementami kontroli wewnętrznej jest wykrywanie ryzyk, analiza stopnia ryzyk oraz podejmowanie decyzji zarządczych mających na celu ich eliminację, ograniczanie i minimalizację.

Z informacji Ministerstwa Finansów nr PZ-11/2013 wynika, że ​​ocena ryzyka ma na celu identyfikację tych, które mogą mieć wpływ na wiarygodność rachunkowości i sprawozdawczości.

Kontrole wewnętrzne muszą zapewniać, że:

Fakty z życia gospodarczego odzwierciedlone w rachunkowości miały miejsce w okresie sprawozdawczym i dotyczą bieżącej działalności organizacji;
majątek, prawa majątkowe i obowiązki organizacji odzwierciedlone w księgach rachunkowych faktycznie istnieją;
obiekty księgowe znajdują odzwierciedlenie w prawidłowym pomiarze kosztów;
dane księgowe są prawidłowo i terminowo ujęte w sprawozdaniach finansowych.

Oceń ryzyko nadużycia. Nadużycia można powiązać z dowolnym obszarem rachunkowości i działalnością organizacji jako całości.

Problem oceny ryzyka nadużyć wiąże się bezpośrednio z nieostrożnością i zaniedbaniem zarówno przy prowadzeniu działalności gospodarczej w ogóle, jak i przy wyborze kontrahentów w szczególności.

Biorąc pod uwagę zalecenia Ministerstwa Finansów Rosji, dla właściwej organizacji i wdrożenia kontroli wewnętrznej konieczne jest opracowanie i sformalizowanie wewnętrznych dokumentów organizacyjnych i administracyjnych podmiotu gospodarczego (zamówienia, instrukcje, regulaminy, opisy stanowisk, regulaminy , metody, standardy). Obowiązki i uprawnienia działów i personelu przewidziane w tych dokumentach ustalane są w zależności od specyfiki działalności podmiotu gospodarczego i cech jego systemu zarządzania. Kontrola wewnętrzna może być prowadzona zarówno przez służby wewnętrzne organizacji, jak i przy udziale konsultantów zewnętrznych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na fakt, że skuteczność kontroli wewnętrznej może zostać obniżona lub ograniczona z różnych powodów, często niezależnych od organizacji. Na przykład zmiany w ustawodawstwie, pojawienie się nowych okoliczności poza sferą wpływu kierownictwa podmiotu gospodarczego. Jednak nadużycie władzy przez kierownictwo lub inny personel lub wystąpienie błędów w procesie decyzyjnym, podczas transakcji i rachunkowości - są to już przyczyny wewnętrzne i ich wpływ na organizację kontroli można ograniczyć.

Podsumowując, warto zauważyć, że każda firma musi stworzyć i stosować system kontroli wewnętrznej w swojej działalności. Jest to narzędzie do zarządzania organizacją, które pozwala na możliwie najefektywniejszą realizację różnych procesów biznesowych. Kontrola wewnętrzna powinna nie tylko wykrywać braki i naruszenia w zakresie już dokonanych faktów z życia gospodarczego, ale także zapobiegać ich wystąpieniu w przyszłości. I ważne, żeby był on prowadzony w sposób ciągły, bez zaniedbań, przez cały okres sprawozdawczy w pełnej zgodności z zatwierdzonymi przepisami.

Kontrola wewnętrzna powinna stać się jednym z najważniejszych narzędzi podejmowania decyzji, osiągania celów strategicznych organizacji, ochrony majątku, jego efektywnego wykorzystania, zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi, a także sporządzania rzetelnych sprawozdań rachunkowych (finansowych).

Dokumenty regulaminów wewnętrznych

Jednym z dokumentów regulujących stosunki pracy z pracodawcą (zgodnie z prawem) są wewnętrzne regulacje pracy (ILR). Na przykład za pomocą zasad w organizacji określają reżim pracy, wewnętrzny harmonogram pracy, procedurę stosowania zachęt i kar wobec pracowników, ustalają prawa, obowiązki i obowiązki stron umowy o pracę, a także inne warunki pracy.

PVTR są opracowywane i opracowywane przez organizację niezależnie (w oparciu o specyfikę pracy) przez personel lub obsługę prawną przedsiębiorstwa i mogą stanowić załącznik do układu zbiorowego. Istnieją ramy regulacyjne pomagające w rozwoju PVTP. Ponieważ dokument ten dotyczy dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, jego wykonanie regulują wymagania określone w GOST R 6.30-2003.

Zwykle nie wydaje się okładki regulaminów wewnętrznych. Pierwszy arkusz zasad musi zawierać nagłówek z wizerunkiem logo, pełną nazwą organizacji (w niektórych przypadkach dozwolona jest nazwa skrócona, jeśli jest zapisana w statucie), a także nazwę dokumentu - wielkimi literami. Jeżeli opracowany regulamin pracy stanowi załącznik do układu zbiorowego, wówczas na górze umieszczany jest odpowiedni znak.

W prawym górnym rogu znajduje się pieczątka zatwierdzająca regulamin. Na przykład ZATWIERDZAŁEM Dyrektora Generalnego Pełne imię i nazwisko. Data.

Datą sporządzenia regulaminu jest data jego zatwierdzenia.

Przypomnijmy jeszcze raz, że PVTR powinien odzwierciedlać specyfikę pracy organizacji i identyfikować jak najwięcej typowych sytuacji pojawiających się w procesie pracy.

Przepisy wewnętrzne zabraniają ustalania warunków pogarszających sytuację pracowników.

Opracowany zbiór zasad musi koniecznie przejść etap koordynacji z innymi działami organizacji, a także z przedstawicielami komisji związkowej, a dopiero potem zatwierdzony przez kierownika.

Wszyscy pracownicy muszą zapoznać się z zatwierdzoną procedurą pod podpisem. Dlatego PVTR organizacji powinien być umieszczony w widocznym miejscu i dostępny do wglądu w każdej chwili.

1. Postanowienia ogólne – cel regulaminu i jego zastosowanie, kogo dotyczą, w jakich przypadkach podlegają zmianom oraz inne informacje ogólne.
2. Procedura zatrudniania i zwalniania pracowników - opis procedury rejestrowania zatrudniania i zwalniania pracowników, działania organizacji przy przenoszeniu pracownika na inną pracę, warunki i czas trwania okresu próbnego, lista niezbędnych dokumenty.
3. Podstawowe prawa i obowiązki pracowników (na podstawie art. 21 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
4. Podstawowe prawa i obowiązki pracodawcy (na podstawie art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
5. Czas pracy – godzina rozpoczęcia i zakończenia dnia roboczego (zmiany), czas trwania dnia roboczego (zmiany) i tygodnia pracy, liczba zmian w ciągu dnia; wykaz stanowisk pracowników o nieregularnym czasie pracy, jeżeli takie występują; miejsce i termin wypłaty wynagrodzenia.
6. Czas odpoczynku – czas przerwy obiadowej i czas jej trwania; specjalne przerwy dla niektórych kategorii pracowników (na przykład ładowacze, dozorcy, pracownicy budowlani pracujący na zewnątrz w zimnych porach roku), a także wykaz zawodów, w których są zatrudnieni; weekendy (jeżeli organizacja działa w pięciodniowym tygodniu pracy, wówczas regulamin powinien wskazywać, który dzień inny niż niedziela będzie dniem wolnym od pracy); czas trwania i podstawy udzielenia dodatkowego corocznego płatnego urlopu.
7. Zachęty dla pracowników – tryb stosowania środków zachęt moralnych i materialnych.
8. Odpowiedzialność pracowników za naruszenie dyscypliny - opis trybu stosowania środków dyscyplinarnych, znoszenia sankcji dyscyplinarnych, rodzaje kar oraz konkretne naruszenia dyscypliny pracy mogące skutkować karą.
9. Postanowienia końcowe – zawiera klauzule dotyczące obowiązkowego stosowania przepisów i trybu rozstrzygania sporów ze stosunków pracy.

PVTR może zawierać także inne sekcje, np. „Informacje poufne”, „Tryb przejściowy i wewnątrzobiektowy”.

Dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne

Ze względu na przeznaczenie dokumenty księgowe dzieli się (klasyfikuje) na:

A) administracyjne, które zawierają instrukcje dotyczące realizacji konkretnej transakcji handlowej; nie stanowią one podstawy do księgowania transakcji, gdyż nie ma potwierdzenia, że ​​taka transakcja miała miejsce. Do dokumentów administracyjnych zalicza się zarządzenia, instrukcje, instrukcje itp.;
b) wykonawczy lub odciążający, potwierdzający fakty wykonania operacji. Stanowią pierwszy etap rejestracji konta. Należą do nich polecenia paragonów i wydatków, faktury, rachunki wskazujące przyjęcie przedmiotów wartościowych, akty wykonanej pracy itp.;
c) dokumenty księgowe, które zawierają informacje administracyjne, różne zaświadczenia, obliczenia itp. (na przykład obliczenie kwoty zakupu i nabycia aktywów materialnych);
d) połączone - z jednorazowymi znakami dokumentów administracyjnych, wykonawczych rejestracji księgowej w danej transakcji gospodarczej i jednocześnie wskazaniem jej odzwierciedlenia w rachunkach księgowych. Do takich dokumentów zaliczają się raporty zaliczkowe, zlecenia kasowe zysków i wydatków, wymagania dotyczące wydania materiałów z magazynu.

Ze względu na miejsce sporządzenia dokumenty dzieli się na zewnętrzne i wewnętrzne.

Dokumenty zewnętrzne to takie, które pochodzą od innych przedsiębiorstw i organizacji, czyli znajdują się poza danym przedsiębiorstwem. Należą do nich wyciągi bankowe, faktury od dostawców itp.

Dokumenty wewnętrzne to dokumenty sporządzane (wydawane) w danym przedsiębiorstwie lub organizacji.

Na podstawie wolumenu wyświetlonych transakcji dokumenty są podzielone na podstawowe i podsumowujące.

Dokumenty pierwotne to te, które jako pierwsze rejestrują transakcję gospodarczą w momencie jej zakończenia lub bezpośrednio po jej wykonaniu. Należą do nich akty przyjęcia i zbycia środków trwałych, faktury, paragony itp. Dokumenty skonsolidowane zestawiane są na podstawie dokumentów pierwotnych. Należą do nich różne raporty, zestawienia płacowe itp.

Ze względu na sposób użycia dokumenty dzielą się na jednorazowe i kumulatywne.

Dokumenty jednorazowe służą wyłącznie do jednorazowej rejestracji i odzwierciedlenia transakcji. Należą do nich zamówienia gotówkowe dotyczące zysków i wydatków, wymagania dotyczące odbioru aktywów materialnych z magazynu itp.

Dokumenty zbiorcze służą do powtarzalnego wykonywania i rejestrowania transakcji w określonym przedziale czasu (tydzień, dekada, miesiąc). Na przykład karty limitów i pobrań, za pomocą których wydawane jest wydanie materiałów do produkcji (wykonanie pracy). Dokumenty takie zmniejszają ilość dokumentacji pierwotnej.

Ze względu na stopień wykorzystania środków dokumenty dzieli się na wypełniane ręcznie i zmechanizowane.

Dokumenty pierwotne podlegają obowiązkowej weryfikacji przez pracowników prowadzących księgi rachunkowe pod względem formy i treści, to znaczy sprawdzana jest obecność obowiązkowych szczegółów w dokumencie i zgodność transakcji biznesowej z obowiązującymi przepisami, a także logiczne powiązanie poszczególnych wskaźników.

Dokumenty księgowe służą do przekazywania zleceń od menedżera do wykonawcy, czyli do zarządzania działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa.

Dokumentacja działa jak impuls i powoduje przepływ informacji księgowych. Zapewnia rachunkowość z ciągłym i ciągłym odzwierciedleniem działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. Za pomocą dokumentacji monitorowana jest poprawność operacji i prowadzona jest bieżąca analiza wykonanych prac. Dokumentacja pełni zatem funkcje kontrolne i analityczne.

Księgowość dokumentów wewnętrznych

Numer rejestracyjny dokumentu jest wymogiem wielofunkcyjnym. Oprócz swojego głównego celu - sekwencyjnej numeracji dokumentów, indeks dokumentów pomaga rozwiązywać różnorodne problemy. Po ostatecznych numerach seryjnych na koniec roku można prześledzić wzrost wolumenu przepływu dokumentów przechodzących przez organizację, a tym samym przez sekretarza, co wskazuje na wzrost osobistego obciążenia pracą i może stać się podstawą do żądań prawnych podwyższenie wynagrodzeń lub zwiększenie personelu sekretariatu.

GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów” pozwala, według uznania organizacji, uzupełnić seryjne numery rejestracyjne o indeksy identyfikacyjne (pkt 3.12), co pomaga rozwiązać problemy szybkiego wyszukiwania konkretnego dokumentu.

Tym samym numeracja pism wychodzących jest uzupełniana kodem działu, który zainicjował dokument. Aby uniknąć nieporozumień z definicją dokumentu administracyjnego, zamówienia personalne są numerowane z przypisaniem indeksu K (personel) lub LS (dla personelu), numer zamówienia jest zwykle uzupełniany literą R.

