바도. 외부 전자 문서 관리 : 그것이 무엇이며 어떻게 선택합니까? 외부 전자문서 관리 왜 전자문서 관리가 필요한가요?

문서 흐름은 문서가 생성되는 순간부터 문서 작업이 완료되는 순간까지의 문서 이동입니다.

문서 흐름의 구성은 기계식 컨베이어의 구성과 공통점이 많습니다. 한때 제품 유형화 및 부품 표준화와 함께 조립 라인 조립이 도입되면서 노동 생산성이 크게 향상되고 생산 공정 비용이 절감되며 대량 생산이 시작되었습니다. 사실, 컨베이어가 설정한 리듬은 작업 강도를 높이고 작업자의 긴장감을 증가시켰습니다.

기업의 문서 흐름

문서 흐름의 구성은 기계식 컨베이어와 동일한 원칙을 기반으로 합니다. 문서 이동은 이전 단계로의 수익을 최소화해야 하며, 작업 중복을 피하기 위해 문서는 책임에 따라 수행자에게 전송되어야 합니다.

문서 흐름도

문서 흐름에는 외부 윤곽과 내부 윤곽이 있습니다.

외부 윤곽은 외부에서 기업에 도착하는 수신(외부) 문서로 시작됩니다. 이는 상위 기관의 명령, 명령, 결의안, 고객 파트너의 편지 등일 수 있습니다. 수신된 문서는 비서가 등록한 후 실행을 위해 전송됩니다.

수신 문서는 기업이 다른 조직으로부터 받은 문서입니다. 발신 문서는 기업(조직)이 다른 기업에 보내는 문서입니다. 발신 문서는 편지, 증명서, 보고서, 주문, 전보, 전화 메시지 등 다른 조직으로 전송할 목적으로 기업에서 생성된 정보를 포함하는 문서입니다.

문서 흐름– 문서가 접수되거나 발급되는 순간부터 실행 또는 발송이 완료될 때까지 조직 내 문서의 이동입니다.

세 가지 주요 문서 스트림이 있습니다.

– 다른 조직에서 도착하는 문서(수신)

– 다른 조직으로 전송된 문서(발신)

– 조직에서 생성되어 조직의 직원이 관리 프로세스(내부)에서 사용하는 문서입니다.

문서 흐름은 유치원 교육 기관의 필수적인 부분으로, 그 목적은 기관 활동에 대한 정보 지원, 이전에 생성된 관리 정보의 문서화 및 저장을 제공하는 것입니다. 유치원 교육 기관은 관리 결정에 직접적으로 의존하며 프로세스로서의 문서 지원에는 결정에 대한 정보 지원, 즉 결정에 정보 (문서) 제공, 결정 문서화 및 구현 모니터링의 세 가지 구성 요소가 포함됩니다. 이 프로세스의 주요 구성 요소는 초기 정보 획득, 목표 설정(작업), 필요한 정보 검색(참고 작업), 솔루션 개발(문서 초안 작성), 승인, 편집, 제작, 인증, 전송(전송)입니다. 수취인에게), 실행 솔루션을 모니터링합니다. 문서 흐름의 양은 특정 기간(연도, 분기, 월, 일) 동안 기관의 수신, 발신 및 내부 문서 수에 따라 결정됩니다. 문서 흐름의 합리적인 구성에는 직선성, 연속성, 리듬, 병렬성, 비례성 등의 원칙을 고려하는 것이 포함됩니다. 문서의 직접 이동 원리는 문서의 이동이 최단 경로를 따라 수행되어야 함을 의미합니다. 문서 흐름 이동의 가장 간단한 형태는 구조 단위의 선형 배열에 해당합니다. 문서 흐름의 연속성 원칙은 문서에 대한 결정이 내려지는 수준까지 문서를 지속적으로 제출하는 것입니다. 이 원칙은 문서의 "연쇄", 즉 한 번에 축적되는 것과 양립할 수 없습니다. 리드미컬한 문서 흐름의 원리는 문서 흐름의 균일한 움직임을 의미합니다. 병렬성 원칙은 문서가 이동함에 따라 문서를 처리하기 위해 별도의 작업을 수행하는 것을 의미합니다. 이 원칙의 주요 목적은 문서를 완성하는 데 걸리는 시간을 줄이는 것입니다. 개별 작업을 병렬로 실행하면 문서 흐름과 문서 전체 실행 속도가 크게 향상됩니다. 비례의 원리는 문서 이동 채널의 비례적이고 균일한 로딩을 가정합니다. 문서 작업에는 독립성과 책임의 원칙이 중요합니다. 이 원칙은 지시, 배포, 조정, 서명 등 모든 활동에서 기관과 해당 부분의 기능, 직원의 역량을 엄격히 따라야 함을 의미합니다. 기관의 기존 구조와 기능, 관리 활동의 형태와 방법은 문서 흐름에 중요한 영향을 미칩니다. 따라서 순전히 사무적인 이유 외에도 문서의 신속한 통과 및 실행은 조직적 결함, 공무원 간의 책임에 대한 명확한 설명 부족, 일부 기관의 기능 및 개별 구조적 구분에 대한 명확성이 부족하여 방해를 받습니다.

