Vado. išorinis elektroninių dokumentų valdymas: kas tai yra ir kaip pasirinkti. Išorinis elektroninių dokumentų valdymas Kodėl mums reikalingas elektroninis dokumentų valdymas?

Dokumentų srautas – tai dokumentų judėjimas nuo jų sukūrimo iki to momento, kai baigiamas darbas su jais.

Dokumentų srauto organizavimas turi daug bendro su mechaninio konvejerio organizavimu. Vienu metu įdiegus surinkimo liniją, kartu su gaminių tipizavimu ir dalių standartizavimu, žymiai padidėjo darbo našumas, sumažėjo gamybos proceso savikaina ir prasidėjo masinė gamyba. Tiesa, konvejerio nustatytas ritmas padidino darbo intensyvumą ir darbininkų nervinę įtampą.

Dokumentų srautas įmonėje

Dokumentų srauto organizavimas grindžiamas tais pačiais principais kaip ir mechaninis konvejeris: dokumentų judėjimas turi turėti minimalų grįžimą į ankstesnius etapus, dokumentai turi būti siunčiami atlikėjams pagal jų pareigas, kad būtų išvengta operacijų dubliavimo.

Dokumento eigos schema

Dokumento eigos schema

Yra išoriniai ir vidiniai dokumentų srauto kontūrai.

Išorinis kontūras prasideda įeinančiais (išoriniais) dokumentais, kurie į įmonę patenka iš išorės. Tai gali būti aukštesnių institucijų įsakymai, įsakymai, nutarimai, klientų partnerių laiškai ir kt. Gauti dokumentai registruojami sekretorių ir siunčiami vykdyti.

Gaunama dokumentacija – tai dokumentai, kuriuos įmonė gavo iš kitų organizacijų. Siunčiami dokumentai – tai dokumentai, kuriuos įmonė (organizacija) siunčia kitoms įmonėms. Siunčiama dokumentacija – tai dokumentai, kuriuose yra įmonėje sugeneruota informacija, siekiant ją perduoti kitoms organizacijoms: laiškai, pažymos, ataskaitos, įsakymai, telegramos, telefono pranešimai ir kt.

Dokumentų srautas– dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų gavimo ar išdavimo momento iki įforminimo ar išsiuntimo užbaigimo.

Yra trys pagrindiniai dokumentų srautai:

– iš kitų organizacijų gaunamus dokumentus (gaunamus);

– kitoms organizacijoms siunčiami dokumentai (išeinantys);

– dokumentai, sukurti organizacijoje ir naudojami organizacijos darbuotojų valdymo procese (vidiniai).

Dokumentų srautas yra neatskiriama ikimokyklinio ugdymo įstaigos dalis, kurios tikslas – teikti informacinę pagalbą įstaigos veiklai, jos dokumentavimui ir anksčiau sukurtos valdymo informacijos saugojimui. Ikimokyklinio ugdymo įstaiga tiesiogiai priklauso nuo valdymo sprendimų, kurių dokumentacija kaip procesas apima tris komponentus: informacinį palaikymą sprendimams, tai yra sprendimo pateikimą informacija (dokumentais), sprendimo dokumentavimą ir jo įgyvendinimo stebėjimą. Pagrindiniai šio proceso komponentai yra: pradinės informacijos gavimas, tikslo (užduoties) nustatymas, reikalingos informacijos paieška (referencinis darbas), sprendimo parengimas (dokumento rengimas), jo tvirtinimas, redagavimas, gamyba, sertifikavimas, siuntimas (perdavimas). adresatui), stebėsenos vykdymo sprendimai. Dokumentų srauto apimtį lemia konkretaus laikotarpio (metų, ketvirčio, ​​mėnesio, dienos) gaunamų, išsiunčiamų ir įstaigos vidaus dokumentų skaičius. Racionalus dokumentų srauto organizavimas apima šiuos principus: tiesumą, tęstinumą, ritmą, lygiagretumą, proporcingumą. Tiesioginio dokumentų judėjimo principas reikalauja, kad dokumentai būtų gabenami trumpiausiu keliu. Paprasčiausia dokumentų srautų judėjimo forma atitinka tiesinį struktūrinių vienetų išdėstymą. Dokumentų srauto tęstinumo principas – nuolatinis dokumentų pateikimas tam lygiui, kuriame dėl jų priimamas sprendimas. Šis principas nesuderinamas su dokumentų „stingimu“, jų kaupimu vienu atveju. Ritmiško dokumentų srauto principas reiškia tolygų dokumentų srautų judėjimą. Lygiagretumo principas reiškia atskirų operacijų atlikimą dokumento apdorojimui jam judant. Pagrindinis šio principo tikslas – sutrumpinti dokumento užpildymo laiką. Lygiagretus atskirų operacijų vykdymas žymiai pagreitina tiek dokumentų eigą, tiek viso dokumento vykdymą. Proporcingumo principas numato proporcingą, vienodą dokumentų judėjimo kanalų apkrovą. Svarbus savarankiškumo ir atsakomybės principas dirbant su dokumentais. Šis principas reiškia, kad atliekant visus veiksmus – nukreipiant, skirstant, derinant, pasirašant ir pan. – būtina griežtai vadovautis įstaigos ir jos dalių funkcijomis, darbuotojų kompetencija. Didelę įtaką dokumentų srautui turi esama įstaigos struktūra ir funkcijos, valdymo veiklos formos ir metodai. Todėl operatyvų dokumentų priėmimą ir įforminimą, be grynai raštvedybos priežasčių, apsunkina organizaciniai trūkumai, aiškaus pareigūnų pareigų atskyrimo nebuvimas, nepakankamas kai kurių institucijų ir atskirų jų struktūrinių padalinių funkcijų aiškumas.

Mokslo ir technologijų pažanga pagrįsto valdymo mastai reikalauja mechanizuoti biuro darbą visuose jo etapuose. Biuro darbo procesų mechanizavimas apima techninių priemonių naudojimą dokumentacijos ir dokumentų tvarkymo operacijoms atlikti. Elektroninė įranga tapo tikra būtinybe sprendžiant įmonės valdymo dokumentacijos palaikymo problemas. Kompiuterių eroje reikia patikslinti tradicinį dokumento apibrėžimą, nes šiais laikais dokumentai gali būti žinutės, gautos el. paštu, garso failai ar vaizdo įrašai. Todėl dokumentą galima apibrėžti taip: dokumentas – tai žmogaus suvokimui prieinamos informacijos rinkinys . Yra daugybė oficialių dokumentų kūrimo ir redagavimo programų. Nepaisant sparčios elektroninių dokumentų plėtros, ekspertai mano, kad daugybė organizacinių ir techninių sunkumų neleis jiems artimiausiu metu visiškai pakeisti ir pašalinti iš apyvartos tradicinių dokumentų.

Klausimai diskusijoms

1 Iš kokių skyrių sudaro valdymo kortelės failas?

2 Kokius dokumentų įforminimo terminus žinote?

3 Kuris pareigūnas pašalina dokumentą iš kontrolės?

4 Kas yra dokumentų vykdymo kontrolės objektas?

5 Iš kokių elementų susideda dokumento registracijos rodyklė?

6 Uždėkite „kontrolinį ženklą“ ant dokumentų.

7 Nuo kurio momento skaičiuojamas dokumento vykdymo terminas ir kontrolė?

8 Kokia yra dokumento įforminimo termino pratęsimo tvarka?

9 Koks yra dokumentų srauto tikslas?

10 Kokie dokumentai leidžia analizuoti ir tobulinti dokumentų srautą?

11 Kas yra dokumentų srautas?

12 Apibūdinkite „bylų nomenklatūros“ sąvoką.

13 Apibūdinkite „verslo“ sąvoką.

14 Kas yra dokumentų registravimas?

15 Nurodykite pagrindinius biuro darbo etapus.

16 Įvardykite darbo su dokumentais etapus, būdingus dokumentų srautui.

17 Ką apima sąvoka „bylų formavimas“?

18 Kas atlieka išankstinę dokumentų peržiūrą?

19 Kokiu principu parenkami saugoti ar naikinti dokumentai?

20 Kokiais kriterijais remiantis sudaromos bylų nomenklatūros?

21 Apibrėžkite dokumentų vertės tyrimą.

22 Kokios yra dokumentų ekspertizės užduotys?

23 Kokio tipo bylų sąrašus rengia institucijos?

24 Į kokias grupes galima suskirstyti sąrašais nustatytus dokumentų saugojimo terminus?

25 Kokių reikalavimų reikia laikytis rišant ar paduojant bylas nuolatiniam, laikinam (virš 10 metų) saugojimui ir personalui?

26 Kaip faile numeruojami lapai?

27 Kokie duomenys nurodyti nuolatinio saugojimo inventoriaus tituliniame puslapyje?

Neseniai vienam savo klientui diegiau elektroninį dokumentų valdymą. Proceso metu turėjau paaiškinti daugybę sąvokų, pasakyti, kas tai yra, kaip veikia tokio tipo sistemos. Ir tik po to jis sugebėjo suprasti mano pasiūlymų esmę ir patvirtino darbų planą. Diskusijos metu supratau, kad šia tema labai mažai parašyta paprasta kalba, skirta plačiam skaitytojų ratui. Kaip įprasta, pabandysiu šią sąvoką paaiškinti paprasta kalba.

Svarbu suprasti, kad yra dviejų tipų dokumentų srautas – vidinis (EDMS) ir išorinis (VEDO). Rusijoje įprasta tai vadinti EDI, bet manau, kad teisingiau tai vadinti VEDO ir SED, nes iš esmės šios sąvokos Rusijos Federacijoje yra atskirtos. Tai yra, jei ieškote sistemos mainams su sandorio šalimis, tuomet turite ieškoti EDI, jei vidinio dokumentų srauto, tada EDMS.

Šiame straipsnyje noriu pakalbėti apie išorinį elektroninių dokumentų srautą tarp įmonės ir jos partnerių. Dokumentų mainams tarp vienos įmonės padalinių naudojamos vidinės elektroninės dokumentų valdymo sistemos, joms keliami kiek kitokie reikalavimai. Bet aš jų čia nenagrinėsiu.

Kodėl jums reikalingas elektroninis dokumentų valdymas?

Elektroninis dokumentų valdymas – moderni, patogi alternatyva įprastiems popieriniams dokumentams, kurie naudojami bet kokiai verslo veiklai.

Tradicinis dokumentų srautas yra susijęs su nuolatiniu laiko vėlavimu. Norint pradėti bendradarbiauti su klientu, reikia sąskaitos faktūros, dažnai sutarties, o vėliau pasirašytų sąskaitų, atliktų darbų pažymų ir kt. Visi šie dokumentai yra patvirtinti, atspausdinti, pasirašyti ir užantspauduoti. Po to atsiranda būtinybė juos perduoti verslo partneriui, kur jie taip pat pereina patvirtinimo ir pasirašymo procesą.

Toliau dokumentai su parašais nuskenuojami ir siunčiami el. Po to originalai siunčiami kurjeriu, darbuotojais arba paprastu paštu. Visa tai užima nemažai laiko, popieriniai dokumentai kartais pasimeta ir reikalauja pataisymų (o tai dar labiau lėtina dokumentų gavimo procesą). O jų saugojimui dažnai skiriami ištisi kambariai. Dėl to verslas patiria daug nepatogumų, vėluoja sandorių sudarymas, kyla problemų su apskaita, nes ataskaitinio laikotarpio pabaigoje popieriai vis dar kažkur „vežami“. O jei vienai iš šalių pasirašius sutartyje buvo įvardinti prieštaringi punktai ar buhalterinėje dokumentacijoje rasta klaida, tai teisingo popierinio dokumento gavimo procesas užsitęsia dar toliau, kartais net mėnesius.

Elektroninis dokumentų valdymas leidžia atsikratyti visų šių nepatogumų:

• Visi dokumentai „pasirašomi“ elektroniniu būdu, naudojant skaitmeninius parašus. Tai greita ir paprasta.
• Norėdami gauti popierinę kopiją, tiesiog atsispausdinkite kopiją. Susidomėję asmenys visą dokumentaciją gauna akimirksniu, ilgai nelaukdami laiškų ar kurjerių.
• Sutarčių sudarymas ir bendradarbiavimo užbaigimo patvirtinimas (sąskaitos faktūros ir aktai) vyksta be vėlavimų ir papildomų darbuotojų pastangų.
• Sumažėja žmogiškojo faktoriaus įtaka verslui: dokumentai neprarandami, klaidos ištaisomos per trumpą laiką.
• Nereikia skirti naudingos vietos keliems popieriniams dokumentams saugoti.

Be to, elektroninis dokumentų valdymas leidžia išspręsti verslo atskaitomybės valstybei problemą. Anksčiau dokumentai buvo priimami tik popierine forma, o įmonės darbuotojai ilgai keliaudavo į mokesčių inspekciją, stovėdavo eilėse pas inspektorių, o inspektoriai savo ruožtu tvarkydavo daug dokumentų, kad patikrintų ataskaitos teisingumą ir įvesti duomenis į bendrą duomenų bazę.

Dabar visas šias problemas galima išspręsti ir naudojantis elektroniniu dokumentų valdymu. Svarbu suprasti, kad mokesčių tarnyba priima griežtai nustatytos formos ataskaitas ir dokumentus elektronine forma. Bet koks kitas formatas nebus priimtas. Todėl, diegiant elektroninį dokumentų valdymą, prasminga patikrinti įmonės vidaus dokumentacijos formatą ir prireikus atitinkamai pakoreguoti dokumentų šablonus.

Pirmajame etape valstybė mokesčių deklaracijas pradėjo priimti elektroniniu būdu. Technika pasirodė sėkminga. O pastaruoju metu visi dokumentai priimami ir elektroniniu būdu.

Iš ko susideda elektroninis dokumentų valdymas?

Šio tipo dokumentų sraute dalyvauja 4 šalys:

1. Prekių ar paslaugų tiekėjas. Šalis, kuri sukuria elektroninį dokumentą.
2. Pirkėjas arba klientas. Šalis, kuri gauna elektroninį dokumentą.
3. Pardavėjo įmonė, teikianti elektroninę dokumentų mainų platformą ir elektroninių dokumentų valdymo organizavimo paslaugas.
4. valstybė. Valstybinės įstaigos, kurioms pardavėja perduoda duomenis apie užfiksuotas operacijas ir įvykdytus dokumentus.

Kaip tai įgyvendinama praktiškai:

1. Prekių ar paslaugų tiekėjas sugeneruoja elektroninį dokumentą savo apskaitos sistemoje arba tiesiogiai pardavėjo teikiamoje paslaugoje.
2. Paslaugoje esantis dokumentas akimirksniu išsiunčiamas gavėjai įmonei, kuri jį gauna tiesiogiai tarnyboje arba savo programoje, prijungtoje prie paslaugos.
3. Platforma įrašo duomenis apie dokumentą.
4. Gavėjo „pasirašius“ (patvirtinus), dokumento duomenys siunčiami mokesčių inspekcijai.

Taigi dokumento išsiuntimo ir gavimo faktas fiksuojamas automatiškai. Skirtingai nuo popierinių paketų su dokumentais, kuriuos perduoda įmonės darbuotojai, kurjerių ar pašto tarnybos, elektroniniu būdu dokumento negauti ar pamesti neįmanoma. Savalaikio dokumento gavimo faktas elektroninėje sistemoje fiksuojamas automatiškai, šie duomenys gali būti panaudoti kilus ginčui net ir teisme.

Taip pat informacija apie iš abiejų pusių pasirašytus dokumentus automatiškai perduodama mokesčių inspekcijai, o tai sumažina tikimybę, kad bus padarytos apskaitos klaidos, pamestos popierinės kopijos ar kurios nors operacijos neįtraukimas į ataskaitą, o tai pašalina ateityje galimas baudas ir kitas problemas su mokesčių administratorius, susijęs su žmogiškuoju faktoriumi ir taip dažnai naudojamas naudojant popierinių dokumentų valdymą.

Esant popierinių dokumentų srautui, įmonės vadovui sunku kontroliuoti kiekvieno dokumento gavimą laiku. Dažniausiai šie klausimai sprendžiami buhalterių, kurjerių, pardavimų vadybininkų lygmenyje. Dėl to popieriniai originalai ne visada pasiekia buhalterį nepasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui. O tai patikrinus gali susilaukti baudų ir kitų bėdų.

Dėl elektroninių dokumentų tvarkymo:

• Originalus dokumentas pristatomas akimirksniu. Nereikia pašto, kurjerių ar vadybininkų. Nėra vėlavimų ar susijusių problemų.
• Įmonės vadovas gali bet kada patikrinti, kada tiksliai buvo išsiųstas ir gautas dokumentas. O iškilus problemoms, susijusioms su svarbios dokumentacijos trūkumu, darbuotojai neturi galimybės perkelti atsakomybės už savo klaidas „prastam pašto našumui“ ir kitiems išoriniams veiksniams. Tai supranta ir patys įmonės darbuotojai. Todėl vėlavimai ir problemos su dokumentų siuntimu/gavimu įdiegus šią sistemą tampa itin reti.

Norint įgyvendinti bendradarbiavimą per elektroninį dokumentų valdymą, abiem pusėms būtina naudoti programinę įrangą, prijungtą prie kokios nors dokumentų valdymo platformos. Arba, kaip pasirinktis, viena arba abi šalys gali dirbti tiesiogiai dokumentų siuntimo ir gavimo tarnyboje.

Elektroninis parašas

Norint organizuoti elektroninį keitimąsi dokumentais, reikalingas aukštas saugumo ir apsaugos lygis. Visos elektroninių dokumentų valdymo paslaugos naudoja saugų ryšį, duomenų šifravimą, elektroninį skaitmeninį parašą siunčiamo dokumento autentiškumui patvirtinti.

Skaitmeninis parašas yra specialus „elektroninis raktas“, kuris sukuria unikalų skaitmeninį kodą, naudojant matematinį duomenų apdorojimą iš vartotojo sertifikato ir elektroninio dokumento. Viešieji sertifikatai naudojami parašams patikrinti ir patvirtinti. O generavimui (pasirašymui) - vartotojo asmeninis konfidencialus „raktas“.

Dokumentų srauto platformos (paslaugos)

Šiandien yra daugybė platformų, teikiančių dokumentų valdymo paslaugas. Tai Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok ir daugelis kitų. Visi jie atlieka maždaug tas pačias funkcijas:

• Elektroninio dokumento gavimas iš vartotojo.
• Siunčiamas gavėjui jo paskyroje arba pervedamas į nurodytą sistemą, jei gavėjas dirba su kita paslauga.
• Duomenų apie dokumentą ir siuntą įrašymas.

Renkantis sistemą savo įmonei, svarbiausia atsižvelgti į klientų pageidavimus. Čia svarbu, kad jūs arba dirbtumėte toje pačioje sistemoje kaip jums svarbus klientas, arba paslauga turi turėti galimybę integruotis (keisti duomenis) tarp jūsų sistemos ir panašios platformos, kurią naudoja jūsų klientas.

Kai kuriais atvejais galėsite įtikinti pirkėją pradėti dirbti su jums patogia platforma. Tačiau labai dažnai, ypač pradėdami bendradarbiauti su dideliais prekybos tinklais ir įmonėmis, jie jau seniai yra apsisprendę, o viena iš bendradarbiavimo sąlygų yra galimybė dirbti su tam tikra elektroninių dokumentų valdymo platforma.

VEDO ir EDI sistemos: koks skirtumas?

Renkantis dokumentų valdymo sistemą daugelis vartotojų susiduria ir su sistemomis, kurios savęs nepozicionuoja kaip VEDO, t.y. „elektroninis dokumentų valdymas“, bet kaip EDI (dokumentų srautas mažmeninei prekybai).

EDI sistemos yra ypatingas elektroninių dokumentų valdymo atvejis. Jie orientuoti į keitimąsi duomenimis su prekybos partneriais ar platinimo tinklo padaliniais. Jei apskritai bet kokios rūšies teisiškai reikšmingi dokumentai vykdomi per dokumentų srautą, tai čia įgyvendinamas greitas apsikeitimas komercine informacija tarp organizacijų, įskaitant teisiškai reikšmingus dokumentus, reikalingus prekybos operacijoms.

Įprastas elektroninis dokumentų valdymas leidžia naudoti bet kokio tipo dokumentus bet kokiu šalims patogiu formatu. Naudojant EDI, galimų dokumentų sąrašas ir jų formatas yra griežtai reglamentuojami. Nėra galimybės sugeneruoti ir perduoti dokumento įmonės vidiniu formatu arba kuris nėra tiesiogiai susijęs su prekybos operacijomis. Apie tai, kaip veikia EDI, kodėl jis naudojamas tik prekyboje ir kokie jo pranašumai, papasakosiu viename iš sekančių straipsnių.

