Vado. externá správa elektronických dokumentov: čo to je a ako si vybrať. Externá správa elektronických dokumentov Prečo potrebujeme elektronickú správu dokumentov?

Tok dokumentov je pohyb dokumentov od ich vytvorenia až po ukončenie práce s nimi.

Organizácia toku dokumentov má veľa spoločného s organizáciou mechanického dopravníka. Zavedenie montáže na montážnej linke spolu s typizáciou výrobkov a štandardizáciou dielov viedlo svojho času k výraznému zvýšeniu produktivity práce, zníženiu nákladov na výrobný proces a znamenalo začiatok sériovej výroby. Je pravda, že rytmus nastavený dopravníkom viedol k zvýšeniu intenzity práce a nervového napätia pracovníkov.

Tok dokumentov v podniku

Organizácia toku dokumentov je založená na rovnakých princípoch ako mechanický dopravník: pohyb dokumentov musí mať minimálne návraty do predchádzajúcich fáz, dokumenty sa musia posielať účinkujúcim v súlade s ich zodpovednosťou, aby sa predišlo duplicite operácií.

Vývojový diagram dokumentu

Vývojový diagram dokumentu

Existujú vonkajšie a vnútorné kontúry toku dokumentov.

Vonkajší obrys začína prichádzajúcich (externých) dokladov, ktoré prichádzajú do podniku zvonku. Môžu to byť príkazy od vyšších orgánov, príkazy, uznesenia, listy od partnerov zákazníkov atď. Prijaté dokumenty evidujú sekretárky a následne posielajú na exekúciu.

Vstupná dokumentácia je dokumentácia prijatá podnikom od iných organizácií. Odchádzajúce dokumenty sú dokumenty, ktoré podnik (organizácia) zasiela iným podnikom. Odchádzajúca dokumentácia sú dokumenty, ktoré obsahujú informácie vytvorené v podniku na účely ich prenosu do iných organizácií: listy, certifikáty, správy, objednávky, telegramy, telefónne správy atď.

Tok dokumentov– pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich prijatia alebo vydania až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania.

Existujú tri hlavné prúdy dokumentácie:

– dokumenty prichádzajúce od iných organizácií (prichádzajúce);

– dokumenty odoslané iným organizáciám (odchádzajúce);

– dokumenty vytvorené v organizácii a používané zamestnancami organizácie v procese riadenia (internom).

Tok dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou predškolskej vzdelávacej inštitúcie, ktorej účelom je informačná podpora činnosti inštitúcie, jej dokumentácia a uchovávanie predtým vytvorených riadiacich informácií. Predškolská vzdelávacia inštitúcia priamo závisí od rozhodnutí manažmentu, ktorých dokumentačná podpora ako proces zahŕňa tri zložky: informačnú podporu rozhodnutí, to znamená poskytovanie informácií (dokumentov) rozhodnutia, dokumentovanie rozhodnutia a monitorovanie jeho implementácie. Hlavnými zložkami tohto procesu sú: získanie prvotných informácií, stanovenie cieľa (úlohy), vyhľadávanie potrebných informácií (referenčná práca), vypracovanie riešenia (návrh dokumentu), jeho schválenie, úprava, výroba, certifikácia, odoslanie (prenos adresátovi), sledovanie exekučných riešení. Objem toku dokumentov je určený počtom došlých, odoslaných a interných dokumentov inštitúcie za konkrétne obdobie (rok, štvrťrok, mesiac, deň). Racionálna organizácia toku dokumentov zahŕňa zohľadnenie nasledujúcich princípov: priamosť, kontinuita, rytmus, paralelnosť, proporcionalita. Princíp priameho pohybu dokumentov vyžaduje, aby sa pohyb dokumentov uskutočňoval po najkratšej ceste. Najjednoduchšia forma pohybu tokov dokumentov zodpovedá lineárnemu usporiadaniu štruktúrnych jednotiek. Princípom kontinuity v toku dokumentov je priebežné predkladanie dokumentov na úroveň, kde sa o nich rozhoduje. Tento princíp je nezlučiteľný s „uchovávaním“ dokumentov, ich hromadením v jednom prípade. Princíp rytmického toku dokumentov znamená rovnomerný pohyb tokov dokumentov. Princíp paralelizmu znamená vykonávanie samostatných operácií na spracovanie dokumentu pri jeho pohybe. Hlavným účelom tohto princípu je skrátiť čas potrebný na vyplnenie dokumentu. Paralelné vykonávanie jednotlivých operácií výrazne zrýchľuje tok dokumentu aj realizáciu dokumentu ako celku. Princíp proporcionality predpokladá proporcionálne, rovnomerné zaťaženie kanálov pohybu dokumentov. Dôležitá je zásada nezávislosti a zodpovednosti pri práci s dokumentmi. Tento princíp znamená, že pri všetkých úkonoch – smerovaní, distribúcii, koordinácii, podpisovaní atď. – je potrebné prísne sa riadiť funkciami inštitúcie a jej častí a kompetenciami zamestnancov. Existujúca štruktúra a funkcie inštitúcie, formy a metódy riadiacich činností majú významný vplyv na tok dokumentov. Rýchly prechod a vyhotovenie dokumentov okrem čisto úradníckych dôvodov sťažujú aj organizačné nedostatky, chýbajúce jasné vymedzenie zodpovedností medzi úradníkmi a nedostatočná prehľadnosť funkcií niektorých inštitúcií a ich jednotlivých štruktúrnych oddelení.

Rozsah riadenia na základe vedecko-technického pokroku si vyžaduje mechanizáciu kancelárskej práce vo všetkých jej stupňoch. Mechanizácia procesov kancelárskej práce zahŕňa použitie technických prostriedkov na vykonávanie operácií dokumentácie a spracovania dokumentov. Elektronické vybavenie sa stalo skutočnou nevyhnutnosťou pri riešení problémov dokumentačnej podpory pre riadenie podniku. V počítačovej ére je potrebné objasniť tradičnú definíciu dokumentu, pretože v súčasnosti môžu byť dokumentmi správy prijaté e-mailom, zvukové súbory alebo videá. Preto môže byť dokument definovaný nasledovne: dokument je súbor informácií prístupných ľudskému vnímaniu . Existuje mnoho programov na vytváranie a úpravu úradných dokumentov. Napriek rýchlemu rozvoju elektronických dokumentov sa odborníci domnievajú, že množstvo organizačných a technických ťažkostí im v dohľadnej dobe neumožní úplne nahradiť a odstrániť tradičné dokumenty z obehu.

Otázky na diskusiu

1 Z akých častí pozostáva súbor kontrolných kariet?

2 Aké lehoty na vyhotovenie dokumentov poznáte?

3 Ktorý úradník odstráni dokument spod kontroly?

4 Čo je predmetom kontroly vyhotovenia dokumentu?

5 Z akých prvkov pozostáva registračný index dokumentu?

6 Na dokumenty umiestnite „kontrolnú značku“.

7 Od akého momentu sa počíta lehota vyhotovenia a kontrola vyhotovenia dokumentu?

8 Aký je postup pri predĺžení lehoty na vyhotovenie dokumentu?

9 Aký je účel toku dokumentov?

10 Aké dokumenty vám umožňujú analyzovať a zlepšiť tok dokumentov?

11 Čo je tok dokumentov?

12 Opíšte pojem „Nomenklatúra prípadov“.

13 Opíšte pojem „podnikanie“.

14 Čo je registrácia dokumentov?

15 Uveďte hlavné fázy kancelárskej práce.

16 Vymenujte fázy práce s dokumentmi, ktoré sú typické pre tok dokumentov.

17 Čo zahŕňa pojem „tvorba prípadov“?

18 Kto vykonáva predbežnú kontrolu dokumentov?

19 Podľa akého princípu sa dokumenty vyberajú na uloženie alebo zničenie?

20 Na základe akých kritérií sa tvoria nomenklatúry prípadov?

21 Definujte skúmanie hodnoty dokumentov.

22 Aké sú úlohy skúmania dokumentov?

23 Aké typy zoznamov prípadov vytvárajú inštitúcie?

24 Do akých skupín možno rozdeliť doby uchovávania dokumentov stanovené zoznamami?

25 Aké požiadavky je potrebné dodržiavať pri viazaní alebo zakladaní spisov na trvalé, dočasné (nad 10 rokov) uloženie a pre personál?

26 Ako sa číslujú listy v súbore?

27 Aké údaje sú uvedené na titulnej strane súpisu trvalého skladu?

Nedávno som implementoval elektronickú správu dokumentov pre jedného z mojich klientov. V tomto procese som musel vysvetliť veľa pojmov, povedať, čo to je, ako systémy tohto typu fungujú. A až potom bol schopný pochopiť podstatu mojich návrhov a schválil plán práce. Počas diskusie som si uvedomil, že na túto tému bolo napísané veľmi málo jednoduchým jazykom pre široký okruh čitateľov. Ako obvykle, pokúsim sa tento pojem vysvetliť jednoduchým jazykom.

Je dôležité pochopiť, že existujú dva typy toku dokumentov – interný (EDMS) a externý (VEDO). V Rusku je zvykom nazývať to EDI, ale domnievam sa, že správnejšie je nazývať to VEDO a SED, keďže v Ruskej federácii sú tieto pojmy v zásade oddelené. To znamená, že ak hľadáte systém na výmenu s protistranami, musíte hľadať EDI, ak interný tok dokumentov, potom EDMS.

V tomto článku chcem hovoriť o externom toku elektronických dokumentov medzi spoločnosťou a jej protistranami. Interné elektronické systémy správy dokumentov slúžia na výmenu dokumentov medzi oddeleniami jednej spoločnosti, vzťahujú sa na ne trochu iné požiadavky. Ale nebudem ich tu uvažovať.

Prečo potrebujete elektronickú správu dokumentov?

Elektronická správa dokumentov je modernou a pohodlnou alternatívou k bežným papierovým dokumentom, ktoré sa používajú na akýkoľvek typ obchodnej činnosti.

Tradičný tok dokumentov je spojený s konštantnými časovými oneskoreniami. Na začatie spolupráce s klientom potrebujete faktúru, často zmluvu a následne podpísané faktúry, potvrdenia o vykonaných prácach atď. Všetky tieto dokumenty sú schválené, sú vytlačené, podpísané a zapečatené. Potom je potrebné ich previesť na obchodného partnera, kde prechádzajú aj procesom schvaľovania a podpisovania.

Ďalej sú dokumenty s podpismi naskenované a odoslané e-mailom. Potom sú originály odoslané kuriérom, zamestnancami alebo klasickou poštou. To všetko zaberá značné množstvo času, papierové dokumenty sa niekedy strácajú a vyžadujú si opravy (čo ešte viac spomaľuje proces prijímania dokumentov). A na ich skladovanie sú často vyčlenené celé miestnosti. Výsledkom je, že podnik zažíva veľa nepríjemností, uzatváranie transakcií sa oneskoruje, vznikajú problémy s účtovníctvom, pretože na konci vykazovaného obdobia sú papiere stále niekde „v tranzite“. A ak sa po podpise niektorou zo strán v zmluve zistili kontroverzné klauzuly alebo sa našla chyba v účtovnej dokumentácii, tak sa proces získania správneho papierového dokladu natiahne ešte ďalej, niekedy aj na mesiace.

Elektronická správa dokumentov vám umožní zbaviť sa všetkých týchto nepríjemností:

• Všetky dokumenty sú „podpísané“ elektronicky pomocou digitálnych podpisov. Je to rýchle a jednoduché.
• Ak chcete získať papierovú kópiu, jednoducho vytlačte kópiu. Záujemcovia dostanú všetku dokumentáciu okamžite, bez dlhého čakania na listy alebo kuriérov.
• K uzatváraniu zmlúv a potvrdeniu o ukončení spolupráce (faktúr a úkonov) dochádza bez prieťahov a dodatočného úsilia zo strany zamestnancov.
• Znižuje sa vplyv ľudského faktora na podnikanie: dokumenty sa nestrácajú, chyby sa opravujú v krátkom čase.
• Nie je potrebné prideľovať užitočný priestor na ukladanie viacerých papierových dokumentov.

Okrem toho elektronická správa dokumentov umožňuje riešiť problém vykazovania podnikov štátu. Predtým sa dokumenty akceptovali len v papierovej forme a zamestnanci firmy trávili dlhé hodiny cestovaním na daňový úrad, stáli v radoch za kontrolórom a kontrolóri zase vybavovali množstvo papierov, aby skontrolovali správnosť výkazu a zadávať údaje do spoločnej databázy.

Teraz je možné všetky tieto problémy vyriešiť aj pomocou elektronickej správy dokumentov. Je dôležité pochopiť, že daňová služba prijíma správy a dokumenty prísne stanoveného formátu v elektronickej forme. Iný formát nebude akceptovaný. Preto pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov má zmysel skontrolovať formát internej dokumentácie spoločnosti a v prípade potreby vykonať príslušné úpravy šablón dokumentov.

V prvej fáze začal štát prijímať daňové priznania elektronicky. Technika sa ukázala ako úspešná. A najnovšie sú všetky dokumenty akceptované aj elektronicky.

Z čoho pozostáva elektronická správa dokumentov?

Na tomto type toku dokumentov sú zapojené 4 strany:

1. Dodávateľ tovarov alebo služieb. Strana, ktorá generuje elektronický dokument.
2. Kupujúci alebo klient. Strana, ktorá prijíma elektronický dokument.
3. Dodávateľská spoločnosť, ktorá poskytuje elektronickú platformu na výmenu dokumentov a služby na organizáciu elektronickej správy dokumentov.
4. Štát. Orgány štátnej správy, ktorým predávajúca spoločnosť prenáša údaje o zaznamenaných transakciách a vykonaných dokumentoch.

Ako sa to realizuje v praxi:

1. Dodávateľ tovaru alebo služby vygeneruje elektronický doklad vo vlastnom účtovnom systéme alebo priamo v službe poskytovanej predávajúcim.
2. Dokument v rámci služby je okamžite odoslaný prijímajúcej spoločnosti, ktorá ho dostane buď priamo v službe, alebo vo vlastnom programe napojenom na službu.
3. Platforma zaznamenáva údaje o dokumente.
4. Po „podpísaní“ (potvrdení) príjemcom sú údaje dokumentu odoslané daňovému úradu.

Fakt odoslania a prijatia dokumentu sa teda automaticky zaznamená. Na rozdiel od papierových balíkov s dokumentmi, ktoré prenášajú zamestnanci spoločnosti, kuriérske alebo poštové služby, nie je možné dokument neprijať alebo ho elektronicky stratiť. Skutočnosť včasného prijatia dokumentu do elektronického systému sa zaznamenáva automaticky, tieto údaje je možné použiť v prípade sporu aj na súde.

Taktiež informácie o dokumentoch podpísaných na oboch stranách sa automaticky prenášajú na daňové úrady, čo znižuje pravdepodobnosť účtovných chýb, stratených papierových kópií alebo nezaradenia niektorej transakcie do výkazu, čo v budúcnosti eliminuje prípadné pokuty a iné problémy s daňové úrady spojené s ľudským faktorom a také bežné pri využívaní papierovej správy dokumentov.

Pri toku papierových dokumentov je pre manažéra spoločnosti ťažké kontrolovať včasné prijatie každého dokumentu. Najčastejšie sa tieto problémy riešia na úrovni účtovníkov, kuriérov a obchodných manažérov. V dôsledku toho sa papierové originály nie vždy dostanú k účtovníkovi pred koncom vykazovaného obdobia. A to, ak je skontrolované, môže viesť k pokutám a iným problémom.

Pre elektronickú správu dokumentov:

• Originál dokumentu je doručený okamžite. Nie je núdza o poštovné, kuriérov ani manažérov. Neexistujú žiadne oneskorenia ani súvisiace problémy.
• Vedúci spoločnosti môže kedykoľvek presne skontrolovať, kedy bol dokument odoslaný a prijatý. A v prípade problémov spojených s nedostatkom dôležitej dokumentácie zamestnanci nemajú možnosť presunúť zodpovednosť za svoje chyby na „zlý výkon pošty“ a iné vonkajšie faktory. To chápu aj samotní zamestnanci spoločnosti. Preto sa oneskorenia a problémy s odosielaním/prijímaním dokumentov po implementácii tohto systému stávajú extrémne zriedkavými.

Pre realizáciu spolupráce prostredníctvom elektronickej správy dokumentov je potrebné, aby obe strany používali softvér napojený na nejakú platformu správy dokumentov. Alebo môže jedna alebo obe strany pracovať priamo v službe na odosielaní a prijímaní dokumentov.

Elektronický podpis

Na organizovanie elektronickej výmeny dokumentov je potrebný vysoký stupeň bezpečnosti a ochrany. Všetky služby správy elektronických dokumentov využívajú zabezpečené pripojenie, šifrovanie údajov a používajú elektronický digitálny podpis na potvrdenie pravosti odosielaného dokumentu.

Digitálny podpis je špeciálny „elektronický kľúč“, ktorý vytvára jedinečný digitálny kód pomocou matematického spracovania údajov z užívateľského certifikátu a elektronického dokumentu. Verejné certifikáty sa používajú na overovanie a potvrdzovanie podpisov. A na generovanie (podpisovanie) - osobný dôverný „kľúč používateľa“.

Platformy toku dokumentov (služby)

V súčasnosti existuje široká škála platforiem poskytujúcich služby správy dokumentov. Ide o Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok a mnohé ďalšie. Všetky vykonávajú približne rovnaké funkcie:

• Príjem elektronického dokumentu od užívateľa.
• Odoslané príjemcovi na jeho účet alebo prenesené do určeného systému, ak príjemca pracuje s inou službou.
• Evidencia údajov o doklade a zásielke.

Pri výbere systému pre vašu spoločnosť je najdôležitejšie zvážiť preferencie vašich zákazníkov. Tu je dôležité, aby ste buď pracovali v rovnakom systéme ako klient, ktorý je pre vás dôležitý, alebo služba musí mať schopnosť integrácie (výmena údajov) medzi vaším systémom a podobnou platformou, ktorú váš klient používa.

V niektorých prípadoch sa vám podarí presvedčiť kupujúceho, aby začal pracovať s platformou, ktorá je pre vás výhodná. Ale veľmi často, najmä pri rozbiehaní spolupráce s veľkými obchodnými reťazcami a podnikmi, si už dávno vybrali a jednou z podmienok spolupráce je schopnosť pracovať s určitou platformou elektronickej správy dokumentov.

Systémy VEDO a EDI: aký je rozdiel?

Pri výbere systému správy dokumentov sa mnohí používatelia stretávajú aj so systémami, ktoré sa nestavia ako VEDO, t.j. „elektronická správa dokumentov“, ale ako EDI (tok dokumentov pre maloobchod).

EDI systémy sú špeciálnym prípadom elektronickej správy dokumentov. Sú zamerané na výmenu dát s obchodnými partnermi alebo divíziami distribučnej siete. Ak sa vo všeobecnosti akékoľvek typy právne významných dokumentov vykonávajú prostredníctvom toku dokumentov, potom sa tu implementuje rýchla výmena obchodných informácií medzi organizáciami vrátane právne významných dokumentov potrebných na obchodné operácie.

Bežná správa elektronických dokumentov umožňuje používanie akýchkoľvek typov dokumentov v akomkoľvek formáte vyhovujúcom stranám. Pri používaní EDI je zoznam možných dokumentov a ich formát prísne regulovaný. Neexistuje žiadny spôsob, ako vygenerovať a preniesť dokument v internom formáte spoločnosti alebo ktorý priamo nesúvisí s obchodnými operáciami. O tom, ako EDI funguje, prečo sa využíva len v obchode a aké sú jeho výhody, vám poviem v jednom z nasledujúcich článkov.