과학기술적 진보에 기초한 경영규모는 모든 단계에서 사무의 기계화를 요구합니다. 사무 프로세스의 기계화에는 문서화 및 문서 처리 작업을 수행하기 위한 기술적 수단의 사용이 포함됩니다. 기업 경영을 위한 문서 지원 문제를 해결하려면 전자 장비가 정말 필수품이 되었습니다. 컴퓨터 시대에는 문서에 대한 전통적인 정의를 명확히 할 필요가 있습니다. 왜냐하면 오늘날 문서는 이메일, 사운드 파일, 비디오 등으로 받은 메시지일 수 있기 때문입니다. 따라서 문서는 다음과 같이 정의할 수 있습니다. 문서는 인간의 지각으로 접근할 수 있는 정보의 모음이다. . 공식 문서를 작성하고 편집하는 프로그램은 많습니다. 전자 문서의 급속한 발전에도 불구하고 전문가들은 여러 가지 조직적, 기술적 어려움으로 인해 가까운 미래에 유통되는 기존 문서를 완전히 대체하거나 제거할 수 없을 것이라고 믿습니다.

논의할 문제

1 컨트롤 카드 파일은 어떤 섹션으로 구성되어 있나요?

2 문서 실행 마감일을 알고 있습니까?

3 통제에서 문서를 제거하는 공무원은 누구입니까?

4 문서실행통제의 대상은 무엇입니까?

5 문서의 등록 색인은 어떤 요소로 구성됩니까?

6 문서에 "컨트롤 표시"를 놓습니다.

7 문서의 실행기간과 실행에 대한 통제권은 언제부터 계산되나요?

8 문서 집행 기한을 연장하는 절차는 무엇입니까?

9 문서 흐름의 목적은 무엇입니까?

10 문서 흐름을 분석하고 개선할 수 있는 문서는 무엇입니까?

11 문서 흐름이란 무엇입니까?

12 "케이스 명명법"의 개념을 설명하십시오.

13 "비즈니스"의 개념을 설명하십시오.

14 문서등록이란?

15 사무의 주요 단계를 나타냅니다.

16 문서 흐름에 일반적인 문서 작업 단계를 지정하십시오.

17 사례형성의 개념에는 무엇이 포함되나요?

18 서류 사전 검토는 누가 진행하나요?

19 어떤 원칙에 따라 보관하거나 파기할 문서를 선택합니까?

20 사례 명명법은 어떤 기준에 따라 구성됩니까?

21 문서의 가치 조사를 정의합니다.

22 서류 심사 업무는 무엇인가요?

23 기관에서는 어떤 유형의 사례 목록을 개발합니까?

24 목록에 의해 설정된 문서의 보관 기간은 어떤 그룹으로 나눌 수 있습니까?

25 영구, 임시(10년 이상) 보관 및 직원용 파일을 바인딩하거나 제출할 때 준수해야 하는 요구 사항은 무엇입니까?

26 파일에서 시트 번호는 어떻게 매겨지나요?

27 영구보관 목록의 제목 페이지에는 어떤 데이터가 표시됩니까?