Integracija su 1C ir kitomis apskaitos sistemomis

Kad elektroninis dokumentų valdymas veiktų efektyviai, labai svarbu, kad jūsų pasirinkta platforma palaikytų integraciją su jūsų apskaitos sistema.

Kodėl to reikia:

• Įmonės darbuotojai kuria dokumentus įmonės apskaitos sistemoje;
• Po sugeneravimo dokumentas automatiškai perduodamas sistemos viduje vadybininkui ar buhalteriui pasirašyti;
• Vadovo patikrintas ir patvirtintas dokumentas turi būti pateiktas be iškraipymo ar rankinio duomenų įvedimo, t.y. papildomos laiko sąnaudos ir galimos klaidos elektroninių dokumentų valdymo tarnyboje;
• Jei įdiegta teisingai, duomenų perdavimas vyksta automatiškai. Paspaudus mygtuką „Siųsti dokumentą“, jis automatiškai paverčiamas į elektroninei dokumentų valdymo sistemai reikalingą formą ir išsiunčiamas į tarnybą, kurioje dokumentas įrašomas ir išsiunčiamas gavėjui.

Labai svarbu, kad Jūsų buhalterinė sistema turėtų jau paruoštą sprendimą aptarnavimo pusėje, kurio pagrindu Jūsų specialistai galės įdiegti reikalingą apskaitos programos priedą. Jei tokio sprendimo nėra, geriau nebandyti jo įgyvendinti patiems, tai labai daug darbo reikalaujantis ir sudėtingas procesas. Dokumentų valdymo paslaugos naudoja skaitmeninius parašus ir sudėtingas šifravimo sistemas. Todėl nėra garantijų, kad net ir po visų programuotojų pastangų pasieksite norimą rezultatą. Geriau rinkitės kitą platformą, kurioje rasite tinkamą integravimo variantą.

Paslaugos kaina

Dokumentų valdymo paslaugos paprastai siūlo prisijungti prie paslaugos nemokamai. Už dokumentų siuntimą imamas mokestis. Kai kuriais atvejais tai bus fiksuota kiekvieno siunčiamo dokumento kaina. Kai kur galima pirkti paslaugas paketais, t.y. viena suma skirta 100 dokumentų, kita – 1000 per mėnesį ir t.t.

Į šį klausimą taip pat reikia žiūrėti išmintingai. Viena vertus, kuo didesnę pakuotę pasirinksite, tuo mažesnė bus vieno dokumento siuntimo kaina. Kita vertus, nėra prasmės mokėti už 300, 500 ar 1000 dokumentų paketą, jei dokumentų srautas neviršija 100 dokumentų per mėnesį.

DUK

Ar visus dokumentus reikia siųsti elektroniniu būdu?

Nr. Naudodamiesi elektroniniu dokumentų valdymu, siųsite tik tuos dokumentus, kuriuos patogiausia siųsti tokiu būdu. Dažniausiai tai yra atliktų darbų aktai, mokesčių sąskaitos faktūros, kartais sutartys ir pan. Viskas priklauso nuo jūsų poreikių ir patogumo.

Ar siuntimas apmokamas už dokumentą ar už puslapį?

Sumokate, o sistema fiksuoja dokumento išsiuntimą. Net jei jūsų dokumente yra daug puslapių, jis skaičiuojamas kaip vienas apmokestinamas vienetas.

Kiek tai saugu?

Elektroninis dokumentų valdymas yra visiškai saugus. Be to, už saugumo užtikrinimą atsakinga paslaugą teikianti paslauga. Tam naudojamas skaitmeninis parašas, duomenų šifravimas ir saugus ryšio kanalas. Saugumo lygis yra maždaug toks pat, kaip ir įprastose jūsų banko-kliento paslaugose.

Jei įdiegsime 1C, ar visi vartotojai galės pasiekti elektroninį dokumentų valdymą?

Nr. Be prieigos teisių ribojimo pačioje apskaitos sistemoje, dirbant su elektroniniais dokumentais, prisijungimas ribojamas iki vienos sesijos viename kompiuteryje. Norėdami pasiekti iš kito kompiuterio, turėsite prisijungti nuo nulio naudodami visus slaptažodžius ir kitus saugos metodus.

Ar galima naudotis elektroniniu dokumentų valdymu be elektroninio parašo ir prisijungimo prie mokamų paslaugų?

Nr. Pasirašyti ir naudotis vyriausybės sertifikuota dokumentų valdymo paslauga būtina, kad jūsų dokumentų tvarkymas būtų teisiškai įpareigojantis. Žinoma, dokumentus be elektroninio parašo savo klientams galite siųsti bet kokiais būdais bet kokiais kanalais. Tačiau jie nelaikomi dokumentų srautu. Tai ne kas kita, kaip nuorodos kopijos. Tokiu atveju visada turėsite juos patvirtinti popieriniais originalais.

Ar taip sunku naudotis elektroniniu dokumentų valdymu?

Sunkumai gali kilti tik prisijungimo etape. Tačiau šiai problemai išspręsti dažniausiai pasitelkiami specialistai. Pats naudojimo procesas yra paprastas ir patogus. Vadovas (atsakingas asmuo) patikrina dokumentą, paspaudžia mygtuką „pasirašyti“ ir „siųsti“. Tie. siųsti dokumentus tampa daug lengviau nei keičiantis nuskaitytais dokumentais el. paštu.

Ką daryti, jei mano klientas nesinaudoja mano naudojama platforma?

Turite dvi galimybes. Galite prijungti sandorio šalį prie savo svetainės, pavyzdžiui, savo sąskaita. Arba galite sužinoti, ar yra galimybė integruoti jūsų elektroninių dokumentų valdymo sistemas. Jei taip, tiesiog pasinaudokite šia paslauga. Tada dokumentas bus perduotas pagal šią schemą: iš jūsų - į jūsų sistemą - tada į gavėjo sistemą - ir galiausiai asmeniškai gavėjui. Tai neturės įtakos dokumento gavimo greičiui ar sistemos naudojimo sudėtingumui.

Atnaujinimas: Po ilgų svarstymų nusprendžiau įvesti terminą EDI (išorinis elektroninių dokumentų valdymas), kadangi EDI yra platesnė sąvoka.

Žymos: pridėti žymų

Dokumentas – tai informacija, pateikta jo turinį ir paskirtį atitinkančia forma. Dokumentas kuriamas tam tikram tikslui, kas nors kuriamas kažkam. Tačiau dokumento šaltinis ir (arba) jo adresatas ne visada bus asmuo. Šiuolaikinis lygis yra tada, kai įmanoma ir būtina efektyviai ir praktiškai įtraukti mašinas ir mechanizmus į valdymo kilpą.

Dokumento judėjimo procesas, ypatumai ir greitis priklauso nuo jo formos, turinio ir „judėjimo aplinkos“ veikimo. Jos sėkmė, ekonominiai rezultatai ir socialinis efektyvumas priklauso nuo to, kaip gerai organizuotas dokumentų srautas organizacijoje, o tai yra įmonės kokybė ir gyvenimas.

Apie dokumentus ir dokumentų srautą

Dokumentų srauto administravimas, forma ir tvarka naudojant organizacijos pavyzdį įstatymai nereglamentuojami. Yra GOST, poįstatyminiai teisės aktai ir privalomos rekomendacijos. Dėl apskaitos dokumentų, popierių paskolai gauti ar medicininių išvadų yra teisės normos.

Dokumentas ne visada yra griežta rašytinė forma. Jis gali būti:

• forma, kurioje tam tikru būdu užpildomi konkretūs laukai, turintys tikslų semantinį ir sintaksinį turinį;
• puslapis, pagamintas pagal konkrečią formą konkrečiai paraiškai (laiškas, užsakymas, techninė specifikacija, personalo lentelė, ...);
• laisvos formos (darbuotojo aiškinamasis raštas, padėka už darbo pasiekimus, rezoliucija dėl prašymo, ...).

Visos trys dokumentų versijos gali būti pateikiamos popierine arba elektronine forma ir dėl turimų techninių bei teisinių priemonių yra visiškai lygiavertės, nors vis dar pasitaiko atvejų, kai galima tik popierine forma.

Nepaisant to, kad nėra teisiškai reglamentuoto dokumentų formos ir turinio bei dokumentų srauto, egzistuoja griežta, visuotinai priimta ir nediskutuojama dokumentų kūrimo, perkėlimo, saugojimo ar naikinimo praktika, kurią kiekviena organizacija gali visiškai pritaikyti sau. bet kokiu būdu.

Idealus dokumentų srauto organizacijoje pavyzdys

Iš esmės neįmanoma pasiekti idealo:

• bet kurioje gyvenimo ir veiklos srityje,
• bet kada,
• bet kuriame erdvės taške,

nes kiekvienas naujas požiūris leidžia įžvelgti naujus horizontus. Yra noras ir poreikis jų laikytis. Ne išimtis ir dokumentų tvarkymas. Priešingai – tai orientacinis ir gyvas informacijos judėjimo proceso dinamiško fiksavimo pavyzdys.

Visiškai nesvarbu, kaip informacija įrašoma: popieriuje ar elektroniniu būdu. Šiuo metu abi formos turi tą pačią teisinę reikšmę, nors kai kuriais atvejais popierinė versija turi privalumų.

Dokumentų srauto pavyzdys organizacijoje, kuri gerbia save, savo veiklos sritį, gerbia valstybines įstaigas, savo partnerius, tiekėjus ir vartotojus (klientus), nebūtinai visada pateikiamas elektroninei sistemai, kuri kontroliuoja, fiksuoja dokumentus ir užtikrina dokumentų ciklą. jų judėjimas nuo atsiradimo (sukūrimo) iki saugojimo ar sunaikinimo momento.

Ne visos organizacijos supranta, kad daugelį dokumentų galima atlikti tiesiogiai mašinomis ir mechanizmais be žmogaus dalyvavimo, kaip ir ne visi šaltiniai (autoriai) turi būti tik žmonės.

Įprastas supratimas daugeliu atvejų yra paprastos „signalinės idėjos“ lygyje, kai programai patikėta pranešti tik apie įvykius.

Vidinė ir išorinė dokumentų apyvarta

Abi grandinės yra svarbios sėkmingai organizacijai. Išorinė apyvarta turi statinę reikšmę, o vidinė – dinaminę.

Kuo geriau įmonės vadovybė supranta šią aplinkybę, tuo perspektyvesnę elektroninių dokumentų valdymo sistemą pasirenka. Tie, kurie nori parodyti idealų verslo dokumentų judėjimo organizacijoje pavyzdį, rašo savo informacinę sistemą.

Dokumentai gali būti pirminiai ir antriniai. Pastarieji visada turi judėjimo organizacijoje istoriją.

Analizuojant žinių apie dokumentą pritaikymą ir jo panaudojimą, galima įvertinti įmonės funkcines charakteristikas, socialinius-ekonominius rodiklius ir laiko parametrus. Tai svarbu ir partneriams, ir vartotojams.

Popierinis, bet efektyvus arba elektroninis, bet įsigytas

Unikalumas būdingas ne tik žmogui, bet ir organizacijai. Be to, kiekvienas žmogus vertina savo individualumą ir visais įmanomais būdais stengiasi tai pabrėžti per aprangą, elgesį, išsilavinimą ir pan.

Paruoštą informacinę sistemą perkanti įmonė yra idealus dokumentų srauto pavyzdys organizacijoje, atimantis iš jos pačios tapatybę ir verčiantis darbuotojus rengtis „kitų žmonių drabužiais“.

Geriau patikėti savo darbuotojams dirbti su popieriumi senamadiškai, nei primesti jiems išorinę, bet šiuolaikišką nuomonę apie dokumentus ir jų naudojimą. Kiekvienas darbuotojas yra svarbus organizacijos funkcionalumo elementas, o ne kitų žmonių idėjų ir trečiųjų šalių dokumentų srauto dizaino efektyvumo tyrinėtojas.

Prioritetai, dinamika ir funkcionalumas

Išorinis dokumentų srauto kontūras visada yra ribotas, nepretenzingas ir pasižymi statiniu stabilumu. Apskritai jai neturėtų būti teikiama daugiau reikšmės, nei ji nusipelnė. Pavyzdžiui, kokia prasmė „įdėti savo sielą“ į santykius su mokesčių institucijomis, reguliavimo institucijomis ar partneriais. Galite kažkaip paįvairinti keitimosi informacija su reklamos agentūromis procesą, tačiau tai galiausiai įgauna statišką, kasdienę formą.

Mūsų pačių sukurtos informacijos apdorojimo sistemos, kurios svarbi dalis visada yra elektroninis dokumentų valdymas, prioritetas nekelia jokių abejonių. Tačiau visiems visada gaila laiko ir pinigų savo sistemai sukurti.

Klasikinių variantų „one es“ arba „galaxy“ derinys, kuris niekada neapsieina be „ixel“ ir kelių trečiųjų šalių vietinių ekonominių ar apskaitos programų, kartu su jų pačių svetaine, siekiant gauti atsiliepimų ir dokumentų ( užsakymai, skundai, pasiūlymai,... .) iš klientų ir partnerių - įprasta reikalų padėtis, darbuotojai nuolat užsiėmę rutina, nėra jokių išlaidų.

Gamybos proceso dinamiką gali užtikrinti tik efektyvus jo paties funkcionalumo įgyvendinimas. Tik tokiu būdu elektroninis dokumentų valdymas organizacijoje yra vertas imitacijos pavyzdys, o savo verslo idėjos įgyvendinimo kontekste - puiki gamybos dinamika, ekonominiai ir socialiniai rodikliai.

Organizacijos informacinės sistemos nuostatai

Bet kuri organizacija yra informacinė sistema, kuri atsiranda ir egzistuoja panašioje aplinkoje. Dokumentai gaunami iš organizacijos išorės, dokumentai taip pat turi būti sukurti viduje, kai kurie iš jų yra reglamentuoti ir privalomi.

Paprasta organizacijos dokumentų srautų schema yra pavyzdys, kaip paprastai tai daro visi. Darbo taisyklių, kasdienybės ir darbuotojų pareigų reglamentai yra įprasta norma, tačiau „Organizacijos informacinės sistemos nuostatus“ kuria labai mažai žmonių.

Objektyviai žiūrint, organizacijos vadovai gali vadovautis bet kuo, rašyti bet kokius nuostatus ir pareiginius aprašymus. Tačiau šio taisyklių kūrimo efektyvumas ir praktiškumas priklauso tik nuo to, kaip vidaus reguliavimo arsenalas atitinka tikrovės reikalavimus.

Dokumentų ir jų judėjimo nuostatai

Įmonės dokumentų srautų sistema yra neatsiejama įmonės informacinės sferos dalis, dėl to „Dokumentų srauto nuostatai“ yra „Organizacijos informacinės sistemos nuostatų“ priedas, tačiau labai svarbus ir jungiantis. visus jo komponentus į vieną informacinį organizmą.

Jeigu vadovybė ketina sukurti idealų dokumentų srauto pavyzdį organizacijoje, tai ji tikrai užsiima sėkmingo verslo plėtra, turėdama tikslą pasipelnyti ir gerinti darbuotojų savijautą.

Dabartinės padėties programinės įrangos kūrimo srityje, ypač priešakyje, paskirstyto informacijos apdorojimo srityje (interneto programavimo pavyzdžiai), ypatumas yra tas, kad beveik neįmanoma sukurti mobiliosios savaime prisitaikančios programos.

Elektroninių dokumentų valdymo užduotis organizacijoje yra paprastas, bet iliustratyvus pavyzdys. Čia būdinga dinamika:

• gaunami ir išsiunčiami dokumentai;
• Vidinių ir išorinių verslo dokumentų apdorojimo algoritmai.

Rašyti kodą, kuris gali skirtis priklausomai nuo duomenų ir algoritmų pokyčių, yra labai sunku. Ne kiekviena organizacija gali investuoti laiką ir išteklius.

Elektroninis dokumentų valdymas dinamikoje

Dokumentų srauto organizavimas įmonėje elektroninės versijos užduoties pavyzdžiu yra aktualus, paprastas, orientacinis ir praktiškas. Iššūkis kyla dėl kodo, kuris gali keistis dinamiškai, kūrimo proceso. Plėtros laikas taip pat yra problema.

Dokumentų srauto tvarka nusipelno dėmesio, pavyzdžiui, organizacijos, priklausančios Federalinei mokesčių tarnybai, Federalinei migracijos tarnybai, Rusijos paštui ir pan. remtis dokumentų struktūra ir turiniu ir naudoti bendrą tvarkymo logiką.

Tada dokumentų srautas organizacijoje = pavyzdys + jūsų verslo idėjos ypatybės. Iš pirmo žvilgsnio rezultatas nebus praktiškas, tačiau kai tik bus pradėtas pirmasis užduočių įgyvendinimas, jų sprendimo ciklas taps negrįžtamas ir su deramu dėmesiu rezultatas bus pasiektas.

Sukurti informacinę sistemą, galinčią apdoroti dinamiškai kintančią informaciją, pirmiausia yra paties kūrimo proceso dinamika.

Kol nebus sukurtas adekvačiai gaunamų, išsiunčiamų ir vidinių dokumentų keitimo mechanizmas, o kodas neturės galimybės keistis savarankiškai, nedalyvaujant programuotojui, tol nebus galima kalbėti apie elektroninės dokumentų valdymo sistemos sukūrimo faktą.

Tačiau sugalvoti ir įdiegti savo sistemą, kuri visiškai palaikytų organizacijos informacinius procesus, yra tas pats, kas padaryti jos sėkmę nuostabią ir tobulą.

Saugos režimo įmonėje užtikrinimo koncepcijos, kuri savo dizainu ir paskirtimi apjungia visas jos kryptis, parengimas, numato, kad organizacijoje yra visas vidaus norminių dokumentų kompleksas.

Tai yra įmonės patvirtintos Taisyklės, Nuostatai, Instrukcijos, įvairių rūšių Priminimai ir kt.

Dokumentas „Saugos režimo užtikrinimo koncepcija“ turėtų prasidėti, kai įmonė turi vietos norminius dokumentus.

Vidaus dokumentai turi būti rengiami pagal galiojančių teisės aktų normas, juos turi rengti patyrę teisininkai.

Šiame straipsnyje pateiksime jums reikalingą jų sąrašą ir papasakosime apie jų naudojimą bei paskirtį. Vidinių dokumentų gali būti labai daug, viskas priklauso nuo organizacijos veiklos krypties, įskaitant tarptautinį bendradarbiavimą.

Saugos režimui gamybinėje veikloje užtikrinti taikomi vidiniai (vietiniai) norminiai dokumentai, kuriuos įformina įmonių pareigūnai ir visas personalas šiose gamybinės veiklos srityse:

Vidaus darbo taisyklės.

Privaloma visiems be išimties įmonės darbuotojams (vadovams, inžinieriams, darbininkams);

Nuostatai „Dėl komercinių paslapčių“.

Taikoma vadovams ir inžinieriams, kurie yra komercinių paslapčių turėtojai;

Nuostatai „Dėl sandėlio veiklos organizavimo“.

Privalomas vykdyti įmonių vadovams ir sandėlio (sandėliavimo) darbuotojams, dalyvaujantiems inventorinių prekių apskaitoje ir judėjime;

nuostatai „Dėl darbuotojų sveikatos ir saugos“.

Taikoma visiems gamybos procese dalyvaujantiems vadovams, taip pat darbuotojų sveikatą ir saugą užtikrinančių įmonių pareigūnams;

Nuostatai „Dėl IT skyriaus (ATS)“.

Privaloma vykdyti informacinių technologijų (IT) ir automatinių valdymo sistemų (ACS) padalinių darbuotojams;

nuostatai „Dėl buhalterinės apskaitos“.

Taikoma įmonės vadovui, pareigūnams ir apskaitos darbuotojams.

Nuostatai „Dėl sutartinių darbų“.

Būtinas sutarčių sudarymo iniciatorių (vykdytojų) ir teisės skyriaus darbui;

Nuostatai „Dėl asmens duomenų“.

Pagal Nuostatų reikalavimus savo funkcijas atlieka personalo aparatų vadovai ir pareigūnai.

Nuostatai „Dėl drausmės“.

Privaloma visiems įmonių darbuotojams;

Nuostatai „Dėl gaisrinės saugos“, evakuacijos schemos, atitinkami įsakymai, skaičiavimai.

Privaloma visiems įmonės darbuotojams.

Nuostatai „Dėl personalo priėmimo į darbą ir atleidimo“.