Integrácia s 1C a inými účtovnými systémami

Pre efektívne fungovanie elektronickej správy dokumentov je veľmi dôležité, aby platforma, ktorú si vyberiete, podporovala integráciu s vaším účtovným systémom.

Prečo je to potrebné:

• Zamestnanci spoločnosti vytvárajú doklady v podnikovom účtovnom systéme;
• Po vygenerovaní sa dokument automaticky prenesie v rámci systému manažérovi alebo účtovníkovi na podpis;
• Dokument overený a potvrdený konateľom musí byť predložený bez skreslenia alebo manuálneho zadávania údajov, t.j. dodatočné časové náklady a možné chyby v službe elektronickej správy dokumentov;
• Ak je implementovaný správne, prenos údajov prebieha automaticky. Po kliknutí na tlačidlo „Odoslať dokument“ sa dokument automaticky pretransformuje do podoby potrebnej pre systém elektronickej správy dokumentov a odošle sa do služby, kde sa dokument zaznamená a odošle príjemcovi.

Je veľmi dôležité, aby váš účtovný systém mal po servisnej stránke hotové riešenie, na základe ktorého budú schopní vaši špecialisti implementovať potrebný doplnok účtovného programu. Ak takéto riešenie neexistuje, je lepšie, aby ste sa ho nepokúšali implementovať sami, je to veľmi náročný a zložitý proces. Služby správy dokumentov využívajú digitálne podpisy a komplexné šifrovacie systémy. Preto neexistujú žiadne záruky, že aj po všetkom úsilí programátorov získate požadovaný výsledok. Je lepšie zvoliť inú platformu, kde nájdete vhodnú možnosť integrácie.

Servisné náklady

Služby správy dokumentov zvyčajne ponúkajú pripojenie k službe zadarmo. Za odoslanie dokumentov sa účtuje poplatok. V niektorých prípadoch to bude pevná cena za každý odoslaný dokument. Niekde sa dajú kúpiť služby v balíkoch, t.j. jedna suma je za 100 dokladov, ina za 1000 mesacne atd.

Aj k tejto otázke treba pristupovať múdro. Na jednej strane, čím väčší balík si vyberiete, tým nižšie budú náklady na odoslanie jedného dokumentu. Na druhej strane nemá zmysel platiť za balík 300, 500 alebo 1000 dokumentov, ak tok dokumentov nepresiahne 100 dokumentov mesačne.

FAQ

Je potrebné posielať všetky dokumenty elektronicky?

Nie Pomocou elektronickej správy dokumentov budete posielať len tie dokumenty, ktoré je najvhodnejšie odoslať týmto spôsobom. Zvyčajne ide o úkony dokončenej práce, daňové faktúry, niekedy zmluvy atď. Všetko závisí od vašich potrieb a pohodlia.

Platí sa poštovné za dokument alebo za stranu?

Zaplatíte a systém zaznamená odoslanie dokladu. Aj keď má váš dokument veľa strán, počíta sa ako jedna fakturovateľná jednotka.

Aké je to bezpečné?

Elektronická správa dokumentov je úplne bezpečná. Okrem toho je za zabezpečenie bezpečnosti zodpovedná služba poskytujúca službu. Na tento účel sa používa digitálny podpis, šifrovanie údajov a zabezpečený komunikačný kanál. Úroveň zabezpečenia je približne rovnaká ako vo vašich bežných bankovo-klientských službách.

Ak máme nainštalovaný 1C, budú mať všetci používatelia prístup k elektronickej správe dokumentov?

Nie Okrem obmedzenia prístupových práv v samotnom účtovnom systéme je pre prácu s elektronickými dokladmi pripojenie obmedzené na jednu reláciu na jednom počítači. Ak chcete získať prístup z iného počítača, budete sa musieť pripojiť od začiatku so všetkými heslami a inými bezpečnostnými metódami.

Je možné využívať elektronickú správu dokumentov bez elektronického podpisu a napojenia na platené služby?

Nie Podpisovanie a používanie vládou certifikovanej služby správy dokumentov je nevyhnutné na to, aby bola vaša správa dokumentov právne záväzná. Svojim klientom môžete, samozrejme, posielať dokumenty bez elektronického podpisu akýmikoľvek spôsobmi a akýmikoľvek kanálmi. Nepovažujú sa však za tok dokumentov. Nie sú to nič iné ako kópie pre referenciu. V takom prípade ich budete musieť vždy potvrdiť papierovými originálmi.

Je také ťažké používať elektronickú správu dokumentov?

Ťažkosti môžu nastať iba vo fáze pripojenia. Na vyriešenie tohto problému sú však zvyčajne privedení špecialisti. Samotný proces použitia je jednoduchý a pohodlný. Manažér (zodpovedná osoba) skontroluje dokument, stlačí tlačidlo „podpísať“ a „odoslať“. Tie. odosielanie dokumentov je oveľa jednoduchšie ako pri výmene skenov e-mailom.

Čo ak môj klient nepoužíva platformu, ktorú používam?

Máte dve možnosti. Na svoje náklady môžete napríklad pripojiť protistranu k vašej stránke. Alebo môžete zistiť, či existuje možnosť integrácie medzi vašimi elektronickými systémami správy dokumentov. Ak áno, stačí využiť túto službu. Potom sa dokument odošle podľa nasledujúcej schémy: od vás - do vášho systému - potom do systému príjemcu - a nakoniec osobne príjemcovi. Neovplyvní to rýchlosť prijatia dokumentu ani zložitosť používania systému.

Aktualizácia: Po dlhom rozmýšľaní som sa rozhodol zaviesť pojem EDI (external electronic document management), keďže EDI je širší pojem.

Štítky: Pridajte štítky

Dokument je informácia prezentovaná vo forme, ktorá zodpovedá jej obsahu a účelu. Dokument je vytvorený za účelom, niekým pre niekoho. Zdrojom dokumentu a/alebo jeho adresátom však nebude vždy osoba. Moderná úroveň je, keď je možné a potrebné efektívne a prakticky zaradiť stroje a mechanizmy do riadiaceho okruhu.

Proces, vlastnosti a rýchlosť pohybu dokumentu závisia od jeho formy, obsahu a fungovania „pohybového prostredia“. Jej úspech, ekonomická výkonnosť a sociálna efektívnosť závisia od toho, ako dobre je nastavený tok dokumentov v organizácii, a to je kvalita a život spoločnosti.

O dokumentoch a toku dokumentov

Administráciu, formu a postup toku dokumentov na príklade organizácie zákon neupravuje. Existujú GOST, stanovy a povinné odporúčania. Čo sa týka účtovných dokladov, papierov na získanie úveru či lekárskych správ, existujú zákonné normy.

Dokument nemá vždy striktnú písomnú formu. Môže byť:

• formulár, v ktorom sú určitým spôsobom vyplnené špecifické polia, ktoré majú presný sémantický a syntaktický obsah;
• stránka vyhotovená podľa špecifického formulára pre konkrétnu aplikáciu (list, objednávka, technická špecifikácia, tabuľka obsadenia, ...);
• voľná forma (vysvetlivka zamestnanca, poďakovanie za pracovné úspechy, uznesenie o žiadosti, ...).

Všetky tri verzie dokumentov je možné predložiť v papierovej alebo elektronickej podobe a vďaka dostupnosti technických a právnych nástrojov sú absolútne rovnocenné, aj keď stále existujú prípady, kedy je možná len papierová forma.

Napriek chýbajúcej legislatívnej úprave formy a obsahu dokumentov a toku dokumentov existuje prísna, všeobecne akceptovaná a nediskutovaná prax vytvárania, presúvania, uchovávania alebo ničenia dokumentov, ktorú si každá organizácia môže úplne prispôsobiť podľa seba. akýmkoľvek spôsobom.

Ideálny príklad toku dokumentov v organizácii

Je v podstate nemožné dosiahnuť ideál:

• v akejkoľvek oblasti života a činnosti,
• kedykoľvek,
• v ktoromkoľvek bode priestoru,

pretože každý nový prístup umožňuje vidieť nové horizonty. Existuje túžba a potreba nasledovať ich. Správa dokumentov nie je výnimkou. Naopak, je to indikatívny a živý príklad dynamického zaznamenávania procesu pohybu informácií.

Vôbec nezáleží na tom, ako sú informácie zaznamenané: na papieri alebo elektronicky. V súčasnosti majú obe formy rovnaký právny význam, aj keď v niektorých prípadoch má papierová verzia výhody.

Príklad toku dokumentov v organizácii, ktorá rešpektuje samu seba, svoju oblasť činnosti, rešpektuje vládne orgány, svojich partnerov, dodávateľov a spotrebiteľov (klientov), ​​nie je nevyhnutne vždy daný elektronickým systémom, ktorý kontroluje, eviduje dokumenty a zabezpečuje cyklus ich pohybu od okamihu objavenia sa (vytvorenia) až po okamih uloženia alebo zničenia.

Nie všetky organizácie chápu, že mnohé dokumenty môžu byť vykonávané priamo strojmi a mechanizmami bez ľudskej účasti, rovnako ako nie všetky zdroje (autori) by mali byť iba ľudia.

Zvyčajné chápanie je v drvivej väčšine prípadov na úrovni jednoduchého „signálneho nápadu“, kedy je program poverený hlásiť len výskyt udalostí.

Vnútorný a vonkajší obeh dokumentov

Oba okruhy sú dôležité pre úspešnú organizáciu. Vonkajší obrat má statický význam a vnútorný dynamický.

Čím lepšie túto okolnosť manažment spoločnosti chápe, tým perspektívnejší systém elektronickej správy dokumentov zvolí. Tí, ktorí chcú ukázať ideálny príklad pohybu obchodných dokumentov v organizácii, si píšu vlastný informačný systém.

Dokumenty môžu byť primárne a sekundárne. Tí druhí majú vždy históriu pohybu v rámci organizácie.

Analýzou aplikácie poznatkov o dokumente a jeho použitia je možné vyhodnotiť funkčné charakteristiky podniku, sociálno-ekonomické ukazovatele a časové parametre. To je dôležité pre partnerov aj spotrebiteľov.

Papierové, ale účinné alebo elektronické, ale získané

Jedinečnosť je charakteristická nielen pre človeka, ale aj pre organizáciu. Okrem toho si každý človek cení svoju individualitu a snaží sa ju zdôrazniť všetkými možnými spôsobmi prostredníctvom oblečenia, správania, vzdelávania atď.

Firma nakupujúca hotový informačný systém je ideálnym príkladom toku dokumentov v organizácii, ktorý ju zbavuje vlastnej identity a núti zamestnancov obliekať sa do „cudzích šiat“.

Je lepšie dôverovať vlastným zamestnancom, že pracujú s papierom po starom, ako im vnucovať vonkajší, no moderný názor na dokumenty a ich použitie. Každý zamestnanec je dôležitým prvkom funkčnosti organizácie a nie výskumníkom efektívnosti nápadov iných ľudí a návrhov toku dokumentov tretích strán.

Priority, dynamika a funkčnosť

Vonkajší obrys toku dokumentov je vždy obmedzený, nenáročný a charakterizovaný statickou stabilitou. Celkovo by sa jej nemal pripisovať väčší význam, ako si zaslúži. Napríklad, aký má zmysel „vložiť dušu“ do vzťahov s daňovými úradmi, regulačnými úradmi alebo partnermi. Proces výmeny informácií s reklamnými agentúrami môžete nejakým spôsobom diverzifikovať, no v konečnom dôsledku nadobudne statickú, každodennú podobu.

Prioritou nášho vlastného systému spracovania informácií, ktorého dôležitou súčasťou je vždy elektronická správa dokumentov, je bezpochyby. Ale každému je vždy ľúto času a peňazí na vytvorenie vlastného systému.

Kombinácia klasických možností „one es“ alebo „galaxy“, ktorá sa nikdy nezaobíde bez „ixel“ a niekoľkých lokálnych ekonomických alebo účtovných programov tretích strán, spojených s ich vlastnou webovou stránkou, aby ste mali spätnú väzbu a dokumenty ( objednávky, reklamácie, podnety,... .) od klientov a partnerov - bežný stav, zamestnanci sú neustále zaneprázdnení rutinou a nevznikajú žiadne náklady.

Dynamiku výrobného procesu je možné zabezpečiť len efektívnou implementáciou vlastnej funkcionality. Iba v tejto funkcii je elektronická správa dokumentov v organizácii príkladom hodným napodobňovania a v kontexte implementácie vlastného podnikateľského nápadu - vynikajúca dynamika výroby, ekonomické a sociálne ukazovatele.

Predpisy o informačnom systéme organizácie

Každá organizácia je informačný systém, ktorý vzniká a existuje v podobnom prostredí. Dokumenty sa prijímajú zvonku organizácie, dokumenty sa musia vytvárať aj interne, z ktorých niektoré sú regulované a povinné.

Jednoduchý vývojový diagram dokumentu pre organizáciu je príkladom toho, ako to zvyčajne robí každý. Predpisy o pracovných pravidlách, denných rutinách a povinnostiach zamestnancov sú bežnou normou, ale len veľmi málo ľudí vytvára „predpisy o informačnom systéme organizácie“.

Z objektívneho hľadiska sa vedúci organizácie môžu riadiť čímkoľvek, písať akékoľvek predpisy a popisy práce. Účinnosť a praktickosť tejto tvorby pravidiel však závisí len od toho, ako dobre vnútorný regulačný arzenál spĺňa požiadavky reality.

Predpisy o dokladoch a ich pohybe

Systém toku dokumentov podniku je neoddeliteľnou súčasťou informačnej sféry spoločnosti, v dôsledku čoho sú „Predpisy o toku dokumentov“ prílohou „Predpisov o informačnom systéme organizácie“, ale sú veľmi dôležité a spájajú všetky jeho zložky do jedného informačného organizmu.

Ak má manažment v úmysle vytvoriť ideálny príklad toku dokumentov v organizácii, potom sa skutočne zaoberá rozvojom úspešného podnikania s cieľom dosiahnuť zisk a zlepšiť pohodu zamestnancov.

Zvláštnosťou súčasného stavu v oblasti vývoja softvéru, najmä v popredí, v oblasti distribuovaného spracovania informácií (príklady programovania na internete), je takmer nemožné vytvoriť mobilnú adaptívnu aplikáciu.

Úloha elektronickej správy dokumentov v organizácii je jednoduchý, ale názorný príklad. Charakteristická je tu dynamika:

• prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty;
• algoritmy na spracovanie interných a externých obchodných dokumentov.

Písanie kódu, ktorý sa môže meniť v závislosti od zmien v údajoch a algoritmoch, je veľmi ťažké. Investovanie času a zdrojov nie je dostupné pre každú organizáciu.

Elektronická správa dokumentov v dynamike

Organizácia toku dokumentov v podniku na príklade úlohy elektronickej verzie je relevantná, jednoduchá, orientačná a praktická. Výzva pochádza z procesu navrhovania kódu, ktorý sa môže dynamicky meniť. Problémom je aj čas vývoja.

Poradie toku dokumentov si zasluhuje pozornosť na príklade organizácie patriacej pod Federálnu daňovú službu, Federálnu migračnú službu, Ruskú poštu atď. Navyše vôbec nie je potrebné navrhovať systém presne v súlade, stačí vychádzať zo štruktúry a obsahu dokumentov a používať všeobecnú logiku spracovania.

Potom tok dokumentov v organizácii = príklad + vlastnosti vlastného podnikateľského nápadu. Na prvú aproximáciu nebude výsledok praktický, ale akonáhle sa uvedie do prevádzky prvá implementácia úloh, cyklus ich riešenia sa stane nezvratným a s náležitou pozornosťou sa výsledok dosiahne.

Vytvorenie informačného systému schopného spracovať dynamicky sa meniace informácie je v prvom rade dynamikou samotného procesu tvorby.

Kým sa nevytvorí mechanizmus na adekvátnu zmenu prichádzajúcich, odchádzajúcich a interných dokumentov a kód sa nebude môcť meniť nezávisle bez účasti programátora, nebude možné hovoriť o vytvorení elektronického systému správy dokumentov.

Vynájsť a implementovať vlastný systém na plnú podporu informačných procesov organizácie je však to isté ako urobiť jej úspech brilantným a dokonalým.

Príprava koncepcie zabezpečenia bezpečnostného režimu v podniku, ktorá vo svojom dizajne a účele spája všetky smery, zabezpečuje prítomnosť v organizácii celého komplexu interných regulačných dokumentov.

Ide o pravidlá, nariadenia, pokyny, rôzne druhy upomienok atď., schválené podnikom.

Príprava dokumentu s názvom „Koncepcia zabezpečenia bezpečnostného režimu“ by sa mala začať, keď má podnik k dispozícii miestne regulačné dokumenty.

Interné dokumenty musia byť pripravené v súlade s normami platnej legislatívy a musia byť pripravené skúsenými právnikmi.

V tomto článku vám predstavíme ich potrebný zoznam a povieme vám o ich použití a účele. Interných dokumentov môže byť veľa, všetko závisí od smerovania aktivít organizácie vrátane medzinárodnej spolupráce.

Na zabezpečenie bezpečnostného režimu vo výrobných činnostiach sa uplatňujú interné (miestne) regulačné dokumenty, ktoré vykonávajú pracovníci podnikov a všetci zamestnanci v týchto oblastiach výrobných činností:

Vnútorné pracovné predpisy.

Povinné pre všetkých zamestnancov podniku bez výnimky (manažéri, inžinieri, pracovníci);

Nariadenia „o obchodnom tajomstve“.

Platí pre manažérov a inžinierov, ktorí sú držiteľmi obchodného tajomstva;

Predpisy „o organizácii skladových operácií“.

Povinné na vykonanie manažérmi podnikov a zamestnancami skladu (skladov), ktorí sa podieľajú na účtovaní a pohybe inventárnych položiek;

Predpisy „O bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci“.

Platí pre všetkých manažérov zapojených do výrobného procesu, ako aj pre úradníkov podnikov zabezpečujúcich bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci;

Predpisy „O oddelení IT (ACS)“.

Povinné na vykonávanie zamestnancami oddelení informačných technológií (IT) a automatických riadiacich systémov (ACS);

Predpisy „o účtovníctve“.

Platí pre vedúceho podniku, úradníkov a účtovníkov.

Predpisy „O zmluvnej práci“.

Nevyhnutné pre prácu iniciátorov (exekútorov) uzatvárania zmlúv a právneho oddelenia;

Nariadenia „o osobných údajoch“.

V súlade s požiadavkami Nariadenia vykonávajú svoje funkcie vedúci a funkcionári personálneho aparátu.

Predpisy „O disciplíne“.

Povinné pre všetkých zamestnancov podnikov;

Predpisy „O požiarnej bezpečnosti“, evakuačné schémy, príslušné nariadenia, výpočty.

Povinné pre všetkých zamestnancov podniku.

Predpisy „o prijímaní a prepúšťaní zamestnancov“.

Povinné pre všetkých manažérov a personálne oddelenia podnikov.

Popis práce.

Platí pre všetkých zamestnancov podniku pri výkone funkčných povinností.

Predpisy „O kontrole prístupu“.

Povinné pre všetkých zamestnancov podniku.

Pokyny (predpisy) „O postupe pri dovoze a vývoze inventárneho majetku podniku“.

Povinné na vykonanie všetkými manažérmi a finančne zodpovednými osobami;

Pokyny pre prácu zamestnancov súkromných bezpečnostných spoločností na chránenom mieste.