얼마 전 저는 고객 중 한 명을 위해 전자 문서 관리를 구현하고 있었습니다. 그 과정에서 나는 많은 개념을 설명하고 그것이 무엇인지, 이러한 유형의 시스템이 어떻게 작동하는지 설명해야 했습니다. 그 후에야 그는 내 제안의 본질을 이해하고 작업 계획을 승인할 수 있었습니다. 토론 중에 나는 이 주제에 대해 광범위한 독자를 위해 간단한 언어로 쓰여진 것이 거의 없다는 것을 깨달았습니다. 늘 그렇듯이, 나는 이 개념을 간단한 언어로 설명하려고 노력할 것입니다.

문서 흐름에는 내부(EDMS)와 외부(VEDO)라는 두 가지 유형이 있다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 러시아에서는 EDI라고 부르는 것이 관례이지만, 원칙적으로 러시아 연방에서는 이러한 개념이 분리되어 있기 때문에 VEDO와 SED라고 부르는 것이 더 정확하다고 생각합니다. 즉, 상대방과의 교환을 위한 시스템을 찾고 있다면 EDI를 찾고, 내부 문서 흐름을 원한다면 EDMS를 찾아야 합니다.

이 기사에서는 회사와 상대방 간의 외부 전자 문서 흐름에 대해 이야기하고 싶습니다. 내부 전자 문서 관리 시스템은 한 회사의 부서 간에 문서를 교환하는 데 사용되며 약간 다른 요구 사항이 적용됩니다. 그러나 여기서는 고려하지 않겠습니다.

전자문서관리가 필요한 이유는 무엇인가요?

전자 문서 관리는 모든 유형의 비즈니스 활동에 사용되는 기존 종이 문서에 대한 현대적이고 편리한 대안입니다.

전통적인 문서 흐름은 지속적인 시간 지연과 관련이 있습니다. 고객과 협력을 시작하려면 송장, 종종 계약서, 서명된 송장, 수행한 작업 증명서 등이 필요합니다. 이 모든 서류는 승인되었으며 인쇄, 서명 및 봉인되었습니다. 그 후에는 이를 비즈니스 파트너에게 양도해야 하며, 그곳에서도 승인 및 서명 과정을 거치게 됩니다.

다음으로 서명이 있는 문서를 스캔하여 이메일로 보냅니다. 그 후 원본은 택배, 직원 또는 일반 우편으로 발송됩니다. 이 모든 작업에는 상당한 시간이 걸리며 때로는 종이 문서가 손실되어 수정이 필요합니다(이로 인해 문서 수신 프로세스가 더욱 느려집니다). 그리고 방 전체가 보관을 위해 할당되는 경우가 많습니다. 그 결과, 보고 기간이 종료된 후에도 서류가 여전히 '운송 중' 어딘가에 있기 때문에 비즈니스는 많은 불편을 겪고 거래 체결이 지연되며 회계 문제가 발생합니다. 그리고 당사자 중 한 명이 서명한 후 계약서에서 논란의 여지가 있는 조항이 확인되거나 회계 문서에서 오류가 발견되면 올바른 종이 문서를 얻는 과정이 훨씬 더 길어지며 때로는 몇 달이 걸릴 수도 있습니다.

전자 문서 관리를 사용하면 이러한 모든 불편함을 없앨 수 있습니다.

모든 문서는 디지털 서명을 사용하여 전자적으로 "서명"됩니다. 빠르고 쉽습니다.
종이 사본을 얻으려면 사본을 인쇄하면 됩니다. 관심 있는 당사자는 서신이나 택배를 오래 기다리지 않고 즉시 모든 문서를 받을 수 있습니다.
계약 체결 및 협력 완료 확인(송장 및 행위)은 직원 측의 지체 및 추가 노력 없이 이루어집니다.
인적 요소가 비즈니스에 미치는 영향이 줄어듭니다. 문서가 손실되지 않고 오류가 단시간에 수정됩니다.
여러 개의 종이 문서를 저장하기 위해 유용한 공간을 할당할 필요가 없습니다.