Privaloma visiems įmonių vadovams ir personalo skyriams.

Darbo aprašymai.

Taikyti visiems įmonės darbuotojams, atliekantiems funkcines pareigas.

Nuostatai „Dėl prieigos kontrolės“.

Privaloma visiems įmonės darbuotojams.

Instrukcija (nuostatai) „Dėl įmonės inventorinio turto įvežimo ir išvežimo tvarkos“.

Privalomas vykdyti visiems vadovams ir finansiškai atsakingiems asmenims;

Privačių saugos įmonių darbuotojų darbo saugomoje aikštelėje instrukcijos.

Kreiptis į visus privačių saugos įmonių darbuotojus pagal sutartinius įsipareigojimus. Jie gali būti jungtiniai.

Pavojingų darbų specialybių sąrašo instrukcijos.

Būtinas visiems vadovams, dalyvaujantiems tiesioginėje gamyboje, taip pat personalo personalui ir įmonių pareigūnams, atsakingiems už darbo apsaugą;

Taisyklės „Dėl įmonės patalpų sanitarinės priežiūros“.

Skirta visiems įmonės darbuotojams.

Priminimas apie veiksmus avarijos atveju.

Taikoma visiems įmonės darbuotojams.

Pirmenybinių dokumentų ir turto, kurį reikia evakuoti gaisro ir kitų avarinių situacijų atveju, sąrašas.

Sąrašu naudojasi visi įmonių pareigūnai.

Nuostatai, Sutartys su aptarnaujančiomis organizacijomis, Įsakymai.

Kreipsis į atskirus pareigūnus tiek, kiek jie susiję.

Kiti vidaus norminiai dokumentai.

Prireikus paskelbiama konkrečiai įmonės pareigūnų kategorijai.

Dar kartą pabrėšime, kad tai nėra visas vidaus norminių dokumentų sąrašas. Taip pat gali būti tokios, kaip klubo kortelių instrukcijos, krovinio lydėjimo instrukcijos ir kt.

Įmonė privalo turėti tuos norminius dokumentus, kurie būtini gamybinėje veikloje.

Visus vidinius (vietinius) norminius dokumentus tvirtina įmonių vadovai ir perduoda pasirašyti atsakingiems pareigūnams.

Įmonių pareigūnai, taip pat darbuotojai, dalyvaujantys užtikrinant apsaugos režimą, privalo žinoti patvirtintus vidaus norminius dokumentus ir jais vadovautis savo praktinėje veikloje.

Vidiniai organizacijos dokumentai

Vidiniai organizacijos dokumentai reglamentuoja daugelį kasdienės veiklos aspektų. Jie numato valdymo procesus, nustato administracinių sprendimų įgyvendinimo tvarką ir sąlygas.

„Vidaus dokumentų“ sąvoka apjungia visus oficialius dokumentus, skirtus vidaus naudojimui. Jie priklauso mažiausiai reguliuojamam dokumentų srauto segmentui.

Dar visai neseniai to apibrėžimą buvo galima rasti nacionaliniame standarte GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas“. Pagal ją visi oficialūs dokumentai, kurie neperžengia juos parengusios įmonės ribų, laikomi vidiniais. Tačiau įvedus naują GOST 7.0.8-2013, apibrėžimas dingo iš norminės ir metodinės dokumentacijos.

Vidiniai dokumentai vaidina svarbų vaidmenį dokumentuojant valdymo procesus. Jie veikia kaip bet kurios institucijos vidaus gyvenimo reguliatoriai kartu su įstatymų ir teisės aktais. Būtinybę rengti kai kuriuos vidinius įmonės aktus diktuoja galiojantys teisės aktai.

Vidiniai įmonės aktai prisideda prie problemų sprendimo konkrečioje organizacijoje. Yra daug tokių dokumentų tipų. Paprastai jo klasifikavimas grindžiamas oficialaus popieriaus tikslu, turiniu ir tvirtinimo tvarka.

Organizacijos vidaus dokumentų sąrašo sudėtis priklauso nuo daugelio veiksnių: jos organizacinės ir teisinės formos, nuosavybės formos, atvirumo laipsnio, paskirties, veiklos dydžio ir apimties.

Vidaus dokumentų tipai šiuolaikiniame biuro darbe:

	Tikslas
Chartija, personalo lentelė, nuostatai, organizacijos nuostatai, vidaus darbo reglamentas, pareigybės aprašymas	Jie yra įmonės teisinė bazė ir apima privalomas nuostatas, pagrįstas administracine teise.	Organizacinis ir teisinis
Įsakymai dėl pagrindinės veiklos ir personalo, nutarimai, įsakymai, sprendimai, nurodymai	Įrašų tvarkymo sprendimai organizaciniais klausimais.	Administracinis
Pareigūnas, ataskaitos, aiškinamieji raštai, pareiškimai, pasiūlymai, pažymos, protokolai, aktai, išvados	Jie suteikia informaciją apie faktinę padėtį, skatina priimti administracinius sprendimus, leisti administracinius aktus.	Informacija ir nuoroda
Nuomos sutartys, paslaugų sutartys, subrangos sutartys, statybos sutartys, tiekimo sutartys. Licencinės sutartys, papildomos sutartys	Nustatyti dviejų ar daugiau sutarties šalių (fizinių ar juridinių asmenų) civilines teises ir pareigas, jas pakeisti ar nutraukti.	Sutartys
Licencijos ir leidimai, leidimai tam tikrų rūšių darbams, pranešimai apie veiklos pradžią, įrašo į Prekybos registrą pažyma, kasos įrangos registracijos talonai ir pasai, jos priežiūros sutartys.	Juose fiksuojami įvairūs organizacijos veiklos aspektai ir reglamentuojamos aktualijos.	Oficialūs dokumentai apie pagrindinę veiklą
Didžioji knyga, metinės ataskaitos, balansai, pirminiai dokumentai, pelno (nuostolio) ataskaitos, audito ir inventorizacijos ataskaitos, planai, ataskaitos, sąmatos, sąskaitos, kasos knygos	Jos yra įmonės sintetinės ir analitinės apskaitos pagrindas ir būtinos ataskaitoms (mokesčių, buhalterinės, statistinės) rengti ir apskaitai.	Finansai ir apskaita
Personalo užsakymai, darbo sutartys ir sutartys, darbo knygos, asmens bylos, asmens kortelės, atostogų grafikai, atlyginimų sąskaitos	Jie nustato darbdavio ir jo pavaldinių teises ir pareigas bei reguliuoja darbo santykius.	Apie darbo santykius
Gyvenimo aprašymai, autobiografijos, kvitai, įgaliojimai	Sukurta individualių darbuotojų individualiai.

Vidaus dokumentų rengimas atitinka siunčiamos dokumentacijos sudarymo schemą. Pirmiausia parengiamas projektas, vėliau derinamas su suinteresuotomis šalimis ir pagal pateiktas pastabas užbaigiamas, galutinį variantą sudaro ir tvirtina organizacijos vadovas. Tada galutinė versija užregistruojama ir atkuriama tiek kopijų, kiek pakanka visiems atlikėjams. Kiekvienas egzempliorius yra patvirtinamas ir pateikiamas vykdyti atitinkamam struktūriniam padaliniui arba tiesiogiai atsakingam asmeniui pasirašytinai. Originalas paduodamas.

Vidaus dokumentų rengimo etapai:

1. Pirminio projekto rengimas;
2. Koordinavimas;
3. Pataisymas remiantis pasiūlytomis pastabomis;
4. Pakartotinis patvirtinimas;
5. Registracija pagal teisinius reikalavimus ir vietinius reglamentus;
6. Patvirtinimas;
7. Pasirašymas;
8. Registracija.

Vykdymo etapai:

Perdavimas atsakingam asmeniui (atliktojui);
- Vykdymas;
- Vykdymo kontrolė;
- Pareiškimas į veiksmą.

Vidaus dokumentų registravimas

Vidaus dokumentų registravimo tvarka nustatoma atsižvelgiant į jų priklausymą vienai ar kitai kategorijai. Taigi, pavyzdžiui, nutarimai, nurodymai, sprendimai, nurodymai registruojami ta pačia tvarka kaip ir įsakymai. Kitoms kategorijoms priklausantys oficialūs dokumentai dažniausiai registruojami taip pat, kaip ir siunčiami dokumentai.

Kiekvienam objektui priskiriamas unikalus registravimo indeksas, kurį sudaro struktūrinio padalinio kodas, bylos numeris pagal nomenklatūrą ir eilės numeris tarnybiniais metais. Vidaus dokumentų registravimas dažnai vyksta decentralizuotas grupėmis tuose struktūriniuose padaliniuose, kuriuose jie išduodami. Tai gali būti apskaitos dokumentai, personalo skyriaus ar biuro dokumentai.

Kiekvienas organizacijos vietinis aktas turi būti įregistruotas tą dieną, kai jį pasirašo arba patvirtina vadovas.

Vidaus dokumentų registravimo formos

Atsižvelgiant į įmonės poreikius, galima pasirinkti žurnalą, kortelę ir automatizuotą elektroninę registracijos formą.

Žurnalas

Pageidautina, kai dokumentų srautas yra nedidelis, tam reikia turėti atskirą žurnalą kiekvienai vietinės dokumentacijos kategorijai, patogu, kai dokumentinė apskaita yra pirmoje vietoje, atsižvelgiant į organizacijos veiklos specifiką. Tai užima daug laiko, veda prie operacijų dubliavimo, apsunkina informacinį darbą ir terminų kontrolę.

Kort

Registracija vykdoma naudojant registracijos korteles, kurių forma nustatoma įmonės viduje ir fiksuojama biuro valdymo instrukcijoje. Naudojant šį metodą, procese gali dalyvauti keli darbuotojai, dingsta perregistravimo poreikis, palengvinamas kartotekų ir žinyno sisteminimas, supaprastėja vykdymo kontrolė.

Vidaus dokumentų apskaita yra svarbi bendros dokumentų apskaitos dalis. Jo pagrindiniai tikslai yra šie:

Informacijos gavimas biuro darbo tarnyboje dirbančių darbuotojų skaičiui apskaičiuoti;
- Organizacijos poreikius atitinkančių techninių priemonių parinkimas;
- Atlikėjų ir įstaigos padalinių darbo krūvio derinimas dirbant su dokumentacija;
- Tinkamai sutvarkyta apskaita leidžia įvertinti dokumentų srauto apimtis, nesunkiai nustatyti bet kurio objekto vietą ir darbo su juo tvarką.

Siekiant atsižvelgti į vietinę dokumentaciją, naudojami pagrindiniai jos atributai, kurie leidžia unikaliai identifikuoti bet kurį objektą:

1. Serijos registracijos numeris;
2. Registracijos data;
3. Turinys;
4. Kompiliatorių skyrius;
5. Atlikėjas;
6. Terminas;
7. Vykdymo eiga;
8. Bylos numeris.

Nepriklausomai nuo registracijos formos, kiekvienam objektui gali būti priskirti papildomi atributai, pavyzdžiui, lapų skaičius arba paraiškų buvimas. Atkreipiame dėmesį, kad apskaita ir registracija turi būti vykdoma vadovaujantis patvirtinta raštvedybos instrukcija ir įmonės priimta Bylų nomenklatūra.

Vidinė dokumentų inventorizacija

Vidinis bylos dokumentų inventorius – tai apskaitos dokumentas, kuriame pateikiamas bylos dokumentų sąrašas, kuriame nurodomi bylos dokumentų eilės numeriai, rodyklės, datos, antraštės ir bylos lapų numeracija.

Tai privalomas dokumentas fiksuojant bylas su įmonei ypač vertinga informacija. Vidinis bylos dokumentų inventorius turi vieningą formą ir pildomas atskirame lape.

Vidinį bylos aprašą turi pasirašyti rengėjas. Jeigu byla įrišta arba paduota be vidinės inventorizacijos blanko, tai ji klijuojama prie dėklo priekinio viršelio vidinės pusės.

Organizacijos archyve failų ir saugojimo vienetų sąvoka yra lygiavertė.

Bylos vidaus inventorizacijos lapai sunumeruoti atskirai arabiškais skaitmenimis, o patvirtinamajame lape pažymėti „+“ ženklu.

Vidinės bylos dokumentų inventorizacijos pildymo taisyklės:

Serijos numeris.

Nurodomas byloje esančio dokumento eilės numeris.

Dokumentų rodyklė.

Dokumento rodyklė yra dokumento registracijos numeris (jei jo nėra, tada vidinėje inventorizacijoje daromas b/n žyma).

Dokumento data.

Skiltyje nurodoma dokumento įregistravimo data arba dokumento pasirašymo data (jei dokumentas neregistruotas).

Dokumento pavadinimas.

Dokumento pavadinime yra dokumento turinio santrauka.

Lapų numeriai.

Turite nurodyti dokumento lapų numerius.

Pastaba.

Pastaboje prireikus daromos pastabos apie bylos dokumentų fizinės būklės požymius (jų paėmimas, įtraukimas, pakeitimas kopijomis ir kt.) su nuorodomis į atitinkamus aktus.

Galutinis įrašas.

Inventorizacijos pabaigoje yra galutinis įrašas, kuriame skaičiais ir žodžiais nurodomas dokumentų skaičius. Nurodomas vidinio inventoriaus lapų skaičius.

Vidaus kontrolės dokumentai

Šiuo metu, jeigu įmonei taikomas privalomas auditas, ji turi vykdyti ne tik vidinę ūkinės veiklos faktų kontrolę, bet ir organizuoti buhalterinės apskaitos bei buhalterinės (finansinės) atskaitomybės rengimo vidinę kontrolę.

Išimtis: situacija, kai atsakomybę už apskaitos tvarkymą prisiėmė organizacijos vadovas. Pavyzdžiui, smulkaus verslo įmonės, organizuodamos vidaus kontrolę, turi vadovautis racionalumo principu ir, esant tam tikroms aplinkybėms, tokio ūkio subjekto vadovas vidaus kontrolės funkcijas gali atlikti savarankiškai. Panašų metodą, pagal Informaciją Nr. PZ-11/2013, gali taikyti kai kurios ne pelno organizacijos.

Organizacijos veiklos vidaus kontrolė turėtų:

1. persmelkti visą valdymo sistemą, nuo strateginių planų rengimo ir taktinių tikslų nustatymo iki konkrečios bet kokio resurso ir turto įsigijimo, naudojimo ir saugumo užtikrinimo operacijos kontrolės;
2. palengvinti valdymo sprendimų įgyvendinimą, įvertinti jų teisėtumą ir veiksmingumą, parodyti realią organizacijos reikalų būklę, nustatyti ir iki minimumo sumažinti rizikas.

Vidaus kontrolės priemonės turi ne tik įvertinti ūkinio gyvenimo faktų patikimumą, bet ir užkirsti kelią neteisėtiems įvykiams, procesams, operacijoms, užkirsti kelią neigiamiems ūkio subjekto finansinės ir ūkinės veiklos rezultatams. Vidaus kontrolė vertina rodiklių patikimumą ir ataskaitų teikimo savalaikiškumą. Tai apsaugo nuo apskaitos duomenų ir finansinių ataskaitų iškraipymo.

Remiantis Rusijos finansų ministerijos rekomendacijomis, vidaus kontrolės procedūros apima:

Visų sandorių ir operacijų dokumentavimas;
pirminių apskaitos dokumentų atitikties nustatytiems reikalavimams tikrinimas ir informacijos patikimumo vertinimas;
Sandorių autorizavimas, jų vykdymo kompetencijos patvirtinimas;
duomenų suderinimas;
įgaliojimų atribojimas, pareigūnų teisių ir pareigų nustatymas;
stebėti faktinį objektų buvimą ir būklę;
užsibrėžtų tikslų pasiekimo analizė, sandorių ir operacijų teisingumo įvertinimas;
procedūras, susijusias su kompiuterinės informacijos apdorojimu ir informacinėmis sistemomis.

Taigi organizacija privalo turėti dokumentus, kuriuose būtų patvirtintas pagrindinių vidaus kontrolės metodų ir procedūrų sąrašas, aprašymas, charakteristikos ir kiekybinis įvertinimas.

Svarbiausi vidaus kontrolės elementai yra rizikos identifikavimas, rizikos laipsnio analizė, valdymo sprendimų, kuriais siekiama jas pašalinti, sumažinti ir minimizuoti, priėmimas.

Finansų ministerijos informacijoje N PZ-11/2013 nurodyta, kad rizikos vertinimas skirtas nustatyti tas, kurios gali turėti įtakos apskaitos ir atskaitomybės patikimumui.

Vidaus kontrolė turi užtikrinti, kad:

Apskaitoje atspindimi ūkinio gyvenimo faktai įvyko ataskaitiniu laikotarpiu ir yra susiję su dabartine organizacijos veikla;
buhalterinėje apskaitoje nurodytas organizacijos turtas, turtinės teisės ir pareigos faktiškai egzistuoja;
apskaitos objektai atsispindi teisingame sąnaudų įvertinime;
apskaitos duomenys yra teisingai ir laiku atskleisti finansinėje atskaitomybėje.

Įvertinkite piktnaudžiavimo riziką. Piktnaudžiavimas gali būti siejamas su bet kuria apskaitos sritimi ir visos organizacijos veikla.

Piktnaudžiavimo rizikos vertinimo problema yra tiesiogiai susijusi su neapdairumu ir aplaidumu tiek vykdant verslą apskritai, tiek konkrečiai pasirenkant sandorio šalis.

Atsižvelgiant į Rusijos finansų ministerijos rekomendacijas, tinkamam vidaus kontrolės organizavimui ir įgyvendinimui, būtina parengti ir įforminti ūkio subjekto vidaus organizacinius ir administracinius dokumentus (įsakymus, instrukcijas, nuostatas, pareiginius nuostatus, nuostatas). , metodai, standartai). Šiuose dokumentuose numatytos padalinių ir personalo pareigos ir įgaliojimai nustatomi atsižvelgiant į ūkio subjekto veiklos specifiką ir jo valdymo sistemos ypatumus. Vidaus kontrolę gali vykdyti tiek organizacijos vidaus tarnybos, tiek pasitelkus išorės konsultantus.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas tam, kad vidaus kontrolės efektyvumas gali būti sumažintas arba apribotas dėl įvairių priežasčių, dažnai nuo organizacijos nepriklausančių. Pavyzdžiui, teisės aktų pasikeitimai, naujų aplinkybių atsiradimas už ūkio subjekto valdymo įtakos sferos. Bet vadovybės ar kito personalo piktnaudžiavimas valdžia ar klaidų atsiradimas sprendimų priėmimo procese, atliekant sandorius, apskaitą – tai jau vidinės priežastys ir jų įtaką kontrolės organizavimui galima sumažinti.

Apibendrinant verta paminėti, kad kiekviena įmonė turi sukurti ir savo veikloje naudoti vidaus kontrolės sistemą. Tai organizacijos valdymo įrankis, leidžiantis kuo efektyviau įgyvendinti įvairius verslo procesus. Vidaus kontrolė turėtų ne tik aptikti trūkumus ir pažeidimus, susijusius su jau įvykdytais ūkinio gyvenimo faktais, bet ir užkirsti kelią jų atsiradimui ateityje. Ir svarbu, kad ji būtų vykdoma nuolat, be nutylėjimų, per visą ataskaitinį laikotarpį visiškai laikantis patvirtintų reglamentų.

Vidaus kontrolė turėtų tapti vienu iš svarbiausių įrankių priimant sprendimus, siekiant strateginių organizacijos tikslų, tausojant turtą, efektyvų jo panaudojimą, įstatymų ir vidaus reglamentų laikymąsi, taip pat sudarant patikimas buhalterines (finansines) ataskaitas.

Vidaus taisyklių dokumentai

Vienas iš dokumentų, reglamentuojančių darbo santykius su darbdaviu (įstatymo nustatyta tvarka), yra vidaus darbo reglamentas (DK). Pavyzdžiui, organizacijoje taisyklių pagalba nustato darbo režimą, vidaus darbo grafiką, darbuotojų skatinimo ir nuobaudų taikymo tvarką, nustato darbo sutarties šalių teises, pareigas ir atsakomybę, kitos darbo sąlygos.

PVTR kuria ir sudaro organizacija savarankiškai (remdamasi darbo specifika) įmonės personalo ar teisinės tarnybos ir gali būti priedas prie kolektyvinės sutarties. Yra reglamentavimo sistema, padedanti plėtoti PVTP. Kadangi šis dokumentas yra susijęs su organizaciniais ir administraciniais dokumentais, jo vykdymą reglamentuoja GOST R 6.30-2003 nustatyti reikalavimai.