W przypadku otrzymania prośby o wyszukanie dokumentu sekretarz może łatwo dowiedzieć się po numerze, a dokładniej po dodatkowo przypisanym indeksie, w jakim pliku (folderze) go szukać, np.:

nr 26-r – w zamówieniach;
nr 26-ls - w zamówieniach dla personelu;
Nr 26-oper – wśród protokołów posiedzeń operacyjnych.

Dodając literę F (faks) lub E (e-mail) do numeru seryjnego otrzymanego dokumentu, możesz rozwiązać problem rozliczenia sposobu dostarczenia pisma do Twojej organizacji bez zwiększania formularzy rejestracyjnych (czasopism).

Rejestracja pojedyncza. Dokument w murach jednej instytucji rejestruje się jednorazowo (po utworzeniu lub otrzymaniu). Dokument przemieszcza się od jednostki do jednostki pod własnym, niepowtarzalnym numerem, tj. działy wewnętrzne po otrzymaniu dokumentu uwzględniają go pod pierwotnie nadanym indeksem, zamiast przydzielać nowy. Zasada ta dotyczy zarówno dokumentacji administracyjnej, jak i korespondencji urzędowej.

Terminowa rejestracja. Zgodnie z klauzulą ​​16 Regulaminu pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzonego dekretem rządu Federacji Rosyjskiej nr 477, rejestracja otrzymanych dokumentów odbywa się w dniu otrzymania, dokumenty utworzone w dniu podpisania lub zatwierdzenia lub następnego dnia roboczego. Wymogi takie uzasadnione są tym, że opóźnienie dokumentu na etapie rejestracji skraca czas faktycznej realizacji w określonym terminie. Takie opóźnienie może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracowników, a nawet całej instytucji, niezależnie od formy własności. Sposób i termin rejestracji powinien znaleźć odzwierciedlenie w instrukcji prowadzenia biura dla konkretnej firmy.

Wydzielenie zapisów rejestracyjnych. Każdy rodzaj dokumentu ma swoją odrębną rejestrację.

Tym samym w odrębnych formularzach rejestracyjnych uwzględnia się:

Korespondencja przychodząca (dokumenty przychodzące);
dokumenty wychodzące;
notatki wewnętrzne;
zamówienia na działalność podstawową;
zamówienia personalne;
Zamówienia;
protokoły zarządu;
protokoły spotkań planistycznych (operatorów) itp.

Rejestracja odbywa się w ciągu roku kalendarzowego. Co roku 1 stycznia numeracja niemal wszystkich rodzajów dokumentów (zamówień, pism przychodzących i wychodzących, protokołów itp.) jest zerowana. Wyjątkiem jest inwentaryzacja plików trwałego przechowywania. Zapasy te mają jeden numer i ciągłą numerację pozycji przez całe życie organizacji.

Kompletność odzwierciedlenia informacji o dokumencie podczas rejestracji. Przy wprowadzaniu danych ewidencyjnych do dziennika (bazy danych) wskazane są wszystkie informacje znajdujące się na dokumencie: indeks, data, powołanie się na numer i datę żądania, imię i nazwisko adresata/korespondenta, a także jego treść. szczegółowo jak to możliwe. Oprócz tradycyjnie rejestrowanych informacji, formularze księgowe należy uzupełnić o kolumny, które odzwierciedlają dodatkowe informacje, o które najczęściej pytają pracownicy lub klienci (np. sposób przesyłania). Wykaz branych pod uwagę cech powinien być podany w instrukcji pracy biurowej.

Jednolitość rachunkowości rejestracyjnej, niezależnie od jej formy i formy otrzymania (utworzenia) dokumentu. Księgowość dokumentów w organizacji odbywa się według tych samych zasad, niezależnie od przyjętej formy rejestracji: ręcznie w dzienniku, w Excelu, czy też za pomocą specjalistycznego programu do elektronicznego zarządzania dokumentami.

Wewnętrzne dokumenty regulacyjne

Wiele osób zasiadając do pisania dokumentu regulacyjnego ma w głowie myśl, że ich zadaniem jest sporządzenie prawidłowego dokumentu regulacyjnego. Ale to nieprawda. Tak naprawdę ich zadaniem jest poprawa stanu systemu. W tym celu musisz zapewnić wdrożenie, wwiercenie dokumentu regulacyjnego bezpośrednio w mózg każdego pracownika organizacji. Upewnij się, że każdy pracownik czyta Twój dokument, rozumie Twój dokument, potrafi go zapamiętać, wdraża i traktuje jako coś ważnego, zgłasza poprawki i uzupełnienia oraz żyje Twoim dokumentem.

Twoim zadaniem jest pęknięcie asfaltu.

Aby stworzyć taki dokument, wymagane jest, aby był on czymś pomiędzy tekstem prawa a tekstem jednego z listów Chichvarkina.

Najpierw przestudiuj wszystkie dostępne standardy przepływu dokumentów, GOST dotyczące przygotowania dokumentacji i wymagania dotyczące przygotowania instrukcji.

Kiedy już będziesz mieć pewność, że znasz wszystkie wymagania, możesz zignorować którekolwiek z nich, ponieważ... nie są one obowiązkowe, chyba że zdecydujesz się na uzyskanie certyfikatu zgodności z normą.

Następnie konieczne jest zbadanie bieżącego stanu systemu. Zrozum, w jaki sposób przestrzeganie nowego standardu poprawi ten stan.

Ponieważ dokument z reguły opisuje proces – proces musi uwzględniać wymagania klienta wewnętrznego. Oczywiście, to rozporządzenie musi być również uzgodnione z tym klientem wewnętrznym na etapie rozwoju.

Kiedy siadasz do pisania kolejnego dokumentu regulacyjnego, musisz być nastawiony na stworzenie najlepszego dokumentu regulacyjnego w historii ludzkości.

Dokument musi mieć taki skumulowany ładunek, aby przejść przez następujące warstwy pancerza bezwładnościowego systemu:

1. Dokument należy przeczytać.

Każdy pracownik powinien zapoznać się z Twoim dokumentem, a nie tylko podpisać w celu zapoznania się. Aby to zrobić, dokument musi być zwięzły, musi być zaprojektowany pięknie i nie nudno, a nie biurokratycznie, a także nie zawierać niepotrzebnych części, które powinny się tam znaleźć tylko ze względu na przyzwoitość.

Starzy biurokraci nigdy się tym nie zawracają. Mają po prostu pewność, że ich dokument muszą przeczytać osoby, które są do tego zobowiązane. A jeśli pracownicy po prostu podpiszą się pod informacją, są to po prostu niepoważni, niepoważni pracownicy i jest to ich wina, że ​​nie przeczytali tego, co powinni. Jeśli naruszą dokument regulacyjny, odpowiedzą, ponieważ oto jest - podpis na znajomym!

Najbardziej nieefektywną rzeczą, jaka może się zdarzyć, jeśli celem jest wprowadzenie nowego/zmienionego procesu, jest zapoznanie się z podpisem. Jeśli zapoznawanie się zaczyna i kończy się podpisem na arkuszu zapoznawczym, jest to praca „na pokaz” zwykłych amatorów, którzy przerzucili całą odpowiedzialność na wykonawców, niezbyt przejmując się wynikami i efektywnością ich wymagań.

2. Dokument należy zrozumieć.

Wyobraź sobie, że osobiście wyjaśniasz treść dokumentu jednemu ze swoich pracowników. Tak piszesz! I nie jest to pracownik biurowy o kwadratowym zagnieżdżeniu!

Starzy biurokraci nigdy się tym nie zawracają. Piszą po prostu coś w stylu: „Organizacja, w przypadku gdy monitorowanie i pomiary są stosowane w celu dostarczenia dowodów zgodności produktów i usług z określonymi wymaganiami, określi zasoby niezbędne do zapewnienia przydatności i ważności danych”.

Dlatego wszyscy nienawidzą usług QMS – piszą mądry artykuł, a potem złoszczą się, że wszyscy go ignorują. Tak, samo przeczytanie takiego dokumentu jest pracą samą w sobie!

A kiedy zwraca się im uwagę, że dokument jest napisany w sposób niezrozumiały, proponują poruszenie kwestii kwalifikacji pracowników, dla których dokument jest przeznaczony.

W instrukcji, a nawet w standardzie, możesz pisać przykłady, możesz pisać argumenty, możesz pisać wszystko, aby ułatwić pracownikom zrozumienie znaczenia, które próbujesz im przekazać!

Czasem czytasz akapit instrukcji i zadajesz autorowi pytanie:

Co NAPRAWDĘ oznacza ten punkt?

Nie jest ważne, jak napisałeś dokument, najważniejsze jest to, jak zostanie on zrozumiany!

Niezależnie od tego, jak przejrzysty jest dokument, po zatwierdzeniu nadal wymaga on doprecyzowania. a) poprzez szkolenie; b) poprzez etapowe wdrożenie z analizą pojawiających się problemów i ewentualnych zmian w przepisach.

3. Dokument należy zapamiętać.

Aby to zrobić, musisz przekazać pracownikowi wagę i znaczenie rozwiązywanego problemu. Możesz opisać aktualny stan lub rozwiązywany problem (lepiej umieścić to w liście motywacyjnym) i zapewnić mu maksymalną ilość bólu.

Ponadto, w stosownych przypadkach, należy sprawić, aby tekst był naładowany emocjonalnie. Dopuszczalne jest stosowanie takich wzorców wypowiedzi jak: „W ŻADNYM WYPADKU nie mówisz Klientowi, że...”. Zalecana jest obecność konkretnych przykładów, zrozumiałych i slangowych wzorców mowy oraz mowy narracyjnej. Możesz wykazać się wyobraźnią. Ludzki umysł zapamiętuje najlepsze obrazy i teksty, które przypominają opowiadanie historii.

Nie należy jednak przesadzać, dlatego lepiej zastąpić słowa takie jak „odpowiedz poprawnie” słowem „odpowiedz poprawnie”.

4. Dokument musi zostać sporządzony.

Aby to zrobić, użyłem tej techniki jako opisu tego, co dzieje się, gdy naruszony zostanie ten czy inny punkt. Opisuję wymagania. Pod nim piszę: „Jeśli to nie zostanie spełnione, wydarzy się co następuje: *opisuje bolesny i prawdziwy obraz całkowitej porażki* „Możesz uzasadnić swoje żądania. Wymóg, bezpośrednio pod nim, jest powodem jego nominacji.

Starzy biurokraci nigdy się tym nie zawracają. Po prostu wyrażają żądanie. Uważają, że każdy może coś zrobić tylko pod groźbą jakichś sankcji, a nie ze względów wewnętrznych (np. przyzwoitości). I osiągają zgodność z dokumentem poprzez mnóstwo kontroli, mikrozarządzania, kar finansowych i innych przejawów motywacji zewnętrznej. A wszystko to jest oczywiście muda. Lub po prostu stwierdzają, że pracownicy organizacji są bardzo nieodpowiedzialni i słabi.

Większość pracowników spełni Twoje wymagania, jeśli po prostu zrozumie, dlaczego jest to potrzebne. Większość pracowników zignoruje Twoje żądania, nawet pod groźbą jakiejś kary, jeśli nie zrozumieją, dlaczego jest to konieczne.

Istnieją różne sposoby zwiększania wewnętrznej motywacji ludzi do spełniania wymagań systemu. Posunąłem się nawet do obelg w stylu: „Jeśli nie zastosujesz się do tego wymogu, nie możesz nazywać się specjalistą” i gróźb „naruszenie tej instrukcji będzie karane ze szczególną surowością” w dokumentach regulacyjnych.

5. Każdy musi żyć zgodnie z Twoim dokumentem. Jeśli proces ulegnie zmianie, pierwszą myślą pracowników powinno być: „Musimy dokonać zmian w przepisach”.

Aby to zrobić, spróbuj zaangażować wszystkich w tworzenie tego dokumentu. Jeśli dana osoba sama napisała dokument regulacyjny, jeśli aktywnie uczestniczyła w jego zatwierdzeniu, potraktuje go z wielką uwagą. Poproś wszystkich o wyrażenie swoich uwag.

Po zatwierdzeniu dokumentu pracownicy nie będą mieli okazji powiedzieć, że napisano jakieś bzdury, których nie da się zrealizować. Sami napisali i zatwierdzili te bzdury. Po drugie, dodatkowa głowa przy definiowaniu wymagań pozwoli nam spojrzeć na wymagania z jeszcze jednej strony, której być może nie wzięliśmy pod uwagę. Właściciele procesów mogą mieć bardziej szczegółowy obraz bieżącego stanu systemu.

Im więcej czasu poświęcimy na opracowanie i uzgodnienie dokumentu, tym mniej czasu będziemy potrzebować na jego wdrożenie i urzeczywistnienie wymagań.

Zawsze stosuj koncepcję okresu testowego, kiedy ktoś nie tylko będzie monitorował realizację wymagań, ale w tym okresie będzie mógł szybko rozwiązać wszystkie problemy, odpowiedzieć na pojawiające się pytania i od początku mieć świadomość postępu we wdrażaniu wymagań do końca całego procesu.

I nie zapominaj, że Twój dokument musi być systematyczny i mieć odpowiednią strukturę. Mają poprawnie skonfigurowane wejścia i wyjścia, linki do innych przepisów, poprawnie wskazane pozycje, brak błędów ortograficznych i ładny wygląd. Możesz nauczyć się wielu przydatnych przykładów z GOST i standardów dotyczących przepływu dokumentów, które poleciłem przeczytać na początku tej notatki.