또한, 전자문서 관리를 통해 국가에 대한 사업보고 문제를 해결할 수 있습니다. 기존에는 종이로만 서류를 접수해 회사 직원들이 세무서까지 오랜 시간 이동하고, 조사관을 만나기 위해 줄을 섰고, 조사관들은 신고 내용의 정확성을 확인하기 위해 많은 서류를 처리하고, 공통 데이터베이스에 데이터를 입력합니다.

이제 이러한 모든 문제는 전자 문서 관리를 통해 해결할 수도 있습니다. 세무 서비스는 전자 형식으로 엄격하게 정해진 형식의 보고서 및 문서를 허용한다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 다른 형식은 허용되지 않습니다. 따라서 전자 문서 관리를 구현할 때에는 회사 내부 문서의 형식을 확인하고 필요한 경우 문서 템플릿을 적절하게 조정하는 것이 좋습니다.

첫 번째 단계에서 주정부는 세금 신고서를 전자적으로 접수하기 시작했습니다. 그 기술은 성공한 것으로 드러났다. 그리고 최근에는 모든 서류도 전자적으로 접수됩니다.

전자문서관리는 무엇으로 구성되나요?

이러한 유형의 문서 흐름에는 4개의 당사자가 관련되어 있습니다.

상품 또는 서비스 공급업체. 전자 문서를 생성하는 당사자입니다.
구매자 또는 클라이언트. 전자문서를 수신하는 당사자입니다.
문서 교환을 위한 전자 플랫폼과 전자 문서 관리 구성을 위한 서비스를 제공하는 벤더 회사입니다.
상태. 공급업체가 기록된 거래 및 실행된 문서에 대한 데이터를 전송하는 정부 기관입니다.

실제로 구현되는 방법은 다음과 같습니다.

상품 또는 서비스 공급업체는 자체 회계 시스템에서 전자 문서를 생성하거나 공급업체가 제공하는 서비스에서 직접 생성합니다.
서비스 내의 문서는 수신 회사로 즉시 전송되며, 수신 회사는 서비스에서 직접 또는 서비스에 연결된 자체 프로그램을 통해 문서를 수신합니다.
플랫폼은 문서에 대한 데이터를 기록합니다.
수령인이 "서명"(확인)한 후 문서 데이터가 세무서로 전송됩니다.

따라서 문서를 보내고받는 사실이 자동으로 기록됩니다. 회사 직원, 택배 또는 우편 서비스를 통해 전달되는 문서가 담긴 종이 패키지와 달리 전자적으로 문서를 받지 않거나 분실하는 것은 불가능합니다. 전자 시스템에서 문서가 적시에 수신되었다는 사실은 자동으로 기록되며, 이 데이터는 법정에서라도 분쟁이 발생할 경우 사용할 수 있습니다.

또한 양측이 서명한 문서에 대한 정보는 자동으로 세무 당국에 전송되어 회계 오류, 종이 사본 분실 또는 일부 거래가 보고서에 포함되지 않을 가능성을 줄여 향후 발생할 수 있는 벌금 및 기타 문제를 제거합니다. 인적 요소와 관련된 세무 당국은 종이 문서 관리를 사용할 때 매우 일반적입니다.

종이 문서 흐름에서는 회사 관리자가 각 문서의 적시 수신을 통제하기가 어렵습니다. 대부분의 경우 이러한 문제는 회계사, 택배사 및 영업 관리자 수준에서 해결됩니다. 결과적으로 보고 기간이 끝나기 전에 종이 원본이 항상 회계사에게 전달되는 것은 아닙니다. 이를 확인하면 벌금 및 기타 문제가 발생할 수 있습니다.

전자문서 관리의 경우:

원본 문서는 즉시 전달됩니다. 우편 요금, 택배 또는 관리자가 필요하지 않습니다. 지연이나 관련 문제가 없습니다.
회사의 장은 언제든지 문서가 정확히 언제 송수신되었는지 확인할 수 있습니다. 그리고 중요한 문서가 부족하여 문제가 발생한 경우 직원은 자신의 실수에 대한 책임을 "메일 성능 저하" 및 기타 외부 요인으로 전환할 기회가 없습니다. 회사 직원들은 이것을 스스로 이해합니다. 따라서 본 시스템 시행 이후 문서 송/수신 시 지연 및 문제가 발생하는 경우는 극히 드뭅니다.