Vzťahujte sa na všetkých zamestnancov súkromných bezpečnostných spoločností v súlade so zmluvnými záväzkami. Môžu byť spoločné.

Pokyny pre Zoznam odborností pre rizikové práce.

Potrebné pre všetkých manažérov zapojených do priamej výroby, ako aj pre zamestnancov a podnikových úradníkov zodpovedných za ochranu práce;

Pravidlá „O hygienickej údržbe podnikových priestorov“.

Určené pre všetkých zamestnancov podniku.

Pripomenutie akcií v prípade núdze.

Platí pre všetkých zamestnancov podniku.

Zoznam prioritných dokumentov a majetku, ktorý sa má evakuovať v prípade požiarov a iných núdzových situácií.

Zoznam používajú všetci úradníci podnikov.

Predpisy, Dohody so servisnými organizáciami, Objednávky.

Bude sa vzťahovať na jednotlivých úradníkov, pokiaľ sa ich to týka.

Ďalšie interné regulačné dokumenty.

Uverejňuje sa podľa potreby pre špecifickú kategóriu podnikových úradníkov.

Ešte raz zdôraznime, že nejde o úplný Zoznam interných regulačných dokumentov. Môžu tam byť aj také Pokyny pre klubové karty, Pokyny pre sprievodný náklad atď.

Podnik musí mať tie regulačné dokumenty, ktoré sú potrebné pri výrobných činnostiach.

Všetky interné (miestne) regulačné dokumenty schvaľujú vedúci podnikov a oznamujú ich zodpovedným úradníkom na podpis.

Predstavitelia podnikov, ako aj zamestnanci, ktorí sa podieľajú na zabezpečovaní bezpečnostného režimu, sú povinní poznať schválené interné regulačné dokumenty a riadiť sa nimi pri svojej praktickej činnosti.

Interné dokumenty organizácie

Interné dokumenty organizácie upravujú mnohé aspekty jej každodenných činností. Zabezpečujú riadiace procesy, určujú postup a podmienky výkonu správnych rozhodnutí.

Pojem „interné dokumenty“ spája všetky úradné dokumenty určené na interné použitie. Patria k najmenej regulovanému segmentu toku dokumentov.

Až donedávna bola táto definícia uvedená v národnej norme GOST R 51141-98 „Kancelárska práca a archivácia“. Všetky úradné dokumenty, ktoré nepresahujú hranice spoločnosti, ktorá ich vypracovala, sa podľa nej považujú za interné. Zavedením nového GOST 7.0.8-2013 sa však definícia vytratila z regulačnej a metodickej dokumentácie.

Interné dokumenty zohrávajú dôležitú úlohu pri dokumentovaní procesov riadenia. Pôsobia ako regulátori vnútorného života akejkoľvek inštitúcie spolu s legislatívnymi a právnymi aktmi. Potreba vypracovania niektorých vnútropodnikových aktov diktuje súčasná legislatíva.

Interné podnikové akty prispievajú k riešeniu problémov v rámci konkrétnej organizácie. Existuje mnoho typov takejto dokumentácie. Jeho klasifikácia sa spravidla odvíja od účelu, obsahu a postupu schvaľovania úradnej listiny.

Zloženie zoznamu interných dokumentov organizácie závisí od mnohých faktorov: jej organizačnej a právnej formy, formy vlastníctva, stupňa otvorenosti, účelu, veľkosti a rozsahu činnosti.

Typy interných dokumentov v modernej kancelárskej práci:

	Účel
Charta, tabuľka obsadzovania, predpisy, predpisy o organizácii, vnútorné pracovné predpisy, náplň práce	Slúžia ako právny rámec spoločnosti a obsahujú kogentné ustanovenia založené na správnom práve.	Organizačné a právne
Príkazy k základným činnostiam a personálu, uznesenia, príkazy, rozhodnutia, pokyny	Zaznamenajte rozhodnutia manažmentu o organizačných záležitostiach.	administratívne
Úradník, správy, vysvetlivky, vyhlásenia, návrhy, osvedčenia, protokoly, akty, závery	Poskytujú informácie o aktuálnom stave veci, podporujú prijímanie správnych rozhodnutí a vydávanie správnych aktov.	Informácie a referencie
Nájomné zmluvy, zmluvy o poskytovaní služieb, zmluvy o subdodávkach, zmluvy o výstavbe, zmluvy o dodávke. Licenčné zmluvy, dodatočné zmluvy	Založiť občianske práva a povinnosti dvoch alebo viacerých zmluvných strán (fyzických alebo právnických osôb), zmeniť ich alebo ukončiť.	zmluvy
Licencie a povolenia, povolenia na niektoré druhy prác, oznámenia o začatí činnosti, potvrdenie o zápise do živnostenského registra, registračné kupóny a pasy na vybavenie pokladnice, zmluvy o jej vedení	Zaznamenávajú rôzne aspekty činnosti organizácie a upravujú aktuálne problémy.	Oficiálne dokumenty o hlavných činnostiach
Hlavná kniha, výročné správy, súvahy, primárna dokumentácia, výkazy ziskov a strát, audítorské a inventárne správy, plány, správy, odhady, účty, pokladničné knihy	Slúžia ako podklad pre syntetické a analytické účtovníctvo v podniku a sú potrebné na prípravu výkazov (daňových, účtovných, štatistických) a účtovníctva.	Finančné a účtovné
Personálne objednávky, pracovné zmluvy a zmluvy, pracovné knihy, osobné spisy, osobné karty, plány dovoleniek, mzdové účty	Upravujú práva a povinnosti zamestnávateľa a jeho podriadených a upravujú pracovnoprávne vzťahy.	O pracovnoprávnych vzťahoch
Životopisy, autobiografie, potvrdenky, splnomocnenia	Vytvorené jednotlivými zamestnancami na individuálnom základe.

Príprava interných dokumentov zodpovedá schéme tvorby výstupnej dokumentácie. Najprv sa vypracuje projekt, následne sa odsúhlasí so zainteresovanými stranami a na základe pripomienok sa finalizuje, konečná verzia je vypracovaná a schválená vedúcim organizácie. Potom sa zaregistruje konečná verzia a reprodukuje sa v počte kópií, ktoré postačuje pre všetkých účinkujúcich. Každá kópia je overená a predložená na vyhotovenie príslušnému stavebnému útvaru alebo priamo zodpovednej osobe proti podpisu. Originál je uložený.

Etapy prípravy interných dokumentov:

1. Vypracovanie primárneho projektu;
2. Koordinácia;
3. Revízia na základe navrhnutých pripomienok;
4. Opätovné schválenie;
5. Registrácia v súlade s právnymi požiadavkami a miestnymi predpismi;
6. Schválenie;
7. Podpisovanie;
8. Registrácia.

Fázy vykonávania:

Odovzdanie zodpovednej osobe (výkonnému umelcovi);
- vykonanie;
- Kontrola vykonávania;
- Zaradenie do akcie.

Evidencia interných dokumentov

Postup registrácie interných dokumentov je určený na základe ich príslušnosti do jednej alebo druhej kategórie. Takže napríklad uznesenia, pokyny, rozhodnutia, pokyny sa evidujú v rovnakom poradí ako príkazy. Úradné dokumenty patriace do iných kategórií sa najčastejšie evidujú rovnakým spôsobom ako odchádzajúca dokumentácia.

Každému objektu je priradený jedinečný registračný index, ktorý pozostáva z kódu štrukturálnej jednotky, čísla prípadu podľa nomenklatúry a poradového čísla v rámci úradného roka. Evidencia interných dokumentov často prebieha decentralizovane podľa skupín v tých štruktúrnych jednotkách, kde sa vydávajú. Môže ísť o účtovnú dokumentáciu, papiere z personálneho oddelenia alebo kancelárie.

Každý miestny akt organizácie musí byť zaregistrovaný v deň jeho podpisu alebo schválenia vedúcim.

Formuláre na evidenciu interných dokumentov

V závislosti od potrieb spoločnosti je možné zvoliť časopis, kartu a automatizovaný elektronický registračný formulár.

Časopis

Je to vhodnejšie v prípade malého objemu toku dokumentov, vyžaduje si to prítomnosť samostatného denníka pre každú kategóriu miestnej dokumentácie, je vhodné, keď je dokumentárne účtovníctvo na prvom mieste v súvislosti so špecifikami činností organizácie. Trvá to značný čas, vedie k duplicite operácií, komplikuje referenčnú prácu a kontrolu termínov.

kard

Registrácia sa vykonáva pomocou registračných kariet, ktorých forma je určená v rámci spoločnosti a je stanovená v pokynoch pre vedenie kancelárie. Pri použití tejto metódy sa do procesu môže zapojiť viacero zamestnancov, odpadá potreba preregistrácie, uľahčuje sa systematizácia kartotéky a referenčná práca a zjednodušuje sa kontrola nad vykonávaním.

Účtovanie interných dokladov je dôležitou súčasťou účtovníctva celkovej dokumentácie. Medzi jeho hlavné ciele patrí:

Získanie informácií na výpočet počtu zamestnancov v službe kancelárskej práce;
- Výber technických prostriedkov, ktoré zodpovedajú potrebám organizácie;
- Úprava záťaže výkonných umelcov a oddelení inštitúcie pri práci s dokumentáciou;
- Správne organizované účtovníctvo vám umožňuje posúdiť objem toku dokumentov, ľahko určiť umiestnenie akéhokoľvek objektu a poradie práce s ním.

Na zohľadnenie lokálnej dokumentácie sa používajú jej základné atribúty, ktoré umožňujú jednoznačne identifikovať akýkoľvek objekt:

1. sériové registračné číslo;
2. dátum registrácie;
3. Obsah;
4. Oddelenie kompilátorov;
5. Účinkujúci;
6. Termín;
7. Priebeh realizácie;
8. Číslo prípadu.

Bez ohľadu na registračný formulár je možné každému objektu priradiť ďalšie atribúty, napríklad počet listov alebo prítomnosť aplikácií. Upozorňujeme, že účtovníctvo a registrácia sa musia vykonávať v súlade so schválenými Inštrukciami pre kancelársku prácu a Nomenklatúrou prípadov prijatou spoločnosťou.

Interná inventarizácia dokladov

Interná inventarizácia spisov je účtovný doklad, ktorý obsahuje zoznam spisov s uvedením poradových čísel spisov, indexov, dátumov, záhlavia a číslovania spisových listov.

Je to povinný dokument v procese zaznamenávania prípadov s obzvlášť cennými informáciami pre spoločnosť. Interná inventarizácia prípadových dokumentov má jednotnú formu a vypĺňa sa na samostatnom liste.

Interný súpis veci musí byť podpísaný zostavovateľom. Ak je prípad zviazaný alebo uložený bez interného inventárneho formulára, potom sa prilepí na vnútornú stranu predného obalu kufra.

V archíve organizácie sú koncepty súborov a úložných jednotiek ekvivalentné.

Listy vnútorného inventára kufríka sú číslované samostatne arabskými číslicami a v osvedčovacom liste sú označené znakom „+“.

Pravidlá pre vyplnenie interného inventára dokumentov prípadu:

Sériové číslo.

Uvádza sa poradové číslo dokladu v prípade.

Index dokumentov.

Index dokumentu je evidenčné číslo dokumentu (ak žiadne nie je, potom sa v internom inventári urobí značka b/n).

Dátum dokumentu.

V stĺpci je uvedený dátum registrácie dokumentu alebo dátum podpisu dokumentu (ak dokument nebol zaregistrovaný).

Názov dokumentu.

Názov dokumentu obsahuje súhrn obsahu dokumentu.

Čísla listov.

Musíte uviesť čísla listov dokumentu.

Poznámka.

V poznámke sa v prípade potreby uvedú poznámky o vlastnostiach fyzického stavu dokumentov prípadu (odobratie, zaradenie, ich nahradenie kópiami atď.) s odkazmi na príslušné úkony.

Záverečný vstup.

Na konci inventarizácie je záverečný zápis, v ktorom je počet dokladov uvedený v číslach a slove. Uvádza sa počet listov interného inventára.

Dokumenty vnútornej kontroly

Ak v súčasnosti podnik podlieha povinnému auditu, musí vykonávať nielen vnútornú kontrolu nad skutkovým stavom hospodárskej činnosti, ale aj organizovať vnútornú kontrolu účtovníctva a zostavovania účtovnej (účtovnej) závierky.

Výnimka: situácia, keď zodpovednosť za vedenie účtovníctva prevzal vedúci organizácie. Napríklad malé podniky musia pri organizovaní vnútornej kontroly vychádzať z princípu racionality a za určitých okolností môže vedúci takéhoto hospodárskeho subjektu vykonávať funkcie vnútornej kontroly samostatne. Podobný prístup môžu podľa Informácie č. PZ-11/2013 použiť aj niektoré neziskové organizácie.

Vnútorná kontrola v činnostiach organizácie by mala:

1. preniknúť do celého systému riadenia, od vypracovania strategických plánov a stanovovania taktických cieľov až po kontrolu nad konkrétnou operáciou získavania, využívania a zabezpečovania bezpečnosti akéhokoľvek zdroja a majetku;
2. uľahčovať realizáciu manažérskych rozhodnutí, posudzovať ich zákonnosť a efektívnosť, ukázať skutočný stav v organizácii, identifikovať a minimalizovať riziká.

Prostriedky vnútornej kontroly musia nielen posudzovať spoľahlivosť skutočností hospodárskeho života, ale aj predchádzať protiprávnym udalostiam, procesom, operáciám a predchádzať negatívnym výsledkom z finančnej a hospodárskej činnosti hospodárskeho subjektu. Vnútorná kontrola hodnotí spoľahlivosť ukazovateľov a včasnosť podávania správ. Zabraňuje skresleniu účtovných údajov a finančných výkazov.

Postupy vnútornej kontroly podľa odporúčaní ruského ministerstva financií zahŕňajú:

Dokumentácia všetkých transakcií a operácií;
kontrola súladu prvotných účtovných dokladov so stanovenými požiadavkami a hodnotenie spoľahlivosti informácií;
autorizácia transakcií, poskytnutie potvrdenia o spôsobilosti ich vykonania;
zosúladenie údajov;
vymedzenie právomocí, určenie práv a povinností úradníkov;
monitorovanie skutočnej prítomnosti a stavu predmetov;
analýza dosahovania stanovených cieľov, hodnotenie správnosti transakcií a operácií;
postupy súvisiace s počítačovým spracovaním informácií a informačnými systémami.

Organizácia teda musí mať dokumenty obsahujúce schválený zoznam, popis, charakteristiky a kvantitatívne hodnotenie hlavných metód a postupov vnútornej kontroly.

Najdôležitejšími prvkami vnútornej kontroly sú identifikácia rizík, analýza miery rizík, prijímanie manažérskych rozhodnutí zameraných na ich elimináciu, zníženie a minimalizáciu.

Informácia Ministerstva financií N PZ-11/2013 uvádza, že hodnotenie rizík je určené na identifikáciu tých, ktoré môžu ovplyvniť spoľahlivosť účtovníctva a výkazníctva.

Vnútorné kontroly musia zabezpečiť, aby:

Skutočnosti hospodárskeho života premietnuté do účtovníctva sa odohrali v účtovnom období a týkajú sa bežnej činnosti organizácie;
majetok, majetkové práva a povinnosti organizácie premietnuté do účtovných záznamov skutočne existujú;
účtovné objekty sa odrážajú v správnom meraní nákladov;
účtovné údaje sú v účtovnej závierke uvedené správne a včas.

Posúďte riziko zneužitia. Zneužívanie môže byť spojené s akoukoľvek oblasťou účtovníctva a činnosťou organizácie ako celku.

Problém posúdenia rizika zneužitia priamo súvisí s nerozvážnosťou a nedbanlivosťou tak pri obchodovaní vo všeobecnosti, ako aj pri výbere protistrán zvlášť.

Berúc do úvahy odporúčania Ministerstva financií Ruska, pre správnu organizáciu a implementáciu vnútornej kontroly je potrebné vypracovať a formalizovať vnútorné organizačné a administratívne dokumenty hospodárskeho subjektu (príkazy, pokyny, predpisy, popisy práce, predpisy metódy, štandardy). Povinnosti a právomoci útvarov a personálu uvedené v týchto dokumentoch sú určené v závislosti od špecifík činností hospodárskeho subjektu a charakteristík jeho systému riadenia. Vnútornú kontrolu môžu vykonávať interné služby organizácie aj so zapojením externých konzultantov.

Osobitná pozornosť by sa mala venovať skutočnosti, že účinnosť vnútornej kontroly môže byť znížená alebo obmedzená z rôznych dôvodov, často mimo kontroly organizácie. Napríklad zmeny v legislatíve, vznik nových okolností mimo sféry vplyvu manažmentu ekonomického subjektu. Ale zneužívanie právomocí manažmentom alebo iným personálom alebo výskyt chýb v rozhodovacom procese, pri transakciách a účtovníctve - to sú už interné dôvody a ich vplyv na organizáciu kontroly sa dá znížiť.

Na záver je vhodné poznamenať, že každá spoločnosť musí vo svojej činnosti vytvoriť a používať systém vnútornej kontroly. Ide o nástroj riadenia organizácie, ktorý vám umožňuje čo najefektívnejšie implementovať rôzne obchodné procesy. Vnútorná kontrola má nielen odhaľovať nedostatky a porušenia z hľadiska už realizovaných skutočností hospodárskeho života, ale aj predchádzať ich vzniku v budúcnosti. A je dôležité, aby sa vykonával nepretržite, bez vynechania, počas celého vykazovaného obdobia v úplnom súlade so schválenými predpismi.

Vnútorná kontrola by sa mala stať jedným z najdôležitejších nástrojov pri rozhodovaní, dosahovaní strategických cieľov organizácie, uchovávaní majetku, jeho efektívnom využívaní, dodržiavaní zákonov a interných predpisov, ako aj pri zostavovaní spoľahlivých účtovných (finančných) výkazov.

Dokumenty interných predpisov

Jedným z dokumentov upravujúcich pracovnoprávne vzťahy so zamestnávateľom (v súlade so zákonom) je vnútorný pracovný poriadok (ZP). Napríklad pomocou pravidiel v organizácii určujú pracovný režim, vnútorný pracovný režim, postup pri uplatňovaní stimulov a sankcií voči zamestnancom, stanovujú práva, povinnosti a zodpovednosti účastníkov pracovnej zmluvy, ako aj iné pracovné podmienky.

PVTR sú vypracované a zostavené organizáciou samostatne (na základe špecifík práce) personálnym alebo právnym servisom podniku a môžu byť prílohou kolektívnej zmluvy. Existuje regulačný rámec, ktorý pomáha pri rozvoji PVTP. Keďže tento dokument sa týka organizačných a administratívnych dokumentov, jeho vykonávanie sa riadi požiadavkami stanovenými GOST R 6.30-2003.

Obyčajne sa titulná strana k interným predpisom nevydáva. Prvý hárok pravidiel musí obsahovať hlavičku s obrázkom loga, úplný názov organizácie (v niektorých prípadoch je povolený aj skrátený názov, ak je zakotvený v charte), ako aj názov dokumentu - veľkými písmenami. Ak sú vypracované pracovné predpisy prílohou kolektívnej zmluvy, v hornej časti sa uvedie zodpovedajúca značka.

V pravom hornom rohu je pečiatka o schválení pravidiel. Napríklad Schválil som generálneho riaditeľa Celé meno. Dátum.

Dátum vypracovania pravidiel je dátumom ich schválenia.

Pripomeňme ešte raz, že PVTR by mal odrážať špecifiká práce organizácie a identifikovať čo najviac typických situácií, ktoré vznikajú v procese práce.