W ten sposób możesz mieć pewność, że dokument „żyje”. Każdy może pisać martwe artykuły, których nikt nigdy nie czyta i którymi nikt się nie kieruje.

Przykład listu motywacyjnego, który dostarczyłem wraz ze standardem organizacji „Zarządzanie jakością produktu”, który został przekazany do zatwierdzenia za pośrednictwem wewnętrznej poczty korporacyjnej:

Drodzy koledzy!

Proszę traktować ten standard jako najważniejszy dokument w organizacji. To jest rdzeń, fundament, wokół którego wszystko się kręci.

Teraz standard nie jest doskonały. Wygląda bardziej jak szkielet, ale w przyszłości nabierze ciała i stanie się coraz bardziej szczegółowy i systematyczny.

Chcę, aby każdy z Was przyczynił się do napisania tego standardu. Piszcie mi swoje uzupełnienia i uwagi tak skrupulatnie i szczegółowo, jak przeglądam dokumenty każdego z Was, które przychodzą do mnie do zatwierdzenia.

Najgorsze, co możesz zrobić, to zignorować proces powstawania tego dokumentu. Nadszedł czas, aby wyrazić wszystkie obawy i zgodzić się we wszystkim. Gdy standard zostanie zatwierdzony, nie pozwolę już Państwu uchylać się od jego wdrożenia.

Teraz obserwuję sytuację, że budujemy bardzo szybko, ale budujemy na piasku. I jest to konieczne - na fundamencie! Standard ten jest fundamentem, na którym staram się kłaść nasze działania. Budujemy dom z jednej strony, a część, która została zbudowana nieco wcześniej, rozpada się. Dlatego warto porzucić myśl, że budowanie fundamentów to strata czasu. Tak, tego nie widać, bo... jest pod ziemią, ale jest konieczne.

Proszę Cię o przeczytanie i wzięcie udziału w przygotowaniu tego standardu, mając świadomość, że będziesz wtedy według niego żyć. I pod żadnym pozorem nie powinieneś wycofywać się z tego procesu. Głupotą jest pozostawanie na peronie, gdy pociąg naszych ulepszeń, wagon za wagonem, jedzie do przodu. Możesz nie mieć czasu na wskoczenie do ostatniego wagonu.

Nie myślcie, że nie da się żyć według tego standardu – doskonale administruję bazą danych działu rozwoju niektórych moich projektów i w pełni wypracowałem na sobie opisane metody. Teraz staram się skalować wyniki na całą firmę.

W tej chwili standard jest napisany nie „tak jak jest”, ale „tak jak powinien”. Na przykład nie mamy jeszcze jednej kompletnej instrukcji obsługi produktu. Narysujmy teraz obraz idealnego stanu dla siebie, a wszyscy jasno zrozumiemy, do jakiego stanu systemu wszyscy ostatecznie dążymy.

Lista dokumentów wewnętrznych

Od razu zastrzegajmy, że w tym artykule podajemy jedynie przybliżony wykaz wewnętrznych dokumentów korporacyjnych. Jest to przybliżone nie dlatego, że łatwo jest nam skompilować komplet, ale dlatego, że po pierwsze konkretna lista dokumentów zależy od rodzaju organizacji - komercyjnej lub non-profit, formy prawnej, stanu i innych czynników, a po drugie - wymagania prawne dotyczące dostępności wewnętrznych dokumentów firmy są stale „udoskonalane”, a papier, który dzisiaj nie jest potrzebny, jutro może stać się „fundamentalny”. Oczywiście będziemy zmieniać i uzupełniać listę najlepiej jak potrafimy, ale nadal pamiętajmy o powyższym.

Jednak dla tych, którzy potrzebują konkretnej listy specjalnie dla swojej organizacji, nasi prawnicy pracy w Ryazaniu sporządzą wymagany zestaw dokumentów dla Twojej organizacji.

Wewnętrzne dokumenty korporacyjne:

Decyzje (protokoły) w sprawie zatwierdzenia dokumentów wewnętrznych;
Decyzja (protokół w sprawie powołania jedynego organu zarządzającego (dyrektor, prezes, dyrektor, przewodniczący itp.).

Nie wskazaliśmy tutaj protokołów (decyzji) potrzebnych przy tworzeniu i rejestracji organizacji, ponieważ zakłada się, że one już istnieją, jeśli organizacja działa.

Opcjonalnie możliwe jest także określenie trybu zwoływania najwyższego organu zarządzającego (zgromadzenia założycieli, akcjonariuszy, członków, akcjonariuszy itp. wraz z odpowiednimi protokołami w sprawie ich zatwierdzenia).

Regulamin udzielania informacji, również zatwierdzony przez najwyższy organ zarządzający.

Dokumenty wewnętrzne księgowe:

Regulamin zasad rachunkowości (dokument ten jest zwykle opracowywany przez samych księgowych, zgodnie z dalszą pracą powierzonej firmy);
Opcjonalnie może istnieć również zapis dotyczący podziału zysków, dywidend, tworzenia funduszy - rezerwowych, kapitałowych i innych.

Lista wewnętrznych dokumentów pracowniczych (personelowych):

Tabela personelu (możesz skorzystać ze standardowego formularza T3);
Wewnętrzne przepisy pracy (art. 189 Kodeksu pracy);
Regulamin wynagrodzeń (rozdział 21 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
Lista przepisów pracy (art. 212 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
Zbiór aktów prawnych dotyczących pracy zgodnie ze specyfiką działalności (art. 212 Kodeksu pracy);
Umowy o pracę (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), w tym umowa o pracę z dyrektorem (uwaga: wcześniej, jeśli założycielem LLC i dyrektorem była ta sama osoba, wówczas umowa o pracę nie była wymagana, ponieważ nie da się ze sobą podpisać umowy, swoją drogą było mnóstwo wyjaśnień i Ministerstwo Pracy, i Ministerstwo Finansów, ale teraz myśl biurokracji państwowej idzie w tę stronę, że przecież kiedy założyciel i dyrektor zbiega się, to nadal musi istnieć porozumienie);
Lista zawodów i rodzajów pracy, dla których należy opracować instrukcje ochrony pracy (art. 211, 221, 223, 225, 226, 228 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
Wykaz instrukcji dotyczących ochrony pracy (uchwała 1/29);
Dokumenty potwierdzające ubezpieczenie pracowników od wypadków przy pracy i chorób zawodowych (art. 212 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Programy (art. 225 Kodeksu pracy):

Program wprowadzający;
program szkolenia w miejscu pracy.

Instrukcje:

Opisy stanowisk dyrektora i pracowników (art. 211, 221, 223, 225, 226, 228 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
instrukcje ochrony pracy;
instrukcje bezpieczeństwa przeciwpożarowego.

Czasopisma:

Dziennik rejestracji odprawy wstępnej (art. 225 Kodeksu pracy);
dziennik odpraw w miejscu pracy (225 TC);
dziennik wypadków przy pracy (art. 228 - 231 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
dziennik instrukcji bezpieczeństwa pracy dla pracowników, uchwała 1/29);
dziennik do rejestrowania wydawania instrukcji ochrony pracy dla pracowników (uchwała 1/29).

Książki (uchwała Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej N 69 „W sprawie zatwierdzenia Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń”):

Książka pokwitowań i wydatków do rozliczania formularzy zeszytu ćwiczeń i wkładka do niej;
księga rozliczeniowa ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich.

Miejscowe zarządzenia i uchwały założycieli dotyczące pracy i ochrony pracy:

Zarządzenie w sprawie opracowania (zatwierdzenia) wykazu zawodów i rodzajów pracy, dla których należy opracować instrukcje ochrony pracy;
zarządzenie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za odprawy dotyczące bezpieczeństwa pracy i prowadzenie dzienników odpraw* (* można łączyć);
zarządzenie zatwierdzające roczny harmonogram urlopów;
zarządzić wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie i ewidencję zeszytów ćwiczeń;
decyzja (protokół) o zatwierdzeniu programu stażowego;
decyzja o zatwierdzeniu programu szkolenia wstępnego w miejscu pracy;
decyzja o zatwierdzeniu instrukcji ochrony pracy dla pracowników (można łączyć).

Opcjonalnie (te wewnętrzne dokumenty organizacji mogą istnieć lub nie, w zależności od konkretnej specyfiki i (lub) pragnień, ale mimo to uznaliśmy za konieczne uzupełnienie nimi naszej listy):

Dziennik kontroli osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych jest opcjonalny (klauzula 8 art. 16 ustawy federalnej N 294-FZ „W sprawie ochrony praw osób prawnych i indywidualnych przedsiębiorców w sprawowaniu kontroli państwowej (nadzoru) i komunalnych kontrola”, Zarządzenie Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego Federacji Rosyjskiej N 141 „W sprawie wdrożenia przepisów ustawy federalnej „W sprawie ochrony praw osób prawnych i indywidualnych przedsiębiorców w sprawowaniu kontroli państwowej (nadzoru) i komunalnych kontrola";
Przepisy dotyczące danych osobowych (art. 86 ust. 8, art. 88 Kodeksu pracy);
Instrukcja pracy na komputerze (jeżeli praca na komputerze zajmuje więcej niż 50% czasu pracy);
Program szkoleń BHP (opcjonalnie przy tworzeniu komisji ds. szkoleń BHP);
Zarządzenie w sprawie utworzenia komisji do sprawdzenia wiedzy na temat ochrony pracy;
Instrukcje dotyczące szkoleń w zakresie bezpieczeństwa pracy;
Protokoły sprawdzania wiedzy z zakresu ochrony pracy;
Czasopismo sprawdzania wiedzy z zakresu ochrony pracy.

Jak widać nic nadzwyczajnego. Przy należytej staranności i minimalnych umiejętnościach obsługi komputera możesz łatwo sporządzić wymaganą listę dokumentów wewnętrznych swojej organizacji.

Jednakże zgodnie z art. 309 ust. 2 Kodeksu pracy organizacje zaliczane do kategorii mikroprzedsiębiorstw mogą stosować wzorcowy wzór umowy o pracę zawieranej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą – małym podmiotem gospodarczym należącym do mikroprzedsiębiorstw, zatwierdzonym przez Rząd RP Federacja Rosyjska nr 858. Kryteria klasyfikacji jako mikroprzedsiębiorstwa określa art. 4 ustawy federalnej nr 209 - Ustawa federalna „O rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw w Federacji Rosyjskiej” i przyjęta zgodnie z tą ustawa Rządu Federacji Rosyjskiej Uchwała nr 265 „W sprawie maksymalnych wartości dochodów uzyskiwanych z działalności przedsiębiorczej dla każdej kategorii małych i średnich przedsiębiorstw”

Jeżeli mikroprzedsiębiorstwo korzysta ze standardowej umowy o pracę, nie można sporządzać takich dokumentów wewnętrznych organizacji, jak wewnętrzny regulamin pracy, regulamin wynagrodzeń i szereg innych lokalnych dokumentów pracy (kadrowych) znajdujących się na obowiązkowej liście.

Przygotowywanie dokumentów wewnętrznych

Wszystkie dokumenty organizacji są podzielone na trzy przepływy dokumentów:

Dokumenty przychodzące (przychodzące), tj. wejście do organizacji;
dokumenty wychodzące (wysyłane);
dokumenty wewnętrzne.

Dokument przychodzący (dokument przychodzący) – dokument otrzymany przez instytucję.

Dokument wychodzący (dokument wychodzący) to dokument urzędowy wysyłany przez instytucję.

Dokument wewnętrzny to dokument oficjalny, który nie wykracza poza granice organizacji, która go przygotowała.

Każdy z obiegów dokumentów posiada funkcje przetwarzania. Należy zawsze pamiętać, że na cechy przetwarzania wpływa wybór formy organizacji pracy z dokumentami (scentralizowana, zdecentralizowana, mieszana).

Do dokumentów przychodzących zalicza się te, które pochodzą od innych organizacji: nadrzędnej, podległej, publicznej, miejskiej, niepaństwowej, od posłów i obywateli. Np.: ustawy, zarządzenia, uchwały, decyzje, wskazówki, instrukcje, zarządzenia, instrukcje, zarządzenia, pełnomocnictwa, umowy, pisma (oferty, towarzyszące, gwarancyjne, reklamowe, informacyjne, prośby itp.), faksy, wiadomości przesyłane przez poczta elektroniczna, telegramy, wiadomości telefoniczne, telegrafy, sprawozdania z działalności gospodarczej, finansowej, zarządczej, notatki, ustawy, apele obywateli, wnioski i apele posłów, petycje, apelacje zbiorowe.

Obsługa dokumentów przychodzących obejmuje:

Przyjmowanie i pierwotne przetwarzanie dokumentów;
wstępna weryfikacja i dystrybucja dokumentów;
rejestracja;
przekazanie do realizacji.

Przyjmowanie i wstępne przetwarzanie dokumentów w organizacjach, które otrzymują dużą liczbę dokumentów, przeprowadza służba zarządzania biurem, w małych - sekretarz. W bardzo dużych organizacjach (ministerstwa, koncerny) w strukturze obsługi przedszkolnej placówki oświatowej tworzone są specjalne jednostki przyjmujące dokumenty - wyprawy.

Dokumenty przychodzące mogą być odbierane pocztą, dostarczane przez kuriera, kuriera, gości lub przesyłane e-mailem lub faksem.