전자 문서 관리를 통해 협력을 구현하려면 양 당사자가 일부 문서 관리 플랫폼에 연결된 소프트웨어를 사용해야 합니다. 또는 선택적으로 한쪽 또는 양쪽 모두 문서 전송 및 수신 서비스에서 직접 작업할 수 있습니다.

전자 서명

문서의 전자 교환을 조직하려면 높은 수준의 보안과 보호가 필요합니다. 모든 전자 문서 관리 서비스는 보안 연결, 데이터 암호화를 사용하고 전자 디지털 서명을 사용하여 전송되는 문서의 진위 여부를 확인합니다.

디지털 서명은 사용자 인증서 및 전자 문서의 데이터를 수학적으로 처리하여 고유한 디지털 코드를 생성하는 특수 "전자 키"입니다. 공용 인증서는 서명을 확인하고 확인하는 데 사용됩니다. 그리고 생성(서명)의 경우 - 사용자의 개인 기밀 "키"입니다.

문서 흐름 플랫폼(서비스)

오늘날 문서 관리 서비스를 제공하는 다양한 플랫폼이 있습니다. 여기에는 Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok 등이 있습니다. 모두 거의 동일한 기능을 수행합니다.

사용자로부터 전자문서를 수신합니다.
수신자가 다른 서비스를 사용하는 경우 자신의 계정으로 수신자에게 전송되거나 지정된 시스템으로 전송됩니다.
문서 및 발송물에 대한 데이터를 기록합니다.

회사에 맞는 시스템을 선택할 때 고려해야 할 가장 중요한 사항은 고객의 선호도입니다. 여기서 중요한 것은 클라이언트와 동일한 시스템에서 작업하거나 서비스가 시스템과 클라이언트가 사용하는 유사한 플랫폼 간에 통합(데이터 교환)할 수 있는 기능을 가지고 있어야 한다는 것입니다.

어떤 경우에는 구매자가 귀하에게 편리한 플랫폼으로 작업을 시작하도록 설득할 수 있습니다. 그러나 특히 대규모 소매 체인 및 기업과 협력을 시작할 때 이미 오래 전에 선택했으며 협력 조건 중 하나는 특정 전자 문서 관리 플랫폼을 사용할 수 있는 능력입니다.

VEDO와 EDI 시스템: 차이점은 무엇입니까?

문서 관리 시스템을 선택할 때 많은 사용자는 자신을 VEDO로 포지셔닝하지 않는 시스템을 접하게 됩니다. "전자 문서 관리"이지만 EDI(소매용 문서 흐름)로 사용됩니다.

EDI 시스템은 전자 문서 관리의 특별한 경우입니다. 이들은 거래 파트너 또는 유통 네트워크 부서와의 데이터 교환에 중점을 둡니다. 일반적으로 모든 유형의 법적으로 중요한 문서가 문서 흐름을 통해 수행되는 경우 여기서는 무역 운영에 필요한 법적으로 중요한 문서를 포함하여 조직 간의 상업 정보의 신속한 교환이 구현됩니다.

기존의 전자 문서 관리를 사용하면 당사자에게 편리한 형식으로 모든 유형의 문서를 사용할 수 있습니다. EDI를 사용할 때 가능한 문서 목록과 형식이 엄격하게 규제됩니다. 회사 내부 형식으로 문서를 생성하고 전송할 수 있는 방법이 없거나, 거래 업무와 직접적인 관련이 없는 문서는 없습니다. 다음 기사 중 하나에서 EDI가 어떻게 작동하는지, 무역에서만 사용되는 이유, 장점이 무엇인지에 대해 이야기하겠습니다.

1C 및 기타 회계 시스템과 통합

전자 문서 관리를 효과적으로 운영하려면 선택한 플랫폼이 회계 시스템과의 통합을 지원하는 것이 매우 중요합니다.