Internými pravidlami je zakázané predpisovať podmienky, ktoré zhoršujú situáciu zamestnancov.

Vyvinutý súbor pravidiel musí nevyhnutne prejsť fázou koordinácie s ostatnými oddeleniami organizácie, ako aj so zástupcami odborového výboru, a to až po schválení vedúcim.

Všetci zamestnanci musia byť oboznámení so schváleným postupom proti podpisu. Preto by mal byť PVTR organizácie zverejnený na viditeľnom mieste a kedykoľvek k dispozícii na prečítanie.

1. Všeobecné ustanovenia - účel pravidiel a ich uplatňovanie, na koho sa vzťahujú, v akých prípadoch sa revidujú a ďalšie všeobecné informácie.
2. Postup pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov - popis postupu pri evidencii prijímania a prepúšťania zamestnancov, úkony organizácie pri preradení zamestnanca na inú prácu, podmienky a trvanie skúšobnej doby, zoznam potrebných Dokumenty.
3. Základné práva a povinnosti zamestnancov (na základe článku 21 Zákonníka práce Ruskej federácie).
4. Základné práva a povinnosti zamestnávateľa (na základe článku 22 Zákonníka práce Ruskej federácie).
5. Pracovný čas - čas začiatku a konca pracovného dňa (zmena), trvanie pracovného dňa (zmena) a pracovného týždňa, počet zmien za deň; zoznam pozícií zamestnancov s nepravidelným pracovným časom, ak existujú; miesto a termín výplaty mzdy.
6. Čas odpočinku - čas obedňajšej prestávky a jej trvanie; osobitné prestávky pre určité kategórie pracovníkov (napríklad nakladači, údržbári, stavební robotníci pracujúci vonku v chladnom období), ako aj zoznam prác, v ktorých sú zamestnaní; víkendy (ak organizácia funguje počas päťdňového pracovného týždňa, potom by pravidlá mali uvádzať, ktorý deň okrem nedele bude dňom voľna); trvanie a dôvody na poskytnutie dodatočnej platenej dovolenky za rok.
7. Stimuly pre zamestnancov - postup pri uplatňovaní opatrení morálnych a materiálnych stimulov.
8. Zodpovednosť zamestnancov za porušenie disciplíny - popis postupu pri uplatňovaní disciplinárnych opatrení, rušení disciplinárnych sankcií, druhy trestov a konkrétne porušenia pracovnej disciplíny, ktoré môžu byť potrestané.
9. Záverečné ustanovenia – obsahuje klauzuly o povinnej implementácii pravidiel a postupe pri riešení sporov týkajúcich sa pracovnoprávnych vzťahov.

PVTR môže obsahovať aj ďalšie časti, napríklad „Dôverné informácie“, „Prechodový a vnútroobjektový režim“.

Interné a externé dokumenty

Účtovné doklady sa podľa účelu delia (klasifikujú) na:

A) administratívne, ktoré obsahujú pokyny na realizáciu konkrétnej obchodnej transakcie; nie sú podkladom na zaznamenávanie transakcií v účtovníctve, keďže neexistuje potvrdenie, že k takejto transakcii došlo. Administratívne dokumenty zahŕňajú príkazy, pokyny, pokyny atď.;
b) výkonné alebo oslobodzujúce, potvrdzujúce skutočnosti vykonávania operácií. Sú prvou fázou registrácie účtu. Patria sem príkazy na príjem a výdaj, faktúry, potvrdenia o prevzatí cenín, vykonané práce atď.;
c) účtovné doklady, ktoré obsahujú administratívne informácie, rôzne potvrdenia, kalkulácie a pod. (napríklad výpočet sumy za obstaranie a obstaranie hmotného majetku);
d) kombinované - s jednorazovými znakmi administratívnych, výkonných dokladov evidencie účtovníctva v danej obchodnej transakcii a zároveň s uvedením jej premietnutia do účtovných účtov. Medzi takéto doklady patria Zálohové výkazy, Pokladničné príkazy na zisk a výdavky, požiadavky na výdaj materiálu zo skladu.

Podľa miesta prípravy sa dokumenty delia na externé a interné.

Externé dokumenty sú tie, ktoré pochádzajú od iných podnikov a organizácií, teda sú mimo daného podniku. Patria sem bankové výpisy, dodávateľské faktúry atď.

Interné dokumenty sú dokumenty vyhotovené (vydané) v danom podniku alebo organizácii.

Na základe objemu zobrazených transakcií sú doklady rozdelené na primárne a súhrnné.

Primárne dokumenty sú tie, ktoré ako prvé evidujú obchodnú transakciu v čase jej dokončenia alebo bezprostredne po jej realizácii. Patria sem akty prevzatia a vyradenia dlhodobého majetku, faktúry, potvrdenky a pod. Konsolidované dokumenty sa zostavujú na základe primárnych. Patria sem rôzne prehľady, výkazy miezd a pod.

Podľa spôsobu použitia sa doklady delia na jednorazové a kumulatívne.

Jednorazové doklady slúžia len na jednorazovú evidenciu a reflektovanie transakcií. Patria sem peňažné príkazy na zisk a výdavky, požiadavky na príjem hmotného majetku zo skladu atď.

Kumulatívne doklady slúžia na opakované vykonávanie a evidenciu transakcií za určité časové obdobie (týždeň, desaťročie, mesiac). Napríklad limitné a odberné karty, pomocou ktorých sa vydáva výdaj materiálov na výrobu (výkon práce). Takéto dokumenty znižujú množstvo primárnej dokumentácie.

Podľa miery využitia finančných prostriedkov sa dokumenty delia na ručne a mechanizované.

Primárne doklady podliehajú povinnému overovaniu zamestnancami, ktorí vedú účtovnú evidenciu po formálnej a obsahovej stránke, teda prítomnosť povinných náležitostí v doklade a súlad obchodnej transakcie s platnou legislatívou a kontroluje sa logické prepojenie jednotlivých ukazovateľov.

Účtovné doklady sa používajú na prenos príkazov od manažéra k vykonávateľovi, to znamená na riadenie hospodárskej činnosti podniku.

Dokumentácia pôsobí ako impulz a dáva podnet na pohyb účtovných informácií. Poskytuje účtovníctvo s priebežným a nepretržitým premietaním ekonomických činností podniku. Pomocou dokumentácie sa kontroluje správnosť operácií a vykonáva sa priebežná analýza vykonanej práce. Dokumentácia teda vykonáva kontrolné a analytické funkcie.

Účtovanie interných dokladov

Evidenčné číslo dokladu je multifunkčná požiadavka. Okrem svojho hlavného účelu - postupného číslovania dokumentov, pomáha index dokumentov riešiť rôzne problémy. Podľa konečných sériových čísel na konci roka môžete sledovať nárast objemu tokov dokumentov prechádzajúcich organizáciou, a teda aj sekretárkou, čo naznačuje nárast osobnej záťaže a môže sa stať základom pre zákonné požiadavky na zvýšenie miezd alebo zvýšenie počtu zamestnancov sekretariátu.

GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentov“ umožňuje podľa uváženia organizácie doplniť sériové evidenčné čísla o identifikačné indexy (odsek 3.12), čo pomáha riešiť problémy rýchleho vyhľadania konkrétneho dokumentu.

Číslovanie odchádzajúcich listov je teda doplnené o kód oddelenia, ktoré iniciovalo dokument. Aby nedošlo k zámene s definíciou administratívneho dokladu, personálne príkazy sa číslujú s priradením indexu K (personálne) alebo LS (personálne), číslo objednávky sa zvyčajne dopĺňa písmenom R.

Po prijatí žiadosti o vyhľadanie dokumentu môže sekretárka ľahko zistiť podľa čísla, presnejšie podľa dodatočne priradeného indexu, v ktorom súbore (priečinku) ho má hľadať, napr.

č.26-r – v objednávkach;
č. 26-ls - v objednávkach pre personál;
č. 26-oper – medzi zápisnicami z prevádzkových porád.

Pridaním písmena F (fax) alebo E (e-mail) k sériovému číslu prijatého dokumentu môžete vyriešiť problém účtovania spôsobu doručenia listu vašej organizácii bez navýšenia registračných formulárov (časopisov).

Jednotná registrácia. Dokument v rámci múrov jednej inštitúcie je zaregistrovaný raz (pri vytvorení alebo prijatí). Doklad putuje od jednotky k jednotke pod vlastným jedinečným číslom, t.j. interné oddelenia po prijatí dokumentu ho berú do úvahy pod pôvodne priradeným indexom, a nie prideľovaním nového. Toto pravidlo platí pre administratívnu dokumentáciu aj úradnú korešpondenciu.

Včasná registrácia. Podľa článku 16 Pravidiel pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch schválených nariadením vlády Ruskej federácie č. 477 sa registrácia prijatých dokumentov vykonáva v deň prijatia, vytvorené dokumenty sa vykonávajú v deň podpisu alebo schválenia alebo v nasledujúci pracovný deň. Takéto požiadavky sú odôvodnené skutočnosťou, že oneskorenie dokumentu v štádiu registrácie skracuje čas na skutočné vykonanie v stanovenom termíne. Takéto oneskorenie môže mať negatívne dôsledky pre zamestnancov alebo dokonca celú inštitúciu bez ohľadu na formu vlastníctva. Postup a načasovanie registrácie by mali byť premietnuté do pokynov na vedenie kancelárie pre konkrétnu spoločnosť.

Oddelenie registratúrnych záznamov. Každý typ dokumentu má svoju samostatnú registráciu.

V samostatných registračných formulároch sa teda zohľadňuje toto:

Došlá korešpondencia (došlé dokumenty);
odchádzajúce dokumenty;
interné poznámky;
objednávky na hlavné činnosti;
personálne príkazy;
objednávky;
zápisnica z predstavenstva;
protokoly plánovacích stretnutí (operatívci) a pod.

Registrácia sa vykonáva v priebehu kalendárneho roka. Každoročne k 1. januáru sa číslovanie takmer všetkých druhov dokumentov (objednávky, došlé a odoslané listy, protokoly a pod.) vynuluje. Výnimkou je inventarizácia súborov trvalého úložiska. Tieto zásoby majú jedno číslo a priebežné číslovanie položiek počas celej životnosti organizácie.

Úplnosť odrazu informácií o dokumente pri registrácii. Pri zadávaní registračných údajov do denníka (databázy) sa uvedú všetky informácie dostupné na dokumente: index, dátum, odkaz na číslo a dátum žiadosti, meno adresáta/korešpondenta a tiež sa uvedie jej obsah. čo najpodrobnejšie. Okrem tradične zaznamenávaných informácií by mali byť účtovné formuláre doplnené o stĺpce, ktoré by odrážali dodatočné informácie, ktoré si zamestnanci alebo klienti najčastejšie vyžadujú (napríklad spôsob odosielania). Zoznam zohľadňovaných charakteristík by mal byť uvedený v pokynoch pre prácu v kancelárii.

Jednotnosť evidenčného účtovníctva bez ohľadu na jeho formu alebo formu prijatia (vytvorenia) dokladu. Účtovanie dokladov v organizácii sa riadi rovnakými pravidlami bez ohľadu na akceptovanú formu registrácie: ručne v denníku, v Exceli alebo pomocou špecializovaného programu na správu elektronických dokumentov.

Interné regulačné dokumenty

Veľa ľudí, keď si sadnú k písaniu regulačného dokumentu, má v hlave predstavu, že ich úlohou je vypracovať správny regulačný dokument. Ale to nie je pravda. V skutočnosti je ich úlohou zlepšiť stav systému. A na to musíte zabezpečiť implementáciu, vŕtanie vášho regulačného dokumentu priamo do mozgu každého zamestnanca organizácie. Zabezpečte, aby každý zamestnanec čítal váš dokument, rozumel vášmu dokumentu, vedel si ho zapamätať, implementoval ho a zaobchádzal s ním ako s niečím dôležitým, aby vám nahlasoval opravy a doplnky a žil podľa vášho dokumentu.

Vašou úlohou je popraskať asfalt.

Na vytvorenie takéhoto dokumentu sa vyžaduje, aby to bolo niečo medzi textom zákona a textom jedného z Chichvarkinových listov.

Najprv si preštudujte všetky dostupné normy toku dokumentov, GOST na prípravu dokumentácie a požiadavky na prípravu pokynov.

Keď ste si istí, že poznáte všetky požiadavky, môžete ktorúkoľvek z nich ignorovať, pretože... nie sú povinné, pokiaľ sa nerozhodnete získať osvedčenie o zhode s normou.

Ďalej je potrebné preštudovať aktuálny stav systému. Pochopte, ako dodržiavanie nového štandardu zlepší tento stav.

Pretože dokument spravidla popisuje proces - proces musí obsahovať požiadavky interného klienta. Samozrejme, túto reguláciu je potrebné dohodnúť aj s týmto interným klientom v štádiu vývoja.

Keď si sadnete, aby ste napísali ďalší regulačný dokument, musíte mať myslenie na vytvorenie najlepšieho regulačného dokumentu v histórii ľudstva.

Dokument musí mať taký kumulatívny náboj, aby prešiel cez nasledujúce vrstvy zotrvačného panciera systému:

1. Dokument je potrebné prečítať.

Každý zamestnanec by si mal prečítať váš dokument a nielen sa podpísať na oboznámenie. Aby to bolo možné, musí byť dokument stručný, musí byť navrhnutý krásne a nie nudne a nie ako kus byrokracie a tiež nesmie obsahovať zbytočné časti, ktoré by tam mali byť len kvôli slušnosti.

Starí byrokrati sa s tým nikdy netrápia. Jednoducho si môžu byť istí, že ich dokument si musia prečítať tí, ktorí sú tak povinní. A ak zamestnanci jednoducho podpíšu informácie, potom sú jednoducho ľahkovážni, neseriózni zamestnanci a je to ich vlastná chyba, že si neprečítajú, čo by mali. Ak porušia regulačný dokument, odpovedia, pretože tu je - podpis na zoznámení!

Najneefektívnejšia vec, ktorá sa môže stať, ak je cieľom zaviesť nový / zmenený proces, je oboznámenie sa s podpisom. Ak sa oboznamovanie začína a končí podpisom na zoznamovacom hárku, ide o prácu „na parádu“ obyčajných amatérov, ktorí všetku zodpovednosť preniesli na účinkujúcich, ktorí sa nestarajú o výsledky a efektivitu svojich požiadaviek.

2. Dokumentu treba porozumieť.

Predstavte si, že niektorému z vašich zamestnancov osobne vysvetľujete text dokumentu. Tak píšeš! A nie štvorhranný kancelársky pracovník!

Starí byrokrati sa s tým nikdy netrápia. Jednoducho píšu niečo ako: "Organizácia tam, kde sa monitorovanie a meranie používa na poskytovanie dôkazov o zhode produktov a služieb so špecifikovanými požiadavkami, určí zdroje potrebné na zabezpečenie vhodnosti a platnosti údajov."

To je dôvod, prečo všetci nenávidia služby QMS - napíšu inteligentné noviny a potom sa hnevajú, že to všetci ignorujú. Áno, už len čítanie takéhoto dokumentu je práca sama o sebe!

A keď ich upozornia, že dokument je napísaný nezrozumiteľne, navrhnú položiť otázku o kvalifikácii zamestnancov, ktorým je dokument určený.

V pokynoch a dokonca aj v norme môžete napísať príklady, môžete napísať argumenty, môžete napísať čokoľvek, aby ste zamestnancom uľahčili pochopenie významu, ktorý sa im snažíte sprostredkovať!

Niekedy si prečítate odsek v pokynoch a položíte autorovi otázku:

Čo tento bod NAOZAJ znamená?

Nie je dôležité, ako ste dokument napísali, hlavné je, ako bude pochopený!

Bez ohľadu na to, ako jasne je dokument napísaný, po schválení je potrebné dokument ešte objasniť. a) prostredníctvom školenia; b) prostredníctvom fázovej implementácie s analýzou vznikajúcich problémov a v prípade potreby so zmenami v predpisoch.

3. Dokument si treba zapamätať.

Aby ste to dosiahli, musíte zamestnancovi oznámiť dôležitosť a relevantnosť riešeného problému. Môžete opísať aktuálny stav alebo problém, ktorý sa rieši (je lepšie to uviesť v sprievodnom liste) a poskytnúť mu maximálnu mieru bolesti.

Okrem toho by ste mali urobiť text emocionálne nabitý tam, kde je to vhodné. Je povolené používať také rečové vzory ako „V ŽIADNOM PRÍPADE Klientovi nepoviete, že...“. Podporuje sa prítomnosť konkrétnych príkladov, zrozumiteľných a slangových rečových vzorov a naratívnej reči. Pokojne buďte nápadití. Ľudská myseľ si pamätá najlepšie obrázky a texty, ktoré pripomínajú rozprávanie príbehu.

Nemali by ste to však preháňať, preto je lepšie nahradiť slová ako „odpovedať správne“ slovami „odpovedať správne“.

4. Dokument musí byť vyhotovený.

Na tento účel som použil túto techniku ​​ako popis toho, čo sa stane, keď dôjde k porušeniu jedného alebo druhého bodu. Opisujem požiadavku. Pod ním píšem „Ak to nie je splnené, stane sa toto: *popisuje bolestivý a pravdivý obraz úplného zlyhania* „Neváhajte zdôvodniť svoje požiadavky. Požiadavka hneď pod ňou je dôvodom jej nominácie.

Starí byrokrati sa s tým nikdy netrápia. Jednoducho vyjadrujú požiadavku. Myslia si, že každý človek môže niečo urobiť len pod hrozbou nejakých sankcií, a nie z dôvodov vnútornej motivácie (napríklad slušnosti). A súlad s dokumentom dosahujú tonou kontroly, mikromanažmentu, pokút a iných prejavov vonkajšej motivácie. A toto všetko je samozrejme bahno. Alebo jednoducho tvrdia, že zamestnanci organizácie sú veľmi nezodpovední a slabomyseľní.

Väčšina zamestnancov splní vaše požiadavky, ak jednoducho pochopia, prečo je to potrebné. Väčšina zamestnancov bude ignorovať vaše požiadavky, dokonca aj pod hrozbou nejakého trestu, ak nerozumejú, prečo je to potrebné.

Existujú rôzne spôsoby, ako zvýšiť vnútornú motiváciu ľudí splniť požiadavky systému. Dokonca som zašiel až k urážkam: „Ak nesplníte túto požiadavku, potom vás nemožno nazvať špecialistom“ a vyhrážkam, že „porušenie tohto pokynu bude potrestané obzvlášť kruto“ v rámci regulačných dokumentov.

5. Každý musí žiť podľa vášho dokumentu. Ak sa proces zmení, prvá myšlienka zamestnancov by mala byť: „Musíme urobiť zmeny v predpisoch“.

Aby ste to dosiahli, skúste do tvorby tohto dokumentu zapojiť všetkých. Ak osoba sama napísala regulačný dokument, ak sa aktívne podieľala na jeho schvaľovaní, bude s ním zaobchádzať s veľkou pozornosťou. Nechajte všetkých, aby vyjadrili svoje dodatky.

Zamestnanci po schválení dokumentu nebudú mať možnosť povedať, že boli napísané nejaké nezmysly, ktoré sa nedajú zrealizovať. Tento nezmysel si sami napísali a schválili. Po druhé, hlava navyše pri definovaní požiadaviek nám umožní pozrieť sa na požiadavky ešte z jednej strany, ktorú by sme možno nebrali do úvahy. Vlastníci procesov môžu mať podrobnejší prehľad o aktuálnom stave systému.