Po otrzymaniu korespondencji należy sprawdzić prawidłowość doręczenia korespondencji. Jeśli przesyłka zostanie dostarczona pod zły adres, należy ją przekazać nadawcy. Koperty są otwierane, za wyjątkiem tych oznaczonych jako „osobiście”, oceniany jest stan fizyczny dokumentów (uszkodzony tekst, niekompletny odbiór wiadomości faksowej) i sprawdzana jest obecność załączników. Co do zasady koperty ulegają zniszczeniu, z wyjątkiem przypadków, gdy stempel na kopercie może posłużyć do ustalenia daty wysłania lub odbioru dokumentu lub adresu nadawcy. Następnie koperta jest przypinana do dokumentu. Jeżeli tekst dokumentu jest uszkodzony lub nie ma załączników, sporządzany jest protokół. Jeden egzemplarz aktu wraz z otrzymanymi dokumentami wysyła się adresatowi. Listy polecone przyjmowane są za podpisem. Jeżeli dokument jest oznaczony jako „PILNY”, jest na nim stemplowany czas otrzymania. Wstępna weryfikacja dokumentów dokonywana jest w celu rozdystrybuowania korespondencji przychodzącej na dokumenty wymagające szczególnego rozpatrzenia przez kierownictwo organizacji lub działy strukturalne, aby uwolnić menedżera od rozważania kwestii wtórnych, przyspieszyć obieg dokumentów i ich wykonanie.

Podział przychodzących dokumentów pomiędzy kadrą zarządzającą odbywa się na podstawie kolejności podziału obowiązków pomiędzy kadrą zarządzającą, która przydziela każdemu urzędnikowi obszary działania. Przekazanie dokumentów do rozpatrzenia kierownictwu organizacji odbywa się w oparciu o znaczenie treści dokumentu oraz zgodnie z funkcjami i kompetencjami urzędników, którym dokument jest wysyłany do rozpatrzenia w oparciu o podział obowiązków utworzona w organizacji.

Rozliczanie dokumentów przychodzących polega na zaznaczeniu paragonu. Zawiera numer seryjny księgowego dokumentu oraz datę otrzymania (w razie potrzeby godziny i minuty). Znak umieszcza się w prawym dolnym rogu pierwszej kartki dokumentu. Można go stemplować ręcznie lub za pomocą stempla elektrycznego. Na faksymile dokumentu widnieje data otrzymania, dlatego należy na nim umieścić jedynie numer seryjny. Następnie dokumenty podlegające rejestracji wprowadzane są do formularza rejestracyjnego utworzonego w organizacji (magazyn, karta, karta elektroniczna).

Przegląd dokumentu przez kierownictwo polega na napisaniu przez odpowiedniego urzędnika uchwały w tej sprawie, tj. decyzję, którą podjął na podstawie informacji zawartych w dokumencie.

Uchwała zostaje przeniesiona do formularza rejestracyjnego.

Dokument zostaje przekazany do realizacji po rozpatrzeniu przez kierownictwo.

Dokumenty muszą być wykonane terminowo, dlatego dokumenty przychodzące należy przekazać wykonawcy w dniu odbioru i rejestracji lub w pierwszym dniu roboczym w przypadku odbioru dokumentów poza godzinami pracy.

Jeżeli dokument wymaga natychmiastowej realizacji, można go przekazać bezpośrednio wykonawcy, zawsze jednak z powiadomieniem kierownika.

Jeżeli dokument przeznaczony jest do wykonania przez kilku wykonawców, w porozumieniu z wykonawcą odpowiedzialnym, przekazuje się go kolejno każdemu lub wszystkim wykonawcom wskazanym w uchwale albo sporządza się kserokopie. Wszelkie prace związane z przygotowaniem projektu dokumentu organizuje odpowiedzialny wykonawca.

Zatem głównymi zadaniami przetwarzania dokumentów przychodzących są:

Sprawdzanie poprawności dostarczenia dokumentów;
sprawdzanie integralności załączników i stanu fizycznego otrzymanych dokumentów;
rejestrowanie faktu otrzymania dokumentów;
przygotowanie ich do egzekucji;
przekazywanie dokumentów wykonawcom.

Wychodzące – dokumenty tworzone wewnątrz organizacji i wysyłane z niej do innych instytucji lub osób, które wysłały odwołanie. Jeśli organizacja ma podległe instytucje, może przesyłać do nich dokumenty administracyjne (rozporządzenia, zarządzenia, instrukcje), pisma (informacyjne, gwarancyjne itp.). Notatki, raporty, zaświadczenia, recenzje, listy, telegramy, wiadomości telefoniczne, faksy, wiadomości przesyłane e-mailem przesyłane są do organizacji wyższych.

Obsługa dokumentów wychodzących obejmuje:

Sporządzenie projektu dokumentu;
przygotowanie projektu dokumentu;
jego zatwierdzenie (wizytacja);
certyfikacja dokumentów;
wysłanie dokumentu.

Za przygotowanie projektu dokumentu wychodzącego odpowiedzialny jest wykonawca. Koordynuje działania innych wykonawców określonych w uchwale. Odpowiedzialny kierownik ma prawo: zwoływać współwykonawców na spotkania robocze, żądać od nich wszystkich niezbędnych materiałów, ustalać porządek pracy między współwykonawcami.

W procesie przygotowania dokumentu wychodzącego wykonawca samodzielnie opracowuje projekt, przygotowuje projekt dokumentu i zatwierdza go (adnotacja). Projekt dokumentu musi przynieść do obsługi przedszkolnej placówki wychowawczej, co wymaga umieszczenia niezbędnych danych identyfikacyjnych (podpis, data podpisania, indeks ewidencyjny wychodzący, w razie potrzeby, pieczęć zatwierdzająca, pieczęć). Dokument można przekazać odpowiedniemu urzędnikowi za pośrednictwem służby DOU lub sekretarza. Projekt dokumentu składany jest wraz ze wszystkimi materiałami, na podstawie których został sporządzony. Jeżeli do projektu dokumentu dołączone są uwagi urzędnika(ów) zatwierdzającego projekt dokumentu, należy je załączyć do projektu.

Menedżer po zapoznaniu się z projektem dokumentu może od razu poświadczyć go swoim podpisem lub może zgłosić uwagi, poprawki i przekazać go do weryfikacji. Następnie wykonawca finalizuje dokument zgodnie z uwagami” i ponownie odbiera wizy akceptacyjne. Zwrot projektu można powtórzyć i za każdym razem wykonawca musi powtórzyć całą procedurę przygotowania projektu dokumentu od początku do końca.

Każdy pracownik placówki wychowania przedszkolnego powinien wiedzieć, że wykonawca przynosi projekt dokumentu, w pełni przygotowany: wydrukowany na odpowiednim formularzu, ze wszystkimi wizami.

Do głównych zadań usługi DOU przy przetwarzaniu dokumentów wychodzących należy:

Sprawdzenie poprawności projektu dokumentu zgodnie z ustalonymi zasadami;
sprawdzanie dostępności danych identyfikacyjnych;
umieszczenie wychodzącego indeksu rejestracyjnego;
przetwarzanie dokumentu do wysłania.

Obsługa przesłanej korespondencji obejmuje:

Sortowanie;
inwestowanie w koperty;
adresowanie;
dostawa na pocztę.

Przyjmując dokumenty do wysyłki, pamiętaj o sprawdzeniu:

Prawidłowe wykonanie dokumentów (podpis, data, indeks rejestracyjny, oznaczenie na kategorii przedmiotu);
obecność załączników określonych w wysyłanym dokumencie oraz liczba kopii odpowiadająca liczbie odbiorców;
poprawność adresowania, obecność numeru ewidencyjnego, jeśli dokument został przesłany faksem.

Dokumenty wysyłane na jeden adres można załączyć w jednej kopercie.

Dla korespondencji poleconej służba pracy biurowej sporządza spis korespondencji, na końcu którego podaje się imię i nazwisko pracownika, który ją sporządził oraz datę nadania.

Dokumenty na nośnikach komputerowych przyjmowane są wyłącznie z listem motywacyjnym.

Wszystkie dokumenty pochodzące od organizacji muszą zostać przetworzone i przesłane tego samego dnia lub nie później niż w pierwszej połowie następnego dnia roboczego.

Dokumentami wewnętrznymi są sprawozdania, noty wyjaśniające, protokoły, akty, oświadczenia.

Przetwarzanie dokumentów wewnętrznych na etapach ich przygotowania i realizacji przebiega poprzez przygotowanie dokumentów wychodzących (przygotowanie, przygotowanie projektu dokumentu, jego zatwierdzenie (zatwierdzenie), poświadczenie, rejestracja, przesłanie), a na etapie realizacji - dokumentów przychodzących ( przyjęcie, wstępne rozpatrzenie, rejestracja, przegląd przez kierownictwo, przekazanie do realizacji).

Dokumenty wewnętrzne mają szereg cech ich przetwarzania, które zależą od rodzaju dokumentów:

Projekty zarządzeń muszą być zatwierdzone przez przedstawiciela służby prawnej;
Protokół nie zawiera etapu przygotowania projektu, akceptacji i zatwierdzenia.

Przekazywanie dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych może odbywać się:

Kurier lub usługa kurierska;
sekretarze;
za pomocą środków technicznych.

Oddziały strukturalne niektórych organizacji mogą być zlokalizowane w różnych budynkach lub obszarach miasta. W takich przypadkach zaleca się zorganizowanie dostarczenia dokumentów za pośrednictwem kurierów.

W jednostce strukturalnej najbardziej racjonalne jest zatrudnienie sekretarza, który będzie mógł odbierać korespondencję z obsługi placówki wychowania przedszkolnego, zwracać dokumenty wychodzące przygotowane do wysłania i przekazywać dokumenty do realizacji pracownikom jednostki strukturalnej.

Wprowadzenie środków technicznych i technologii komputerowych umożliwiło zmianę procesu przetwarzania dokumentów. Proces tworzenia dokumentu został przyspieszony, ponieważ wprowadzanie zmian nie wymaga ponownego wydruku. Zatwierdzenie (zatwierdzenie) dokumentu jest znacznie ograniczone i uproszczone. Wraz z pojawieniem się faksu i poczty elektronicznej zaszły zasadnicze zmiany w procesie otrzymywania i wysyłania dokumentów. Należy jednak pamiętać, że wyżej wymienione media transmisyjne przekazują przede wszystkim nie dokument, ale informacje zawarte na nośniku. Obecnie dokument przekazywany za pomocą systemów informatycznych i telekomunikacyjnych może być poświadczony elektronicznym podpisem cyfrowym. Tylko w tym przypadku będzie ono miało moc prawną.

Wszystkie dokumenty należy złożyć z adnotacją wskazującą fakt przeniesienia na odpowiednich formularzach rejestracyjnych. W przypadku przeniesienia dokumentu z jednej jednostki strukturalnej do drugiej z pominięciem obsługi przedszkola, pracownik, który przekazał dokument, ma obowiązek poinformować tę służbę o fakcie przeniesienia.

Rejestracja dokumentów wewnętrznych

Głównym punktem organizacji usług dokumentacyjnych jest racjonalne zorganizowanie rejestracji dokumentów.

Rejestracja dokumentu to zapis danych księgowych o dokumencie w ustalonej formie, który rejestruje fakt jego utworzenia, wysłania lub otrzymania.

Można podać bardziej szczegółową definicję rejestracji jako potwierdzenia utworzenia lub otrzymania dokumentu w określonym dniu poprzez wpisanie go do formularza rejestracyjnego, przypisanie numeru ewidencyjnego konta oraz zapisanie w formularzu podstawowych informacji o dokumencie, co pozwala na stworzenie bazy danych dokumentów instytucji w celu późniejszego monitorowania terminów realizacji dokumentów i prac referencyjnych nad nimi.

Innymi słowy, podczas procesu rejestracji tworzony jest system wyszukiwania informacji dla wszystkich dokumentów instytucji, który można następnie wykorzystać do pracy referencyjnej i kontroli wykonywania dokumentów.

Rejestracja służy zatem trzem celom:

Księgowość dokumentów;
kontrolę nad ich realizacją;
praca referencyjna nad dokumentami.

Rejestracji podlegają wyłącznie dokumenty wymagające odpowiedzi i wykonania, niezależnie od sposobu ich utworzenia lub otrzymania.

Dokumenty o charakterze operacyjnym, które są wysyłane lub tworzone wyłącznie w celach informacyjnych i nie wymagają odpowiedzi ani realizacji, nie podlegają rejestracji. Służba zarządzania dokumentacją musi opracować listę (listę) dokumentów, które nie podlegają rejestracji. Jest zatwierdzany przez kierownika organizacji i w razie potrzeby aktualizowany. Po wstępnym przetworzeniu dokumenty niezarejestrowane przekazywane są do działu lub bezpośrednich wykonawców, na których mogą mieć wpływ zawarte w nich informacje.

Dokumentami niepodlegającymi rejestracji są zazwyczaj:

Listy informacyjne i referencyjne wysyłane w celach informacyjnych;
wszystkie listy reklamowe;
listy gratulacyjne i telegramy;
zaproszenia, programy seminariów, spotkań i konferencji;
publikacje drukowane (książki, broszury, czasopisma);
przesyłki oznaczone „osobiście”;
kopie dokumentów regulacyjnych, dekretów i zarządzeń organów rządowych;
materiały informacyjne itp.