이것이 필요한 이유:

회사 직원은 기업 회계 시스템에서 문서를 작성합니다.
생성 후 문서는 서명을 위해 시스템 내에서 관리자 또는 회계사에게 자동으로 전송됩니다.
관리자가 확인하고 확인한 문서는 왜곡이나 수동 데이터 입력 없이 제출되어야 합니다. 전자문서 관리 서비스의 추가 시간 비용 및 오류 발생 가능성;
올바르게 구현되면 데이터 전송이 자동으로 발생합니다. “문서전송” 버튼을 클릭하면 자동으로 전자문서관리시스템에서 요구하는 양식으로 변환되어 서비스로 전송되며, 여기서 문서가 기록되어 수신자에게 전송됩니다.

귀하의 회계 시스템에는 귀하의 전문가가 회계 프로그램에 필요한 추가 기능을 구현할 수 있는 기반으로 서비스 측면에서 기성 솔루션이 있는 것이 매우 중요합니다. 그러한 솔루션이 없다면 직접 구현하지 않는 것이 좋습니다. 이는 매우 노동 집약적이고 복잡한 프로세스입니다. 문서 관리 서비스는 디지털 서명과 복잡한 암호화 시스템을 사용합니다. 따라서 프로그래머의 모든 노력에도 불구하고 원하는 결과를 얻을 것이라는 보장은 없습니다. 적합한 통합 옵션을 찾을 수 있는 다른 플랫폼을 선택하는 것이 좋습니다.

서비스 비용

문서 관리 서비스는 일반적으로 서비스에 대한 연결을 무료로 제공합니다. 서류 발송에는 수수료가 부과됩니다. 어떤 경우에는 전송된 각 문서에 대해 고정 가격이 적용됩니다. 어딘가에서 패키지로 서비스를 구입할 수 있습니다. 한 금액은 문서 100개에 대한 것이고, 다른 금액은 월 1000개에 대한 것입니다.

이 문제도 현명하게 접근해야 합니다. 한편, 선택하는 패키지가 클수록 문서 하나를 보내는 데 드는 비용이 낮아집니다. 반면, 문서 흐름이 월별 100개 문서를 초과하지 않는 경우 300개, 500개 또는 1000개 문서 패키지에 대한 비용을 지불하는 것은 의미가 없습니다.

자주하는 질문

모든 서류를 전자적으로 보내야 합니까?

아니요. 전자 문서 관리를 사용하면 이 방법으로 보내기에 가장 편리한 문서만 보낼 수 있습니다. 일반적으로 이는 완료된 작업, 세금 계산서, 때로는 계약 등입니다. 그것은 모두 귀하의 필요와 편의에 달려 있습니다.

배송비는 문서당인가요, 페이지당인가요?

비용을 지불하면 시스템에 문서 전송이 기록됩니다. 문서에 여러 페이지가 있더라도 청구 가능 단위는 1개로 계산됩니다.

얼마나 안전합니까?

전자문서관리는 완벽하게 안전합니다. 또한, 서비스를 제공하는 서비스는 보안 확보에 대한 책임을 집니다. 이를 위해 디지털 서명, 데이터 암호화 및 보안 통신 채널이 사용됩니다. 보안 수준은 일반적인 은행-클라이언트 서비스와 거의 동일합니다.

1C를 설치하면 모든 사용자가 전자문서 관리에 접근할 수 있나요?

아니요. 회계 시스템 자체의 접근 권한을 제한하는 것 외에도 전자 문서 작업의 경우 한 컴퓨터에서 한 세션으로 연결이 제한됩니다. 다른 컴퓨터에서 접속하려면 모든 비밀번호와 기타 보안 방법을 사용하여 처음부터 연결해야 합니다.

전자서명 및 유료서비스 연결 없이 전자문서관리를 이용할 수 있나요?

아니요. 귀하의 문서관리가 법적 구속력을 갖기 위해서는 정부가 인증한 문서관리 서비스에 서명하고 이용하셔야 합니다. 물론 전자 서명 없이 모든 채널, 어떤 방법으로든 고객에게 문서를 보낼 수 있습니다. 그러나 문서 흐름으로 간주되지는 않습니다. 이는 참고용 사본에 지나지 않습니다. 이 경우 항상 종이 원본으로 확인해야 합니다.

전자문서관리 이용이 그렇게 어렵나요?