Paprastai vidinių nuostatų titulinis lapas neišduodamas. Pirmame taisyklių lape turi būti antraštė su logotipo atvaizdu, pilnas organizacijos pavadinimas (kai kuriais atvejais leidžiamas sutrumpintas pavadinimas, jei tai įrašyta įstatuose), taip pat dokumento pavadinimas - didžiosiomis raidėmis. Jei parengti darbo reglamentai yra kolektyvinės sutarties priedas, tada viršuje daromas atitinkamas ženklas.

Viršutiniame dešiniajame kampe yra taisyklių patvirtinimo antspaudas. Pavyzdžiui, aš PATVIRTINU generalinį direktorių Pilnas vardas. Data.

Taisyklių surašymo data yra jų patvirtinimo data.

Dar kartą priminsime, kad PVTR turėtų atspindėti organizacijos darbo specifiką ir identifikuoti kuo daugiau tipinių situacijų, kylančių darbo procese.

Vidaus taisyklėse draudžiama numatyti sąlygas, kurios blogina darbuotojų padėtį.

Sukurtas taisyklių rinkinys būtinai turi pereiti derinimo su kitais organizacijos padaliniais, taip pat su profesinės sąjungos komiteto atstovais etapą ir tik po to patvirtinti vadovo.

Visi darbuotojai turi būti pasirašytinai supažindinti su patvirtinta tvarka. Taigi, organizacijos PVTR turėtų būti iškabintas matomoje vietoje ir bet kuriuo metu prieinamas perskaityti.

1. Bendrosios nuostatos – taisyklių tikslas ir jų taikymas, kam jos taikomos, kokiais atvejais tikslinamos ir kita bendra informacija.
2. Darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo tvarka - darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo registravimo tvarkos aprašas, organizacijos veiksmai perkeliant darbuotoją į kitą darbą, išbandymo sąlygos ir trukmė, būtinų sąrašas. dokumentus.
3. Pagrindinės darbuotojų teisės ir pareigos (remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 21 straipsniu).
4. Pagrindinės darbdavio teisės ir pareigos (remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 22 straipsniu).
5. Darbo laikas - darbo dienos (pamainos) pradžios ir pabaigos laikas, darbo dienos (pamainos) ir darbo savaitės trukmė, pamainų skaičius per dieną; darbuotojų, kurių darbo laikas nereguliarus, pareigybių sąrašas, jei toks yra; darbo užmokesčio mokėjimo vieta ir laikas.
6. Poilsio laikas - pietų pertraukos laikas ir jos trukmė; specialios pertraukos tam tikrų kategorijų darbuotojams (pavyzdžiui, krovėjams, kiemsargiams, statybininkams, dirbantiems lauke šaltuoju metų laiku), taip pat darbų, kuriuose jie dirba, sąrašas; savaitgaliais (jei organizacija dirba penkių dienų darbo savaitę, taisyklėse turėtų būti nurodyta, kuri diena, išskyrus sekmadienį, bus poilsio diena); trukmės ir papildomų kasmetinių mokamų atostogų suteikimo pagrindai.
7. Darbuotojų skatinimas – moralinio ir materialinio skatinimo priemonių taikymo tvarka.
8. Darbuotojų atsakomybė už drausmės pažeidimą - drausminių priemonių taikymo, drausminių nuobaudų panaikinimo tvarkos aprašas, nuobaudų rūšys ir konkretūs darbo drausmės pažeidimai, už kuriuos gali būti baudžiama.
9. Baigiamosios nuostatos – apima punktus dėl privalomo taisyklių įgyvendinimo ir ginčų dėl darbo santykių sprendimo tvarkos.

PVTR taip pat gali apimti kitus skyrius, pvz., „Konfidenciali informacija“, „Praėjimo ir objekto režimas“.

Vidaus ir išorės dokumentai

Pagal paskirtį apskaitos dokumentai skirstomi (klasifikuojami) į:

A) administraciniai, kuriuose pateikiami nurodymai dėl konkretaus verslo sandorio vykdymo; jie nėra pagrindas ūkinėms operacijoms registruoti apskaitoje, nes nėra patvirtinimo, kad tokia operacija įvyko. Administraciniai dokumentai apima įsakymus, nurodymus, nurodymus ir kt.;
b) vykdomasis arba išteisinamasis, patvirtinantis operacijų atlikimo faktus. Jie yra pirmasis sąskaitos registravimo etapas. Tai kvitų ir išlaidų orderiai, sąskaitos faktūros, kvitai, nurodantys vertybių priėmimą, atliktų darbų aktus ir kt.;
c) apskaitos dokumentai, kuriuose yra administracinė informacija, įvairios pažymos, paskaičiavimai ir kt. (pavyzdžiui, apskaičiuojant materialinių vertybių įsigijimo ir įsigijimo sumą);
d) kartu - su vienkartiniais administracinių, vykdomųjų apskaitos registravimo tam tikroje verslo operacijoje požymiais ir tuo pačiu nurodymu apie jo atspindėjimą apskaitos sąskaitose. Tokie dokumentai apima išankstines ataskaitas, Pelno ir išlaidų kasos orderius, reikalavimus medžiagų išleidimui iš sandėlio.

Pagal rengimo vietą dokumentai skirstomi į išorinius ir vidinius.

Išoriniai dokumentai yra tie, kurie gaunami iš kitų įmonių ir organizacijų, tai yra, yra už konkrečios įmonės ribų. Tai yra banko išrašai, tiekėjo sąskaitos faktūros ir kt.

Vidaus dokumentai yra dokumentai, surašyti (išduodami) tam tikroje įmonėje ar organizacijoje.

Pagal rodomų operacijų apimtį dokumentai skirstomi į pirminius ir suvestinius.

Pirminiai dokumentai yra tie, kuriuose ūkinė operacija pirmą kartą įregistruojama jos užbaigimo metu arba iš karto po jos įvykdymo. Tai ilgalaikio turto priėmimo ir realizavimo aktai, sąskaitos faktūros, kvitai ir kt. Suvestiniai dokumentai sudaromi remiantis pirminiais. Tai įvairios ataskaitos, darbo užmokesčio ataskaitos ir kt.

Pagal naudojimo būdą dokumentai skirstomi į vienkartinius ir kaupiamuosius.

Vienkartiniai dokumentai naudojami tik vienkartiniam sandorių registravimui ir atspindėjimui. Tai yra pelno ir išlaidų kasos orderiai, reikalavimai materialinėms vertybėms gauti iš sandėlio ir kt.

Kaupiamieji dokumentai naudojami pakartotiniam sandorių vykdymui ir registravimui per tam tikrą laikotarpį (savaitę, dešimtmetį, mėnesį). Pavyzdžiui, limito ir priėmimo kortelės, kurių pagalba išduodamas medžiagų išleidimas gamybai (darbų atlikimui). Tokie dokumentai sumažina pirminės dokumentacijos kiekį.

Pagal lėšų panaudojimo laipsnį dokumentai skirstomi į pildomus rankiniu būdu ir mechanizuotus.

Darbuotojai, tvarkantys buhalterinę apskaitą pagal formą ir turinį, privalomai tikrina pirminius dokumentus, tai yra, ar dokumente yra privalomų rekvizitų ir ar ūkinė operacija atitinka galiojančius teisės aktus, tikrinamas loginis atskirų rodiklių susiejimas.

Buhalterinės apskaitos dokumentai naudojami vadovo pavedimams perduoti vykdytojui, tai yra tvarkyti įmonės ūkinę veiklą.

Dokumentacija veikia kaip impulsas ir skatina apskaitos informacijos judėjimą. Ji suteikia apskaitą nuolat ir nuolat atspindinčią įmonės ūkinę veiklą. Dokumentacijos pagalba yra stebimas operacijų teisingumas ir atliekama nuolatinė atliktų darbų analizė. Taigi dokumentacija atlieka kontrolės ir analizės funkcijas.

Vidaus dokumentų apskaita

Dokumento registracijos numeris yra daugiafunkcinis reikalavimas. Be savo pagrindinės paskirties – nuoseklaus dokumentų numeravimo, dokumentų rodyklė padeda spręsti įvairias problemas. Pagal galutinius eilės numerius metų pabaigoje galite atsekti per organizaciją, taigi ir per sekretorių, einančių dokumentų srautų apimties padidėjimą, o tai rodo padidėjusį asmeninį darbo krūvį ir gali tapti pagrindu teisiniams reikalavimams darbo užmokesčio padidėjimas arba sekretoriato darbuotojų skaičiaus padidėjimas.

GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui“ leidžia organizacijos nuožiūra serijinius registracijos numerius papildyti identifikavimo indeksais (3.12 punktas), o tai padeda išspręsti greitos konkretaus dokumento paieškos problemas.

Taigi siunčiamų laiškų numeracija papildoma dokumentą inicijavusio skyriaus kodu. Kad nebūtų painiavos su administracinio dokumento apibrėžimu, personalo įsakymai numeruojami priskiriant indeksą K (personalas) arba LS (personalui), įsakymo numeris dažniausiai papildomas raide R.

Gavus prašymą ieškoti dokumento, sekretorė pagal numerį, tiksliau, pagal papildomai priskirtą rodyklę gali nesunkiai sužinoti, kokiame faile (aplanke) jo ieškoti, pvz.:

Nr.26-r – užsakymuose;
Nr.26-ls - įsakymuose personalui;
Nr.26-oper – tarp operatyvinių susirinkimų protokolų.

Prie gauto dokumento eilės numerio pridėję raidę F (faksas) arba E (el. paštas), galite išspręsti laiško pristatymo į savo organizaciją būdo apskaitos problemą nedidinant registracijos formų (žurnalų).

Viena registracija. Dokumentas vienos įstaigos sienose registruojamas vieną kartą (sukūrus arba gavus). Dokumentas keliauja iš vieneto į padalinį savo unikaliu numeriu, t.y. vidiniai padaliniai, gavę dokumentą, atsižvelgia į jį pagal iš pradžių priskirtą indeksą, o ne priskiria naują. Ši taisyklė taikoma tiek administracinei dokumentacijai, tiek oficialiai korespondencijai.

Laiku registracija. Pagal Darbo biure federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklių, patvirtintų Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr. 477, 16 punktą gauti dokumentai registruojami gavimo dieną, sukurti dokumentai – tą dieną. nuo pasirašymo ar patvirtinimo arba kitą darbo dieną. Tokie reikalavimai pateisinami tuo, kad uždelsus dokumentą registracijos etape sutrumpėja faktinio įforminimo iki nurodyto termino laikas. Toks delsimas gali turėti neigiamų pasekmių darbuotojams ar net visai įstaigai, nepriklausomai nuo nuosavybės formos. Registracijos tvarka ir laikas turi atsispindėti konkrečios įmonės biuro valdymo instrukcijose.

Registracijos įrašų atskyrimas. Kiekviena dokumento rūšis turi savo atskirą registraciją.

Taigi atskirose registracijos formose atsižvelgiama į:

Gaunamą korespondenciją (gaunamus dokumentus);
siunčiami dokumentai;
vidinės atmintinės;
užsakymai pagrindinei veiklai;
personalo įsakymai;
užsakymai;
valdybos protokolas;
planavimo susirinkimų (operatyvininkų) protokolai ir kt.

Registracija vykdoma kalendoriniais metais. Kiekvienais metais sausio 1 dieną beveik visų tipų dokumentų (užsakymų, gaunamų ir siunčiamų laiškų, protokolų ir kt.) numeracija iš naujo nustatoma į nulį. Išimtis yra nuolatinių saugojimo failų inventorius. Šios atsargos turi vieną numerį ir nenutrūkstamą prekių numeraciją per visą organizacijos gyvavimo laikotarpį.

Informacijos apie dokumentą atspindėjimo išsamumas registracijos metu. Įvedant registracijos duomenis į žurnalą (duomenų bazę), nurodoma visa dokumente esanti informacija: rodyklė, data, nuoroda į prašymo numerį ir datą, adresato/korespondento vardas, pavardė, taip pat nurodomas jo turinys. kuo detaliau. Be tradiciškai fiksuojamos informacijos, apskaitos formas reikėtų papildyti stulpeliais, kuriuose atsispindėtų papildoma, dažniausiai darbuotojų ar klientų prašoma informacija (pavyzdžiui, siuntimo būdas). Charakteristikos, į kurias atsižvelgiama, turėtų būti nurodytas biuro darbo instrukcijose.

Registracijos apskaitos vienodumas, nepriklausomai nuo jos formos ar dokumento gavimo (sukūrimo) formos. Dokumentų apskaita organizacijoje vadovaujasi tomis pačiomis taisyklėmis, nepriklausomai nuo priimtos registracijos formos: ranka žurnale, Excel programoje arba naudojant specializuotą elektroninių dokumentų valdymo programą.

Vidaus reguliavimo dokumentai

Daugelis žmonių, sėdėdami rašyti norminį dokumentą, turi mintį, kad jų užduotis yra parengti teisingą norminį dokumentą. Bet tai netiesa. Tiesą sakant, jų užduotis yra pagerinti sistemos būklę. Ir tam reikia užtikrinti, kad jūsų norminis dokumentas būtų įgyvendintas, gręžiamas tiesiai į kiekvieno organizacijos darbuotojo smegenis. Užtikrinkite, kad kiekvienas darbuotojas perskaitytų jūsų dokumentą, suprastų jūsų dokumentą, galėtų jį atsiminti, įgyvendintų ir traktuotų kaip kažką svarbaus, išsakytų jums pataisymus ir papildymus ir gyvena pagal jūsų dokumentą.

Jūsų užduotis yra padaryti asfalto įtrūkimą.

Norint sukurti tokį dokumentą, būtina, kad jis būtų kažkas tarp įstatymo teksto ir vieno iš Chichvarkino laiškų teksto.

Pirmiausia išstudijuokite visus turimus dokumentų srauto standartus, GOST dokumentacijos rengimui ir instrukcijų rengimo reikalavimus.

Įsitikinę, kad žinote visus reikalavimus, galite ignoruoti bet kurį iš jų, nes... jie nėra privalomi, nebent pasirinktumėte gauti atitikties standartui sertifikatą.

Toliau būtina ištirti esamą sistemos būklę. Supraskite, kaip naujojo standarto laikymasis pagerins šią būklę.

Nes dokumente, kaip taisyklė, aprašomas procesas – procesas turi apimti vidinio kliento reikalavimus. Žinoma, dėl šio reguliavimo taip pat reikia susitarti su šiuo vidiniu klientu kūrimo etape.

Kai sėdate rašyti kito reguliavimo dokumento, turite turėti mąstyseną, kad sukurtumėte geriausią norminį dokumentą žmonijos istorijoje.

Dokumentas turi turėti tokį kaupiamąjį krūvį, kad galėtų praeiti per šiuos sistemos inercinio šarvų sluoksnius:

1. Dokumentas turi būti perskaitytas.

Kiekvienas darbuotojas turėtų perskaityti jūsų dokumentą, o ne tik pasirašyti, kad susipažintų. Norėdami tai padaryti, dokumentas turi būti glaustas, gražiai ir nenuobodžiai suprojektuotas, o ne kaip biurokratijos gabalas, taip pat neturi būti nereikalingų dalių, kurios turėtų būti tik dėl padorumo.

Senieji biurokratai tuo niekada nesivargina. Jie tiesiog yra ramūs, kad jų dokumentą turi perskaityti tie, kurie privalo tai padaryti. O jei darbuotojai tiesiog pasirašo dėl informacijos, vadinasi, jie yra tiesiog lengvabūdiški, nerimti darbuotojai, o patys kalti, kad neskaito to, ką turėtų. Jei jie pažeis norminį dokumentą, jie atsakys, nes štai – parašas ant pažinties!

Neefektyviausias dalykas, kuris gali nutikti, jei siekiama įvesti naują / pakeistą procesą, yra susipažinimas su parašu. Jei supažindinimas prasideda ir baigiasi parašu supažindinimo lape, tai darbas „už pasirodymą“ atlieka paprasti mėgėjai, kurie visą atsakomybę perkėlė atlikėjams, ne itin susirūpinę savo reikalavimų rezultatais ir efektyvumu.

2. Dokumentas turi būti suprastas.

Įsivaizduokite, kad vienam iš savo darbuotojų asmeniškai aiškinate dokumento tekstą. Štai kaip tu rašai! Ir ne kvadratinis biuro darbuotojas!

Senieji biurokratai tuo niekada nesivargina. Jie tiesiog rašo kažką panašaus į: „Organizacija, kurioje stebėjimas ir matavimai naudojami siekiant pateikti produktų ir paslaugų atitikties nurodytiems reikalavimams įrodymus, nustato išteklius, reikalingus duomenų tinkamumui ir patikimumui užtikrinti“.

Štai kodėl visi nekenčia QMS paslaugų – parašo protingą referatą, o paskui pyksta, kad visi jo nepaiso. Taip, vien tokio dokumento skaitymas yra darbas savaime!

O kai jiems nurodoma, kad dokumentas parašytas nesuprantamai, siūlo kelti klausimą dėl darbuotojų, kuriems dokumentas skirtas, kvalifikacijos.

Instrukcijose ir net standarte galite rašyti pavyzdžius, galite rašyti argumentus, galite rašyti bet ką, kad darbuotojams būtų lengviau suprasti prasmę, kurią bandote jiems perteikti!

Kartais perskaitote pastraipą instrukcijose ir užduodate autoriui klausimą:

Ką TIKRAI reiškia šis taškas?

Nesvarbu, kaip parašėte dokumentą, svarbiausia, kaip jis bus suprastas!

Kad ir kaip aiškiai būtų parašytas dokumentas, patvirtinus dokumentą vis tiek reikia patikslinti. a) per mokymus; b) įgyvendinant etapais, analizuojant kylančias problemas ir prireikus keičiant reglamentus.

3. Dokumentą reikia atsiminti.

Norėdami tai padaryti, turite perteikti darbuotojui sprendžiamos problemos svarbą ir aktualumą. Galite apibūdinti esamą būklę ar sprendžiamą problemą (geriau tai įrašyti motyvaciniame laiške) ir suteikti jam maksimalų skausmą.

Be to, jei reikia, tekstas turėtų būti emociškai įkrautas. Leidžiama naudoti tokius kalbėjimo modelius kaip „BE JOKIU RENGINIU nesakyk Klientui, kad...“. Skatinamas konkrečių pavyzdžių buvimas, suprantami ir žargoniniai kalbos modeliai, naratyvinė kalba. Nedvejodami turėkite vaizduotę. Žmogaus protas geriausiai įsimena vaizdus ir tekstus, primenančius istorijos pasakojimą.

Tačiau neturėtumėte persistengti, todėl tokius žodžius kaip „atsakyti teisingai“ geriau pakeisti „atsakyti teisingai“.

4. Dokumentas turi būti įformintas.

Tam panaudojau šią techniką kaip aprašymą, kas nutinka, kai pažeidžiamas vienas ar kitas taškas. Apibūdinu reikalavimą. Po juo rašau „Jei tai neįvykdoma, atsitinka taip: *apibūdina skaudų ir teisingą visiškos nesėkmės vaizdą* „Nesivaržykite pateisinti savo reikalavimus. Iš karto po juo pateiktas reikalavimas yra jo paskyrimo priežastis.

Senieji biurokratai tuo niekada nesivargina. Jie tiesiog išreiškia reikalavimą. Jie mano, kad kiekvienas žmogus gali ką nors padaryti tik gresiantis kokioms nors sankcijoms, o ne dėl vidinės motyvacijos (pavyzdžiui, padorumo). Ir jie pasiekia dokumento laikymąsi per daugybę kontrolės, mikrovaldymo, baudų ir kitų išorinės motyvacijos apraiškų. Ir visa tai, žinoma, yra muda. Arba jie tiesiog teigia, kad organizacijos darbuotojai yra labai neatsakingi ir silpnaprotiški.

Dauguma darbuotojų laikysis jūsų reikalavimų, jei tiesiog supras, kam to reikia. Dauguma darbuotojų ignoruos jūsų reikalavimus, net gresia kokia nors nuobauda, ​​jei nesupras, kodėl to reikia.

Yra įvairių būdų, kaip padidinti žmonių vidinę motyvaciją laikytis sistemos reikalavimų. Net iki įžeidinėjimų: „Jeigu nesilaikai šio reikalavimo, vadinasi, tavęs specialistu negalima“, ir grasinimų, „už šio nurodymo pažeidimą bus baudžiama ypatingai piktybiškai“ norminiuose dokumentuose.

5. Kiekvienas turi gyventi pagal tavo dokumentą. Jei procesas pasikeis, pirmoji darbuotojų mintis turėtų būti „Turime pakeisti taisykles“.