Čím viac času strávime vývojom a odsúhlasením dokumentu, tým menej času budeme potrebovať na jeho implementáciu a premenu požiadaviek na skutočnosť.

Vždy používajte koncept testovacieho obdobia, kedy bude niekto nielen monitorovať implementáciu požiadaviek, ale počas tohto obdobia dokáže rýchlo vyriešiť všetky problémy, odpovedať na otázky, ktoré sa objavia, a byť si vedomý postupu implementácie požiadaviek od začiatku. do konca celého procesu.

A nezabudnite, že váš dokument musí byť systematický a má správnu štruktúru. Mať správne nakonfigurované vstupy a výstupy, odkazy na ďalšie predpisy, správne označené pozície, žiadne pravopisné chyby a pekný dizajn. Môžete sa naučiť veľa užitočných príkladov z GOST a noriem pre tok dokumentov, ktoré som vám odporučil prečítať na začiatku tejto poznámky.

Týmto spôsobom môžete zabezpečiť, že dokument je „živý“. Ktokoľvek môže napísať mŕtvo narodené články, ktoré nikto nikdy nečíta ani sa nimi neriadi.

Príklad sprievodného listu, ktorý som poskytol so štandardom organizácie „Manažment kvality produktov“, ktorý bol spustený na schválenie prostredníctvom internej firemnej pošty:

Drahí kolegovia!

Považujte tento štandard za najdôležitejší dokument v organizácii. Toto je jadro, základ, okolo ktorého sa všetko točí.

Teraz štandard nie je dokonalý. Vyzerá skôr ako kostra, no v budúcnosti nadobudne mäso a bude čoraz detailnejšia a systematickejšia.

Chcem, aby každý z vás prispel k napísaniu tohto štandardu. Napíšte mi svoje doplnenia a pripomienky tak pedantne a podrobne, ako si prezerám dokumenty každého z vás, ktoré mi prídu na schválenie.

Najhoršie, čo môžete urobiť, je ignorovať proces zrodu tohto dokumentu. Teraz je čas vyjadriť všetky obavy a dohodnúť sa na všetkom. Po schválení normy vám už nedovolím obchádzať jej implementáciu.

Teraz pozorujem situáciu, keď staviame veľmi rýchlo, ale staviame na piesku. A je to potrebné - na základoch! Tento štandard je základom, ktorý sa snažím položiť pod naše aktivity. Na jednej strane staviame dom a časť, ktorá bola postavená o niečo skôr, sa rozpadá. Preto by ste sa mali vzdať myšlienky, že budovanie základov je strata času. Áno, nie je to vidieť, pretože... je to pod zemou, ale je to nevyhnutné.

Žiadam vás, aby ste si prečítali a podieľali sa na príprave tohto štandardu s myšlienkou, že podľa neho budete žiť. A za žiadnych okolností by ste sa z tohto procesu nemali stiahnuť. Je hlúpe zostať na nástupišti, keď sa vlak našich vylepšení, auto za vagónom, posúva vpred. Možno nestihnete naskočiť do posledného vozňa.

Nemali by ste si myslieť, že je nemožné žiť podľa tohto štandardu - dokonale spravujem databázu vývojového oddelenia pre niektoré moje projekty a plne som na sebe vypracoval opísané metódy. Teraz sa snažím škálovať svoje výsledky na celú spoločnosť.

V súčasnosti nie je štandard napísaný „ako je“, ale „tak ako by mal byť“. Napríklad ešte nemáme jediný kompletný návod na výrobu produktu. Urobme si teraz obraz ideálneho stavu pre seba a všetci jasne pochopíme, do akého stavu systému sa všetci snažíme nakoniec dospieť.

Zoznam interných dokumentov

Okamžite si urobme výhradu, že v tomto článku uvádzame iba približný zoznam interných firemných dokumentov. Nie je to približné preto, že je pre nás ľahké zostaviť úplný, ale preto, že po prvé, konkrétny zoznam dokumentov závisí od typu organizácie - obchodnej alebo neziskovej, právnej formy, štátu a iných faktorov a po druhé - právne požiadavky týkajúce sa dostupnosti interných firemných dokumentov sa neustále „zlepšujú“ a papier, ktorý sa dnes nevyžaduje, sa zajtra môže stať „základným“. Samozrejme, zoznam budeme meniť a dopĺňať, ako sa len dá, no stále majte na pamäti vyššie uvedené.

Avšak pre tých, ktorí potrebujú špecifický zoznam špeciálne pre svoju organizáciu, naši právnici v Rjazane vypracujú požadovaný súbor dokumentov pre vašu organizáciu.

Interné firemné dokumenty:

Rozhodnutia (protokoly) o schválení interných dokumentov;
Rozhodnutie (protokol o vymenovaní jediného riadiaceho orgánu (riaditeľ, prezident, vedúci, predseda a pod.).

Tu sme neuviedli protokoly (rozhodnutia) potrebné pri vytváraní a registrácii organizácie, pretože sa predpokladá, že už existujú, ak organizácia funguje.

Voliteľne je možné poskytnúť aj ustanovenie o postupe pri zvolávaní najvyššieho riadiaceho orgánu (schôdze zakladateľov, akcionárov, členov, akcionárov a pod. s príslušnými protokolmi o ich schválení.

Predpisy o poskytovaní informácií, schválené aj najvyšším riadiacim orgánom.

Interné účtovné doklady:

Predpisy o účtovných zásadách (tento dokument zvyčajne vypracúvajú sami účtovníci v súlade s ďalšou prácou poverenej spoločnosti);
Voliteľne môže byť aj ustanovenie o rozdeľovaní zisku, dividendách, tvorbe fondov – rezervných, kapitálových a iné.

Zoznam interných pracovných (personálnych) dokumentov:

Pracovný stôl (môžete použiť štandardný formulár T3);
Vnútorný pracovný poriadok (článok 189 Zákonníka práce);
Predpisy o odmeňovaní (kapitola 21 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Zoznam pracovných predpisov (článok 212 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Súbor právnych aktov o práci v súlade so špecifikami činnosti (§ 212 Zákonníka práce);
Pracovné zmluvy (článok 57 Zákonníka práce Ruskej federácie), vrátane pracovnej zmluvy s riaditeľom (poznámka: predtým, ak zakladateľ LLC a riaditeľ boli tá istá osoba, nebola potrebná pracovná zmluva, pretože nemôžete podpísať dohodu sami so sebou, mimochodom bolo veľa vysvetlení a ministerstvo práce, aj ministerstvo financií sa však teraz štátna byrokratická myšlienka uberá cestou, že predsa, keď zriaďovateľ resp. riaditeľ sa zhoduje, potom musí ešte existovať dohoda);
Zoznam povolaní a druhov práce, pre ktoré by sa mali vypracovať pokyny na ochranu práce (články 211, 221, 223, 225, 226, 228 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Zoznam pokynov na ochranu práce (uznesenie 1/29);
Doklady potvrdzujúce poistenie pracovníkov proti pracovným úrazom a chorobám z povolania (článok 212 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Programy (článok 225 Zákonníka práce):

Indukčný program;
tréningový program na pracovisku.

Inštrukcie:

Popis práce riaditeľa a zamestnancov (články 211, 221, 223, 225, 226, 228 Zákonníka práce Ruskej federácie);
pokyny na ochranu práce;
požiarne bezpečnostné pokyny.

Časopisy:

Úvodná inštruktáž registračný protokol (§ 225 Zákonníka práce);
denník brífingu na pracovisku (225 TC);
denník priemyselných nehôd (články 228 - 231 Zákonníka práce Ruskej federácie);
denník bezpečnostných pokynov pre pracovníkov, uznesenie 1/29);
denník na evidenciu vydávania pokynov na ochranu práce pre pracovníkov (uznesenie 1/29).

Knihy (uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie N 69 „O schválení pokynov na vyplnenie pracovných zošitov“):

Kniha príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív zošitov a príloh v nej;
kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich.

Miestne nariadenia a uznesenia zriaďovateľov o práci a ochrane práce:

Nariadenie o vypracovaní (schválení) zoznamu profesií a druhov prác, pre ktoré by sa mali vypracovať pokyny na ochranu práce;
príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za inštruktáže o bezpečnosti práce a vedenie denníkov brífingov* (* možno kombinovať);
objednávka schvaľujúca ročný plán dovoleniek;
príkaz na vymenovanie niekoho zodpovedného za vedenie a evidenciu pracovných kníh;
rozhodnutie (protokol) o schválení adaptačného programu;
rozhodnutie o schválení programu počiatočnej odbornej prípravy na pracovisku;
rozhodnutie o schválení pokynov na ochranu práce zamestnancov (možno kombinovať).

Nepovinné (tieto interné dokumenty organizácie môžu alebo nemusia existovať v závislosti od konkrétnych špecifík a (alebo) želaní, ale napriek tomu sme považovali za potrebné doplniť náš zoznam o ne):

Záznam o kontrolách právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov je nepovinný (článok 8 článku 16 federálneho zákona N 294-FZ „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri výkone štátnej kontroly (dozoru) a samosprávy kontrola“, vyhláška Ministerstva hospodárskeho rozvoja Ruskej federácie N 141 „O vykonávaní ustanovení federálneho zákona „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri výkone štátnej kontroly (dozoru) a komunálnej kontrola“;
Nariadenia o osobných údajoch (článok 8 článku 86, článok 88 Zákonníka práce);
Pokyny pre prácu na PC (ak práca na PC zaberá viac ako 50% pracovného času);
Program školenia bezpečnosti práce (nepovinné pri vytváraní komisie pre školenia bezpečnosti práce);
Nariadenie o vytvorení komisie na testovanie vedomostí o ochrane práce;
Pokyny na školenie o bezpečnosti práce;
Protokoly na testovanie vedomostí o ochrane práce;
Časopis testovania vedomostí o ochrane práce.

Ako vidíte, nič také výnimočné. S náležitou starostlivosťou a minimálnymi počítačovými znalosťami môžete ľahko zostaviť požadovaný zoznam interných dokumentov pre vašu organizáciu.

Organizácie spadajúce do kategórie mikropodnikov však môžu v súlade s § 309 ods. 2 Zákonníka práce použiť štandardný formulár pracovnej zmluvy uzatvorenej medzi zamestnancom a zamestnávateľom - drobným podnikateľským subjektom, ktorý patrí medzi mikropodniky, schválený vládou SR. Ruskej federácie č. 858. Kritériá klasifikácie ako mikropodniky sú ustanovené článkom 4 federálneho zákona č. 209 - Federálny zákon „O rozvoji malého a stredného podnikania v Ruskej federácii“ a prijaté v súlade s týmto zákon uznesením vlády Ruskej federácie č. 265 „O maximálnych hodnotách príjmov z podnikateľskej činnosti pre každú kategóriu malých a stredných podnikov“

Ak mikropodnik používa štandardnú pracovnú zmluvu, nesmú sa vyhotovovať také interné dokumenty organizácie, ako sú vnútorný pracovný poriadok, predpisy o odmeňovaní a množstvo ďalších miestnych pracovných (personálnych) dokumentov zaradených do povinného zoznamu.

Príprava interných dokumentov

Všetky dokumenty organizácie sú rozdelené do troch tokov dokumentov:

Došlé (došlé) doklady, t.j. vstup do organizácie;
odchádzajúce (odoslané) dokumenty;
interné dokumenty.

Došlý dokument (došlý dokument) – dokument prijatý inštitúciou.

Odchádzajúci dokument (odchádzajúci dokument) je oficiálny dokument odoslaný z inštitúcie.

Interný dokument je oficiálny dokument, ktorý nepresahuje hranice organizácie, ktorá ho pripravila.

Každý z tokov dokumentov má funkcie spracovania. Vždy by ste mali pamätať na to, že vlastnosti spracovania sú ovplyvnené výberom formy organizácie práce s dokumentmi (centralizované, decentralizované, zmiešané).

Medzi došlé dokumenty patria tie, ktoré pochádzajú od iných organizácií: nadriadených, podriadených, verejných, obecných, neštátnych, od poslancov a občanov. Napríklad: zákony, vyhlášky, uznesenia, rozhodnutia, pokyny, pokyny, príkazy, pokyny, príkazy, splnomocnenia, zmluvy, listy (ponuky, sprievodné, záručné, reklamné, informačné, žiadosti a pod.), faxy, správy odoslané spol. e-mail , telegramy, telefonické správy, ďalekopisné správy, správy o ekonomickej, finančnej, riadiacej činnosti, memorandá, úkony, výzvy občanov, žiadosti a výzvy poslancov, petície, hromadné výzvy.

Spracovanie prichádzajúcich dokumentov zahŕňa:

Príjem a prvotné spracovanie dokumentov;
predbežná kontrola a distribúcia dokumentov;
registrácia;
odovzdať na exekúciu.

Príjem a počiatočné spracovanie dokumentov v organizáciách, ktoré dostávajú veľké množstvo dokumentov, vykonáva služba riadenia kancelárie, v malých - tajomník. Vo veľmi veľkých organizáciách (ministerstvá, koncerny) v štruktúre služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie sú vytvorené špeciálne jednotky, ktoré prijímajú dokumenty - expedície.

Prichádzajúce dokumenty je možné prijímať poštou, doručovať kuriérom, kuriérom, návštevníkmi alebo odosielať e-mailom či faxom.

Po prijatí musíte skontrolovať správnosť doručenia korešpondencie. Ak je doručený na nesprávnu adresu, musí byť preposlaný odosielateľovi. Otvárajú sa obálky, s výnimkou tých, ktoré sú označené „osobne“, posudzuje sa fyzický stav dokumentov (poškodený text, neúplné prijatie faxovej správy), kontroluje sa prítomnosť príloh. Obálky sa spravidla ničia, okrem prípadov, keď pečiatkou na obálke možno určiť dátum odoslania alebo prijatia písomnosti alebo adresu odosielateľa. Potom sa obálka pripne k dokumentu. Ak je text dokumentu poškodený alebo neexistujú žiadne prílohy, vypracuje sa protokol. Jedno vyhotovenie aktu spolu s doručenými dokumentmi sa zasiela adresátovi. Odporúčané listy sa prijímajú proti podpisu. Ak je dokument označený „URGENT“, je na ňom vyrazený čas prijatia. Predbežná kontrola dokumentov sa vykonáva s cieľom distribuovať prichádzajúcu korešpondenciu s dokumentmi, ktoré si vyžadujú osobitnú pozornosť vedenia organizácie alebo štrukturálnych divízií, aby sa manažér oslobodil od zváženia sekundárnych otázok, urýchlil sa pohyb dokumentov a ich exekúcie.

Rozdelenie došlých dokumentov medzi vedenie vychádza z príkazu o rozdelení zodpovednosti medzi vedenie, ktorý každému úradníkovi prideľuje oblasti činnosti. Odovzdanie dokumentov za odplatu vedeniu organizácie sa uskutočňuje na základe dôležitosti obsahu dokumentu a v súlade s funkciami a kompetenciou funkcionárov, ktorým sa dokument zasiela na odplatu na základe rozdelenia zodpovednosti. v organizácii.

Účtovanie došlých dokladov pozostáva z označenia príjemky. Obsahuje účtovné poradové číslo dokladu a dátum prijatia (v prípade potreby hodiny a minúty). Značka je umiestnená v pravom dolnom rohu prvého listu dokumentu. Dá sa raziť ručne alebo elektrickým razítkom. Faksimilný obraz dokumentu má dátum prijatia, preto by na ňom malo byť uvedené iba sériové číslo. Potom sa dokumenty, ktoré sa majú zaregistrovať, zapíšu do registračného formulára zriadeného v organizácii (časopis, karta, elektronická karta).

Preskúmanie dokumentu vedením spočíva v tom, že príslušný úradník o ňom napíše uznesenie, t.j. rozhodnutie, ktoré urobil na základe informácií obsiahnutých v dokumente.

Uznesenie sa prenesie do registračného formulára.

Dokument sa predloží na vykonanie po zvážení manažmentom.

Dokumenty musia byť vyhotovené včas, preto musia byť došlé dokumenty odovzdané zhotoviteľovi v deň prijatia a registrácie alebo v prvý pracovný deň, ak sú dokumenty prijaté mimo pracovnej doby.

Ak dokument vyžaduje okamžité vyhotovenie, možno ho postúpiť priamo exekútorovi, vždy však s upozornením vedúceho.

Ak je listina určená na exekúciu viacerým exekútorom, po dohode so zodpovedným exekútorom sa odovzdá postupne každému alebo všetkým exekútorom uvedeným v uznesení, prípadne sa vyhotovia fotokópie. Všetky práce na príprave návrhu dokumentu organizuje zodpovedný vykonávateľ.

Hlavnými úlohami spracovania prichádzajúcich dokumentov sú teda:

Kontrola správneho doručenia dokumentov;
kontrola neporušenosti príloh a fyzického stavu prijatých dokumentov;
zaznamenávanie skutočnosti o prijatí dokumentov;
ich príprava na popravu;
odovzdanie dokumentov exekútorom.

Odchádzajúce - dokumenty vytvorené v rámci organizácie a odoslané z nej iným inštitúciám alebo jednotlivcom, ktorí zaslali odvolanie. Ak má organizácia podriadené inštitúcie, môže im zasielať administratívne dokumenty (vyhlášky, príkazy, pokyny), listy (informácie, záruky a pod.). Oznamy, správy, certifikáty, recenzie, listy, telegramy, telefonické správy, faxy, správy zasielané e-mailom sa posielajú vyšším organizáciám.

Spracovanie odchádzajúcich dokumentov zahŕňa:

Vypracovanie návrhu dokumentu;
príprava návrhu dokumentu;
jeho schválenie (vizovanie);
certifikácia dokumentov;
odoslanie dokumentu.

Za vypracovanie návrhu odchádzajúceho dokumentu je zodpovedný vykonávateľ. Koordinuje úkony ostatných účinkujúcich uvedených v uznesení. Zodpovedný vedúci má právo: zvolávať spoluvykonávateľov na pracovné porady, požadovať od nich všetky potrebné materiály, ustanovovať pracovný poriadok medzi spoluvykonateľmi.

V procese prípravy výstupného dokumentu dodávateľ samostatne zostaví návrh, pripraví návrh dokumentu a schváli ho (potvrdenie). Do služby predškolského vzdelávacieho zariadenia musí priniesť návrh dokumentu, ktorý vyžaduje opatrenie potrebných identifikačných údajov (podpis, dátum podpisu, výstupný registračný index, ak je to potrebné, schvaľovaciu pečiatku, pečiatku). Dokument je možné postúpiť príslušnému úradníkovi prostredníctvom služby DOU alebo tajomníka. Návrh dokumentu sa predkladá so všetkými materiálmi, na základe ktorých bol vypracovaný. Ak sú k návrhu dokumentu priložené pripomienky úradníka(ov), ktorí návrh dokumentu schvaľujú, musia byť k návrhu priložené.

Manažér, ktorý sa oboznámil s návrhom dokumentu, ho môže okamžite potvrdiť svojim podpisom, alebo môže urobiť pripomienky, zmeny a predložiť ho na prepracovanie. Potom dodávateľ dokončí dokument v súlade s pripomienkami“ a opäť vyzdvihne schvaľovacie víza. Vrátenie projektu sa môže opakovať, pričom dodávateľ musí zakaždým zopakovať celý postup prípravy návrhu dokumentu od začiatku do konca.

Každý zamestnanec predškolskej vzdelávacej inštitúcie by mal vedieť, že dodávateľ prináša plne pripravený návrh dokumentu: vytlačený na príslušnom formulári so všetkými vízami.