연결 단계에서만 어려움이 발생할 수 있습니다. 그러나 일반적으로 이 문제를 해결하기 위해 전문가가 투입됩니다. 사용과정 자체가 간단하고 편리합니다. 관리자(책임자)가 문서를 확인한 후 '서명' 및 '보내기' 버튼을 누릅니다. 저것들. 이메일로 스캔을 교환할 때보다 문서를 보내는 것이 훨씬 쉬워집니다.

내 고객이 내가 사용하는 플랫폼을 사용하지 않으면 어떻게 되나요?

두 가지 옵션이 있습니다. 예를 들어 귀하의 비용으로 상대방을 귀하의 사이트에 연결할 수 있습니다. 또는 전자 문서 관리 시스템 간의 통합 가능성이 있는지 확인할 수 있습니다. 그렇다면 이 서비스를 이용해보세요. 그런 다음 문서는 다음 구성표에 따라 전송됩니다. 귀하로부터 귀하의 시스템으로, 그런 다음 수신자의 시스템으로, 그리고 마지막으로 개인적으로 수신자에게. 이는 문서 수신 속도나 시스템 사용의 복잡성에 영향을 미치지 않습니다.

업데이트: 많은 고민 끝에 EDI(외부 전자 문서 관리)라는 용어를 도입하기로 결정했습니다. EDI는 더 넓은 개념이기 때문입니다.

태그: 태그 추가

문서는 그 내용과 목적에 맞는 형태로 제시된 정보입니다. 문서는 목적을 위해, 누군가를 위해, 누군가를 위해 만들어집니다. 그러나 문서의 출처 및/또는 그 수신인이 항상 사람인 것은 아닙니다. 현대적 수준은 제어 루프에 기계와 메커니즘을 효과적이고 실질적으로 포함시키는 것이 가능하고 필요한 시기입니다.

문서 이동 프로세스, 기능 및 속도는 "이동 환경"의 형식, 내용 및 기능에 따라 달라집니다. 기업의 성공과 경제적 성과, 사회적 효율성은 조직 내 문서의 흐름이 얼마나 잘 구축되어 있는지에 달려 있으며, 이것이 바로 기업의 품질이자 생명입니다.

문서 및 문서 흐름 정보

조직의 예를 사용한 문서 흐름의 관리, 형식 및 절차는 법률로 규제되지 않습니다. GOST, 조례 및 필수 권장 사항이 있습니다. 회계 서류, 대출 서류 또는 의료 보고서와 관련하여 법적 규범이 있습니다.

문서가 항상 엄격한 서면 형식은 아닙니다. 그는 다음과 같을 수 있습니다:

정확한 의미 및 구문 내용을 가지고 특정 필드가 특정 방식으로 채워지는 형식입니다.
특정 응용 프로그램(편지, 주문, 기술 사양, 직원 테이블 등)에 대한 특정 형식에 따라 작성된 페이지
자유 형식(직원의 설명 메모, 노동 성과에 대한 감사, 지원서 결의안 등...).

세 가지 버전의 문서는 모두 종이 또는 전자 형식으로 제출할 수 있으며 기술 및 법적 도구를 사용할 수 있기 때문에 완전히 동일합니다. 단, 여전히 종이 형식만 가능한 경우도 있습니다.

문서의 형식과 내용 및 문서 흐름에 대한 입법적 규제가 없음에도 불구하고 문서 생성, 이동, 저장 또는 파기에 대한 엄격하고 일반적으로 허용되며 논의되지 않은 관행이 있으며, 이는 모든 조직이 절대적으로 자유롭게 적응할 수 있습니다. 그래도.

조직 내 문서 흐름의 이상적인 예

이상을 달성하는 것은 근본적으로 불가능합니다.

삶과 활동의 모든 영역에서
언제든지,
공간의 어느 지점에서든,

각각의 새로운 접근 방식을 통해 새로운 지평을 볼 수 있기 때문입니다. 그들을 따르고 싶은 욕구와 필요성이 있습니다. 문서 관리도 예외는 아닙니다. 오히려 이는 정보 이동 과정을 역동적으로 기록하는 시사적이고 생생한 예입니다.