Norėdami tai padaryti, pabandykite įtraukti visus į šio dokumento kūrimą. Jei asmuo pats parašė norminį dokumentą, jei jis aktyviai dalyvavo jį tvirtinant, jis su juo elgsis labai atsargiai. Leiskite visiems išsakyti savo papildymus.

Patvirtinus dokumentą darbuotojai neturės galimybės pasakyti, kad prirašyta kažkokia nesąmonė, kurios neįmanoma įgyvendinti. Jie patys parašė ir patvirtino šią nesąmonę. Antra, papildoma galva apibrėžiant reikalavimus leis pažvelgti į reikalavimus dar iš vienos pusės, į kurią galbūt neatsižvelgėme. Proceso savininkai gali turėti išsamesnį dabartinės sistemos būklės vaizdą.

Kuo daugiau laiko skirsime dokumento kūrimui ir derinimui, tuo mažiau laiko reikės jį įgyvendinti ir reikalavimus paversti realybe.

Visada vartokite bandomojo laikotarpio sąvoką, kai kas nors ne tik stebės reikalavimų įgyvendinimą, bet per šį laikotarpį galės greitai išspręsti visas problemas, atsakyti į kylančius klausimus ir nuo pat pradžių žinoti apie reikalavimų įgyvendinimo eigą. iki viso proceso pabaigos.

Ir nepamirškite, kad jūsų dokumentas turi būti sistemingas ir turėti teisingą struktūrą. Teisingai sukonfigūruoti įėjimai ir išėjimai, nuorodos į kitus reglamentus, teisingai nurodytos pozicijos, be rašybos klaidų ir gražus dizainas. Galite sužinoti daug naudingų pavyzdžių iš GOST ir dokumentų srauto standartų, kuriuos rekomendavau perskaityti šios pastabos pradžioje.

Taip galite užtikrinti, kad dokumentas „gyvas“. Kiekvienas gali rašyti negyvus dokumentus, kurių niekas niekada neskaito ir nesivadovauja.

Motyvacinio laiško, kurį pateikiau kartu su organizacijos „Produktų kokybės valdymas“ standartu, kuris buvo pradėtas tvirtinti vidiniu įmonės paštu, pavyzdys:

Mieli kolegos!

Laikykite šį standartą kaip svarbiausią dokumentą organizacijoje. Tai yra šerdis, pagrindas, aplink kurį viskas sukasi.

Dabar standartas nėra tobulas. Tai labiau atrodo kaip skeletas, tačiau ateityje jis įgis minkštumą ir taps vis išsamesnis ir sistemingesnis.

Noriu, kad kiekvienas iš jūsų prisidėtų prie šio standarto rašymo. Rašykite man savo papildymus ir pastabas taip kruopščiai ir išsamiai, kaip aš peržiūrėsiu kiekvieno iš jūsų dokumentus, kurie ateina pas mane patvirtinti.

Blogiausia, ką galite padaryti, tai nepaisyti šio dokumento gimimo proceso. Dabar pats laikas išsakyti visus rūpesčius ir dėl visko susitarti. Kai standartas bus patvirtintas, daugiau neleisiu vengti jo įgyvendinimo.

Dabar stebiu situaciją, kai labai greitai statome, bet statome ant smėlio. O tai būtina – ant pamatų! Šis standartas yra pagrindas, kurį bandau padėti mūsų veiklai. Vienoje pusėje statome namą, o kiek anksčiau statyta dalis griūva. Todėl turėtumėte atsisakyti minties, kad pamatų statymas yra laiko švaistymas. Taip, nesimato, nes... tai po žeme, bet būtina.

Prašau jūsų perskaityti ir dalyvauti rengiant šį standartą su mintimi, kad tuomet juo vadovausitės. Ir jokiu būdu neturėtumėte pasitraukti iš šio proceso. Kvaila likti perone, kai mūsų patobulinimų traukinys automobilis po vagono juda į priekį. Gali neturėti laiko įšokti į paskutinį vežimą.

Jūs neturėtumėte galvoti, kad neįmanoma gyventi pagal šį standartą - aš puikiai administruoju kai kurių savo projektų plėtros skyriaus duomenų bazę ir iki galo sukūriau aprašytus metodus. Dabar bandau pritaikyti savo rezultatus visai įmonei.

Šiuo metu standartas rašomas ne „kaip yra“, o „kaip turi būti“. Pavyzdžiui, dar neturime vieno pilno gaminio gamybos vadovo. Dabar nupieškime sau idealios būsenos paveikslą ir visi aiškiai suprasime, į kokią sistemos būseną galiausiai visi siekiame.

Vidaus dokumentų sąrašas

Iš karto padarykime išlygą, kad šiame straipsnyje pateikiame tik apytikslį įmonės vidaus dokumentų sąrašą. Jis apytikslis ne todėl, kad mums nesunku sudaryti visą, o todėl, kad, pirma, konkretus dokumentų sąrašas priklauso nuo organizacijos tipo – komercinės ar ne pelno, teisinės formos, valstybės ir kitų veiksnių, antra – teisiniai reikalavimai dėl įmonės vidinių dokumentų prieinamumo nuolat „tobulinami“, o šiandien nereikalingas popierius rytoj gali tapti „fundamentalus“. Žinoma, kiek galėsime, keisime ir papildysime sąrašą, bet vis tiek turėkite omenyje tai, kas išdėstyta pirmiau.

Tačiau tiems, kuriems reikalingas konkretus sąrašas, skirtas konkrečiai jų organizacijai, mūsų darbo teisininkai Riazanėje parengs reikiamą dokumentų rinkinį jūsų organizacijai.

Vidiniai įmonės dokumentai:

Sprendimai (protokolai) dėl vidaus dokumentų tvirtinimo;
Sprendimas (vienambalsio valdymo organo (direktoriaus, prezidento, vadovo, pirmininko ir kt.) skyrimo protokolas).

Čia nenurodėme protokolų (sprendimų), kurių reikia kuriant ir registruojant organizaciją, nes daroma prielaida, kad jie jau yra, jei organizacija veikia.

Pasirinktinai galima numatyti ir aukščiausiojo valdymo organo (steigėjų, akcininkų, narių, akcininkų ir kt. susirinkimų) sušaukimo tvarkos nuostatą su atitinkamais jų patvirtinimo protokolais.

Informacijos teikimo nuostatai, taip pat patvirtinti aukščiausio valdymo organo.

Buhalterinės apskaitos vidiniai dokumentai:

Apskaitos politikos nuostatai (šį dokumentą dažniausiai rengia patys buhalteriai, atsižvelgdami į tolesnį patikėtos įmonės darbą);
Pasirinktinai taip pat gali būti nuostata dėl pelno paskirstymo, dividendų, fondų – rezervo, kapitalo ir kitų formavimo.

Vidinių darbo (personalo) dokumentų sąrašas:

Personalo stalas (galite pasiimti standartinę T3 formą);
Vidaus darbo reglamentai (DK 189 str.);
Darbo apmokėjimo taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 21 skyrius);
Darbo taisyklių sąrašas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 212 straipsnis);
Darbo teisės aktų visuma pagal veiklos specifiką (DK 212 str.);
Darbo sutartys (Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis), įskaitant darbo sutartį su direktoriumi (pastaba: anksčiau, jei LLC steigėjas ir direktorius buvo tas pats asmuo, tada darbo sutarties nereikėjo, nes negali su savimi pasirašyti sutarties, beje, buvo daug aiškinimų ir Darbo ministerija, ir Finansų ministerija, bet dabar valstybinė biurokratinė mintis juda tuo keliu, kad juk kai steigėjas ir direktorius sutampa, tada vis tiek turi būti susitarimas);
Profesijų ir darbo rūšių, kurioms turėtų būti parengtos darbo apsaugos instrukcijos, sąrašas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 211, 221, 223, 225, 226, 228 straipsniai);
Darbo apsaugos instrukcijų sąrašas (1/29 nutarimas);
Dokumentai, patvirtinantys darbuotojų draudimą nuo nelaimingų atsitikimų darbe ir profesinių ligų (Rusijos Federacijos darbo kodekso 212 straipsnis).

Programos (Darbo kodekso 225 str.):

Įvadinė programa;
mokymo darbo vietoje programa.

Instrukcijos:

Direktoriaus ir darbuotojų pareigybės aprašymai (Rusijos Federacijos darbo kodekso 211, 221, 223, 225, 226, 228 straipsniai);
darbo apsaugos instrukcijos;
priešgaisrinės saugos instrukcijos.

Žurnalai:

Įvadinis instruktažas registracijos žurnalas (DK 225 str.);
darbo vietos instruktažų žurnalas (225 TC);
nelaimingų atsitikimų darbe žurnalas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 228-231 straipsniai);
Darbuotojų darbo saugos instrukcijų žurnalas, nutarimas 1/29);
darbuotojų darbo apsaugos nurodymų išdavimo fiksavimo žurnalas (Nutarimas 1/29).

Knygos (Rusijos Federacijos darbo ministerijos nutarimas N 69 „Dėl darbo knygelių pildymo instrukcijos patvirtinimo“):

Darbo knygelės blankų apskaitos kvitas ir išlaidų knygelė bei įdėklas joje;
darbo knygelių ir intarpų jose judėjimo apskaitos knyga.

Vietiniai įsakymai ir steigėjų nutarimai dėl darbo ir darbo apsaugos:

Įsakymas dėl profesijų ir darbo rūšių, kurioms turėtų būti parengtos darbo apsaugos instrukcijos, sąrašo sudarymo (patvirtinimo);
įsakymas paskirti atsakingą už darbo saugos instruktažus ir instruktažų žurnalų tvarkymą* (* gali būti derinamas);
įsakymas dėl kasmetinio atostogų grafiko patvirtinimo;
įsakyti paskirti asmenį, atsakingą už darbo knygų tvarkymą ir įrašymą;
sprendimas (protokolas) dėl įvadinės programos patvirtinimo;
sprendimas patvirtinti pirminio mokymo darbo vietoje programą;
sprendimas dėl darbuotojų darbo apsaugos instrukcijų tvirtinimo (galima derinti).

Neprivaloma (šie vidiniai organizacijos dokumentai gali egzistuoti arba nebūti, atsižvelgiant į konkrečią specifiką ir (ar) norą, tačiau vis tiek manėme, kad būtina jais savo sąrašą papildyti):

Juridinių asmenų ir individualių verslininkų patikrinimų žurnalas yra neprivalomas (Federalinio įstatymo N 294-FZ „Dėl juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių apsaugos vykdant valstybės kontrolę (priežiūrą) ir savivaldybių veiklą“ 16 straipsnio 8 punktas). kontrolė“, Rusijos Federacijos ekonominės plėtros ministerijos įsakymas N 141 „Dėl Federalinio įstatymo „Dėl juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių apsaugos vykdant valstybės kontrolę (priežiūrą) ir savivaldybių valdymą“ nuostatų įgyvendinimo. kontrolė";
Asmens duomenų reglamentai (DK 86 str. 8 p., 88 str.);
Darbo kompiuteriu instrukcijos (jei darbas kompiuteriu užima daugiau nei 50% darbo laiko);
Darbų saugos mokymo programa (neprivaloma, kai sudaroma darbų saugos mokymų komisija);
Įsakymas dėl komisijos darbo apsaugos žinioms tikrinti sudarymo;
Darbo saugos mokymo instrukcijos;
Darbo apsaugos žinių patikrinimo protokolai;
Žinių apie darbo apsaugą tikrinimo žurnalas.

Kaip matote, nieko tokio nepaprasto. Turėdami reikiamą kruopštumą ir minimalius kompiuterio įgūdžius, galite lengvai sudaryti reikiamą organizacijos vidinių dokumentų sąrašą.

Tačiau pagal DK 309 straipsnio 2 dalį labai mažų įmonių kategorijai priskiriamos organizacijos gali naudoti tipinę darbo sutarties, sudarytos tarp darbuotojo ir darbdavio – mikroįmonėms priklausančio smulkaus verslo subjekto – formą, patvirtintą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2008 m. Rusijos Federacija Nr. 858. Priskyrimo mikroįmonėms kriterijai yra nustatyti Federalinio įstatymo Nr. 209 - Federalinio įstatymo „Dėl smulkaus ir vidutinio verslo plėtros Rusijos Federacijoje“ 4 straipsnyje ir priimti pagal šį reglamentą. Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimu Nr. 265 „Dėl iš verslinės veiklos gaunamų pajamų maksimalių verčių kiekvienai mažų ir vidutinių įmonių kategorijai“ įstatymas.

Jei mikroįmonė naudoja tipinę darbo sutartį, tokie organizacijos vidaus dokumentai kaip vidaus darbo reglamentas, darbo apmokėjimo nuostatai ir daugelis kitų į privalomą sąrašą įtrauktų vietinių darbo (personalo) dokumentų negali būti rengiami.

Vidaus dokumentų ruošimas

Visi organizacijos dokumentai yra suskirstyti į tris dokumentų srautus:

Gaunamus (gaunamus) dokumentus, t.y. įėjimas į organizaciją;
siunčiami (siunčiami) dokumentai;
vidaus dokumentai.

Gaunamas dokumentas (gaunamasis dokumentas) – institucijos gautas dokumentas.

Išsiunčiamas dokumentas (išeinantis dokumentas) – oficialus dokumentas, siunčiamas iš institucijos.

Vidinis dokumentas – oficialus dokumentas, neperžengiantis jį parengusios organizacijos ribų.

Kiekvienas dokumentų srautas turi apdorojimo ypatybes. Visada turėtumėte atsiminti, kad apdorojimo ypatybes įtakoja darbo su dokumentais organizavimo formos pasirinkimas (centralizuotas, decentralizuotas, mišrus).

Gaunamais dokumentais priskiriami tie, kurie ateina iš kitų organizacijų: viršininkų, pavaldžių, viešųjų, savivaldybių, nevalstybinių, iš deputatų ir piliečių. Pvz.: įstatymai, potvarkiai, nutarimai, sprendimai, nurodymai, nurodymai, įsakymai, nurodymai, įsakymai, įgaliojimai, sutartys, laiškai (pasiūlymai, lydintys, garantijos, reklaminiai, informaciniai, prašymai ir kt.), faksai, žinutės, išsiųstos per paštas , telegramos, telefoniniai pranešimai, teletaipiniai pranešimai, ūkinės, finansinės, vadybinės veiklos ataskaitos, atmintinės, aktai, piliečių kreipimaisi, deputatų prašymai ir kreipimaisi, peticijos, kolektyviniai kreipimaisi.

Gaunamų dokumentų tvarkymas apima:

Dokumentų priėmimas ir pirminis tvarkymas;
išankstinė dokumentų peržiūra ir paskirstymas;
Registracija;
perdavimas vykdyti.

Dokumentų priėmimą ir pirminį tvarkymą organizacijose, kurios gauna daug dokumentų, atlieka biuro valdymo tarnyba, mažose - sekretorius. Labai didelėse organizacijose (ministerijose, koncernuose) ikimokyklinio ugdymo įstaigų tarnybos struktūroje kuriami specialūs padaliniai, priimantys dokumentus - ekspedicijas.

Gaunamus dokumentus galima gauti paštu, pristatyti per kurjerį, kurjerį, lankytojus arba siųsti elektroniniu paštu ar faksu.

Gavę korespondenciją, turite patikrinti korespondencijos pristatymo teisingumą. Jei jis pristatomas netinkamu adresu, jis turi būti perduotas siuntėjui. Vokai atplėšiami, išskyrus pažymėtus „asmeniškai“, įvertinama fizinė dokumentų būklė (sugadintas tekstas, nepilnas fakso pranešimo gavimas), tikrinama, ar nėra priedų. Vokai paprastai sunaikinami, išskyrus atvejus, kai ant voko esantis antspaudas gali būti naudojamas nustatant dokumento išsiuntimo ar gavimo datą arba siuntėjo adresą. Tada vokas prisegamas prie dokumento. Jei dokumento tekstas sugadintas arba nėra priedų, surašomas aktas. Vienas akto egzempliorius kartu su gautais dokumentais išsiunčiamas adresatui. Registruoti laiškai priimami pasirašytinai. Jei dokumentas pažymėtas „SKUBI“, ant jo uždedamas gavimo laikas. Preliminari dokumentų peržiūra atliekama siekiant paskirstyti gaunamą korespondenciją dokumentams, kuriems reikia ypatingo organizacijos vadovybės ar struktūrinių padalinių svarstymo, siekiant atleisti vadovą nuo antraeilių klausimų svarstymo, pagreitinti dokumentų judėjimą ir jų judėjimą. egzekucija.

Gaunamų dokumentų paskirstymas tarp vadovų grindžiamas pareigų pasiskirstymo tarp vadovybės tvarka, kurioje kiekvienam pareigūnui priskiriamos veiklos sritys. Dokumentų perdavimas svarstyti organizacijos vadovybei vykdomas atsižvelgiant į dokumento turinio svarbą ir pareigūnų, kuriems dokumentas siunčiamas svarstyti, funkcijas ir kompetenciją pagal pareigų pasiskirstymą. įsteigta organizacijoje.

Gaunamų dokumentų apskaita susideda iš kvito žymėjimo. Jame nurodomas dokumento apskaitos eilės numeris ir gavimo data (jei reikia, valandos ir minutės). Ženklas dedamas pirmojo dokumento lapo apatiniame dešiniajame kampe. Jis gali būti štampuojamas rankomis arba elektriniu antspaudu. Dokumento faksimiliniame paveikslėlyje yra gavimo data, todėl jame turi būti nurodytas tik serijos numeris. Tada registruojami dokumentai įrašomi į organizacijoje nustatytą registracijos formą (žurnalas, kortelė, elektroninė kortelė).

Dokumento peržiūra vadovybėje susideda iš to, kad atitinkamas pareigūnas parašo dėl jo rezoliuciją, t.y. jo priimtą sprendimą dėl dokumente esančios informacijos.

Nutarimas perkeliamas į registracijos formą.

Dokumentas pateikiamas vykdyti, jį apsvarsčius vadovybei.

Dokumentai turi būti įforminti laiku, todėl gaunami dokumentai rangovui turi būti perduoti gavimo ir registravimo dieną arba pirmą darbo dieną, jei dokumentai gaunami ne darbo valandomis.

Jei dokumentą reikia nedelsiant įvykdyti, jis gali būti perduotas tiesiogiai vykdytojui, bet visada pranešant vadovui.

Jeigu dokumentas skirtas vykdyti keliems vykdytojams, susitarus su atsakingu vykdytoju, jis perduodamas paeiliui kiekvienam arba visiems nutarime nurodytiems vykdytojams arba daromos fotokopijos. Visus darbus rengiant dokumento projektą organizuoja atsakingas vykdytojas.

Taigi pagrindinės gaunamų dokumentų tvarkymo užduotys yra šios:

Tinkamo dokumentų pristatymo tikrinimas;
tikrinti priedų vientisumą ir gautų dokumentų fizinę būklę;
dokumentų gavimo fakto fiksavimas;
paruošti juos vykdyti;
dokumentų perdavimas vykdytojams.

Išeinantys – dokumentai, sukurti organizacijos viduje ir išsiųsti iš jos kitoms kreipimąsi išsiuntusioms institucijoms ar asmenims. Jei organizacija turi pavaldžių įstaigų, ji gali joms siųsti administracinius dokumentus (potvarkius, įsakymus, nurodymus), raštus (informaciją, garantiją ir kt.). Aukštesnėms organizacijoms siunčiamos atmintinės, ataskaitos, pažymos, apžvalgos, laiškai, telegramos, telefono žinutės, faksai, žinutės, siunčiamos el. paštu.

Išsiunčiamų dokumentų tvarkymas apima:

Dokumento projekto rengimas;
dokumento projekto rengimas;
jo patvirtinimas (vizavimas);
dokumentų tvirtinimas;
siunčiant dokumentą.

Vykdytojas yra atsakingas už siunčiamo dokumento projekto parengimą. Jis koordinuoja kitų nutarime nurodytų atlikėjų veiksmus. Atsakingas vykdytojas turi teisę: kviesti bendradarbius į darbo susirinkimus, reikalauti iš jų visos reikalingos medžiagos, nustatyti darbų tvarką tarp bendravykdytojų.

Vykdydamas siunčiamo dokumento rengimą, rangovas savarankiškai surašo projektą, parengia dokumento projektą ir jį patvirtina (vizoravimas). Į ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybą jis turi atnešti dokumento projektą, kuriame reikalaujama pritvirtinti reikiamus identifikavimo duomenis (parašas, pasirašymo data, išvykimo registracijos indeksas, jei reikia, patvirtinimo antspaudas, antspaudas). Dokumentas gali būti perduotas atitinkamam pareigūnui per DOU tarnybą arba sekretorių. Dokumento projektas pateikiamas su visa medžiaga, kurios pagrindu jis buvo parengtas. Jei prie dokumento projekto pridedamos dokumento projektą tvirtinančio (-ių) pareigūno (-ų) pastabos, jos turi būti pridedamos prie projekto.