Hlavnými úlohami služby DOU pri spracovaní odchádzajúcich dokumentov sú:

Kontrola správnosti návrhu dokumentu v súlade so stanovenými pravidlami;
kontrola dostupnosti identifikačných údajov;
pripojenie odchádzajúceho registračného indexu;
spracovanie dokumentu na odoslanie.

Spracovanie odoslanej korešpondencie zahŕňa:

Triedenie;
investovanie do obálok;
oslovovanie;
doručenie na poštu.

Pri prijímaní dokumentov na odoslanie nezabudnite skontrolovať:

Správne vyhotovenie dokumentov (podpis, dátum, registračný index, označenie kategórie položky);
prítomnosť príloh uvedených v odosielanom dokumente a počet kópií zodpovedajúci počtu príjemcov;
správnosť adresovania, prítomnosť čísla záznamu, ak bol dokument odoslaný faxom.

Dokumenty odoslané na jednu adresu môžu byť vložené do jednej obálky.

Pre doporučenú korešpondenciu vyhotovuje služba kancelárskej práce zásielkový inventár, na konci ktorého je uvedené meno pracovníka, ktorý ju vyhotovil, a dátum odoslania.

Dokumenty na počítačových médiách sú akceptované len so sprievodným listom.

Všetky dokumenty pochádzajúce od organizácie musia byť spracované a odoslané v ten istý deň alebo najneskôr v prvej polovici nasledujúceho pracovného dňa.

Medzi interné dokumenty patria správy, vysvetlivky, protokoly, akty, vyhlásenia.

Spracovanie interných dokumentov v etapách ich prípravy a vyhotovenia prechádza prípravou výstupných dokumentov (návrh, príprava návrhu dokumentu, jeho schválenie (potvrdenie), certifikácia, registrácia, odoslanie) a vo fáze vyhotovenia vstupných dokumentov ( prijatie, predbežné posúdenie, registrácia, preskúmanie vedením, odovzdanie na vykonanie).

Interné dokumenty majú množstvo funkcií spracovania, ktoré sú určené typom dokumentov:

Návrhy príkazov musia byť potvrdené zástupcom právnej služby;
Protokol nemá štádium projektovej prípravy, ako aj schvaľovania a schvaľovania.

Prevod prichádzajúcich, odchádzajúcich a interných dokumentov je možné vykonať:

Kuriérska alebo kuriérska služba;
sekretárky;
pomocou technických prostriedkov.

Štrukturálne oddelenia niektorých organizácií môžu byť umiestnené v rôznych budovách alebo oblastiach mesta. V takýchto prípadoch sa odporúča zorganizovať doručenie dokumentov kuriérom.

V rámci štrukturálnej jednotky je najracionálnejšie zapojiť sekretárku, ktorá môže zbierať korešpondenciu zo služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, vracať odchádzajúce dokumenty pripravené na odoslanie a odovzdávať dokumenty na vykonanie zamestnancom štrukturálnej jednotky.

Zavedenie technických prostriedkov a počítačových technológií umožnilo zmeniť proces spracovania dokumentov. Proces zostavovania dokumentu sa zrýchlil, pretože vykonávanie zmien nevyžaduje opätovnú tlač. Schvaľovanie (potvrdenie) dokumentu sa výrazne obmedzuje a zjednodušuje. Zásadné zmeny nastali v procese prijímania a odosielania dokumentov s príchodom faxov a e-mailov. Malo by sa však pamätať na to, že vyššie uvedené prenosové médiá neprenášajú najmä dokument, ale informácie zobrazené na médiu. V súčasnosti môže byť dokument prenášaný pomocou informačných a telekomunikačných systémov certifikovaný elektronickým digitálnym podpisom. Len v tomto prípade bude mať právnu silu.

Všetky dokumenty musia byť predložené s poznámkami označujúcimi skutočnosť prevodu na príslušných registračných formulároch. Ak sa dokument prenesie z jednej štrukturálnej jednotky do druhej, pričom sa obíde služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie, zamestnanec, ktorý dokument preniesol, musí túto službu informovať o skutočnosti prenosu.

Evidencia interných dokumentov

Hlavným bodom pri organizovaní dokumentačných služieb je racionálne usporiadanie registrácie dokumentov.

Evidencia dokladu je evidencia účtovných údajov o doklade v zavedenej forme, ktorá zaznamenáva skutočnosť jeho vytvorenia, odoslania alebo prijatia.

Bližšiu definíciu registrácie ako potvrdenie o vytvorení alebo prijatí dokladu k určitému dňu môžete zadaním do registračného formulára, pridelením registračného čísla účtu a zaznamenaním základných údajov o doklade do formulára, ktorý Vám umožní vytvoriť databázu dokumentov inštitúcie pre následné sledovanie termínov vyhotovenia dokumentov a referenčné práce na nej.

Inými slovami, počas procesu registrácie sa vytvorí systém vyhľadávania informácií pre všetky dokumenty inštitúcie, ktoré sa potom môžu použiť na referenčnú prácu a kontrolu nad vykonávaním dokumentov.

Registrácia teda slúži na tri účely:

Účtovníctvo dokladov;
kontrolu nad ich implementáciou;
referenčné práce na dokumentoch.

Evidencii podliehajú len dokumenty, ktoré vyžadujú odpoveď a vyhotovenie, bez ohľadu na spôsob ich vytvorenia alebo prijatia.

Neevidujú sa dokumenty prevádzkového charakteru, ktoré sú odosielané alebo vytvorené len pre informáciu a nevyžadujú si odpoveď ani vykonanie. Spisová služba musí vypracovať zoznam (zoznam) dokumentov, ktoré nepodliehajú evidencii. Schvaľuje ho vedúci organizácie a podľa potreby ho aktualizuje. Po prvotnom spracovaní sú neevidované dokumenty odovzdané oddeleniu alebo priamym vykonávateľom, ktorých sa môžu informácie v nich obsiahnuté dotýkať.

Dokumenty, ktoré nepodliehajú registrácii, zvyčajne zahŕňajú:

Informačné a referenčné listy zasielané pre informáciu;
všetky reklamné listy;
blahoprajné listy a telegramy;
pozvánky, programy seminárov, stretnutí a konferencií;
tlačené publikácie (knihy, brožúry, časopisy);
balíky označené „osobne“;
kópie regulačných dokumentov, vyhlášok a nariadení vládnych orgánov;
informačné materiály a pod.

Došlé, odoslané a interné dokumenty sa evidujú oddelene so samostatnými evidenčnými číslami.

Evidenčné číslo (index) dokumentu je digitálne alebo alfanumerické označenie priradené dokumentu pri jeho registrácii.

Existujú tri formy registrácie dokumentov:

časopis;
karta;
automatizované.

Žurnálový systém sa zvyčajne používa, keď sa do popredia dostáva zaznamenávanie dokumentov, najcennejšie dokumenty, napríklad pasy, pracovné zošity a dokumenty o vzdelaní, sa zvyčajne zaznamenávajú v časopisoch. Banky vedú záznamy o zmluvách o vkladoch, firemných účtoch atď. Systém registrácie denníka sa používa pri práci s dokumentmi s obmedzeným prístupom: tajné, dôverné. Pre každú kategóriu dokumentov sa zvyčajne vypracuje samostatný formulár denníka s rôznym stupňom podrobností informácií o dokumente.

Systém evidencie denníkov bol pre organizácie vhodný, pokiaľ dostali malý počet dokumentov. Pri veľkom objeme toku dokumentov má žurnálový systém množstvo významných nevýhod. Keďže registrácia do denníka sa vykonáva v poradí prijímania dokumentov, môže ju viesť vždy len jedna osoba. Ak je prijatých veľké množstvo dokumentov, proces registrácie zaberie veľa času a zdrží ďalšiu prácu s dokumentmi. Okrem toho systém evidencie denníka často vedie k opakovanej evidencii dokumentov v iných štruktúrnych jednotkách, kam sa dokument prenáša. Najdôležitejšou nevýhodou systému registrácie denníka je však neschopnosť organizovať kontrolu nad termínmi vyhotovenia dokumentov a rýchlo vykonávať informačné a referenčné práce na dokumentoch.

Systém registrácie kariet vám umožňuje prekonať tieto nedostatky, pretože karty môžu byť umiestnené v kartotéke v ľubovoľnom poradí a niekoľko ľudí môže súčasne zaregistrovať dokumenty, čím sa vytvorí požadovaný počet kópií registračnej karty. Podobu registračnej karty si môže určiť inštitúcia sama a je zaznamenaná v pokynoch vedenia kancelárie.

Najracionálnejší je však dnes automatizovaný systém evidencie dokumentov v počítači. Umožňuje registráciou na rôznych pracoviskách spájať všetky informácie o dokumentoch do jednej databázy, na základe ktorej je možné organizovať centralizovanú informačnú a referenčnú prácu a kontrolu nad vyhotovením dokumentov.

Došlé dokumenty sa zvyčajne evidujú centrálne. V malej spoločnosti ich registruje sekretárka, v inštitúcii, ktorá má kanceláriu - špeciálne určený zamestnanec alebo, ak je objem prichádzajúcich dokumentov veľký, registračná skupina.

Dokumenty sa evidujú bez ohľadu na spôsob, akým boli prijaté: prijaté poštou, doručené prostredníctvom kuriéra, faxom alebo e-mailom.

Registračný formulár zvyčajne obsahuje nasledujúce informácie o prichádzajúcom dokumente:

Dátum prijatia;
prichádzajúce registračné číslo pridelené dokumentu prijímajúcou inštitúciou;
autor (korešpondent) - t.j. čí je to dokument?
dátum dokumentu, ktorý mu pridelila autorská inštitúcia;
registračné číslo dokumentu, ktoré mu pridelila autorská inštitúcia;
názov (o čom je dokument);
rozhodnutie;
lehota na vykonanie prijatého dokumentu;
exekútor (ktorý bude pracovať s prijatým dokumentom);
priebeh vykonávania (všetky prevody dokumentu a výsledok vykonania sú zaznamenané);
N& listiny (kde je dokument umiestnený po vykonaní).

Registračný formulár došlého dokumentu najskôr nie je úplne vyplnený. Pred odovzdaním listiny konateľovi listina neobsahuje uznesenie, lehotu ani exekútora, tieto údaje sa zapisujú po kontrole listiny konateľom. Informácie o priebehu vybavovania dokumentu a číslo prípadu sa zadávajú do registračného formulára počas a po vyhotovení dokumentu.

Takáto karta môže byť navrhnutá vo formáte A5 (148x210) alebo A6 (105x148). Rozmnožuje sa výberom pomerne hrubého papiera.

Pre rôzne skupiny registrovaných dokumentov môžete použiť karty rôznych farieb, farebné pruhy pozdĺž horného okraja alebo diagonálne.

Pri automatizovanom registračnom systéme je najpohodlnejší (ktorý ponúka väčšina počítačových programov) zobrazený formulár registračnej karty (RCC), do ktorého sa zadávajú informácie o dokumente, podobne ako pri tradičnej papierovej manuálnej karte.

Pomocou automatizovaného registračného systému možno ľahko doplniť informácie o dokumente. Pridajte napríklad:

Typ dokumentu;
geografická poloha autora dokumentu;
autor uznesenia;
názov konštrukčnej jednotky;
počet listov v dokumente;
počet aplikačných listov;
súvisiace dokumenty.

Vyplnenie registračnej karty na obrazovke počítača sa v mnohom podobá vyplneniu klasickej papierovej karty, má však aj svoje vlastné charakteristiky.

Formulár elektronickej registračnej karty spravidla obsahuje údaje (polia), ktoré sa vypĺňajú ručne (napríklad číslo a dátum došlého dokladu, sumár, text uznesenia), údaje (polia), ktoré sa vypĺňajú automaticky. (dátum registrácie, evidenčné číslo dokumentu) a údaje (polia), ktoré sa zadávajú výberom informácií z rozbaľovacích zoznamov. Takéto zadávanie informácií nielenže urýchľuje proces vyplnenia registračnej karty, ale čo je obzvlášť dôležité, umožňuje vyhnúť sa preklepom a nezrovnalostiam, ktoré môžu výrazne skomplikovať alebo dokonca znemožniť automatické vyhľadávanie informácií o dokumente.

Pomocou rozbaľovacích zoznamov sa spravidla vypĺňajú údaje (polia):

Typ dokumentu - keďže počet typov dokumentov je obmedzený;
autor uznesenia - zoznam vedenia organizácie;
konštrukčná jednotka - zoznam konštrukčných jednotiek;
interpreti – toto pole sa spravidla skladá z dvoch častí – mena (a/alebo indexu) štruktúrnej jednotky a priezviska a iniciálok interpreta;
Číslo prípadu - spojené s nomenklatúrou prípadov organizácie;
súvisiace dokumenty - tieto údaje vytvárajú spojenie medzi registrovaným dokumentom a ostatnými (napríklad dokument odpovede je spojený s dokumentom iniciatívy).

Pomocou doplneného zoznamu sa vyplní údaj (pole) „korešpondent“. Organizácie, s ktorými sa udržiava stála korešpondencia, sa vyberú zo zoznamu. Ak je zaregistrovaný dokument prijatý od nového korešpondenta, informácie o ňom sa zapíšu do zoznamu. Informácie o korešpondentoch môžu byť v budúcnosti použité na referenčnú prácu, na vytváranie zoznamov adries atď.

Ak raz strávite čas vytváraním takýchto zoznamov, môžete dosiahnuť značné úspory času v procese ďalšej práce.

Registračné formuláre pre odchádzajúce dokumenty sú v mnohom podobné registračným formulárom pre prichádzajúce dokumenty, ale sú vyplnené inými údajmi. Uvedené:

Názov oddelenia, ktoré dokument pripravilo
číslo odchádzajúceho dokladu;
dátum dokumentu;
adresát, t.j. názov organizácie, kam sa dokument posiela;
zhrnutie dokumentu;
priezvisko exekútora, ktorý listinu vyhotovil;
cieľový dátum očakávanej reakcie;
prepojenie na prichádzajúci dokument, ak je dokument odpoveďou;
číslo prípadu, v ktorom je uložená kópia zaslaného dokumentu (alebo originál, ak sa dokument posiela faxom).

Je možné doplniť ďalšie informácie o dokumente, napríklad počet listov, dostupnosť príloh, číslo formulára, odoslanú objednávku a pod.

Odchádzajúce dokumenty sa zvyčajne evidujú centrálne v oblasti odosielania korešpondencie.

Interné dokumenty sa často evidujú decentralizovane do skupín v tých oddeleniach, kde sa vytvárajú a vykonávajú: účtovníctvo, personalistika, úrad atď.

Interné dokumenty musia byť zaregistrované v deň podpisu alebo schválenia.

Pri evidencii interného dokladu sa o ňom vyplnia tieto údaje:

sériové registračné číslo pridelené dokumentu;
dátum dokumentu (registrácie);
zhrnutie;
oddelenie, ktoré dokument pripravilo;
vykonávateľ;
doba vykonania;
exekučná značka (pokrok pri realizácii);
číslo prípadu, kde je dokument uložený.

Rovnako ako v predchádzajúcich formulároch došlých a odoslaných dokumentov je možné do registračného formulára doplniť ďalšie údaje: počet listov, prítomnosť príloh atď.

Každý typ dokumentu (objednávky, pokyny, zmluvy, poznámky) je evidovaný a očíslovaný samostatne. Do dokumentu sa prenesie poradové číslo pridelené dokumentu v čase registrácie. K číslu môžu byť pridané písmená. Napríklad k objednávke na personál - „ls“, t.j. personál, alebo „k“ - personál, k číslu objednávky - písmeno „r“ - objednávka atď.

Vytvorenie racionálneho systému registrácie dokumentov umožňuje službe správy záznamov mať informácie o všetkých dokumentoch organizácie a šikovne vykonávať také dôležité úlohy, ako je informačná a referenčná práca a kontrola nad vykonávaním dokumentov.

Interné overenie dokladov

Začiatok ďalšieho kalendárneho roka sa v podniku (organizácii, inštitúcii) spravidla zhoduje s kontrolou stavu jeho činnosti internou komisiou, ktorej predsedá jeden zo zástupcov vedúceho. Príslušná kontrola sa vykonáva v hlavných oblastiach podpory podnikania, vr. dokumentačná podpora pre manažment (DOU) (kancelárske práce).

Úlohy inšpekcie sú spravidla formulované v príkaze (inštrukcii) vedúceho podniku (organizácie, inštitúcie). Na kontrolu stavu papierovania v rámci komisie sa spravidla vytvára podvýbor s príslušnými právomocami.

Hlavné úlohy podvýboru sú tieto:

1) kontrola dostupnosti miestnych predpisov upravujúcich organizáciu kancelárskej práce podniku (organizácie, inštitúcie), ich súlad s požiadavkami predpisov v oblasti kancelárskej práce;
2) poskytovanie kancelárskych prác základnými typmi zdrojov, ich súlad s potrebami podniku (organizácie, inštitúcie) na dokumentované informácie;
3) stav práce na riadení dokumentov vytvorených v činnosti podniku (organizácie, inštitúcie), ako aj na jeho dokumentácii;
4) zisťovanie nedostatkov vo fungovaní systému riadenia kancelárie podniku (organizácie, inštitúcie), zisťovanie ich príčin, vypracúvanie návrhov zameraných na zlepšenie systému riadenia kancelárie (s tým, že vyššie uvedené je zohľadnené v správe o kontrole).

Uvažujme, ako sa tieto úlohy riešia počas overovacích činností.

Kontrola miestnych predpisov

Medzi hlavné miestne predpisy (LNA) upravujúce organizáciu kancelárskej práce podniku (organizácie, inštitúcie) patria:

Predpisy o štrukturálnej jednotke, ktorá vykonáva právomoc organizovať kancelársku prácu;
- pokyny pre prácu v kancelárii;
- náplň práce zamestnancov povereného útvaru. Uvedené LNA tvoria organizačný a právny základ pre správne fungovanie podnikového systému vedenia záznamov.

Okrem nich môže podnik (organizácia, inštitúcia) rozvíjať:

Predpisy o oddeleniach v rámci oprávnenej stavebnej jednotky: skupina spracovania dokumentov, skupina prípravy technickej dokumentácie, skupina skladovania prevádzkových dokumentov, skupina skladovania archívnych dokumentov atď.;
- pokyny pre zamestnancov zodpovedných za kancelárske práce v iných stavebných útvaroch.

Pri kontrole LNA sa tiež zisťuje, ako dobre spĺňajú požiadavky regulačných (regulačných, metodických, regulačných a technických) aktov v oblasti kancelárskych prác.

Predovšetkým pri kontrole pokynov pre prácu úradu bol schválený súlad jeho štruktúry a obsahu s Metodickými odporúčaniami na vypracovanie pokynov pre prácu úradu vo federálnych orgánoch výkonnej moci. na príkaz Rosarkhiva č.76.

Pri kontrole popisov práce sa zisťuje súlad ich obsahu s kvalifikačnými charakteristikami. Okrem toho sa upozorňuje na súlad konštrukcie LNA s GOST R6.30-2003.

Na základe výsledkov inšpekcie sa vyvodzuje záver o prítomnosti (čiastočnej prítomnosti alebo úplnej neprítomnosti) LNA upravujúcej organizáciu kancelárskej práce podniku (organizácie, inštitúcie), ako aj o jej dodržiavaní alebo čiastočnom (úplnom) neprítomnosti. -dodržiavanie regulačných právnych aktov v oblasti kancelárskych prác.