Dokumenty przychodzące, wychodzące i wewnętrzne rejestrowane są oddzielnie pod odrębnymi numerami ewidencyjnymi.

Numer rejestracyjny (indeks) dokumentu to oznaczenie cyfrowe lub alfanumeryczne nadawane dokumentowi w momencie jego rejestracji.

Istnieją trzy formy rejestracji dokumentu:

Czasopismo;
karta;
zautomatyzowane.

System dziennikowy stosowany jest najczęściej wtedy, gdy na pierwszy plan wysuwa się zapis dokumentów; w dziennikach rejestrowane są najczęściej najcenniejsze dokumenty, np. paszporty, zeszyty ćwiczeń, dokumenty edukacyjne. Banki prowadzą logi umów depozytowych, rachunków firmowych itp. System rejestracji dziennika stosowany jest przy pracy z dokumentami o ograniczonym dostępie: tajnymi, poufnymi. Dla każdej kategorii dokumentów zwykle opracowywany jest oddzielny formularz dziennika z różnym stopniem szczegółowości informacji o dokumencie.

System archiwizacji dzienników był wygodny dla organizacji, pod warunkiem, że otrzymywały niewielką liczbę dokumentów. Przy dużym wolumenie przepływu dokumentów system dzienników ma wiele istotnych wad. Ponieważ rejestracja w dzienniku odbywa się według kolejności wpływu dokumentów, może być prowadzona tylko przez jedną osobę na raz. W przypadku dużej ilości dokumentów proces rejestracji zajmuje dużo czasu i opóźnia dalszą pracę z dokumentami. Ponadto system rejestracji dziennika często prowadzi do powtórnej rejestracji dokumentów w innych jednostkach strukturalnych, do których dokument jest przenoszony. Jednak najważniejszą wadą systemu rejestracji czasopism jest brak możliwości zorganizowania kontroli terminów wykonania dokumentów i szybkiego przeprowadzenia prac informacyjnych i referencyjnych nad dokumentami.

System rejestracji kart pozwala przezwyciężyć te niedociągnięcia, gdyż karty można umieszczać w aktach kart w dowolnej kolejności, a dokumenty może rejestrować kilka osób jednocześnie, tworząc wymaganą liczbę kopii kardynalnych karty rejestracyjnej. Formę karty rejestracyjnej ustala sama instytucja i jest ona odnotowana w instrukcji kierownictwa urzędu.

Jednak najbardziej racjonalnym obecnie jest zautomatyzowany system rejestracji dokumentów na komputerze. Pozwala, rejestrując się na różnych stanowiskach pracy, połączyć wszystkie informacje o dokumentach w jedną bazę danych, na podstawie której można organizować scentralizowaną pracę informacyjno-informacyjną oraz kontrolować wykonywanie dokumentów.

Dokumenty przychodzące są zazwyczaj rejestrowane centralnie. W małej firmie rejestruje je sekretarz, w instytucji posiadającej biuro – specjalnie wyznaczony pracownik, a w przypadku dużej ilości wpływających dokumentów – grupa rejestracyjna.

Dokumenty podlegają rejestracji niezależnie od sposobu ich otrzymania: przesłanego pocztą, otrzymanego za pośrednictwem kuriera, faksem lub pocztą elektroniczną.

Formularz rejestracyjny zawiera zazwyczaj następujące informacje o dokumencie przychodzącym:

Data otrzymania;
numer rejestracji przychodzącej przypisany dokumentowi przez instytucję otrzymującą;
autor (korespondent) – tj. czyj to dokument?
datę dokumentu nadaną mu przez instytucję autorską;
numer rejestracyjny dokumentu nadany mu przez instytucję autorską;
tytuł (o czym jest dokument);
rezolucja;
termin realizacji otrzymanego dokumentu;
wykonawca (który będzie pracował z otrzymanym dokumentem);
postęp realizacji (rejestrowane są wszystkie transfery dokumentu i wynik realizacji);
N& akty (gdzie dokument jest umieszczany po wykonaniu).

Formularz rejestracyjny dokumentu przychodzącego nie jest początkowo całkowicie wypełniony. Przed przekazaniem dokumentu menadżerowi dokument nie zawiera uchwały, terminu ani wykonawcy, dane te wprowadzane są po zapoznaniu się z dokumentem przez menadżera. Informacje o stanie realizacji dokumentu oraz numer sprawy wpisywane są do formularza rejestracyjnego w trakcie i po realizacji dokumentu.

Kartkę taką można zaprojektować w formacie A5 (148x210) lub A6 (105x148). Rozmnaża się go poprzez wybór dość grubego papieru.

Dla różnych grup dokumentów rejestrowanych można stosować karty w różnych kolorach, kolorowe paski wzdłuż górnego marginesu lub ukośnie.

W przypadku automatycznego systemu rejestracji najwygodniejszym (oferowanym przez większość programów komputerowych) jest wyświetlany formularz karty rejestracyjnej (RCC), w którym wprowadzane są informacje o dokumencie, podobnie jak w przypadku tradycyjnej papierowej karty ręcznej.

Dzięki zautomatyzowanemu systemowi rejestracji informacje o dokumencie można łatwo uzupełnić. Na przykład dodaj:

Typ dokumentu;
położenie geograficzne autora dokumentu;
autor uchwały;
nazwa jednostki strukturalnej;
liczba arkuszy w dokumencie;
liczba arkuszy aplikacyjnych;
powiązane dokumenty.

Wypełnianie karty rejestracyjnej na ekranie komputera pod wieloma względami przypomina wypełnianie tradycyjnej karty papierowej, ma jednak również swoje specyficzne cechy.

Formularz elektronicznej karty rejestracyjnej z reguły zawiera zarówno dane (pola), które są wypełniane ręcznie (na przykład numer i data dokumentu przychodzącego, podsumowanie, treść uchwały), jak i dane (pola) wprowadzane automatycznie (data rejestracji, numer rejestracji dokumentu) oraz dane (pola), które wprowadza się poprzez wybór informacji z list rozwijanych. Takie wprowadzenie informacji nie tylko przyspiesza procedurę wypełniania karty rejestracyjnej, ale także, co szczególnie ważne, pozwala uniknąć literówek i rozbieżności, które mogą znacznie skomplikować lub wręcz uniemożliwić automatyczne wyszukiwanie informacji o dokumencie.

Za pomocą list rozwijanych z reguły dane (pola) są wypełniane:

Rodzaj dokumentu – ponieważ liczba rodzajów dokumentów jest ograniczona;
autor uchwały – wykaz kierownictwa organizacji;
jednostka konstrukcyjna - lista jednostek konstrukcyjnych;
wykonawcy – z reguły pole to składa się z dwóch części – nazwy (i/lub indeksu) jednostki strukturalnej oraz nazwiska i inicjałów wykonawcy;
Numer sprawy – powiązany z nomenklaturą spraw organizacji;
powiązane dokumenty - dane te ustanawiają powiązanie pomiędzy zarejestrowanym dokumentem a innymi (np. dokument odpowiedzi jest powiązany z dokumentem inicjatywy).

Korzystając z uzupełnionej listy, wypełnia się dane (pole) „korespondent”. Z listy wybierane są organizacje, z którymi prowadzona jest stała korespondencja. W przypadku zarejestrowania dokumentu otrzymanego od nowego korespondenta, informacja o nim zostaje wpisana na listę. Informacje o korespondentach można w przyszłości wykorzystać do pracy referencyjnej, do tworzenia list mailingowych itp.

Poświęcając raz czas na tworzenie takich list, możesz osiągnąć znaczne oszczędności czasu w procesie dalszej pracy.

Formularze rejestracyjne dokumentów wychodzących pod wieloma względami przypominają formularze rejestracyjne dokumentów przychodzących, z tą różnicą, że wypełniane są innymi danymi. Wskazany:

Nazwa działu, który przygotował dokument
numer dokumentu wychodzącego;
data dokumentu;
adresat, tj. nazwa organizacji, do której wysyłany jest dokument;
streszczenie dokumentu;
nazwisko wykonawcy, który przygotował dokument;
docelowa data oczekiwanej odpowiedzi;
link do dokumentu przychodzącego, jeśli dokument jest odpowiedzią;
numer sprawy, w której składana jest kopia przesłanego dokumentu (lub oryginał, jeśli dokument jest przesyłany faksem).

Można dodać inne informacje o dokumencie, np. liczbę arkuszy, dostępność załączników, numer formularza, kolejność wysłania itp.

Dokumenty wychodzące rejestrowane są zazwyczaj centralnie w miejscu nadania korespondencji.

Dokumenty wewnętrzne są często rejestrowane zdecentralizowane w grupach w tych działach, w których są tworzone i wykonywane: księgowość, zasoby ludzkie, biuro itp.

Dokumenty wewnętrzne muszą zostać zarejestrowane w dniu podpisania lub zatwierdzenia.

Podczas rejestracji dokumentu wewnętrznego wprowadzane są następujące informacje na jego temat:

Numer seryjny przypisany dokumentowi;
data dokumentu (rejestracji);
streszczenie;
dział, który przygotował dokument;
wykonawca;
okres realizacji;
znak wykonania (postęp wykonania);
numer sprawy, w której złożony został dokument.

Podobnie jak w poprzednich formularzach dokumentów przychodzących i wychodzących, do formularza rejestracyjnego można dodać inne dane: liczbę arkuszy, obecność załączników itp.

Każdy rodzaj dokumentu (rozkazy, instrukcje, umowy, notatki) jest rejestrowany i numerowany niezależnie. Numer seryjny przypisany dokumentowi w momencie rejestracji zostaje przeniesiony na dokument. Do numeru można dodać litery. Na przykład do zamówienia dotyczącego personelu - „ls”, tj. Personel lub „k” - personel, do numeru zamówienia - litera „r” - zamówienie itp.

Stworzenie racjonalnego systemu rejestracji dokumentów pozwala służbie zarządzania dokumentacją na posiadanie informacji o wszystkich dokumentach organizacji i umiejętne wykonywanie tak ważnych zadań, jak praca informacyjno-biurowa oraz kontrola wykonania dokumentów.

Wewnętrzna weryfikacja dokumentów

Początek kolejnego roku kalendarzowego w przedsiębiorstwie (organizacji, instytucji) zbiega się zwykle z kontrolą stanu jego działalności przez wewnętrzną komisję, której przewodniczy jeden z zastępców kierownika. Odpowiednia kontrola przeprowadzana jest w głównych obszarach wsparcia biznesu, m.in. wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej (DOU) (praca biurowa).

Zadania kontrolne są zwykle formułowane na polecenie (instrukcję) kierownika przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji). Aby sprawdzić stan formalności w komisji, z reguły tworzy się podkomisję posiadającą odpowiednie uprawnienia.

Do głównych zadań podkomisji należy:

1) sprawdzenie dostępności lokalnych przepisów regulujących organizację pracy biurowej przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji), ich zgodności z wymogami przepisów w zakresie pracy biurowej;
2) zapewnienie pracy biurowej podstawowymi rodzajami zasobów, ich zgodność z potrzebami przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji) w zakresie udokumentowanej informacji;
3) stan prac nad zarządzaniem dokumentami powstałymi w działalności przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji) i nad jego dokumentacją;
4) identyfikację uchybień w funkcjonowaniu systemu zarządzania biurem przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji), ustalenie ich przyczyn, opracowanie propozycji mających na celu usprawnienie systemu zarządzania biurem (co znajduje odzwierciedlenie w protokole kontroli).

Zastanówmy się, jak te zadania są rozwiązywane podczas działań weryfikacyjnych.

Sprawdzanie lokalnych przepisów

Do głównych lokalnych przepisów (LNA) regulujących organizację pracy biurowej przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji) należą:

Regulamin jednostki strukturalnej wykonującej uprawnienia w zakresie organizacji pracy biurowej;
- instrukcje pracy biurowej;
- opisy stanowisk pracy pracowników uprawnionej jednostki. Wymienione LNA stanowią podstawę organizacyjno-prawną prawidłowego funkcjonowania korporacyjnego systemu ewidencji.

Oprócz nich przedsiębiorstwo (organizacja, instytucja) może rozwijać:

Regulaminy pionów w ramach uprawnionej jednostki strukturalnej: grupy przetwarzania dokumentów, grupy przygotowania dokumentów technicznych, grupy przechowywania dokumentów operacyjnych, grupy przechowywania dokumentów archiwalnych itp.;
- instrukcje dla pracowników odpowiedzialnych za pracę biurową w pozostałych jednostkach strukturalnych.

Podczas sprawdzania LNA ustala się również, jak dobrze spełniają one wymagania aktów regulacyjnych (regulacyjnych, metodologicznych, regulacyjnych i technicznych) w zakresie pracy biurowej.

W szczególności przy sprawdzaniu instrukcji pracy biurowej zatwierdzono zgodność jej struktury i treści z Zaleceniami metodologicznymi dotyczącymi opracowywania instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych. rozkazem Rosarchowa nr 76.

Sprawdzając opisy stanowisk pracy, stwierdza się zgodność ich treści z cechami kwalifikacji. Ponadto zwraca się uwagę na zgodność projektu LNA z GOST R6.30-2003.

Na podstawie wyników kontroli wyciąga się wniosek o obecności (częściowej obecności lub całkowitym braku) LNA regulującej organizację pracy biurowej przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji), a także o jego zgodności lub częściowym (całkowitym) braku -przestrzeganie obowiązujących aktów prawnych w zakresie pracy biurowej.