Vadovas, susipažinęs su dokumento projektu, gali nedelsdamas jį patvirtinti savo parašu arba pateikti pastabas, pataisas ir teikti tikslinti. Tada rangovas galutinai sutvarko dokumentą pagal pastabas“ ir vėl renka patvirtinimo vizas. Projekto grąžinimas gali būti kartojamas ir kiekvieną kartą rangovas privalo pakartoti visą dokumento projekto rengimo procedūrą nuo pradžios iki pabaigos.

Kiekvienas ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojas turi žinoti, kad rangovas atneša dokumento projektą, pilnai parengtą: atspausdintą atitinkamoje formoje, su visomis vizomis.

Pagrindinės DOU tarnybos užduotys tvarkant siunčiamus dokumentus yra šios:

Dokumento projekto teisingumo tikrinimas pagal nustatytas taisykles;
patikrinti, ar yra identifikavimo duomenų;
išeinančios registracijos indekso pritvirtinimas;
apdoroti dokumentą siuntimui.

Siunčiamos korespondencijos apdorojimas apima:

Rūšiavimas;
investuoti į vokelius;
adresavimas;
pristatymas į paštą.

Priimdami siųsti dokumentus būtinai patikrinkite:

Teisingas dokumentų įforminimas (parašas, data, registracijos indeksas, žyma ant prekės kategorijos);
siunčiamame dokumente nurodytų priedų buvimas ir gavėjų skaičių atitinkantis kopijų skaičius;
adresavimo teisingumas, įrašo numerio buvimas, jei dokumentas buvo išsiųstas faksu.

Vienu adresu siunčiami dokumentai gali būti dedami į vieną voką.

Registruotai korespondencijai biuro darbo tarnyba parengia siuntimo inventorių, kurio pabaigoje nurodomas ją parengusio darbuotojo pavardė ir išsiuntimo data.

Dokumentai kompiuterinėse laikmenose priimami tik su motyvaciniu laišku.

Visi dokumentai, gauti iš organizacijos, turi būti sutvarkyti ir išsiųsti tą pačią dieną arba ne vėliau kaip kitos darbo dienos pirmoje pusėje.

Vidiniai dokumentai – tai ataskaitos, aiškinamieji raštai, protokolai, aktai, pareiškimai.

Vidaus dokumentų tvarkymas jų rengimo ir vykdymo etapuose vyksta per siunčiamų dokumentų parengimą (projekto rengimas, dokumento projekto rengimas, jo patvirtinimas (vizoravimas), sertifikavimas, registravimas, siuntimas), o vykdymo etape - gaunami dokumentai ( priėmimas, išankstinis svarstymas, registracija, vadovybės peržiūra, perdavimas vykdyti).

Vidiniai dokumentai turi keletą jų tvarkymo ypatybių, kurias lemia dokumentų tipas:

Įsakymų projektai turi būti vizuojami teisinės tarnybos atstovo;
Protokole nėra projekto rengimo etapo, taip pat tvirtinimo ir tvirtinimo.

Gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų perkėlimas gali būti atliekamas:

Kurjeris arba kurjerių tarnyba;
sekretoriai;
naudojant technines priemones.

Kai kurių organizacijų struktūriniai padaliniai gali būti įsikūrę skirtinguose pastatuose ar miesto vietose. Tokiais atvejais rekomenduotina organizuoti dokumentų pristatymą per kurjerius.

Struktūrinio padalinio viduje racionaliausia pasitelkti sekretorę, kuri galėtų atsiimti korespondenciją iš ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos, grąžinti paruoštus siuntimui išsiunčiamus dokumentus, perduoti dokumentus vykdyti struktūrinio padalinio darbuotojams.

Techninių priemonių ir kompiuterinių technologijų įdiegimas leido pakeisti dokumentų tvarkymo procesą. Paspartintas dokumento rengimo procesas, nes atliekant pakeitimus nereikia spausdinti iš naujo. Ženkliai sumažinamas ir supaprastinamas dokumento tvirtinimas (vizoravimas). Atsiradus faksogramoms ir el. paštui, įvyko esminių pokyčių dokumentų gavimo ir siuntimo procese. Tačiau reikia atsiminti, kad minėtos perdavimo priemonės daugiausia perduoda ne dokumentą, o laikmenoje pavaizduotą informaciją. Šiuo metu informacinėmis ir telekomunikacijų sistemomis perduodamas dokumentas gali būti patvirtintas elektroniniu skaitmeniniu parašu. Tik tokiu atveju jis turės juridinę galią.

Visi dokumentai turi būti pateikti su pastabomis, nurodančiomis perdavimo faktą atitinkamose registracijos formose. Jei dokumentas perduodamas iš vieno struktūrinio padalinio į kitą, apeinant ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslaugą, dokumentą perdavęs darbuotojas apie perdavimo faktą privalo informuoti šią tarnybą.

Vidaus dokumentų registravimas

Pagrindinis dalykas organizuojant dokumentavimo paslaugas yra racionalus dokumentų registravimo išdėstymas.

Dokumento registravimas – tai nustatytos formos apskaitos duomenų apie dokumentą fiksavimas, fiksuojantis jo sukūrimo, išsiuntimo ar gavimo faktą.

Išsamesnį registracijos apibrėžimą kaip dokumento sukūrimo ar gavimo tam tikrą dieną patvirtinimą galite pateikti įvedę jį į registracijos formą, priskirdami sąskaitos registracijos numerį ir formoje įrašydami pagrindinę informaciją apie dokumentą, kuri leidžia jums. sukurti įstaigos dokumentų duomenų bazę, skirtą vėlesniam dokumentų vykdymo terminų stebėjimui ir informaciniams darbams.

Kitaip tariant, registracijos proceso metu visiems įstaigos dokumentams sukuriama informacijos paieškos sistema, kuri vėliau gali būti naudojama informaciniams darbams ir dokumentų vykdymo kontrolei.

Taigi registracija skirta trims tikslams:

Dokumentų apskaita;
kontroliuoti jų įgyvendinimą;
informacinis darbas apie dokumentus.

Registruojami tik tie dokumentai, į kuriuos reikia atsakyti ir įvykdyti, neatsižvelgiant į jų sukūrimo ar gavimo būdą.

Operatyvinio pobūdžio dokumentai, kurie siunčiami ar kuriami tik informaciniais tikslais ir nereikalauja atsakymo ar vykdymo, nėra registruojami. Dokumentų tvarkymo tarnyba turi parengti neregistruotinų dokumentų sąrašą (sąrašą). Jį tvirtina organizacijos vadovas ir prireikus atnaujina. Po pirminio apdorojimo neregistruoti dokumentai perduodami skyriui arba tiesioginiams vykdytojams, kuriems gali turėti įtakos juose esanti informacija.

Dokumentai, kurių nereikia registruoti, paprastai apima:

Informaciniai ir informacinio pobūdžio laiškai, siunčiami informacijai;
visi reklaminiai laiškai;
sveikinimo laiškai ir telegramos;
kvietimai, seminarų, susitikimų ir konferencijų programos;
spausdinti leidiniai (knygos, brošiūros, žurnalai);
pakuotės, pažymėtos „asmeniškai“;
norminių dokumentų, valdžios organų nutarimų ir įsakymų kopijos;
informacinės medžiagos ir kt.

Įeinantys, išsiunčiami ir vidaus dokumentai registruojami atskirai, atskirais registracijos numeriais.

Dokumento registracijos numeris (rodyklė) – skaitmeninis arba raidinis ir skaitmeninis žymėjimas, suteikiamas dokumentui jį registruojant.

Yra trys dokumentų registravimo formos:

Žurnalas;
kortelė;
automatizuotas.

Žurnalų sistema dažniausiai naudojama tada, kai išryškėja dokumentų registravimas, o vertingiausi dokumentai, pavyzdžiui, pasai, darbo knygelės, išsilavinimo dokumentai, dažniausiai įrašomi į žurnalus. Bankai veda indėlių sutarčių žurnalus, įmonių sąskaitas ir kt. Žurnalų registravimo sistema naudojama dirbant su ribotos prieigos dokumentais: slaptais, konfidencialiais. Kiekvienai dokumentų kategorijai paprastai sukuriama atskira žurnalo forma, kurioje pateikiama skirtinga informacija apie dokumentą.

Žurnalų registravimo sistema buvo patogi organizacijoms tol, kol jos gaudavo nedaug dokumentų. Esant dideliam dokumentų srautui, žurnalų sistema turi nemažai reikšmingų trūkumų. Kadangi registracija žurnale vykdoma dokumentų gavimo seka, jį vienu metu gali tvarkyti tik vienas asmuo. Jei gaunama daug dokumentų, registracijos procesas užtrunka daug laiko ir vilkina tolimesnį darbą su dokumentais. Be to, dėl žurnalų registravimo sistemos dažnai kartojama dokumentų registracija kituose struktūriniuose padaliniuose, kur dokumentas perduodamas. Tačiau svarbiausias žurnalų registravimo sistemos trūkumas yra nesugebėjimas organizuoti dokumentų įforminimo terminų kontrolės ir operatyviai atlikti informacijos ir informacinių darbų apie dokumentus.

Kortelių registravimo sistema leidžia pašalinti šiuos trūkumus, nes kortelės gali būti dedamos į kortelių bylas bet kokia tvarka, o keli žmonės vienu metu gali registruoti dokumentus, sukurdami reikiamą registracijos kortelės kopijų skaičių. Registracijos kortelės formą pati įstaiga gali nustatyti ir ji įrašoma į biuro valdymo instrukcijas.

Tačiau racionaliausia šiandien yra automatizuota dokumentų registravimo kompiuteryje sistema. Tai leidžia, registruojantis įvairiose darbovietėse, visą informaciją apie dokumentus sujungti į vieną duomenų bazę, kurios pagrindu galima organizuoti centralizuotą informacijos ir žinyno darbą bei dokumentų vykdymo kontrolę.

Gaunami dokumentai dažniausiai registruojami centralizuotai. Mažoje įmonėje juos registruoja sekretorė, biurą turinčioje įstaigoje - specialiai paskirtas darbuotojas arba, jei gaunamų dokumentų apimtis didelė, registravimo grupė.

Dokumentai registruojami neatsižvelgiant į tai, kaip jie buvo gauti: gauti paštu, gauti per kurjerį, faksu ar el.

Registracijos formoje paprastai pateikiama ši informacija apie gaunamą dokumentą:

gavimo data;
priimančiosios institucijos dokumentui suteiktas gaunamo registracijos numeris;
autorius (korespondentas) – t.y. kieno tai dokumentas?
autoriaus institucijos jam priskirto dokumento data;
autoriaus institucijos jam suteikto dokumento registracijos numeris;
pavadinimas (apie ką dokumentas);
rezoliucija;
gauto dokumento įvykdymo terminas;
vykdytojas (dirbs su gautu dokumentu);
vykdymo eiga (fiksuojami visi dokumento perdavimai ir vykdymo rezultatas);
N& aktai (kur dokumentas dedamas po įvykdymo).

Gaunamo dokumento registracijos forma iš pradžių nėra visiškai užpildyta. Prieš perduodant dokumentą vadovui, dokumente nėra nei nutarimo, nei termino, nei vykdytojo, šie duomenys įrašomi dokumentą peržiūrėjus vadovui. Informacija apie dokumento vykdymo eigą ir bylos numeris įrašomi į registracijos formą dokumento vykdymo metu ir po jo.

Tokia kortelė gali būti suprojektuota A5 (148x210) arba A6 (105x148) formatu. Jis dauginamas pasirenkant gana storą popierių.

Skirtingoms registruotų dokumentų grupėms galite naudoti skirtingų spalvų korteles, spalvotas juosteles viršutinėje paraštėje arba įstrižai.

Naudojant automatizuotą registravimo sistemą, patogiausia (siūloma daugumos kompiuterinių programų) yra rodoma registracijos kortelės forma (RCC), į kurią įvedama informacija apie dokumentą, panašiai kaip į tradicinę popierinę rankinę kortelę.

Naudojant automatizuotą registravimo sistemą informaciją apie dokumentą galima nesunkiai papildyti. Pavyzdžiui, pridėkite:

Dokumento tipas;
dokumento autoriaus geografinė vieta;
rezoliucijos autorius;
struktūrinio padalinio pavadinimas;
lapų skaičius dokumente;
paraiškos lapų skaičius;
susiję dokumentai.

Registracijos kortelės pildymas kompiuterio ekrane daugeliu atžvilgių panašus į tradicinės popierinės kortelės pildymą, tačiau turi ir savo ypatybių.

Elektroninės registracijos kortelės formoje, kaip taisyklė, yra tiek duomenys (laukeliai), kurie pildomi rankiniu būdu (pavyzdžiui, gaunamo dokumento numeris ir data, suvestinė, nutarimo tekstas), ir duomenys (laukeliai), kurie įvedami automatiškai. (registracijos data, dokumento registracijos numeris), duomenys (laukeliai), kurie įvedami pasirenkant informaciją iš išskleidžiamųjų sąrašų. Toks informacijos įvedimas ne tik pagreitina registracijos kortelės pildymo procedūrą, bet ir, kas ypač svarbu, leidžia išvengti rašybos klaidų ir neatitikimų, galinčių gerokai apsunkinti ar net padaryti neįmanoma automatinės informacijos apie dokumentą paiešką.

Naudojant išskleidžiamuosius sąrašus, kaip taisyklė, užpildomi duomenys (laukai):

Dokumento tipas – kadangi dokumentų rūšių skaičius ribotas;
nutarimo autorius - organizacijos vadovybės sąrašas;
struktūrinis padalinys - struktūrinių padalinių sąrašas;
atlikėjai - paprastai šis laukas susideda iš dviejų dalių - struktūrinio padalinio pavadinimo (ir (arba) indekso) ir atlikėjo pavardės bei inicialų;
Bylos numeris – susietas su organizacijos bylų nomenklatūra;
susiję dokumentai – šiais duomenimis nustatomas ryšys tarp registruojamo dokumento ir kitų (pavyzdžiui, atsakymo dokumentas siejamas su iniciatyviniu dokumentu).

Naudojant papildytą sąrašą, užpildomi duomenys (laukelis) „korespondentas“. Iš sąrašo atrenkamos organizacijos, su kuriomis palaikomas nuolatinis susirašinėjimas. Jei iš naujo korespondento gautas dokumentas registruojamas, informacija apie jį įrašoma į sąrašą. Informacija apie korespondentus ateityje gali būti naudojama informaciniams darbams, adresų sąrašams kurti ir pan.

Vieną kartą sugaišę laiko sudarydami tokius sąrašus, galite žymiai sutaupyti laiko tolesnio darbo procese.

Išsiunčiamų dokumentų registracijos formos daugeliu atžvilgių yra panašios į gaunamų dokumentų registracijos formas, tačiau pildomos skirtingais duomenimis. Nurodytas:

Dokumentą rengusio skyriaus pavadinimas
siunčiamo dokumento numeris;
dokumento data;
adresatas, t.y. organizacijos, kuriai siunčiamas dokumentas, pavadinimas;
dokumento santrauka;
dokumentą parengusio vykdytojo pavardė;
numatoma atsakymo data;
nuoroda į gaunamą dokumentą, jei dokumentas yra atsakymas;
bylos numeris, kuriame pateikiama išsiųsto dokumento kopija (arba originalas, jei dokumentas siunčiamas faksu).

Galima pridėti ir kitą informaciją apie dokumentą, pavyzdžiui, lapų skaičių, priedų prieinamumą, formos numerį, siuntimo užsakymą ir kt.

Išsiunčiami dokumentai dažniausiai registruojami centralizuotai korespondencijos siuntimo zonoje.

Vidaus dokumentai dažnai registruojami decentralizuotai į grupes tuose padaliniuose, kuriuose jie kuriami ir vykdomi: buhalterinės apskaitos, žmogiškųjų išteklių, biuro ir kt.

Vidaus dokumentai turi būti įregistruoti pasirašymo ar patvirtinimo dieną.

Registruojant vidinį dokumentą, apie jį įrašoma ši informacija:

Dokumentui suteiktas serijos registracijos numeris;
dokumento (registracijos) data;
santrauka;
dokumentą parengęs skyrius;
vykdytojas;
vykdymo laikotarpis;
vykdymo žyma (vykdymo eiga);
bylos numeris, kuriame pateiktas dokumentas.

Kaip ir ankstesnėse gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų formose, į registracijos formą galima pridėti kitus duomenis: lapų skaičių, priedų buvimą ir kt.

Kiekviena dokumentų rūšis (įsakymai, instrukcijos, sutartys, pažymos) registruojama ir numeruojama savarankiškai. Dokumentui perkeliamas registracijos metu dokumentui suteiktas eilės numeris. Prie numerio galima pridėti raidžių. Pavyzdžiui, įsakymui dėl personalo - „ls“, t.

Racionalios dokumentų registravimo sistemos sukūrimas leidžia dokumentų tvarkymo tarnybai turėti informaciją apie visus organizacijos dokumentus ir sumaniai atlikti tokias svarbias užduotis kaip informacijos ir informacinių darbų bei dokumentų vykdymo kontrolė.

Vidaus dokumentų patikrinimas

Kitų kalendorinių metų pradžia įmonėje (organizacijoje, įstaigoje) paprastai sutampa su jos veiklos būklės patikrinimu, kurį atlieka vidinė komisija, kuriai pirmininkauja vienas iš vadovo pavaduotojų. Atitinkamas patikrinimas atliekamas pagrindinėse verslo paramos srityse, t. dokumentacijos palaikymas valdymui (DOU) (biuro darbas).

Patikrinimo užduotys dažniausiai suformuluojamos įmonės (organizacijos, įstaigos) vadovo įsakymu (nurodymu). Dokumentų būklei patikrinti komisijoje paprastai sudaromas pakomitetis, turintis atitinkamus įgaliojimus.

Pagrindinės pakomitečio užduotys yra šios:

1) tikrinti, ar yra lokalinių norminių aktų, reglamentuojančių įmonės (organizacijos, įstaigos) biuro darbo organizavimą, jų atitiktį raštvedybos srities norminių aktų reikalavimams;
2) biuro darbo aprūpinimas pagrindinėmis išteklių rūšimis, jų atitikimas įmonės (organizacijos, įstaigos) dokumentais pagrįstos informacijos poreikiams;
3) įmonės (organizacijos, įstaigos) veikloje susidarančių dokumentų tvarkymo, taip pat jos dokumentacijos darbo būklė;
4) įmonės (organizacijos, įstaigos) biuro valdymo sistemos veikimo trūkumų nustatymas, jų priežasčių nustatymas, pasiūlymų, skirtų biuro valdymo sistemai tobulinti, rengimas (tai atsispindi patikrinimo ataskaitoje).

Panagrinėkime, kaip šios užduotys sprendžiamos tikrinimo metu.

Vietinių taisyklių tikrinimas

Pagrindiniai vietiniai teisės aktai (LNA), reglamentuojantys įmonės (organizacijos, įstaigos) biuro darbo organizavimą, apima:

Struktūrinio padalinio, vykdančio įgaliojimus organizuoti raštvedybą, nuostatai;
- biuro darbo instrukcijos;
- įgalioto padalinio darbuotojų pareigybių aprašymai. Išvardytos LNA sudaro organizacinį ir teisinį pagrindą tinkamam įmonių apskaitos sistemos funkcionavimui.

Be jų, įmonė (organizacija, įstaiga) gali vystytis:

Nuostatai dėl padalinių įgalioto struktūrinio padalinio viduje: dokumentų tvarkymo grupė, techninių dokumentų rengimo grupė, operatyvinių dokumentų saugojimo grupė, archyvinių dokumentų saugojimo grupė ir kt.;
- nurodymai darbuotojams, atsakingiems už biuro darbą kituose struktūriniuose padaliniuose.

Tikrinant LNA taip pat nustatoma, kaip jie atitinka norminių (norminių, metodinių, norminių ir techninių) aktų reikalavimus biuro darbo srityje.

Visų pirma, tikrinant biuro darbo instrukcijas, jų struktūra ir turinys atitinka Metodines rekomendacijas dėl biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijų rengimo, patvirtintų. Rosarkhiv įsakymu Nr.76.