Pri kontrole dostupnosti kancelárskej práce s hlavnými typmi zdrojov, ich súladu s potrebami podniku (organizácie, inštitúcie) v dokumentovaných informáciách sa hlavná pozornosť venuje:

Zabezpečiť, aby autorizovaná stavebná jednotka mala personál v požadovanom počte a kvalifikácii;
- dostupnosť a stav priestorov na umiestnenie schválenej stavebnej jednotky a príslušných pracovných priestorov;
- dostupnosť a vybavenie pracovísk pre personál oprávnenej stavebnej jednotky, ich súlad s požiadavkami ochrany práce;
- dostupnosť a prevádzkyschopnosť prostriedkov organizačného a technického zabezpečenia činnosti oprávnenej stavebnej jednotky: spracovanie dokumentovaných informácií, uchovávanie, komunikácia a komunikácia a pod.;
- pravidelnosť prijímania finančných prostriedkov na zabezpečenie fungovania oprávnenej štrukturálnej jednotky, ich dostatok na riadnu realizáciu úloh na uspokojovanie potrieb podniku (organizácie, inštitúcie) na zdokumentované informácie.

Na základe výsledkov kontroly sa robí záver o poskytovaní (čiastočnom alebo úplnom neposkytnutí) uvedených druhov zdrojov, ich súlade (čiastočný alebo úplný nesúlad) s potrebami podniku (organizácie) v r. zdokumentované informácie.

Pri kontrole stavu prác na riadiacich dokumentoch generovaných v činnosti podniku (organizácie, inštitúcie), ako aj jeho dokumentácie sa posudzuje predovšetkým súlad skutočných ukazovateľov výkonnosti s plánovanými.

Predovšetkým sa určuje objem toku dokumentov podniku (organizácie, inštitúcie): vo všeobecnosti a podľa hlavných informačných tokov (prijaté, odchádzajúce a interné dokumenty), ako aj podľa typov dokumentov (papierové a elektronické), vrátane. v porovnaní s podobnými ukazovateľmi z predchádzajúcich rokov.

Posudzuje sa aj efektívnosť využívania automatizovaných prostriedkov spracovania dokumentovaných informácií.

Osobitná pozornosť sa venuje zabezpečeniu bezpečnosti dokumentov počas procesu obehu: objem opatrení na vyhľadávanie a obnovenie ich normálneho fyzikálneho a chemického stavu, počet nezistených (stratených) dokumentov počas kontrolovaného obdobia a v porovnaní s podobnými ukazovateľmi predchádzajúcich rokov. Kontrolujú sa aj údaje o výsledkoch kontroly vyhotovenia dokumentov, najmä počet prípadov ich nesprávneho vyhotovenia: nedodržanie lehôt, vyhotovenie dokumentov v rozpore so stanovenými požiadavkami, nesúlad vyhotovenej listiny s uznesením, nedodržanie lehôt, vyhotovenie dokumentov v rozpore so stanovenými požiadavkami, nesúlad vyhotovenej listiny s uznesením. atď. Na základe výsledkov auditu sa vyvodzuje záver o miere efektívnosti kancelárskej práce - všeobecne a podľa funkčných zložiek (správa dokumentov a dokumentácia).

Interné pracovné dokumenty

Účtovanie práce a miezd v organizácii sa vykonáva na základe primárnych dokladov generovaných na personálnom oddelení. Zle odvedená práca zo strany HR oddelenia nevyhnutne ovplyvňuje prácu účtovného oddelenia aj celej organizácie. Dôsledkom toho je predčasné vyplácanie zamestnancov, práceneschopnosť a včasná príprava dokumentov na predloženie orgánom štátnej sociálnej starostlivosti. V dôsledku toho klesá finančná výkonnosť podniku ako celku.

Dodržiavanie noriem Zákonníka práce Ruskej federácie a správne vykonávanie personálnej dokumentácie kontrolujú orgány Federálneho inšpektorátu práce (Rostrudinspektsiya), ako aj orgány Federálneho daňového inšpektorátu. Štátny inšpektor môže prísť do kancelárie ktorejkoľvek organizácie bez ohľadu na formu vlastníctva a vyžiadať si dokumenty týkajúce sa personálnej evidencie a iných záväzných interných predpisov a príkazov dostupných v organizácii (federálny zákon č. 134-FZ „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri štátnej kontrole (dozore)“).

Dokumentácia činnosti HR služby pokrýva všetky procesy súvisiace s prípravou a spracovaním personálnej dokumentácie podľa stanovených pravidiel a rieši nasledovné úlohy personálneho manažmentu:

Organizácia robotníckej práce;
- uzatvorenie pracovnej zmluvy a prijatie do zamestnania;
- prechod na inú prácu;
- poskytovanie dovoleniek zamestnancom;
- stimuly pre zamestnancov;
- uloženie disciplinárnych sankcií zamestnancom;
- certifikácia zamestnancov;
- zachovanie personálu;
- účtovanie o využití pracovného času;
- prilákanie zamestnancov do práce cez víkendy a sviatky;
- evidencia pracovných ciest;
- skončenie pracovnej zmluvy a prepustenie z práce.

Zoznam personálnych dokumentov, ktoré musia organizácie viesť bez ohľadu na formu vlastníctva, je uvedený v prílohe. Špecifikuje tiež regulačné dokumenty upravujúce povinnosť zamestnávateľa uchovávať určité personálne dokumenty a doby ich uchovávania (v súlade so Zoznamom štandardných riadiacich dokumentov vytvorených pri činnosti organizácie s uvedením lehôt uchovávania, schváleným Federálnym archívom).

Organizácia práce pracovníkov sa vykonáva prijatím (schválením vedúcim organizácie alebo ním povereným úradníkom) miestnych predpisov. Každý zamestnávateľ musí mať interné pracovné predpisy a predpisy o ochrane osobných údajov. V prípade potreby sa prijímajú ďalšie miestne predpisy, ako sú predpisy o mzdách, pracovných normách, bonusoch a materiálnych stimuloch, certifikácii atď.

Kolektívna zmluva (dohoda) má poradný charakter, pretože sa uzatvára dohodou zmluvných strán (kapitola 7 Zákonníka práce Ruskej federácie). Súkromným spoločnostiam sa odporúča uchovávanie osobných spisov zamestnancov. Povinnosť zamestnávateľa udržiavať osobné záležitosti sa vzťahuje na zamestnancov štátnych organizácií v súlade s federálnym zákonom č. FZ-79 „O štátnej službe Ruskej federácie“. Pre pohodlie môžeme stále odporučiť vytváranie osobných súborov alebo osobných priečinkov a postup ich vytvárania by mal byť stanovený v miestnom regulačnom akte organizácie schválenom vedúcim.

Do osobného spisu zamestnanca (osobný priečinok) môžete zahrnúť kópie dokumentov, ktoré sa vyžadujú pri prenájme (pas, vojenský preukaz, osvedčenie o pridelení DIČ, osvedčenie o dôchodkovom poistení, sobášny list, rodný list detí - na poskytovanie daňových výhod; doklady o vzdelaní a pod.) a následne všetky hlavné dokumenty vytvorené počas pracovného života zamestnanca, ktoré charakterizujú jeho pracovnú činnosť (žiadosti o preradenie na inú prácu, výpoveď, charakteristika, doklady o zdokonaľovaní, kópie príkazov na prijatie, preradenie , prepustenie atď.).

Okrem toho musí mať zamestnávateľ tieto dokumenty o ochrane práce:

Pokyny na ochranu práce podľa povolania;
- denník brífingu (oboznámenie sa s pokynmi);
- denník zamestnancov, ktorí sa podrobujú povinnej lekárskej prehliadke a iné.

Tieto dokumenty môžu byť uložené v personálnej službe podniku, ak organizácia nemá samostatnú službu ochrany práce, alebo v kancelárii.

V súlade s ods. "a" časť 1 čl. 356 Zákonníka práce Ruskej federácie Federálny inšpektorát práce vykonáva štátny dozor a kontrolu nad dodržiavaním pracovnoprávnych predpisov zamestnávateľmi a iných regulačných právnych aktov. Federálny inšpektorát práce má právo zaslať predpísaným spôsobom federálnym výkonným orgánom, výkonným orgánom zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, orgánom miestnej samosprávy, orgánom činným v trestnom konaní a súdom žaloby a iné materiály týkajúce sa porušenia pracovných povinností. a legislatívy na ochranu práce, až po pozastavenie činnosti spoločností, kde boli zistené porušenia (článok 3.12 správneho poriadku).

Vedúci organizácií nesú osobnú zodpovednosť za dokumentárny fond vytvorený v procese ich činnosti. Za porušenie právnych predpisov Ruskej federácie a iných regulačných právnych aktov, nesprávnu údržbu personálnej dokumentácie alebo jej absenciu zákonodarca stanovuje uloženie správnej pokuty: pre úradníkov - od 1 000 do 5 000 rubľov, pre právnické osoby - od 30 000 do 50 000 rubľov. alebo administratívne pozastavenie činnosti až na 90 dní a opäť - znamená diskvalifikáciu úradníka (články 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 a 14.23 správneho poriadku).

Zoznam personálnych dokumentov potrebných pre organizáciu:

	Dokument	Aký dokument upravuje	Poznámka	Čas použiteľnosti
	Interné pracovné predpisy (ILR)	Článok 189 Zákonníka práce Ruskej federácie	Pri prijímaní do zamestnania (pred podpisom pracovnej zmluvy) je zamestnávateľ povinný oboznámiť zamestnanca s PVTR proti podpisu. Platí do výmeny za nové.	Neustále
	Nariadenia o ochrane osobných údajov zamestnancov	Článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie	Pri prijímaní do zamestnania (pred podpisom pracovnej zmluvy) je zamestnávateľ povinný oboznámiť zamestnanca s Nariadením o ochrane osobných údajov zamestnancov proti podpisu. Platí do výmeny za novú.	Neustále
	Pracovný stôl (formulár T-3) (personálne usporiadanie)	Článok 57 Zákonníka práce Ruskej federácie, uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruska č.	Zostavuje sa vždy, keď sa v ňom vykonajú určité zmeny.	Neustále
	Kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh k nim		Uložené na oddelení ľudských zdrojov a priebežne udržiavané.
	Kniha príjmov a výdavkov na evidenciu tlačív pracovných zošitov a príloh k nim	Pokyny na postup vypĺňania zošitov a príloh k nim (schválené uznesením Ministerstva práce Ruska č. 69)	Uložené v účtovníctve spolu s formulármi pracovných kníh a príloh k nim; Formuláre prijíma personálne oddelenie na požiadanie zamestnanca HR.	50 rokov (ale pri likvidácii spoločnosti sa odovzdáva mestskému archívu spolu s ostatnými dokumentmi, ktorých trvanlivosť je 75 rokov)
	Predpisy o odmeňovaní, prémiách a materiálnych stimuloch	§ 6 Zákonníka práce Ruskej federácie, kapitola 21 Zákonníka práce Ruskej federácie	V prítomnosti zložitých platobných a pracovných systémov a bonusových systémov. Platí do výmeny za novú.	Neustále
	Predpisy o školiacom systéme	Články 196, 197 Zákonníka práce Ruskej federácie	Ak je v organizácii vzdelávací systém.	Neustále
	Predpisy o certifikácii zamestnancov	Článok 81 Zákonníka práce Ruskej federácie	Pri vykonávaní certifikácie rozhodnutím zamestnávateľa.	Neustále
	Rozpis dovoleniek	Článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie, uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruska č.	Schvaľuje zamestnávateľ najneskôr dva týždne pred začiatkom kalendárneho roka.
	Pracovná zmluva	Články 16, 56, 57, 67 Zákonníka práce Ruskej federácie	Písomne ​​uzatvorené s každým zamestnancom.
	Náplň práce pre jednotlivé pozície v súlade s tabuľkou obsadenia, pracovné pokyny pre profesie		Akceptované podľa uváženia zamestnávateľa.	Neustále
	Objednávky do zamestnania	Článok 68 Zákonníka práce Ruskej federácie	Zverejnené na základe pracovnej zmluvy. Oznamujú sa zamestnancovi proti podpisu do troch dní odo dňa skutočného nástupu do práce.
	Príkazy na preradenie na inú prácu	Článok 72.1 Zákonníka práce Ruskej federácie	Vydáva sa na základe dohody o preradení na inú prácu (dodatok k pracovnej zmluve).
	Príkazy na prepustenie	Článok 84.1 Zákonníka práce Ruskej federácie
	Objednávky na hlavné činnosti		Zverejnené podľa potreby. Objednávky na kmeňové činnosti vypracované personálnou službou sú evidované a uložené v kancelárii. Personálna služba vedie kartotéku „Kópie objednávok na hlavné činnosti“.	1 rok (kópie objednávok uložené v personálnom servise)
	Príkazy na udelenie dovolenky	Kapitola 19 Zákonníka práce Ruskej federácie, uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruska č.	Vydáva sa na základe plánu dovolenky alebo žiadosti zamestnanca
	Žiadosti zamestnancov o dovolenku bez mzdy	Článok 128 Zákonníka práce Ruskej federácie	Neplatené voľno sa poskytuje na žiadosť (žiadosť) zamestnanca v zmysle 1. časti čl. 128 Zákonníka práce Ruskej federácie alebo ako to vyžaduje zákon na základe žiadosti zamestnanca (časť 2 článku 128 Zákonníka práce Ruskej federácie).
	Osobná karta zamestnanca (formulár T-2)	Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruska č.	Vykonávané pre každého zamestnanca.
	História zamestnaní	Článok 66 Zákonníka práce Ruskej federácie, vyhláška vlády Ruskej federácie č. 225 „O pracovných zošitoch“, Pokyny na postup pri vypĺňaní pracovných zošitov a príloh k nim (schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruska č. 69)	Zamestnávateľ vedie pracovné knihy za každého zamestnanca, ktorý u neho odpracoval viac ako päť dní.	Pri prepustení dostane zamestnanec do rúk pracovnú knihu. Nevyzdvihnuté pracovné knihy sa v organizácii uchovávajú 50 rokov, pri likvidácii podniku sa archivujú
	Dohody o plnej zodpovednosti	Prílohy 2, 4 k uzneseniu Ministerstva práce Ruska č.85	Uzatvárajú sa so zamestnancami, ktorí priamo obsluhujú hmotný majetok.
	Účtovná kniha (kniha jázd) zákaziek na hlavné činnosti	Pokyny pre kancelársku prácu v HR službe VNIIDAD „Približné pokyny pre kancelársku prácu v HR službe organizácie“ (odporúčame)	Musí byť očíslované a zašnurované, zapečatené a podpísané zamestnávateľom
	Účtovná kniha (kniha jázd) pracovných príkazov
	Účtovná kniha (kniha jázd) príkazov na prepustenie
	Účtovná kniha (kniha jázd) príkazov na poskytnutie dovolenky
	Vestník registrácie cestovných osvedčení
	Časový výkaz	Časť 3 článku 91 Zákonníka práce Ruskej federácie	Zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu skutočne odpracovaného času každého zamestnanca
	Rozvrh zmien	Článok 103 Zákonníka práce Ruskej federácie	Zamestnancom sa dáva do pozornosti najneskôr jeden mesiac pred nadobudnutím účinnosti.
	Denník kontrol kontrolných orgánov	Federálny zákon č. 134-FZ „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri štátnej kontrole (dohľade)“	Vykonávajú všetky právnické osoby a podnikatelia bez založenia právnickej osoby	Neustále
	Zápisnice z rokovaní, uznesenia certifikačných kvalifikačných komisií	Predpisy o certifikácii zamestnancov podniku	Vydáva certifikačná komisia
	Vysvedčenia a príkazy pre pracovníkov v rizikových profesiách	Časť 3 článku 91 Zákonníka práce Ruskej federácie	Zostavované mesačne.
	Zoznamy pracovníkov vo výrobe s rizikovými pracovnými podmienkami	Uznesenie Rady ministrov ZSSR č. 10 „O schválení zoznamov výroby, práce, profesií, pozícií, ukazovateľov zakladajúcich právo na zvýhodnené dôchodkové zabezpečenie“	Ak má výroba škodlivé pracovné podmienky; prebieha.
	Zoznamy zamestnancov odchádzajúcich do zvýhodneného dôchodku
	Korešpondencia týkajúca sa vymenovania - štátnych dôchodkov a dávok; Zvýhodnený dôchodok
	Pokyny pre bezpečnosť práce podľa profesie	§ 10 Zákonníka práce Ruskej federácie		Neustále
	Denník brífingu (zoznámenie sa s pokynmi)	§ 10 Zákonníka práce Ruskej federácie
	Záznam zamestnancov, ktorí sa podrobujú povinnej lekárskej prehliadke	Článok 69 Zákonníka práce Ruskej federácie, vyhláška Ministerstva zdravotníctva a zdravotníckeho priemyslu Ruskej federácie č. 90 „O postupe pri vykonávaní predbežných a pravidelných lekárskych prehliadok pracovníkov a lekárskych predpisoch na prijatie do povolania“.
	Správy o nehodách	Uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie č. 73 „O schválení formulárov dokumentov potrebných na vyšetrovanie a evidenciu priemyselných nehôd a ustanovenia o osobitostiach vyšetrovania priemyselných nehôd v určitých odvetviach a organizáciách“
	Akty vyšetrovania otráv a chorôb z povolania

Dokumentový tok interných dokumentov

Tok dokumentov sa vzťahuje na pohyb dokumentov v inštitúcii od okamihu ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie spracovania, odoslania alebo archivácie. Patria sem operácie prijímania, distribúcie, evidencie, kontroly vyhotovenia, vydávania certifikátov, zakladania spisov, predarchívneho spracovania, uchovávania a používania dokumentov.

Od správnej a racionálnej organizácie toku dokumentov závisí rýchlosť prechodu dokumentu, efektívnosť riešenia problému, ktorý je v ňom nastolený, rovnomernosť pracovného zaťaženia oddelení a úradníkov.

Práca s podnikovými dokumentmi môže byť prezentovaná vo forme nasledujúceho technologického reťazca operácií:

Príjem prichádzajúcich dokumentov;
predbežná kontrola (označenie sekretárkou);
registrácia dokumentov;
podávať správy vedúcemu o prijatých dokumentoch;
rozhodovanie manažéra;
zasielanie dokumentov na vykonanie;
kontrola vykonávania dokumentov;
vyhotovenie dokumentov;
príprava dokumentov pre prípady;
používanie dokumentov v referenčnej a informačnej práci;
určenie lehôt uloženia dokumentov (odovzdanie do archívu, ďalšie použitie, zničenie dokumentov).

Stupeň dokonalosti technologického systému pre prácu s dokumentmi je určený efektívnosťou pohybu a vyhotovenia dokumentov a efektívnosťou poskytovania zdokumentovaných informácií manažmentu podniku.

V dokumentačnej podpore podniku možno rozlíšiť tri hlavné skupiny dokumentov: prichádzajúce dokumenty (prichádzajúce), odchádzajúce dokumenty (odoslané), interné dokumenty.

Registráciu je možné vykonať pre všetky skupiny dokumentov, predovšetkým pre prichádzajúce dokumenty. Mnohé podniky nevedú záznamy o interných dokumentoch.

Práce na vyhotovení a kontrole vyhotovenia dokumentov sa týkajú interných, došlých dokumentov a len výnimočne odchádzajúcich dokumentov.

Od štádia vzniku prípadu prechádzajú všetky skupiny dokumentov rovnakými operáciami, okrem došlých dokumentov, ktoré sa až na zriedkavé výnimky neprenášajú do archívu.

Na vytvorenie jednotného postupu pri zostavovaní dokumentov a organizovaní práce s nimi podnik vyvíja pokyny pre kancelársku prácu, ktoré obsahujú vzorky správne vykonaných dokumentov a pravidlá pre prácu s nimi.