Sprawdzając dostępność pracy biurowej z głównymi rodzajami zasobów, ich zgodność z potrzebami przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji) w udokumentowanych informacjach, główną uwagę zwraca się na:

Zapewnienie, że upoważniona jednostka strukturalna będzie obsadzona personelem o wymaganej liczbie i kwalifikacjach;
- dostępność i stan pomieszczeń umożliwiających zakwaterowanie upoważnionej jednostki strukturalnej oraz odpowiednich stanowisk pracy;
- dostępność i wyposażenie stanowisk pracy dla personelu uprawnionej jednostki strukturalnej, ich zgodność z wymogami ochrony pracy;
- dostępność i przydatność środków wsparcia organizacyjnego i technicznego działalności upoważnionej jednostki strukturalnej: przetwarzanie udokumentowanych informacji, przechowywanie, komunikacja i łączność itp.;
- regularność otrzymywania środków finansowych zapewniających funkcjonowanie uprawnionej jednostki strukturalnej, ich wystarczalność na właściwą realizację zadań odpowiadających potrzebom przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji) w zakresie udokumentowanej informacji.

Na podstawie wyników kontroli wyciąga się wniosek o zapewnieniu (częściowym lub całkowitym braku) wymienionych rodzajów zasobów, ich zgodności (częściowa lub całkowita niezgodność) z potrzebami przedsiębiorstwa (organizacji) w udokumentowane informacje.

Sprawdzając stan prac nad zarządzaniem dokumentami powstałymi w działalności przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji) i jego dokumentacją, ocenia się przede wszystkim zgodność rzeczywistych wskaźników efektywności z planowanymi.

W szczególności wielkość przepływu dokumentów przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji) określa się: ogólnie i według głównych przepływów informacji (dokumenty przychodzące, wychodzące i wewnętrzne), a także według rodzajów dokumentów (papierowych i elektronicznych), w tym. w stosunku do podobnych wskaźników z lat poprzednich.

Oceniana jest także skuteczność wykorzystania zautomatyzowanych sposobów przetwarzania udokumentowanych informacji.

Szczególną uwagę zwraca się na zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów w procesie obiegu: wielkość działań mających na celu poszukiwanie i przywrócenie prawidłowego stanu fizycznego i chemicznego, liczbę niewykrytych (zagubionych) dokumentów w badanym okresie oraz w porównaniu z podobnymi wskaźnikami z poprzednich lat. lata. Sprawdzane są także dane o wynikach monitoringu wykonania dokumentów, w szczególności o liczbie przypadków ich nieprawidłowego wykonania: niedotrzymania terminów, wykonania dokumentów z naruszeniem ustalonych wymagań, niezgodności wykonanego dokumentu z uchwałą, itp. Na podstawie wyników audytu wyciąga się wniosek o stopniu efektywności pracy biurowej – w ujęciu ogólnym oraz w podziale na elementy funkcjonalne (zarządzanie dokumentami i dokumentacją).

Wewnętrzne dokumenty pracy

Rozliczanie pracy i wynagrodzeń w organizacji odbywa się na podstawie dokumentów pierwotnych generowanych w dziale personalnym. Źle wykonana praca działu HR nieuchronnie wpływa na pracę zarówno działu księgowości, jak i całej organizacji. Konsekwencją tego są nieterminowe wypłaty pracownikom, zwolnienia lekarskie i nieterminowe przygotowanie dokumentów do przedłożenia państwowym organom opieki społecznej. W rezultacie wyniki finansowe przedsiębiorstwa jako całości spadają.

Przestrzeganie norm Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i prawidłowe wykonanie dokumentacji kadrowej kontrolują zarówno organy Federalnej Inspekcji Pracy (Rostrudinspektsiya), jak i organy Federalnej Inspekcji Podatkowej. Inspektor państwowy może przyjść do biura dowolnej organizacji, niezależnie od jej formy własności, i zażądać dokumentów dotyczących akt osobowych oraz innych obowiązkowych przepisów wewnętrznych i zarządzeń dostępnych w organizacji (ustawa federalna nr 134-FZ „O ochronie praw osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych w okresie kontroli (nadzoru) państwa”.

Dokumentowanie działalności działu HR obejmuje wszystkie procesy związane z przygotowaniem i przetwarzaniem dokumentacji personalnej według ustalonych zasad i rozwiązuje następujące zadania zarządzania personelem:

Organizacja pracy pracowników;
- zawarcie umowy o pracę i zatrudnienie;
- przeniesienie do innej pracy;
- zapewnienie pracownikom urlopów;
- zachęty dla pracowników;
- nakładanie sankcji dyscyplinarnych na pracowników;
- certyfikacja pracowników;
- utrzymanie personelu;
- rozliczanie wykorzystania czasu pracy;
- pozyskiwanie pracowników do pracy w weekendy i święta wolne od pracy;
- rejestracja podróży służbowych;
- rozwiązanie umowy o pracę i zwolnienie z pracy.

Lista dokumentów personalnych, które organizacje muszą przechowywać, niezależnie od formy własności, znajduje się w załączniku. Określa także dokumenty regulacyjne regulujące obowiązek pracodawcy przechowywania niektórych dokumentów personalnych i okresy ich przechowywania (zgodnie z Wykazem standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, wskazującymi okresy przechowywania, zatwierdzonym przez Archiwum Federalne).

Organizacja pracy pracowników odbywa się poprzez przyjęcie (zatwierdzenie przez kierownika organizacji lub upoważnionego przez niego urzędnika) lokalnych przepisów. Każdy pracodawca musi posiadać wewnętrzny regulamin pracy oraz regulacje dotyczące ochrony danych osobowych. W razie potrzeby przyjmowane są inne przepisy lokalne, takie jak przepisy dotyczące wynagrodzeń, standardów pracy, premii i zachęt materialnych, certyfikacji itp.

Układ zbiorowy (porozumienie) ma charakter doradczy, gdyż zawierany jest za zgodą stron (rozdział 7 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). W przypadku firm prywatnych zalecane jest prowadzenie akt osobowych pracowników. Obowiązek pracodawcy dotyczący prowadzenia spraw osobistych dotyczy pracowników organizacji państwowych zgodnie z ustawą federalną nr FZ-79 „O państwowej służbie cywilnej Federacji Rosyjskiej”. Dla wygody nadal możemy zalecić tworzenie akt osobowych lub teczek osobistych, a procedurę ich tworzenia należy ustalić w lokalnym akcie prawnym organizacji, zatwierdzonym przez kierownika.

W aktach osobowych pracownika (teczka osobista) możesz umieścić kopie dokumentów wymaganych przy zatrudnieniu (paszport, dowód wojskowy, zaświadczenie o nadaniu NIP, zaświadczenie o ubezpieczeniu emerytalnym, akt małżeństwa, akt urodzenia dzieci - w celu zapewnienia ulg w podatku dochodowym); dokumenty dotyczące wykształcenia itp.), a następnie wszystkie główne dokumenty powstałe w trakcie życia zawodowego pracownika, charakteryzujące jego działalność zawodową (wnioski o przeniesienie na inną pracę, rezygnacja, charakterystyka, dokumenty dotyczące zaawansowanego szkolenia, kopie zamówień na przyjęcie, przeniesienie , zwolnienie itp.).

Ponadto pracodawca musi posiadać następujące dokumenty ochrony pracy:

Instrukcje dotyczące zawodowej ochrony pracy;
- protokół odprawy (zapoznanie się z instrukcją);
- dziennik pracowników przechodzących obowiązkowe badania lekarskie i inne.

Dokumenty te mogą być przechowywane w służbie personalnej przedsiębiorstwa, jeżeli organizacja nie ma oddzielnej służby ochrony pracy lub w biurze.

Zgodnie z pod. „a” część 1 art. 356 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej Federalna Inspekcja Pracy sprawuje państwowy nadzór i kontrolę nad przestrzeganiem przez pracodawców przepisów prawa pracy i innych regulacyjnych aktów prawnych. Federalna Inspekcja Pracy ma prawo przesyłać w określony sposób federalnym organom wykonawczym, władzom wykonawczym podmiotów Federacji Rosyjskiej, organom samorządu terytorialnego, organom ścigania oraz sądom roszczenia i inne materiały dotyczące naruszeń prawa pracy i przepisów prawa pracy, aż do zawieszenia działalności spółek, w przypadku których stwierdzono naruszenia (art. 3.12 Kodeksu administracyjnego).

Szefowie organizacji ponoszą osobistą odpowiedzialność za fundusz dokumentowy generowany w trakcie ich działalności. Za naruszenie ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej i innych regulacyjnych aktów prawnych, nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji personalnej lub jej brak ustawodawca przewiduje nałożenie kary administracyjnej: dla urzędników - od 1000 do 5000 rubli, dla osób prawnych - od 30 000 do 50 000 rubli. lub administracyjne zawieszenie działalności na okres do 90 dni i ponownie - powoduje dyskwalifikację urzędnika (art. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 i 14.23 Kodeksu administracyjnego).

Lista dokumentów personalnych wymaganych dla organizacji:

	Dokument	Jaki dokument reguluje	Notatka	Okres przydatności do spożycia
	Wewnętrzne przepisy pracy (ILR)	Artykuł 189 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Przyjmując zatrudnienie (przed podpisaniem umowy o pracę) pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z PVTR pod podpisem. Obowiązuje do czasu wymiany na nowe.	Stale
	Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych pracowników	Artykuł 86 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Przyjmując zatrudnienie (przed podpisaniem umowy o pracę) pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z Regulaminem ochrony danych osobowych pracowników przed podpisaniem. Obowiązuje do czasu wymiany na nowy.	Stale
	Tabela personelu (formularz T-3) (układ personelu)	Artykuł 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji nr 1	Jest kompilowany za każdym razem, gdy wprowadzane są w nim pewne zmiany.	Stale
	Księga rozliczeń ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich		Przechowywane w dziale HR i utrzymywane na bieżąco.
	Księga wpływów i wydatków do ewidencjonowania formularzy zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich	Instrukcje dotyczące procedury wypełniania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich (zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji nr 69)	Przechowywane w dziale księgowości wraz z formularzami zeszytów ćwiczeń i wkładkami do nich; Formularze odbierane są przez dział HR na wniosek pracownika HR.	50 lat (przy czym po likwidacji przedsiębiorstwa wraz z innymi dokumentami przekazywany jest do archiwum miejskiego, którego okres ważności wynosi 75 lat)
	Regulaminy wynagrodzeń, premii i zachęt rzeczowych	Sekcja 6 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, rozdział 21 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	W obecności złożonych systemów płatności i pracy oraz systemów premiowych. Obowiązuje do czasu wymiany na nowy.	Stale
	Regulamin systemu szkoleń	Artykuły 196, 197 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Jeśli w organizacji istnieje system szkoleń.	Stale
	Regulamin certyfikacji pracowników	Artykuł 81 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Podczas przeprowadzania certyfikacji na podstawie decyzji pracodawcy.	Stale
	Harmonogram wakacji	Artykuł 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji nr 1	Zatwierdzony przez pracodawcę nie później niż na dwa tygodnie przed rozpoczęciem roku kalendarzowego.
	Umowa o pracę	Artykuły 16, 56, 57, 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Zawierane na piśmie z każdym pracownikiem.
	Opisy stanowisk pracy dla poszczególnych stanowisk zgodnie z tabelą personelu, instrukcjami pracy dla zawodów		Akceptowane według uznania pracodawcy.	Stale
	Zamówienia na zatrudnienie	Artykuł 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Publikowane na podstawie umowy o pracę. Ogłasza się je pracownikowi za podpisem w ciągu trzech dni od dnia faktycznego rozpoczęcia pracy.
	Polecenia przeniesienia na inną pracę	Artykuł 72 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Wydawane na podstawie umowy o przeniesienie na inną pracę (umowa dodatkowa do umowy o pracę).
	Nakazy zwolnienia	Artykuł 84 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej
	Zamówienia dotyczące głównych działań		Publikowane w razie potrzeby. Zamówienia na czynności podstawowe przygotowywane przez dział kadr są rejestrowane i przechowywane w biurze. Dział kadr prowadzi kartotekę „Kopie zleceń na działalność podstawową”.	1 rok (kopie zamówień przechowywane w dziale personalnym)
	Nakazy udzielenia urlopu	Rozdział 19 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji nr 1	Wydawane na podstawie harmonogramu urlopów lub wniosku pracownika
	Wnioski pracowników o urlop bezpłatny	Artykuł 128 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Urlop bezpłatny udzielany jest na wniosek (wniosek) pracownika zgodnie z częścią 1 art. 128 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej lub zgodnie z wymogami prawa na podstawie wniosku pracownika (część 2 art. 128 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
	Imienna karta pracownika (formularz T-2)	Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji nr 1.	Prowadzone dla każdego pracownika.
	Historia zatrudnienia	Artykuł 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, dekret rządu Federacji Rosyjskiej nr 225 „W zeszytach ćwiczeń”, Instrukcje dotyczące procedury wypełniania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich (zatwierdzone dekretem Ministerstwa Pracy Rosji nr 69)	Pracodawca prowadzi księgi pracy każdego pracownika, który przepracował u niego więcej niż pięć dni.	Po zwolnieniu pracownik otrzymuje w rękach książeczkę pracy. Nieodebrane zeszyty ćwiczeń są przechowywane w organizacji przez 50 lat, a po likwidacji przedsiębiorstwa są archiwizowane
	Umowy o pełnej odpowiedzialności	Załączniki 2, 4 do uchwały Ministerstwa Pracy Rosji nr 85	Zawierane są z pracownikami bezpośrednio obsługującymi dobra materialne.
	Księga rachunkowa (dziennik) zamówień na działalność podstawową	Instrukcje dotyczące pracy biurowej w służbie HR VNIIDAD „Przybliżone instrukcje dotyczące pracy biurowej w służbie HR organizacji” (zalecające)	Muszą być ponumerowane i zasznurowane, opieczętowane i podpisane przez pracodawcę
	Księga rachunkowa (dziennik) zleceń pracy
	Księga rachunkowa (dziennik) zleceń zwolnienia
	Księga rachunkowa (dziennik) zleceń udzielenia urlopu
	Dziennik rejestracji świadectw podróży
	Arkusz czasu	Część 3 art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika
	Rozkład zmian	Artykuł 103 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Podaje się go do wiadomości pracowników nie później niż na miesiąc przed wejściem w życie.
	Dziennik kontroli organów kontrolnych	Ustawa federalna nr 134-FZ „W sprawie ochrony praw osób prawnych i indywidualnych przedsiębiorców podczas kontroli państwowej (nadzoru)”	Prowadzone przez wszystkie osoby prawne i przedsiębiorców nie tworzących osobowości prawnej	Stale
	Protokoły posiedzeń, uchwały komisji kwalifikacyjnych certyfikujących	Regulamin certyfikacji pracowników przedsiębiorstw	Wydane przez komisję certyfikującą
	Karty zgłoszeń i nakazy dla pracowników wykonujących zawody niebezpieczne	Część 3 art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Kompilowane co miesiąc.
	Listy pracowników produkcyjnych, w których występują niebezpieczne warunki pracy	Uchwała Rady Ministrów ZSRR nr 10 „W sprawie zatwierdzenia wykazów produkcji, pracy, zawodów, stanowisk, wskaźników dających prawo do preferencyjnego świadczenia emerytalnego”	Jeśli w produkcji panują szkodliwe warunki pracy; jest w trakcie.
	Wykazy pracowników odchodzących na preferencyjne emerytury
	Korespondencja w sprawie ustalania - emerytur i świadczeń państwowych; Preferencyjna emerytura
	Z zawodu instrukcja BHP	Sekcja 10 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej		Stale
	Dziennik odpraw (zapoznanie się z instrukcją)	Sekcja 10 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej
	Dziennik pracowników poddawanych obowiązkowym badaniom lekarskim	Artykuł 69 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zarządzenie Ministra Zdrowia i Przemysłu Medycznego Federacji Rosyjskiej nr 90 „W sprawie trybu przeprowadzania wstępnych i okresowych badań lekarskich pracowników oraz przepisów lekarskich dotyczących dopuszczenia do zawodu”.
	Raporty z wypadków	Uchwała Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej nr 73 „W sprawie zatwierdzenia formularzy dokumentów niezbędnych do badania i rejestrowania wypadków przemysłowych oraz przepisów dotyczących specyfiki badania wypadków przemysłowych w niektórych branżach i organizacjach”
	Akty dochodzenia w sprawie zatruć i chorób zawodowych