Tikrinant pareigybių aprašymus, nustatomas jų turinio atitikimas kvalifikacinėms charakteristikoms. Be to, atkreipiamas dėmesys į LNA projekto atitiktį GOST R6.30-2003.

Remiantis patikrinimo rezultatais, daroma išvada apie įmonės (organizacijos, įstaigos) biuro darbo organizavimą reglamentuojančio LNA buvimą (dalinį ar visišką nebuvimą), taip pat jos atitiktį ar dalinį (visišką) nebuvimą. - norminių teisės aktų laikymasis biuro darbo srityje.

Tikrinant biuro darbo prieinamumą su pagrindinėmis išteklių rūšimis, jų atitiktį įmonės (organizacijos, įstaigos) poreikiams dokumentuota informacija, pagrindinis dėmesys skiriamas:

Užtikrinti, kad įgaliotame struktūriniame padalinyje būtų sukomplektuotas reikiamo skaičiaus ir kvalifikacijos personalas;
- patalpų, skirtų įgaliotam struktūriniam padaliniui ir atitinkamoms darbo vietoms įrengti, prieinamumas ir būklė;
- įgalioto struktūrinio padalinio personalo darbo vietų prieinamumas ir įranga, jų atitiktis darbo apsaugos reikalavimams;
- įgalioto struktūrinio padalinio veiklos organizacinio ir techninio palaikymo priemonių prieinamumas ir tinkamumas naudoti: dokumentuotos informacijos apdorojimas, saugojimas, ryšiai ir ryšiai ir kt.;
- lėšų, skirtų įgalioto struktūrinio padalinio funkcionavimui užtikrinti, gavimo reguliarumą, jų pakankamumą tinkamam uždavinių įgyvendinimui, kad būtų patenkinti įmonės (organizacijos, įstaigos) dokumentais pagrįstos informacijos poreikiai.

Remiantis patikrinimo rezultatais, daroma išvada apie išvardintų rūšių išteklių aprūpinimą (dalinį ar visišką nebuvimą), jų atitikimą (dalinį ar visišką neatitikimą) įmonės (organizacijos) poreikiams, t. dokumentuota informacija.

Tikrinant įmonės (organizacijos, įstaigos) veikloje generuojamų dokumentų tvarkymo darbų būklę, taip pat jos dokumentaciją, visų pirma vertinama faktinių veiklos rodiklių atitiktis planuotiems.

Visų pirma, nustatomas įmonės (organizacijos, įstaigos) dokumentų srauto apimtys: bendrai ir pagal pagrindinius informacijos srautus (gaunamus, išsiunčiamus ir vidinius dokumentus), taip pat pagal dokumentų rūšis (popierinius ir elektroninius), t. palyginti su panašiais ankstesnių metų rodikliais.

Taip pat vertinamas automatizuotų dokumentuotos informacijos apdorojimo priemonių panaudojimo efektyvumas.

Ypatingas dėmesys skiriamas dokumentų saugos užtikrinimui apyvartos procese: priemonių jų normaliai fizinei ir cheminei būklei paieškai ir atstatymui apimčiai, neaptiktų (prarastų) dokumentų skaičiui per audituojamą laikotarpį ir palyginus su panašiais ankstesniais rodikliais. metų. Taip pat tikrinami dokumentų vykdymo stebėsenos rezultatų duomenys, visų pirma jų netinkamo įforminimo atvejų skaičius: terminų nesilaikymas, dokumentų įforminimas pažeidžiant nustatytus reikalavimus, įvykdyto dokumento neatitikimas nutarimui, t. ir tt Remiantis audito rezultatais, daroma išvada apie biuro darbo efektyvumo laipsnį – apskritai ir pagal funkcinius komponentus (dokumentų valdymas ir dokumentacija).

Vidaus darbo dokumentai

Darbo ir darbo užmokesčio apskaita organizacijoje vykdoma pagal pirminius dokumentus, sugeneruotus personalo skyriuje. Prastai atliktas personalo skyriaus darbas neišvengiamai turi įtakos ir buhalterijos, ir visos organizacijos darbui. To pasekmė – nesavalaikis darbuotojų apmokėjimas, nedarbingumo atostogos, nesavalaikis dokumentų rengimas teikti valstybinėms socialinėms institucijoms. Dėl to mažėja visos įmonės finansiniai rezultatai.

Rusijos Federacijos darbo kodekso normų laikymąsi ir teisingą personalo dokumentų įforminimą kontroliuoja tiek Federalinės darbo inspekcijos (Rostrudinspektsiya), tiek Federalinės mokesčių inspekcijos organai. Valstybinis inspektorius gali atvykti į bet kurios organizacijos biurą, neatsižvelgiant į jos nuosavybės formą, ir pareikalauti dokumentų, susijusių su personalo įrašais, ir kitų privalomų organizacijos vidaus taisyklių bei įsakymų (Federalinis įstatymas Nr. 134-FZ „Dėl apsaugos“). juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių valstybinės kontrolės (priežiūros) metu“).

Personalo tarnybos veiklos dokumentavimas apima visus procesus, susijusius su personalo dokumentacijos rengimu ir tvarkymu pagal nustatytas taisykles, ir sprendžia šias personalo valdymo užduotis:

Darbininkų darbo organizavimas;
- darbo sutarties sudarymas ir priėmimas į darbą;
- perkėlimas į kitą darbą;
- darbuotojų suteikimas atostogoms;
- darbuotojų skatinimas;
- drausminių nuobaudų skyrimas darbuotojams;
- darbuotojų atestavimas;
- personalo išlaikymas;
- darbo laiko panaudojimo apskaita;
- darbuotojų pritraukimas dirbti savaitgaliais ir nedarbo švenčių dienomis;
- komandiruočių registravimas;
- darbo sutarties nutraukimas ir atleidimas iš darbo.

Personalo dokumentų, kuriuos organizacijos privalo tvarkyti, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, sąrašas pateikiamas priede. Jame taip pat nurodyti norminiai dokumentai, reglamentuojantys darbdavio pareigą saugoti tam tikrus personalo dokumentus ir jų saugojimo terminus (pagal Federalinio archyvo patvirtintą standartinių valdymo dokumentų, sudarančių organizacijos veikloje, sąrašą, nurodant saugojimo terminus).

Darbuotojų darbo organizavimas vykdomas priimant (organizacijos vadovo ar jo įgalioto pareigūno patvirtinimą) vietinius teisės aktus. Kiekvienas darbdavys privalo turėti vidinius darbo reglamentus ir asmens duomenų apsaugos nuostatas. Jei reikia, priimami ir kiti vietiniai reglamentai, tokie kaip darbo užmokesčio, darbo standartų, priedų ir materialinių paskatų, atestavimo ir kt. taisyklės.

Kolektyvinė sutartis (sutartis) yra patariamojo pobūdžio, nes sudaroma šalių susitarimu (Rusijos Federacijos darbo kodekso 7 skyrius). Privačioms įmonėms rekomenduojama tvarkyti darbuotojų asmens bylas. Darbdavio pareiga tvarkyti asmeninius reikalus taikoma valstybinių organizacijų darbuotojams pagal federalinį įstatymą Nr. FZ-79 „Dėl Rusijos Federacijos valstybinės valstybės tarnybos“. Patogumui vis tiek galime rekomenduoti kurti asmenines bylas ar asmeninius aplankus, o jų formavimo tvarka turėtų būti nustatyta vietiniame organizacijos norminiame akte, patvirtintame vadovo.

Į darbuotojo asmens bylą (asmeninį aplanką) galite įtraukti dokumentų, kurių reikia priimant į darbą, kopijas (pasas, karinis pažymėjimas, TIN priskyrimo pažymėjimas, pensijų draudimo liudijimas, santuokos liudijimas, vaikų gimimo liudijimas - pajamų mokesčio lengvatoms teikti); išsilavinimo dokumentai ir kt.), o vėliau visus pagrindinius darbuotojo darbinio gyvenimo metu sukurtus dokumentus, apibūdinančius jo darbinę veiklą (prašymai dėl perkėlimo į kitą darbą, atsistatydinimo raštas, charakteristikos, kvalifikacijos kėlimo dokumentai, priėmimo įsakymų kopijos, perkėlimas). , atleidimas ir pan.).

Be to, darbdavys privalo turėti šiuos darbo apsaugos dokumentus:

Darbo apsaugos instrukcijos pagal profesiją;
- instruktažo žurnalas (susipažinimas su instrukcijomis);
- darbuotojų, kuriems atliekama privaloma medicininė apžiūra, žurnalas ir kt.

Šiuos dokumentus galima saugoti įmonės personalo tarnyboje, jei organizacija neturi atskiros darbo apsaugos tarnybos, arba biure.

Pagal sub. "a" 1 dalis str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 356 straipsniu, Federalinė darbo inspekcija vykdo valstybinę priežiūrą ir kontrolę, kaip darbdaviai laikosi darbo įstatymų ir kitų norminių teisės aktų. Federalinė darbo inspekcija turi teisę nustatyta tvarka siųsti ieškinius ir kitą medžiagą dėl darbo pažeidimų federalinėms vykdomosioms institucijoms, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų vykdomosioms institucijoms, vietos valdžios institucijoms, teisėsaugos institucijoms ir teismams. ir darbo apsaugos teisės aktai, iki įmonių, kuriose buvo nustatyti pažeidimai, veiklos sustabdymo (Administracinio kodekso 3.12 str.).

Organizacijų vadovai yra asmeniškai atsakingi už jų veiklos procese sukauptą dokumentinį fondą. Už Rusijos Federacijos įstatymų ir kitų norminių teisės aktų pažeidimą, netinkamą personalo dokumentacijos tvarkymą ar jos nebuvimą įstatymų leidėjas numato administracinę baudą: pareigūnams - nuo 1000 iki 5000 rublių, juridiniams asmenims - nuo 30 000 iki 50 000 rublių. arba administracinis veiklos sustabdymas iki 90 dienų, ir vėl - užtraukia pareigūno diskvalifikavimą (Administracinio kodekso 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 ir 14.23 straipsniai).

Organizacijai reikalingų personalo dokumentų sąrašas:

	dokumentas	Koks dokumentas reglamentuoja	Pastaba	Galiojimo laikas
	Vidaus darbo taisyklės (ILR)	Rusijos Federacijos darbo kodekso 189 straipsnis	Priimdamas į darbą (prieš pasirašydamas darbo sutartį), darbdavys privalo pasirašytinai supažindinti darbuotoją su PVTR. Galioja iki pakeitimo naujais.	Nuolat
	Darbuotojų asmens duomenų apsaugos nuostatai	Rusijos Federacijos darbo kodekso 86 straipsnis	Priimdamas į darbą (prieš pasirašydamas darbo sutartį), darbdavys privalo supažindinti darbuotoją su Darbuotojų asmens duomenų apsaugos nuo parašo nuostatais. Galioja iki pakeitimo nauju.	Nuolat
	Personalo lentelė (forma T-3) (darbuotojų išdėstymas)	Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis, Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimas Nr.	Jis sudaromas kiekvieną kartą, kai jame atliekami tam tikri pakeitimai.	Nuolat
	Darbo knygelių ir jų intarpų judėjimo apskaitos knyga		Saugomas personalo skyriuje ir nuolat prižiūrimas.
	Darbo knygelių blankų ir jų intarpų įrašymo kvitas ir išlaidų knygelė	Darbo knygelių ir jų įdėklų pildymo tvarkos instrukcijos (patvirtintos Rusijos darbo ministerijos nutarimu Nr. 69)	Saugomi buhalterijoje kartu su darbo knygelių blankais ir jų intarpais; HR darbuotojo prašymu formas gauna personalo skyrius.	50 metų (bet likvidavus įmonę kartu su kitais dokumentais, kurių galiojimo laikas 75 metai, perduodamas miesto archyvui)
	Darbo apmokėjimo, priedų ir materialinio skatinimo nuostatai	Rusijos Federacijos darbo kodekso 6 skirsnis, Rusijos Federacijos darbo kodekso 21 skyrius	Esant sudėtingoms mokėjimo ir darbo sistemoms bei premijų sistemoms. Galioja iki pakeitimo nauju.	Nuolat
	Mokymo sistemos nuostatai	Rusijos Federacijos darbo kodekso 196, 197 straipsniai	Jei organizacijoje yra mokymo sistema.	Nuolat
	Darbuotojų atestavimo taisyklės	Rusijos Federacijos darbo kodekso 81 straipsnis	Atliekant atestavimą darbdavio sprendimu.	Nuolat
	Atostogų grafikas	Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis, Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimas Nr.	Patvirtina darbdavys ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki kalendorinių metų pradžios.
	Darbo sutartis	Rusijos Federacijos darbo kodekso 16, 56, 57, 67 straipsniai	Su kiekvienu darbuotoju sudaryta raštu.
	Pareigybių aprašymai kiekvienai pareigybei pagal etatų lentelę, profesijų darbo instrukcijos		Priimama darbdavio nuožiūra.	Nuolat
	Įsakymai dėl įdarbinimo	Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnis	Skelbiamas darbo sutarties pagrindu. Jie darbuotojui paskelbiami pasirašytinai per tris dienas nuo faktinės darbo pradžios.
	Įsakymai dėl perkėlimo į kitą darbą	Rusijos Federacijos darbo kodekso 72.1 straipsnis	Išduodamas susitarimo dėl perkėlimo į kitą darbą pagrindu (papildomas susitarimas prie darbo sutarties).
	Įsakymai dėl atleidimo	Rusijos Federacijos darbo kodekso 84.1 straipsnis
	Užsakymai dėl pagrindinės veiklos		Paskelbta pagal poreikį. Personalo tarnybos parengti užsakymai pagrindinėms veikloms yra registruojami ir saugomi biure. Personalo tarnyba tvarko bylą „Pagrindinės veiklos užsakymų kopijos“.	1 metai (personalo tarnyboje saugomos užsakymų kopijos)
	Įsakymai dėl atostogų suteikimo	Rusijos Federacijos darbo kodekso 19 skyrius, Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimas Nr.	Išduodamas pagal atostogų grafiką arba darbuotojo prašymą
	Darbuotojų prašymai atostogauti be užmokesčio	Rusijos Federacijos darbo kodekso 128 straipsnis	Atostogos nemokamos darbuotojo prašymu (prašymu) suteikiamos vadovaujantis 1 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 128 str. arba pagal įstatymą pagal darbuotojo prašymą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 128 straipsnio 2 dalis).
	Darbuotojo asmens kortelė (forma T-2)	1 Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimas Nr.	Atliekama kiekvienam darbuotojui.
	Darbo istorija	Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 straipsnis, Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 225 „Dėl darbo knygelių“, Darbo knygelių pildymo tvarkos instrukcijos ir jų įdėklai (patvirtinta Darbo ministerijos dekretu). Rusijos Nr. 69)	Darbdavys saugo darbo knygeles kiekvienam darbuotojui, kuris pas jį dirbo ilgiau nei penkias dienas.	Atleidžiant iš darbo, darbuotojas į rankas gauna darbo knygą. Nepaimtos darbo knygos saugomos organizacijoje 50 metų, o likvidavus įmonę – archyvuojamos.
	Sutartys dėl visiškos atsakomybės	85 Rusijos darbo ministerijos nutarimo 2, 4 priedai	Jie sudaromi su darbuotojais, kurie tiesiogiai aptarnauja materialinį turtą.
	Pagrindinės veiklos užsakymų apskaitos knyga (žurnalas).	Biuro darbo instrukcija VNIIDAD personalo tarnyboje „Apytikslės biuro darbo instrukcijos organizacijos personalo tarnyboje“ (rekomenduojama)	Turi būti sunumeruotas ir suvarstytas, užantspauduotas ir pasirašytas darbdavio
	Įdarbinimo įsakymų apskaitos knyga (žurnalas).
	Įsakymų dėl atleidimo iš darbo apskaitos knyga (žurnalas).
	Įsakymų dėl atostogų suteikimo apskaitos knyga (žurnalas).
	Kelionės pažymėjimų registravimo žurnalas
	Laiko žiniaraštis	Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 straipsnio 3 dalis	Darbdavys privalo vesti kiekvieno darbuotojo faktiškai dirbto laiko apskaitą
	Pamainų grafikas	Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 straipsnis	Su juo darbuotojai supažindinami ne vėliau kaip prieš mėnesį iki jo įsigaliojimo.
	Kontrolės įstaigų patikrinimų žurnalas	Federalinis įstatymas Nr. 134-FZ „Dėl juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių apsaugos valstybinės kontrolės (priežiūros) metu“	Vykdo visi juridiniai asmenys ir verslininkai nesudarant juridinio asmens	Nuolat
	Posėdžių protokolai, atestavimo kvalifikacinių komisijų nutarimai	Įmonės darbuotojų atestavimo nuostatai	Išduoda sertifikavimo komisija
	Ataskaitų kortelės ir užsakymai pavojingų profesijų darbuotojams	Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 straipsnio 3 dalis	Sudaroma kas mėnesį.
	Gamyboje dirbančių darbuotojų su pavojingomis darbo sąlygomis sąrašai	SSRS Ministrų Tarybos nutarimas Nr.10 „Dėl produkcijos, darbų, profesijų, pareigybių, rodiklių, suteikiančių teisę į lengvatinį pensinį aprūpinimą, sąrašų patvirtinimo“	Jei gamyboje yra kenksmingų darbo sąlygų; vyksta.
	Darbuotojų, išeinančių į lengvatines pensijas, sąrašai
	Susirašinėjimas dėl - valstybinių pensijų ir pašalpų skyrimo; Lengvata pensija
	Darbų saugos instrukcijos pagal profesiją	Rusijos Federacijos darbo kodekso 10 straipsnis		Nuolat
	Instruktažų žurnalas (susipažinimas su instrukcijomis)	Rusijos Federacijos darbo kodekso 10 straipsnis
	Darbuotojų, kuriems atliekama privaloma medicininė apžiūra, žurnalas	Rusijos Federacijos darbo kodekso 69 straipsnis, Rusijos Federacijos sveikatos ir medicinos pramonės ministerijos įsakymas Nr. 90 „Dėl išankstinių ir periodinių darbuotojų medicininių apžiūrų tvarkos ir medicininių nuostatų, susijusių su priėmimu į profesiją“.
	Pranešimai apie nelaimingus atsitikimus	Rusijos Federacijos darbo ministerijos nutarimas Nr.73 „Dėl gamybinių avarijų tyrimui ir fiksavimui reikalingų dokumentų formų patvirtinimo ir gamybinių avarijų tyrimo ypatumų tam tikrose pramonės šakose ir organizacijose nuostatų patvirtinimo“
	Profesinių apsinuodijimų ir ligų tyrimo aktai

Vidaus dokumentų dokumentų srautas

Dokumentų srautas – tai dokumentų judėjimas įstaigoje nuo jų gavimo ar sukūrimo momento iki įforminimo, išsiuntimo ar archyvavimo pabaigos. Tai apima priėmimo, platinimo, registravimo, vykdymo kontrolės, pažymų išdavimo, bylų formavimo, išankstinio archyvavimo, dokumentų saugojimo ir naudojimo operacijas.

Nuo teisingo, racionalaus dokumentų srauto organizavimo priklauso dokumento priėmimo greitis, jame iškelto klausimo sprendimo efektyvumas, padalinių ir pareigūnų darbo krūvio vienodumas.

Darbas su įmonės dokumentais gali būti pateikiamas tokia technologine operacijų grandine:

Gaunamų dokumentų priėmimas;
preliminari peržiūra (sekretoriaus žymėjimas);
dokumentų registravimas;
atsiskaityti vadovui apie gautus dokumentus;
vadovo priimamas sprendimas;
dokumentų siuntimas vykdymui;
dokumentų įforminimo kontrolė;
dokumentų įforminimas;
dokumentų ruošimas byloms;
dokumentų naudojimas informaciniame ir informaciniame darbe;
dokumentų saugojimo terminų nustatymas (perdavimas į archyvą, tolesnis naudojimas, dokumentų sunaikinimas).

Darbo su dokumentais technologinės sistemos tobulumo laipsnį lemia dokumentų judėjimo ir vykdymo efektyvumas bei įmonės vadovybės aprūpinimo dokumentuota informacija efektyvumas.

Įmonės dokumentacijoje galima išskirti tris pagrindines dokumentų grupes: gaunami dokumentai (gaunami), siunčiami dokumentai (siunčiami), vidaus dokumentai.

Registracija gali būti atliekama visoms dokumentų grupėms, pirmiausia gaunamiems dokumentams. Daugelis įmonių netvarko vidaus dokumentų.

Darbas su dokumentų įforminimu ir vykdymo kontrole apima vidinius, gaunamus dokumentus ir tik išimties tvarka siunčiamus.