Príjem a spracovanie prichádzajúcich dokumentov vykonáva tajomník-asistent.

Prijaté dokumenty prechádzajú nasledujúcimi fázami:

Primárne spracovanie;
predbežná úvaha, označenie;
registrácia;
kontrola dokumentov vedením;
smer vykonania;
kontrola vykonávania;
vyhotovenie dokumentov;
zakladanie dokumentov do spisov.

Primárne spracovanie prichádzajúcich dokumentov pozostáva z kontroly správneho doručenia listov. Otvárajú sa všetky obálky s výnimkou osobnej korešpondencie (označenej „osobne“). Potom sa skontroluje správnosť adresy dokumentu priloženého v obálke, počet listov dokumentu a prítomnosť príloh k nim.

Ak dokument neobsahuje žiadne prílohy alebo listy, odosielateľ listu je upozornený a na samotnom dokumente a v protokole došlých dokumentov v stĺpci „Poznámka“ sa urobí poznámka:

Obálky označené „osobne“ sa nedajú otvoriť.
Ak je text dokumentu poškodený alebo chýbajú prílohy, vypracujte protokol.
Jedno vyhotovenie aktu spolu s doručenými dokumentmi zašlite adresátovi.
Preposielajte chybne doručenú korešpondenciu na správnu adresu.
Odporúčané listy sa prijímajú proti podpisu.
Na dokumente, ktorý je označený ako „naliehavé“, uveďte čas prijatia.

Obálky sa spravidla ničia, s výnimkou prípadov, keď na určenie adresy odosielateľa, dátumu odoslania a dátumu prijatia možno použiť iba obálku, alebo keď je obálka označená ako „dôverné“ alebo „naliehavé“.

Predbežná kontrola došlých dokumentov sa vykonáva s cieľom rozdeliť dokumenty do registrovaných a neevidovaných dokumentov.

Evidované dokumenty sú označené číslom doručenia a dátumom prijatia dokumentu organizáciou.

Počas predbežného preskúmania sa tiež ukáže, či dokumenty prevedené na manažéra vyžadujú výber ďalších materiálov: predchádzajúca korešpondencia, zmluvy, regulačné dokumenty atď. Tieto dokumenty vyberie asistent tajomníka a prenesie ich spolu s prichádzajúcim dokumentom na vedúci podniku.

Bez predbežného zváženia sa dokumenty určené štruktúrnej jednotke alebo konkrétne zamestnancovi spoločnosti prenášajú na miesto určenia.

Vedúci podniku skontroluje prichádzajúci dokument a odošle ho dodávateľovi prostredníctvom tajomníka s uznesením, ktoré odráža jeho rozhodnutie a skutočné lehoty na vykonanie. Tajomník zapíše uznesenie do registra. Ak je v uznesení označených viacero vykonávateľov, potom sa dokument prenesie na prvého v zozname, ktorý sa považuje za zodpovedného vykonávateľa.

Dodávateľ v práci s dokumentom pripraví odpoveď, ktorá je odoslaná manažérovi na podpis (spolu so sprievodnými materiálmi, ktoré boli použité pri príprave odpovede).

Sekretárka (v prípade potreby) sleduje realizáciu došlého dokumentu.

Tajomník dostane iniciatívny list od vykonávateľa a založí ho do príslušného spisu na ďalšie uloženie a použitie a odpoveď zašle adresátovi.

Dokumenty odoslané zo spoločnosti sa nazývajú odchádzajúce dokumenty. Spracovanie odchádzajúcich dokumentov pozostáva z nasledujúcich operácií:

Vypracovanie návrhu odchádzajúceho dokumentu;
schválenie návrhu dokumentu;
kontrola správnosti návrhu dokumentu tajomníkom;
registrácia dokumentov;
kontrola správnosti adresovania;
odoslanie dokumentu adresátovi;
založenie druhej kópie (kópie) listiny do spisu.

Návrh výstupného dokumentu vypracuje a vykoná exekútor, správnosť jeho vyhotovenia kontroluje tajomník.

Odchádzajúce dokumenty sa vyhotovujú v dvoch kópiách, s výnimkou faxov, ktoré sa vyhotovujú v jednom vyhotovení.

Pripravený návrh odchádzajúceho dokumentu sa predkladá vedúcemu na podpis. Spolu s ním je možné preniesť ďalšie dokumenty, na základe ktorých sa vypracuje návrh odchádzajúceho dokumentu (iniciatívne listy, zmluvy, akty, regulačné dokumenty atď.).

Manažér môže v podpísanom dokumente vykonať akékoľvek zmeny a doplnky alebo ho vrátiť zhotoviteľovi na prepracovanie.

Po tom, čo vedúci podpíše dve kópie, dokument zaeviduje tajomník. Odoslané doklady sa evidujú v „Registračným vestníku odoslaných dokladov“.

Na registráciu odchádzajúcich dokumentov sú potrebné tieto údaje:

Register dokumentov vrátane čísla prípadu;
dátum dokumentu;
destinácia;
zhrnutie alebo názov;
poznámka o vykonaní (záznam o vyriešení problému, čísla dokumentov odpovede);
vykonávateľ;
Poznámka.

V ten istý deň je doporučená písomnosť odoslaná adresátovi. Pri odosielaní dokumentu musíte skontrolovať adresu príjemcu na liste a na obálke.

Kópia odosielaného dokumentu a jedna kópia faxu sú uložené v korešpondenčnom súbore:

Dokumenty musia byť spracované a odoslané v ten istý deň.
Telegramy sa odosielajú okamžite.
Odchádzajúce dokumenty sa tlačia v dvoch kópiách.
Ak je potrebné dokument vrátiť, označte ho pečiatkou alebo označte ako „Vrátiteľný“ a označte ho v záznamovom súbore alebo denníku.

Na registráciu došlých a odoslaných dokumentov pomocou osobného počítača môžete použiť rovnaké stĺpce registračného denníka.

Interné dokumenty sú dokumenty, ktoré sa pripravujú, vykonávajú a vykonávajú v rámci samotnej organizácie (inštitúcie) v súlade s internými pravidlami pre tvorbu dokumentov.

Medzi interné dokumenty patria: vyhlásenia, akty, protokoly, správy a vysvetlivky atď.

Práca s internými dokumentmi sa vykonáva takto:

1) vypracovanie návrhu dokumentu dodávateľom;
2) kontrola správnosti návrhu dokumentu;
3) podpísanie dokumentu manažérom (v prípade potreby schválenie);
4) registrácia dokumentu;
5) odovzdanie dokumentu dodávateľovi;
6) vyhotovenie dokumentu;
7) kontrola vykonávania dokumentov;
8) založenie vyhotoveného dokumentu do spisu.

Záverečné fázy práce s internými dokumentmi sú: použitie v referenčnej a informačnej práci (od 1 roka do 3 rokov) a stanovenie ďalšej doby uchovávania (preverenie hodnoty dokumentov). Na základe rozhodnutia odbornej komisie podniku môžu byť interné dokumenty používané v referenčnej a informačnej práci služby riadenia kancelárie dlhšie ako tri roky alebo môžu byť prenesené do archívu alebo zničené.

Registrácia dokumentov. Ide o zaznamenanie skutočnosti vzniku dokladu alebo jeho prijatia pridelením evidenčného čísla (indexu) dokladu a zaznamenaním údajov o ňom do registratúrneho denníka.

Registrácia je potrebná na zaistenie bezpečnosti dokumentov, rýchle vyhľadávanie, účtovanie a kontrolu:

Uveďte kvalitatívne a kvantitatívne charakteristiky dokumentov;
potvrdiť prijatie alebo odoslanie dokumentu;
vytvoriť registračný a referenčný prístroj, ktorý možno použiť na informačné účely;
kontrolovať vyhotovenie dokumentu.

Základným princípom registrácie dokumentov je jednorazová registrácia. Každý dokument musí byť zaregistrovaný v danom podniku iba raz. Došlé dokumenty sa evidujú v deň prijatia, odoslané a interné dokumenty – v deň podpisu.

Existuje niekoľko foriem registrácie dokumentov: centralizovaná, decentralizovaná, zmiešaná.

Najvyššia efektivita sa dosahuje pri centralizovanom systéme evidencie dokumentov, to znamená, keď všetky operácie registrácie vykonáva na jednom mieste alebo jeden zamestnanec, napríklad sekretárka. Takýto systém umožňuje vytvoriť jednotné referenčné centrum pre podnikové dokumenty a stanovuje jednotný postup registrácie.

Decentralizovaný systém zahŕňa evidenciu dokumentov v miestach ich vzniku alebo vyhotovenia, teda v štrukturálnych členeniach.

Berúc do úvahy špecifiká podniku, možno použiť zmiešaný systém evidencie dokumentov, keď sa niektoré dokumenty evidujú centrálne a niektoré decentralizovane v štrukturálnych divíziách.

Malé podniky najčastejšie využívajú centralizovaný registračný systém.

Pri registrácii dokumentov v podniku je potrebné dodržiavať tieto pravidlá:

Každý dokument je zaregistrovaný iba raz;
všetky dokumenty sú evidované len na jednom mieste;
všetky dokumenty sú registrované podľa jednotného formulára akceptovaného podnikom.

Pri registrácii sú všetky dokumenty rozdelené do niekoľkých skupín, z ktorých každá sa eviduje samostatne, napríklad:

Prichádzajúce dokumenty;
odchádzajúce dokumenty;
interné dokumenty;
obchodné zmluvy;
dokumenty označené „CT“ („Dôverné“).

Pri evidencii každej skupiny dokladov treba použiť jednotné jednotné metódy prideľovania čísel (indexov) dokladom.

Existujú tri hlavné typy registrácie dokumentov:

1) kartový systém na evidenciu dokumentov;
2) žurnálový systém na registráciu dokumentov;
3) počítačový systém na registráciu dokumentov.

Ukladanie interných dokumentov

Náplň práce - neustále (bod 27 Zoznamu štandardných manažérskych archívnych dokumentov).

Harmonogramy zamestnancov organizácie a ich zmeny v mieste vypracovania a schvaľovania majú trvalú lehotu uloženia (čl. 71 Zoznamu štandardných manažérskych archívnych dokumentov).

Vnútorné pracovné predpisy musia byť uložené v organizácii jeden rok po ich nahradení novými (článok 773 Zoznamu štandardných riadiacich archívnych dokumentov).

Na základe čl. 411 Zoznamu štandardných manažérskych archívnych dokumentov podliehajú ustanovenia o odmeňovaní a prémiách zamestnancov trvalému uloženiu v mieste ich vypracovania a schválenia.

Dokumenty (zoznam informácií, predpisov a pod.) na ustanovenie režimu obchodného tajomstva v organizácii majú trvalú lehotu uloženia (článok 62 Zoznamu štandardných dokumentov manažérskeho archívu).

Napriek tomu, že sa lehoty uchovávania pre miestne predpisy a nariadenia, ktoré ich schválili, často líšia, miestny predpis sa stáva súčasťou objednávky, jej prílohou a lehoty uchovávania budú v tomto prípade závisieť od lehôt uloženia pre miestny zákon alebo objednávku. (podľa toho, ktoré obdobie je dlhšie).

Od momentu schválenia nového vydania popisu práce sa staré vydanie stáva neplatným. Lehota uchovávania neaktívnych vydaní popisov úloh je 3 roky (odsek 77 oddielu 2 Zoznamu štandardných archívnych dokumentov správy).

Zmeny v lehotách uchovávania osobných dokumentov, ktoré zaviedol § 22 ods. 1 zákona č. 125-FZ, sa vzťahujú len na dokumenty, ktorých doba uchovávania bola predtým 75 rokov. Zákonodarcovia zároveň urobili chybu, pretože formálne dosiahli predĺženie lehôt uchovávania pre všetky skupiny personálnych dokumentov. A to pre tie, pre ktoré je v súlade s odsekmi 19 a 665 zoznamu schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie č. 558 poskytnutá doba uchovávania päť rokov. V súčasnosti sa pripravuje návrh zákona, ktorým sa zmení zákon č. 125-FZ a vzniknuté nedostatky odstrániť. Ako vysvetľujú špecialisti Rostrud, pred prijatím týchto zmien by sa mal uplatňovať existujúci systém určovania lehôt uchovávania dokumentov podľa zoznamu schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruska č. 558, aby sa predišlo nedorozumeniam a pokutám. a nevyčleniť personálne dokumenty na zničenie.

Lehoty, počas ktorých je potrebné uchovávať dokumenty o personáli, sú uvedené v článku 22.1 zákona č. 125-FZ a zozname schválenom nariadením Ministerstva kultúry Ruska č. 558. Začiatok lehoty na uchovávanie dokumentov je sa považuje 1. január roku nasledujúceho po roku, v ktorom boli zostavené (odsek 4 bod 1.4 zoznamu schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie č. 558).

Preto príkazy na prijatie, preloženie, prepustenie, dovolenku bez mzdy a iné príkazy pre personál, ako aj výpisy zamestnancov, ak sú uchovávané v ich osobných spisoch, sa vo všeobecnosti musia uchovávať najmenej 75 rokov, ak sú vytvorené do roku 2003. Ak boli tieto dokumenty vytvorené po roku 2003, musia byť uchovávané minimálne 50 rokov.

Pracovné zmluvy, osobné karty a osobné spisy zamestnancov sa musia uchovávať aj 75 rokov, ak boli vytvorené pred rokom 2003, alebo 50 rokov, ak vznikli po roku 2003, a osobné spisy vedúcich zamestnancov - trvalo. Personálny stôl je tiež povinný neustále udržiavať.

Doklady o zamestnancoch, ktoré vznikli počas trvania štátnej služby, ktorá nie je štátnou službou, sa zároveň musia uchovávať 75 rokov bez ohľadu na dátum ich vzniku.

Tento postup je stanovený v článku 22.1 zákona č. 125-FZ.

Príkazy na udelenie ročnej a školskej dovolenky, zasielanie na služobné cesty v Rusku (ako aj iné dokumenty o služobných cestách: úlohy, správy atď.), Ako aj príkazy na pokuty a výpisy zamestnancov, ak sú uložené oddelene a nie v osobných spisoch stačí viesť len päť rokov.

Tento záver vyplýva z bodov 19 a 665 zoznamu schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruska č. 558.

Pozor: zmeny v lehotách uchovávania osobných dokladov, ktoré zaviedol § 22 ods. 1 zákona č. 125-FZ, sa vzťahujú len na dokumenty, ktorých doba uchovávania bola predtým 75 rokov. Zákonodarcovia zároveň urobili chybu, pretože formálne dosiahli predĺženie lehôt uchovávania pre všetky skupiny personálnych dokumentov. A to pre tie, pre ktoré je v súlade s odsekmi 19 a 665 zoznamu schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie č. 558 poskytnutá doba uchovávania päť rokov. V súčasnosti sa pripravuje návrh zákona, ktorým sa zmení zákon č. 125-FZ a vzniknuté nedostatky odstrániť. Ako vysvetľujú špecialisti Rostrud, pred prijatím týchto zmien by sa mal uplatňovať existujúci systém určovania lehôt uchovávania dokumentov podľa zoznamu schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruska č. 558, aby sa predišlo nedorozumeniam a pokutám. a nevyčleniť personálne dokumenty na zničenie.

Materiály na certifikáciu pracoviska by sa mali skladovať 45 rokov av ťažkých, škodlivých alebo nebezpečných pracovných podmienkach - 75 rokov.

Dodržiavajte pracovné predpisy aj po ich výmene za nové. Čas použiteľnosti je jeden rok. Jednoročná trvanlivosť je stanovená aj pre dovolenkové plány.

Obdobie, počas ktorého je potrebné uchovávať doklady potvrdzujúce, že zamestnanec získal vzdelanie na náklady organizácie, je určené požiadavkami daňových právnych predpisov. Faktom je, že odsek 3 článku 264 daňového poriadku Ruskej federácie stanovuje, že na odpísanie týchto nákladov na zníženie zdaniteľného zisku musí organizácia uchovávať všetky dokumenty potvrdzujúce školenie (dohoda so vzdelávacou inštitúciou, objednávka od vyslať zamestnanca na školenie, úkon o poskytnutí služby, diplom, vysvedčenie, vysvedčenie a pod.). Doba ich uchovávania je obmedzená na dobu trvania zmluvy o školení a jeden rok práce zamestnanca, nie však kratšie ako štyri roky.

Späť | |

Elektronická správa dokumentov musí byť holistickou, komplexnou manažérskou technológiou, ktorá zabezpečuje základné procesy práce s elektronickými manažérskymi dokumentmi (prichádzajúcimi, odchádzajúcimi a internými) v súlade s požiadavkami na ich evidenciu a certifikáciu.

Z hľadiska organizovania dokumentačnej podpory manažmentu možno rozlíšiť dve úrovne organizácie implementácie a využívania prvkov elektronickej správy dokumentov: tok dokumentov v rámci organizácie a externá komunikácia organizácie.

Pri organizovaní používania internej elektronickej správy dokumentov musí každá organizácia čeliť nasledujúcim otázkam:

V akých formátoch vytvárať a ukladať elektronické dokumenty;

Ako skombinovať používanie elektronických dokumentov s prvkami tradičnej kancelárskej práce a toku dokumentov.

Potreba elektronickej výmeny dokumentov medzi organizáciami vedie v praxi k existencii rôznych možností kombinovania prvkov tradičnej a elektronickej správy dokumentov v externej komunikácii, od zjednodušených možností až po komplexné technológie.

Komplexné technológie pre externú správu elektronických dokumentov kombinujú evidenciu dokumentov v podnikovom systéme so zadávaním ich súborov, ich odosielanie príjemcom e-mailom, automatizáciu postupu registrácie dokumentov prijatých e-mailom do podnikového systému spoločnosti organizácie prijímajúcej dokumenty, a tiež zabezpečiť používanie prostriedkov kryptografickej ochrany vrátane EDS. Pri používaní digitálnych podpisov v externej správe elektronických dokumentov je dôležité venovať pozornosť nasledujúcim problémom:

Určite zoznam osôb v organizácii, ktoré budú používať digitálny podpis;

Vyberte konkrétny kryptografický balík a vyriešte problémy s certifikáciou kľúčov.

Interakcia dvoch alebo viacerých podnikových systémov v rámci technológie prepojeného toku dokumentov zahŕňa riešenie množstva problémov rôznej zložitosti. Najzložitejšie problémy sú prevažne technického charakteru a týkajú sa na jednej strane zabezpečenia interakcie podnikových systémov viacerých organizácií a oddelení a na druhej strane informačnej bezpečnosti a ochrany informácií v počítačových sieťach. Tento súbor problémov leží v oblasti činnosti špecialistov na informatizáciu a ochranu technických informácií.

Čo sa týka činností služieb dokumentačnej podpory, bude potrebná organizačná a metodická interakcia medzi organizáciami podieľajúcimi sa na správe elektronických dokumentov, a to aj v otázkach zjednotenia foriem dokumentov, formátov záznamov a princípov toku dokumentov. To všetko je potrebné na dosiahnutie maximálnej prehľadnosti vo vašej práci.

Pre úspešnú implementáciu elektronickej správy dokumentov v externej komunikácii organizácií a medzirezortnej výmene informácií je potrebné využívať všeobecné princípy, štandardné riešenia, ako aj koordinované kroky vývojárov automatizovaných systémov. Je potrebný ďalší koncepčný rozvoj politiky v oblasti automatizácie toku dokumentov vo vládnom aparáte, zabezpečenie interakcie a kompatibility používaných systémov.