Obieg dokumentów wewnętrznych

Obieg dokumentów oznacza przepływ dokumentów w instytucji od momentu ich otrzymania lub utworzenia, aż do zakończenia realizacji, przesłania lub archiwizacji. Obejmuje to operacje przyjmowania, rozpowszechniania, rejestracji, kontroli wykonania, wydawania zaświadczeń, tworzenia akt, przetwarzania przedarchiwalnego, przechowywania i wykorzystania dokumentów.

Szybkość przepływu dokumentu, skuteczność rozwiązania poruszanego w nim problemu, jednolitość obciążenia służb i urzędników zależą od prawidłowej, racjonalnej organizacji obiegu dokumentów.

Pracę z dokumentami przedsiębiorstwa można przedstawić w postaci następującego łańcucha technologicznego operacji:

Odbiór dokumentów przychodzących;
recenzja wstępna (ocena przez sekretarza);
rejestracja dokumentów;
raportować menadżerowi o otrzymanych dokumentach;
podejmowanie decyzji przez menedżera;
wysyłanie dokumentów do realizacji;
kontrola nad wykonaniem dokumentów;
wykonanie dokumentów;
przygotowywanie dokumentów do spraw;
wykorzystanie dokumentów w pracy referencyjnej i informacyjnej;
ustalenie terminów przechowywania dokumentów (przekazanie do archiwum, dalsze wykorzystanie, zniszczenie dokumentów).

O stopniu doskonałości systemu technologicznego pracy z dokumentami decyduje efektywność przepływu i wykonywania dokumentów oraz skuteczność dostarczania udokumentowanych informacji kierownictwu przedsiębiorstwa.

W obsłudze dokumentacyjnej przedsiębiorstwa można wyróżnić trzy główne grupy dokumentów: dokumenty przychodzące (przychodzące), dokumenty wychodzące (wysyłane), dokumenty wewnętrzne.

Rejestrację można przeprowadzić dla wszystkich grup dokumentów, przede wszystkim dla dokumentów przychodzących. Wiele przedsiębiorstw nie prowadzi ewidencji dokumentów wewnętrznych.

Prace nad realizacją i kontrolą realizacji dokumentów obejmują dokumenty wewnętrzne, przychodzące i tylko wyjątkowo wychodzące.

Od etapu założenia sprawy wszystkie grupy dokumentów poddawane są tym samym operacjom, z wyjątkiem dokumentów przychodzących, które poza nielicznymi wyjątkami nie są kierowane do magazynu archiwalnego.

Aby ustalić jednolitą procedurę sporządzania dokumentów i organizacji pracy z nimi, przedsiębiorstwo opracowuje instrukcję pracy biurowej, która zawiera próbki prawidłowo sporządzonych dokumentów i zasady pracy z nimi.

Przyjmowaniem i przetwarzaniem dokumentów przychodzących zajmuje się sekretarz-asystent.

Otrzymane dokumenty przechodzą przez następujące etapy:

Przetwarzanie pierwotne;
wstępne rozważenie, oznaczenie;
rejestracja;
przegląd dokumentów przez kierownictwo;
kierunek wykonania;
kontrola wykonania;
wykonanie dokumentów;
składanie dokumentów do akt.

Podstawowa obsługa dokumentów przychodzących polega na sprawdzeniu poprawności doręczenia pism. Wszystkie koperty są otwarte, z wyjątkiem korespondencji osobistej (oznaczonej jako „osobiście”). Następnie sprawdzana jest poprawność adresu dokumentu zawartego w kopercie, liczba arkuszy dokumentu oraz obecność załączników do nich.

W przypadku braku załączników lub arkuszy dokumentu, nadawca pisma zostaje o tym poinformowany i na samym dokumencie oraz w dzienniku dokumentów wpływających w kolumnie „Notatka” zostaje dokonana adnotacja:

Koperty oznaczone jako „osobiście” nie mogą być otwierane.
Sporządź protokół, jeżeli tekst dokumentu jest uszkodzony lub brakuje w nim załączników.
Wyślij jeden egzemplarz aktu wraz z otrzymanymi dokumentami do adresata.
Przekazuj błędnie doręczoną korespondencję na właściwy adres.
Listy polecone przyjmowane są za podpisem.
Na dokumencie oznaczonym jako „pilne” należy podać godzinę otrzymania.

Koperty z reguły ulegają zniszczeniu, z wyjątkiem przypadków, gdy jedynie na podstawie koperty można ustalić adres nadawcy, datę wysłania i datę odbioru lub gdy koperta jest oznaczona jako „poufna” lub „pilna”.

Przeprowadzana jest wstępna weryfikacja napływających dokumentów w celu podziału dokumentów na dokumenty imienne i niezarejestrowane.

Dokumenty zarejestrowane są oznaczone numerem przychodzącym i datą otrzymania dokumentu przez organizację.

Podczas wstępnego badania staje się również jasne, czy dokumenty przekazywane kierownikowi wymagają selekcji dodatkowych materiałów: wcześniejszej korespondencji, umów, dokumentów regulacyjnych itp. Dokumenty te wybiera zastępca sekretarza i przekazuje wraz z dokumentem przychodzącym do kierownika szef przedsiębiorstwa.

Bez wstępnego rozpatrzenia dokumenty kierowane do jednostki strukturalnej lub konkretnie do pracownika firmy trafiają do miejsca przeznaczenia.

Kierownik przedsiębiorstwa przegląda napływający dokument i za pośrednictwem sekretarza przesyła go wykonawcy z uchwałą odzwierciedlającą jego decyzję i faktyczne terminy realizacji. Sekretarz wpisuje uchwałę do rejestru. Jeżeli w uchwale wskazanych jest kilku wykonawców, wówczas dokument przekazywany jest pierwszemu z listy, który uważany jest za wykonawcę odpowiedzialnego.

Wykonawca pracując z dokumentem przygotowuje odpowiedź, która przesyłana jest do podpisu kierownikowi (wraz z materiałami towarzyszącymi, które posłużyły do ​​przygotowania odpowiedzi).

Sekretarz (w razie potrzeby) monitoruje wykonanie przychodzącego dokumentu.

Sekretarz otrzymuje pismo z inicjatywą od wykonawcy i umieszcza je w odpowiednich aktach w celu dalszego przechowywania i wykorzystania, a następnie przesyła odpowiedź adresatowi.

Dokumenty wysyłane z firmy nazywane są dokumentami wychodzącymi. Przetwarzanie dokumentów wychodzących polega na następujących operacjach:

Sporządzenie projektu dokumentu wychodzącego;
zatwierdzenie projektu dokumentu;
sprawdzenie poprawności projektu dokumentu przez sekretarza;
rejestracja dokumentu;
sprawdzenie poprawności adresowania;
wysłanie dokumentu do adresata;
złożenia drugiego odpisu (kopii) dokumentu w aktach.

Projekt dokumentu wychodzącego sporządza i wykonuje wykonawca, a sekretarz sprawdza poprawność jego wykonania.

Dokumenty wychodzące sporządza się w dwóch egzemplarzach, z wyjątkiem faksów, które sporządza się w jednym egzemplarzu.

Przygotowany projekt dokumentu wychodzącego przekazywany jest kierownikowi do podpisu. Wraz z nim mogą być przekazywane inne dokumenty, na podstawie których sporządzany jest projekt dokumentu wychodzącego (listy inicjujące, umowy, ustawy, dokumenty regulacyjne itp.).

Kierownik może dokonać wszelkich zmian i uzupełnień w podpisanym dokumencie lub zwrócić go wykonawcy do sprawdzenia.

Po podpisaniu przez kierownika dwóch egzemplarzy dokument zostaje zarejestrowany przez sekretarza. Przesłane dokumenty rejestrowane są w „Dzienniku Ewidencji Dokumentów wychodzących”.

Do rejestracji dokumentów wychodzących wymagane są następujące dane:

Indeks dokumentu, w tym numer sprawy;
data dokumentu;
miejsce docelowe;
streszczenie lub tytuł;
notatka egzekucyjna (protokół rozstrzygnięcia sprawy, numery dokumentów odpowiedzi);
wykonawca;
notatka.

Dokument polecony jest wysyłany do adresata jeszcze tego samego dnia. Wysyłając dokument, musisz sprawdzić adres odbiorcy na liście i kopercie.

Kopię wysyłanego dokumentu oraz pojedynczy egzemplarz faksu umieszcza się w aktach korespondencji:

Dokumenty muszą zostać przetworzone i wysłane tego samego dnia.
Telegramy są wysyłane natychmiast.
Dokumenty wychodzące drukowane są w dwóch egzemplarzach.
Jeżeli dokument wymaga zwrotu, należy go ostemplować lub oznaczyć jako „Zwrotny” i zaznaczyć w aktach sprawy lub dzienniku.

Aby rejestrować dokumenty przychodzące i wychodzące za pomocą komputera osobistego, możesz użyć tych samych kolumn dziennika rejestracyjnego.

Dokumenty wewnętrzne to dokumenty, które są przygotowywane, wykonywane i wykonywane w samej organizacji (instytucji), zgodnie z wewnętrznymi zasadami opracowywania dokumentów.

Dokumentami wewnętrznymi są: oświadczenia, akty, protokoły, sprawozdania i noty wyjaśniające itp.

Praca z dokumentami wewnętrznymi odbywa się w następujący sposób:

1) sporządzenie przez wykonawcę projektu dokumentu;
2) sprawdzenie poprawności projektu dokumentu;
3) podpisanie dokumentu przez kierownika (zatwierdzenie, jeśli to konieczne);
4) rejestracja dokumentu;
5) przekazanie dokumentu wykonawcy;
6) wykonanie dokumentu;
7) kontrola wykonania dokumentu;
8) złożenie wykonanego dokumentu do akt.