Nuo bylos formavimo stadijos visose dokumentų grupėse atliekamos tos pačios operacijos, išskyrus gaunamus dokumentus, kurie, išskyrus retas išimtis, neperduodami į archyvinę saugyklą.

Siekiant nustatyti vienodą dokumentų rengimo ir darbo su jais organizavimo tvarką, įmonė rengia biuro darbo instrukcijas, kuriose pateikiami teisingai įformintų dokumentų pavyzdžiai ir darbo su jais taisyklės.

Gaunamus dokumentus priima ir tvarko sekretorė-asistentė.

Gauti dokumentai pereina šiuos etapus:

Pirminis apdorojimas;
preliminarus svarstymas, žymėjimas;
Registracija;
vadovybės atliekamų dokumentų peržiūra;
vykdymo kryptis;
vykdymo kontrolė;
dokumentų įforminimas;
dokumentų pateikimas byloms.

Pirminis gaunamų dokumentų apdorojimas susideda iš teisingo laiškų pristatymo patikrinimo. Atplėšiami visi vokai, išskyrus asmeninę korespondenciją (žymima „asmeninė“). Tada tikrinamas į voką įdėto dokumento adreso teisingumas, dokumento lapų skaičius, ar prie jų yra priedų.

Jei dokumento priedų ar lapų nėra, apie tai pranešama laiško siuntėjui ir įrašoma ant paties dokumento bei gaunamų dokumentų žurnalo stulpelyje „Pastaba“:

Vokų, pažymėtų „asmeniškai“, atidaryti negalima.
Jei dokumento tekstas pažeistas arba trūksta priedų, surašykite ataskaitą.
Vieną akto egzempliorių kartu su gautais dokumentais išsiųsti adresatui.
Persiųsti klaidingai pristatytą korespondenciją teisingu adresu.
Registruoti laiškai priimami pasirašytinai.
Dokumente, pažymėtame „skubu“, nurodykite gavimo laiką.

Vokai, kaip taisyklė, sunaikinami, išskyrus atvejus, kai tik pagal voką galima nustatyti siuntėjo adresą, išsiuntimo ir gavimo datą, arba kai ant voko yra užrašas „konfidencialu“ arba „skubu“.

Atliekama išankstinė gaunamų dokumentų peržiūra, siekiant paskirstyti dokumentus į registruotus ir neregistruotus.

Registruoti dokumentai pažymimi gaunamu numeriu ir data, kurią dokumentą gavo organizacija.

Preliminarios ekspertizės metu taip pat paaiškėja, ar vadovui perduodami dokumentai reikalauja papildomos medžiagos: ankstesnės korespondencijos, sutarčių, norminių dokumentų ir kt. Šiuos dokumentus atrenka sekretoriaus padėjėjas ir kartu su gaunamu dokumentu perduoda įmonės vadovas.

Struktūriniam padaliniui ar konkrečiai įmonės darbuotojui adresuoti dokumentai be išankstinio svarstymo perduodami į paskirties vietą.

Įmonės vadovas peržiūri gautą dokumentą ir per sekretorių nusiunčia rangovui su nutarimu, kuriame atsispindi jo sprendimas ir faktiniai įvykdymo terminai. Sekretorius nutarimą įrašo į registrą. Jeigu nutarime nurodyti keli vykdytojai, tai dokumentas perduodamas pirmajam sąraše, kuris laikomas atsakingu vykdytoju.

Rangovas, dirbdamas su dokumentu, parengia atsakymą, kuris išsiunčiamas vadovui pasirašyti (kartu su pridedama medžiaga, kuri buvo panaudota rengiant atsakymą).

Sekretorė (jei reikia) stebi gaunamo dokumento vykdymą.

Sekretorė gauna iniciatyvinį raštą iš vykdytojo ir patalpina jį į atitinkamą bylą tolimesniam saugojimui ir naudojimui, o atsakymą išsiunčia adresatui.

Iš įmonės siunčiami dokumentai vadinami siunčiamais dokumentais. Išsiunčiamų dokumentų tvarkymas susideda iš šių operacijų:

Siunčiamo dokumento projekto rengimas;
dokumento projekto tvirtinimas;
sekretorė tikrina dokumento projekto teisingumą;
dokumentų registravimas;
adresavimo teisingumo tikrinimas;
dokumento siuntimas adresatui;
paduodamas antrąjį dokumento egzempliorių (kopiją) byloje.

Išsiunčiamo dokumento projektą surašo ir įformina vykdytojas, o jo įforminimo teisingumą tikrina sekretorius.

Siunčiami dokumentai surašomi dviem egzemplioriais, išskyrus faksogramas, kurios surašomos vienu egzemplioriumi.

Parengtas išsiunčiamo dokumento projektas pateikiamas vadovui pasirašyti. Kartu su juo gali būti perduodami ir kiti dokumentai, kurių pagrindu surašomas siunčiamo dokumento projektas (iniciatyviniai raštai, sutartys, aktai, norminiai dokumentai ir kt.).

Vadovas gali atlikti bet kokius pasirašyto dokumento pakeitimus ir papildymus arba grąžinti jį rangovui patikslinti.

Vadovui pasirašius du egzempliorius, dokumentą registruoja sekretorė. Išsiunčiami dokumentai registruojami „Išsiunčiamų dokumentų registravimo žurnale“.

Norint užregistruoti siunčiamus dokumentus, reikalingi šie duomenys:

Dokumento rodyklė, įskaitant bylos numerį;
dokumento data;
Kelionės tikslas;
santrauka arba pavadinimas;
vykdymo pažyma (problemos išsprendimo įrašas, atsakymo dokumentų numeriai);
vykdytojas;
pastaba.

Registruotas dokumentas adresatui išsiunčiamas tą pačią dieną. Siunčiant dokumentą, ant laiško ir ant voko turite patikrinti gavėjo adresą.

Siunčiamo dokumento kopija ir viena faksogramos kopija saugomos korespondencijos byloje:

Dokumentai turi būti sutvarkyti ir išsiųsti tą pačią dieną.
Telegramos išsiunčiamos nedelsiant.
Siunčiami dokumentai spausdinami dviem egzemplioriais.
Jei dokumentą reikia grąžinti, antspauduokite arba pažymėkite „Grąžintina“ ir pažymėkite tai apskaitos byloje ar žurnale.

Norėdami registruoti gaunamus ir siunčiamus dokumentus asmeniniu kompiuteriu, galite naudoti tuos pačius registracijos žurnalo stulpelius.

Vidaus dokumentai – tai dokumentai, kurie rengiami, įforminami ir įforminami pačioje organizacijoje (įstaigoje), vadovaujantis vidaus dokumentų rengimo taisyklėmis.

Vidiniai dokumentai apima: pareiškimus, aktus, protokolus, ataskaitas ir aiškinamuosius raštus ir kt.

Darbas su vidaus dokumentais atliekamas taip:

1) rangovo atliekamo dokumento projekto parengimas;
2) dokumento projekto teisingumo tikrinimas;
3) vadovo pasirašymas dokumente (jei reikia, patvirtinimas);
4) dokumento registravimas;
5) dokumento perdavimas rangovui;
6) dokumento įforminimas;
7) dokumentų vykdymo kontrolė;
8) įvykdyto dokumento suvedimas į bylą.

Paskutiniai darbo su vidaus dokumentais etapai yra: naudojimas informaciniame ir informaciniame darbe (nuo 1 metų iki 3 metų) ir tolesnio saugojimo termino nustatymas (dokumentų vertės tyrimas). Įmonės ekspertų komisijos sprendimu vidiniai dokumentai gali būti naudojami biuro tvarkymo tarnybos informaciniame ir informaciniame darbe ilgiau nei trejus metus arba gali būti perduoti archyvui ar sunaikinti.

Dokumentų registravimas. Tai dokumento sukūrimo ar jo gavimo fakto fiksavimas, suteikiant dokumentui registracijos numerį (rodiklį) ir įrašant informaciją apie jį registracijos žurnale.

Registracija būtina siekiant užtikrinti dokumentų saugumą, operatyvią paiešką, apskaitą ir kontrolę:

Pateikti kokybines ir kiekybines dokumentų charakteristikas;
patvirtinti dokumento gavimą ar išsiuntimą;
sukurti registracijos ir informacinį aparatą, kurį būtų galima naudoti informaciniais tikslais;
kontroliuoti dokumento vykdymą.

Pagrindinis dokumentų registravimo principas – vienkartinė registracija. Kiekvienas dokumentas konkrečioje įmonėje turi būti registruotas tik vieną kartą. Gaunami dokumentai registruojami gavimo dieną, siunčiami ir vidaus dokumentai – pasirašymo dieną.

Yra keletas dokumentų registravimo formų: centralizuota, decentralizuota, mišri.

Didžiausias efektyvumas pasiekiamas naudojant centralizuotą dokumentų registravimo sistemą, tai yra, kai visas registravimo operacijas atlieka vienoje vietoje arba vienas darbuotojas, pavyzdžiui, sekretorė. Tokia sistema leidžia sukurti vieną įmonės dokumentų informacinį centrą ir nustato vienodą registravimo tvarką.

Decentralizuota sistema apima dokumentų registravimą jų sukūrimo ar vykdymo vietose, ty struktūriniuose padaliniuose.

Atsižvelgiant į įmonės specifiką, gali būti taikoma mišri dokumentų registravimo sistema, kai dalis dokumentų registruojami centralizuotai, o dalis – decentralizuotai, struktūriniuose padaliniuose.

Mažos įmonės dažniausiai naudoja centralizuotą registravimo sistemą.

Registruojant dokumentus įmonėje reikia laikytis šių taisyklių:

Kiekvienas dokumentas registruojamas tik vieną kartą;
visi dokumentai registruojami tik vienoje vietoje;
visi dokumentai registruojami pagal vieną įmonės priimtą formą.

Registracijos metu visi dokumentai suskirstomi į kelias grupes, kurių kiekviena registruojama atskirai, pavyzdžiui:

Gaunami dokumentai;
siunčiami dokumentai;
vidaus dokumentai;
komercinės sutartys;
dokumentus, pažymėtus „CT“ („Konfidencialu“).

Registruojant kiekvieną dokumentų grupę, turi būti naudojami vieningi numerių (indeksų) suteikimo dokumentams būdai.

Yra trys pagrindiniai dokumentų registravimo tipai:

1) dokumentų registravimo kortelių sistema;
2) dokumentų registravimo žurnalų sistema;
3) kompiuterinė dokumentų registravimo sistema.

Vidaus dokumentų saugojimas

Pareigybių aprašymai – nuolat (Standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašo 27 p.).

Organizacijos personalo grafikai ir jų pakeitimai rengimo ir tvirtinimo vietoje turi nuolatinį saugojimo terminą (Standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašo 71 straipsnis).

Vidaus darbo taisyklės organizacijoje turi būti saugomos vienerius metus po pakeitimo naujais (Standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašo 773 straipsnis).

Remiantis str. 411 Standartinių valdymo archyvinių dokumentų sąrašo nuostatas, nuostatas dėl darbuotojų atlyginimų ir priedų nuolat saugoti jų rengimo ir tvirtinimo vietoje.

Komercinės paslapties režimo organizacijoje nustatymo dokumentai (informacijos sąrašas, nuostatai ir kt.) turi nuolatinį saugojimo terminą (Standartinių tvarkymo archyvo dokumentų sąrašo 62 straipsnis).

Nepaisant to, kad vietinių taisyklių ir juos patvirtinusių įsakymų saugojimo terminai dažnai skiriasi, vietinis reglamentas tampa įsakymo, jo priedo dalimi, o saugojimo terminai šiuo atveju priklausys nuo vietinio akto ar įsakymo saugojimo terminų. (priklausomai nuo to, kuris laikotarpis ilgesnis).

Nuo naujos redakcijos pareigybės patvirtinimo momento senoji nustoja galioti. Neaktyvių pareigybių aprašymų leidimų saugojimo terminas – 3 metai (Standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašo 2 skirsnio 77 punktas).

Įstatymo Nr. 125-FZ 22 straipsnio 1 dalimi nustatyti personalo dokumentų saugojimo terminų pakeitimai taikomi tik tiems dokumentams, kurių saugojimo terminas anksčiau buvo 75 metai. Tuo pačiu metu įstatymų leidėjai padarė klaidą, nes formaliai pasiekė, kad būtų padidintas visų grupių personalo dokumentų saugojimo terminas. Būtent tiems, kuriems pagal Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr.558 patvirtinto sąrašo 19 ir 665 punktus numatytas penkerių metų saugojimo terminas. Šiuo metu rengiamas įstatymo projektas, kuriuo bus pakeistas įstatymas Nr. 125-FZ ir pašalinkite atsiradusius trūkumus. Kaip aiškina „Rostrud“ specialistai, prieš priimant šiuos pakeitimus, siekiant išvengti nesusipratimų ir baudų, reikėtų taikyti esamą dokumentų saugojimo terminų nustatymo sistemą pagal Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr.558 patvirtintą sąrašą. o ne išskirti personalo dokumentus naikinti.

Laikotarpiai, per kuriuos būtina saugoti personalo dokumentus, nurodyti Įstatymo Nr. 125-FZ 22.1 straipsnyje ir sąraše, patvirtintame Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr. 558. Dokumentų saugojimo termino pradžia yra laikomi sausio 1 d., einančių po tų metų, kuriais jie buvo sudaryti (Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr. 558 patvirtinto sąrašo 4 punkto 1.4 p.).

Taigi įsakymai dėl priėmimo į darbą, perkėlimo, atleidimo, atleidimo iš darbo ir kiti personalo įsakymai, taip pat darbuotojų pareiškimai, jeigu jie saugomi jų asmens bylose, apskritai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 75 metus, jeigu jie yra sukurta iki 2003 m. Jei šie dokumentai buvo sukurti po 2003 m., jie turi būti saugomi ne trumpiau kaip 50 metų.

Darbo sutartys, asmens kortelės ir darbuotojų asmens bylos taip pat turi būti saugomos 75 metus, jei jos sudarytos iki 2003 m., arba 50 metų, jei jos sudarytos po 2003 m., o vadovų asmens bylos – nuolat. Taip pat visą laiką reikia prižiūrėti personalo lentelę.

Tuo pačiu metu visi dokumentai apie personalą, sudaryti valstybės tarnybos, kuri nėra valstybės valstybės tarnyba, laikotarpiu, turi būti saugomi 75 metus, neatsižvelgiant į jų sudarymo datą.

Šią tvarką numato Įstatymo Nr. 125-FZ 22 straipsnio 1 dalis.

Įsakymai dėl kasmetinių ir mokymosi atostogų suteikimo, siuntimo į komandiruotes Rusijoje (taip pat kiti dokumentai apie komandiruotes: pavedimai, ataskaitos ir kt.), taip pat įsakymai dėl nuobaudų ir darbuotojų pareiškimų, jeigu jie saugomi atskirai ir ne. asmens bylose pakanka saugoti tik penkerius metus.

Tokia išvada darytina iš sąrašo, patvirtinto Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr.558, 19 ir 665 punktų.

Dėmesio: Įstatymo Nr. 125-FZ 22 straipsnio 1 dalyje nustatyti personalo dokumentų saugojimo terminų pakeitimai taikomi tik tiems dokumentams, kurių saugojimo laikas anksčiau buvo 75 metai. Tuo pačiu metu įstatymų leidėjai padarė klaidą, nes formaliai pasiekė, kad būtų padidintas visų grupių personalo dokumentų saugojimo terminas. Būtent tiems, kuriems pagal Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr.558 patvirtinto sąrašo 19 ir 665 punktus numatytas penkerių metų saugojimo terminas. Šiuo metu rengiamas įstatymo projektas, kuriuo bus pakeistas įstatymas Nr. 125-FZ ir pašalinkite atsiradusius trūkumus. Kaip aiškina „Rostrud“ specialistai, prieš priimant šiuos pakeitimus, siekiant išvengti nesusipratimų ir baudų, reikėtų taikyti esamą dokumentų saugojimo terminų nustatymo sistemą pagal Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr.558 patvirtintą sąrašą. o ne išskirti personalo dokumentus naikinti.

Darbo vietos sertifikavimo medžiaga turėtų būti saugoma 45 metus, o sunkiomis, kenksmingomis ar pavojingomis darbo sąlygomis – 75 metus.

Laikykitės darbo taisyklių net ir pakeitę juos naujais. Galiojimo laikas yra vieneri metai. Taip pat atostogų grafikams nustatytas vienerių metų galiojimo laikas.

Laikotarpis, per kurį būtina saugoti dokumentus, patvirtinančius, kad darbuotojas įgijo išsilavinimą organizacijos lėšomis, nustatomas pagal mokesčių teisės aktų reikalavimus. Faktas yra tai, kad Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 264 straipsnio 3 dalis nustato, kad, norėdama nurašyti šias išlaidas, kad sumažintų apmokestinamąjį pelną, organizacija turi saugoti visus mokymą patvirtinančius dokumentus (sutartis su mokymo įstaiga, įsakymas vadovas siųsti darbuotoją mokymams, paslaugų suteikimo aktas, diplomas, pažymėjimas, pažymėjimas ir kt.). Jų saugojimo laikas ribojamas iki mokymo sutarties trukmės ir vienerių darbuotojo darbo metų, bet ne trumpiau kaip ketveri metai.

Atgal | |

Elektroninis dokumentų valdymas turi būti holistinė, visapusiška valdymo technologija, užtikrinanti pagrindinius darbo su elektroniniais valdymo dokumentais (gaunamais, išsiunčiamais ir vidiniais) procesus, laikantis jų registravimo ir sertifikavimo reikalavimų.

Dokumentacijos paramos vadovybei organizavimo požiūriu galima išskirti du elektroninių dokumentų valdymo elementų diegimo ir naudojimo organizavimo lygius: dokumentų srautą organizacijos viduje ir išorinę organizacijos komunikaciją.

Organizuodama vidaus elektroninių dokumentų valdymo naudojimą, bet kuri organizacija susiduria su šiais klausimais:

Kokiais formatais kurti ir saugoti elektroninius dokumentus;

Kaip derinti elektroninių dokumentų naudojimą su tradicinio biuro darbo ir dokumentų srauto elementais.

Organizacijų elektroninio keitimosi dokumentais poreikis praktiškai lemia tai, kad išorinėje komunikacijoje yra įvairių tradicinio ir elektroninio dokumentų valdymo elementų derinimo galimybių – nuo ​​supaprastintų iki sudėtingų technologijų.

Sudėtingos išorinio elektroninio dokumentų valdymo technologijos apjungia dokumentų registravimą įmonės sistemoje su jų bylų įvedimu, siuntimu gavėjams el. paštu, elektroniniu paštu gautų dokumentų registravimo procedūros automatizavimą įmonės sistemoje. dokumentus priimančią organizaciją, taip pat užtikrinti kriptografinės apsaugos priemonių, įskaitant EDS, naudojimą. Naudojant skaitmeninį parašą išoriniame elektroninių dokumentų valdyme, svarbu atkreipti dėmesį į šiuos dalykus:

Nustatyti asmenų organizacijoje, kurie naudos skaitmeninį parašą, sąrašą;

Pasirinkite konkretų kriptovaliutų paketą ir išspręskite rakto sertifikavimo problemas.

Dviejų ar daugiau įmonių sistemų sąveika tarpusavyje sujungtų dokumentų srautų technologijos rėmuose apima daugelio įvairaus sudėtingumo problemų sprendimą. Sudėtingiausios problemos yra daugiausia techninio pobūdžio ir susijusios, viena vertus, kelių organizacijų ir padalinių įmonių sistemų sąveikos užtikrinimu, kita vertus, informacijos saugumu ir informacijos apsauga kompiuterių tinkluose. Šis problemų rinkinys slypi informatizacijos ir techninės informacijos apsaugos specialistų veiklos srityje.

Kalbant apie dokumentacijos aptarnavimo tarnybų veiklą, bus reikalinga organizacinė ir metodinė elektroniniame dokumentų valdyme dalyvaujančių organizacijų sąveika, įskaitant dokumentų formų, įrašų formatų, dokumentų srauto principų suvienodinimo klausimais. Visa tai būtina norint pasiekti maksimalų aiškumą savo darbe.

Sėkmingam elektroninių dokumentų valdymo diegimui išorinėje organizacijų komunikacijoje ir tarpžinybiniuose informacijos mainuose būtina naudoti bendruosius principus, standartinius sprendimus, taip pat koordinuotus automatizuotų sistemų kūrėjų veiksmus. Būtina toliau konceptualiai plėtoti politiką dokumentų srauto automatizavimo valdymo aparate srityje, užtikrinant sąveiką ir naudojamų sistemų suderinamumą.