Końcowymi etapami pracy z dokumentami wewnętrznymi są: wykorzystanie w pracach referencyjnych i informacyjnych (od 1 roku do 3 lat) oraz określenie dalszego okresu przechowywania (badanie wartości dokumentów). W wyniku decyzji komisji ekspertów przedsiębiorstwa dokumenty wewnętrzne mogą być wykorzystywane w pracach referencyjnych i informacyjnych służby zarządzania biurem przez okres dłuższy niż trzy lata lub mogą zostać przekazane do archiwum lub zniszczone.

Rejestracja dokumentów. Jest to zapis faktu powstania dokumentu lub jego otrzymania poprzez nadanie dokumentowi numeru ewidencyjnego (indeksu) i zapisanie informacji o nim w dzienniku ewidencyjnym.

Rejestracja jest konieczna w celu zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów, szybkiego wyszukiwania, rozliczania i kontroli:

Podaj cechy jakościowe i ilościowe dokumentów;
potwierdzić odbiór lub wysłanie dokumentu;
stworzyć aparat rejestracyjny i referencyjny, który będzie mógł być wykorzystywany w celach informacyjnych;
kontrolować wykonanie dokumentu.

Podstawową zasadą rejestracji dokumentów jest rejestracja jednorazowa. Każdy dokument musi być zarejestrowany w danym przedsiębiorstwie tylko raz. Dokumenty przychodzące rejestrowane są w dniu wpływu, dokumenty wychodzące i wewnętrzne – w dniu podpisania.

Istnieje kilka form rejestracji dokumentów: scentralizowana, zdecentralizowana, mieszana.

Największą efektywność osiąga się przy scentralizowanym systemie rejestracji dokumentów, czyli gdy wszystkie czynności rejestracyjne przeprowadzane są w jednym miejscu lub przez jednego pracownika, np. sekretarkę. Taki system pozwala na utworzenie jednego ośrodka referencyjnego dokumentów przedsiębiorstwa i ustanawia jednolitą procedurę rejestracyjną.

System zdecentralizowany polega na rejestracji dokumentów w miejscach ich powstania lub wykonania, czyli w wydziałach strukturalnych.

Biorąc pod uwagę specyfikę przedsiębiorstwa, można zastosować mieszany system rejestracji dokumentów, w którym część dokumentów rejestrowana jest centralnie, a część zdecentralizowana, w oddziałach strukturalnych.

Małe przedsiębiorstwa najczęściej korzystają ze scentralizowanego systemu rejestracji.

Rejestrując dokumenty w przedsiębiorstwie, należy przestrzegać następujących zasad:

Każdy dokument jest rejestrowany tylko raz;
wszystkie dokumenty są rejestrowane tylko w jednym miejscu;
wszystkie dokumenty rejestrowane są według jednego formularza akceptowanego przez przedsiębiorstwo.

Podczas rejestracji wszystkie dokumenty są dzielone na kilka grup, z których każda jest rejestrowana osobno, na przykład:

Dokumenty przychodzące;
dokumenty wychodzące;
dokumenty wewnętrzne;
umowy handlowe;
dokumenty oznaczone jako „CT” („Poufne”).

Rejestrując każdą grupę dokumentów należy stosować ujednolicone metody nadawania numerów (indeksów) dokumentom.

Istnieją trzy główne typy rejestracji dokumentów:

1) kartowy system rejestracji dokumentów;
2) dziennikowy system rejestracji dokumentów;
3) komputerowy system rejestracji dokumentów.

Przechowywanie dokumentów wewnętrznych

Opisy stanowisk pracy - stale (pkt 27 Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych zarządczych).

Harmonogramy zatrudnienia organizacji oraz zmiany w nich w miejscu opracowania i zatwierdzenia mają stały okres przechowywania (art. 71 wykazu standardowych dokumentów archiwalnych).

Wewnętrzne przepisy pracy muszą być przechowywane w organizacji przez rok po wymianie na nowe (art. 773 Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych).

Na podstawie art. 411 Wykazu Standardowych Dokumentów Archiwalnych Zarządczych, postanowienia dotyczące wynagrodzeń i premii dla pracowników podlegają trwałemu przechowywaniu w miejscu ich opracowania i zatwierdzenia.

Dokumenty (wykaz informacji, regulaminy itp.) ustanawiające reżim tajemnicy przedsiębiorstwa w organizacji mają stały okres przechowywania (art. 62 Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych zarządzania).

Pomimo tego, że okresy przechowywania lokalnych przepisów i zatwierdzonych przez nie zarządzeń często się różnią, lokalne przepisy stają się częścią zamówienia, jego załącznika, a okresy przechowywania w tym przypadku będą zależeć od okresów przechowywania lokalnego aktu lub zarządzenia (w zależności, który okres jest dłuższy).

Z chwilą zatwierdzenia nowej edycji opisu stanowiska stara traci ważność. Okres przechowywania nieaktywnych wydań opisów stanowisk pracy wynosi 3 lata (klauzula 77 ust. 2 Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych zarządczych).

Zmiany w okresach przechowywania dokumentów personalnych wprowadzone art. 22 ust. 1 ustawy nr 125-FZ dotyczą wyłącznie dokumentów, których okres przechowywania wynosił wcześniej 75 lat. Jednocześnie ustawodawca popełnił błąd, formalnie osiągając wydłużenie okresów przechowywania wszystkich grup dokumentów personalnych. Mianowicie dla tych, dla których przewidziany jest okres przechowywania wynoszący pięć lat zgodnie z paragrafami 19 i 665 listy zatwierdzonej zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji nr 558. Obecnie przygotowywany jest projekt ustawy zmieniającej ustawę nr 558. 125-FZ i wyeliminować powstałe niedociągnięcia. Jak wyjaśniają specjaliści z Rostrud, przed przyjęciem tych zmian należy zastosować dotychczasowy system ustalania okresów przechowywania dokumentów zgodnie z listą zatwierdzoną rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji nr 558, aby uniknąć nieporozumień i kar finansowych i nie wyróżniać dokumentów personalnych do zniszczenia.

Okresy, w których konieczne jest przechowywanie dokumentów personelu, określono w art. 22 ust. 1 ustawy nr 125-FZ oraz na liście zatwierdzonej rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji nr 558. Początek okresu przechowywania dokumentów przypada na uważa się za 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zostały sporządzone ( paragraf 4, punkt 1.4 listy zatwierdzonej zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji nr 558).

Zatem nakazy zatrudnienia, przeniesienia, zwolnienia, urlopu bezpłatnego i inne polecenia personelu, a także oświadczenia pracowników, jeśli są przechowywane w ich aktach osobowych, co do zasady, muszą być przechowywane przez co najmniej 75 lat, jeżeli są tworzone do 2003 roku. Jeżeli dokumenty te powstały po 2003 r., należy je przechowywać przez co najmniej 50 lat.

Umowy o pracę, karty osobowe i akta osobowe pracowników należy także przechowywać przez 75 lat, jeżeli zostały zawarte przed 2003 r., lub przez 50 lat, jeżeli zostały utworzone po 2003 r., a akta osobowe menedżerów – trwale. Należy także stale utrzymywać tabelę personelu.

Jednocześnie wszelkie dokumenty dotyczące personelu utworzone w okresie służby cywilnej niebędącej państwową służbą cywilną należy przechowywać przez 75 lat, niezależnie od daty ich utworzenia.

Procedura ta jest przewidziana w art. 22 ust. 1 ustawy nr 125-FZ.

Zamówienia w sprawie udzielenia urlopu rocznego i edukacyjnego, wysyłania w podróż służbową w Rosji (a także innych dokumentów związanych z podróżami służbowymi: zadania, raporty itp.), A także zarządzenia dotyczące kar i oświadczeń pracowników, jeśli są przechowywane osobno i nie w aktach osobowych wystarczy przechowywać tylko pięć lat.

Wniosek ten wynika z pozycji 19 i 665 listy zatwierdzonej zarządzeniem Ministra Kultury Rosji nr 558.

Uwaga: zmiany w okresach przechowywania dokumentów personalnych wprowadzone art. 22 ust. 1 ustawy nr 125-FZ dotyczą wyłącznie dokumentów, których okres przechowywania wynosił wcześniej 75 lat. Jednocześnie ustawodawca popełnił błąd, formalnie osiągając wydłużenie okresów przechowywania wszystkich grup dokumentów personalnych. Mianowicie dla tych, dla których przewidziany jest okres przechowywania wynoszący pięć lat zgodnie z paragrafami 19 i 665 listy zatwierdzonej zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji nr 558. Obecnie przygotowywany jest projekt ustawy zmieniającej ustawę nr 558. 125-FZ i wyeliminować powstałe niedociągnięcia. Jak wyjaśniają specjaliści z Rostrud, przed przyjęciem tych zmian należy zastosować dotychczasowy system ustalania okresów przechowywania dokumentów zgodnie z listą zatwierdzoną rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji nr 558, aby uniknąć nieporozumień i kar finansowych i nie wyróżniać dokumentów personalnych do zniszczenia.

Materiały certyfikacyjne stanowiska pracy należy przechowywać przez 45 lat, a w trudnych, szkodliwych lub niebezpiecznych warunkach pracy - 75 lat.

Zachowaj regulamin pracy nawet po jego wymianie na nowy. Okres ważności wynosi jeden rok. Dla harmonogramów wakacji ustala się również roczny okres przydatności do spożycia.

Okres, przez który konieczne jest przechowywanie dokumentów potwierdzających odbycie przez pracownika wykształcenia na koszt organizacji, określają wymogi przepisów podatkowych. Faktem jest, że art. 264 ust. 3 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej stanowi, że aby odpisać te koszty w celu zmniejszenia dochodu podlegającego opodatkowaniu, organizacja musi przechowywać wszystkie dokumenty potwierdzające szkolenie (umowa z instytucją edukacyjną, zamówienie z instytucji edukacyjnej) głowa do wysłania pracownika na szkolenie, akt świadczenia usług, dyplom, certyfikat, certyfikat itp.). Okres ich przechowywania jest ograniczony do czasu trwania umowy szkoleniowej i jednego roku pracy pracownika, nie krócej jednak niż cztery lata.

Powrót | |

Elektroniczne zarządzanie dokumentami musi być holistyczną, kompleksową technologią zarządzania, która zapewnia podstawowe procesy pracy z elektronicznymi dokumentami zarządczymi (przychodzącymi, wychodzącymi i wewnętrznymi) zgodnie z wymogami ich rejestracji i certyfikacji.

Z punktu widzenia organizacji wsparcia dokumentacyjnego zarządzania można wyróżnić dwa poziomy organizacji wdrożenia i wykorzystania elementów elektronicznego zarządzania dokumentacją: obieg dokumentów wewnątrz organizacji oraz komunikacja zewnętrzna organizacji.

Organizując wykorzystanie wewnętrznego zarządzania dokumentami elektronicznymi, każda organizacja staje przed następującymi pytaniami:

W jakich formatach tworzyć i przechowywać dokumenty elektroniczne;

Jak połączyć korzystanie z dokumentów elektronicznych z elementami tradycyjnej pracy biurowej i obiegu dokumentów.

Konieczność elektronicznej wymiany dokumentów pomiędzy organizacjami prowadzi w praktyce do istnienia różnych opcji łączenia elementów tradycyjnego i elektronicznego zarządzania dokumentami w komunikacji zewnętrznej, od opcji uproszczonych po złożone technologie.

Złożone technologie zewnętrznego elektronicznego zarządzania dokumentami łączą rejestrację dokumentów w systemie korporacyjnym z wprowadzaniem ich do akt, przesyłaniem ich do odbiorców pocztą elektroniczną, automatyzację procedury rejestracji dokumentów otrzymanych pocztą elektroniczną w systemie korporacyjnym organizacji otrzymującej dokumenty, a także zapewnić stosowanie środków ochrony kryptograficznej, w tym EDS. Stosując podpisy cyfrowe w zewnętrznym zarządzaniu dokumentami elektronicznymi należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

Ustal listę osób w organizacji, które będą korzystać z podpisu cyfrowego;

Wybierz konkretny pakiet kryptowalut i rozwiąż kluczowe problemy z certyfikacją.

Interakcja dwóch lub więcej systemów korporacyjnych w ramach połączonej technologii przepływu dokumentów wiąże się z rozwiązywaniem szeregu problemów o różnym stopniu złożoności. Najbardziej złożone problemy mają głównie charakter techniczny i dotyczą zapewnienia z jednej strony interakcji systemów korporacyjnych kilku organizacji i działów, a z drugiej bezpieczeństwa informacji i ochrony informacji w sieciach komputerowych. Ten zespół problemów mieści się w obszarze działalności specjalistów z zakresu informatyzacji i ochrony informacji technicznej.

W przypadku działań służb wsparcia dokumentacji wymagane będzie współdziałanie organizacyjne i metodologiczne pomiędzy organizacjami uczestniczącymi w elektronicznym zarządzaniu dokumentami, w tym w kwestiach ujednolicenia form dokumentów, formatów zapisu i zasad obiegu dokumentów. Wszystko to jest konieczne, aby osiągnąć maksymalną przejrzystość w swojej pracy.

Aby pomyślnie wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentami w komunikacji zewnętrznej organizacji i międzywydziałowej wymianie informacji, konieczne jest stosowanie ogólnych zasad, standardowych rozwiązań, a także skoordynowanych działań twórców zautomatyzowanych systemów. Niezbędny jest dalszy rozwój koncepcyjny polityki w zakresie automatyzacji obiegu dokumentów w aparacie rządowym, zapewniający interakcję i kompatybilność stosowanych systemów.