정보가 어떻게 기록되는지(종이 또는 전자 방식)는 전혀 중요하지 않습니다. 현재 두 양식 모두 동일한 법적 의미를 갖고 있지만 경우에 따라 종이 버전이 장점이 있는 경우도 있습니다.

자신과 활동 분야를 존중하고 정부 기관, 파트너, 공급업체 및 소비자(클라이언트)를 존중하는 조직의 문서 흐름의 예가 항상 문서를 제어, 기록하고 주기를 보장하는 전자 시스템에 제공되는 것은 아닙니다. 출현(창조) 순간부터 저장 또는 파괴 순간까지의 움직임.

모든 소스(작성자)가 사람이어야만 하는 것은 아닌 것처럼, 많은 문서가 사람의 개입 없이 기계와 메커니즘에 의해 직접 실행될 수 있다는 점을 모든 조직이 이해하는 것은 아닙니다.

대부분의 경우 일반적인 이해는 프로그램이 이벤트 발생만을 보고하도록 위임된 단순한 "신호 아이디어" 수준에 있습니다.

문서의 내부 및 외부 순환

두 회로 모두 성공적인 조직에 중요합니다. 외부 회전율은 정적 의미를 가지며 내부 회전율은 동적 의미를 갖습니다.

회사 경영진이 이러한 상황을 더 잘 이해할수록 전자 문서 관리 시스템을 선택하는 것이 더 유망해집니다. 조직 내 비즈니스 서류 이동의 이상적인 예를 보여주고 싶은 사람들은 자신의 정보 시스템을 작성합니다.

문서는 기본 문서와 보조 문서일 수 있습니다. 후자는 항상 조직 내에서 이동의 역사를 가지고 있습니다.

문서에 대한 지식의 활용과 활용을 분석함으로써 기업의 기능적 특성, 사회경제적 지표, 시간변수 등을 평가할 수 있습니다. 이는 파트너와 소비자 모두에게 중요합니다.

종이이지만 효과적이거나 전자적이지만 획득됨

독특함은 개인의 특징일 뿐만 아니라 조직의 특징이기도 합니다. 또한 각 사람은 자신의 개성을 소중히 여기며 의복, 행동, 교육 등을 통해 가능한 모든 방법으로 이를 강조하려고 노력합니다.

기성 정보 시스템을 구입하는 회사는 조직의 정체성을 박탈하고 직원들에게 "다른 사람의 옷"을 입도록 강요하는 조직 내 문서 흐름의 이상적인 예입니다.

직원들에게 문서와 그 사용에 대한 외부적이지만 현대적인 의견을 강요하는 것보다 구식 방식으로 종이 작업을 수행하도록 신뢰하는 것이 좋습니다. 각 직원은 조직 기능의 중요한 요소이지, 다른 사람의 아이디어와 제3자 문서 흐름 디자인의 효율성을 조사하는 사람이 아닙니다.

우선순위, 역학 및 기능

문서 흐름의 외부 윤곽은 항상 제한적이고 소박하며 정적 안정성이 특징입니다. 대체로 그것은 마땅한 것 이상으로 중요성을 부여받아서는 안 됩니다. 예를 들어, 세무 당국, 규제 당국 또는 파트너와의 관계에 "영혼을 쏟는" 것의 요점은 무엇입니까? 광고 대행사와 정보를 교환하는 과정을 어떻게든 다양화할 수 있지만 이는 궁극적으로 정적이고 일상적인 형태를 취하게 됩니다.

항상 전자 문서 관리가 중요한 부분을 차지하는 당사 자체 정보 처리 시스템의 우선 순위는 의심의 여지가 없습니다. 하지만 누구나 자신만의 시스템을 만드는데 드는 시간과 돈이 아쉬워요.

피드백과 문서를 얻기 위해 "ixel" 없이는 절대 할 수 없는 고전적인 옵션인 "one es" 또는 "galaxy"와 자체 웹 사이트와 결합된 몇 가지 제3자 지역 경제 또는 회계 프로그램의 조합( 주문, 불만, 제안 등... .) 고객 및 파트너의 일반적인 상황에서 직원은 일상적으로 끊임없이 바쁘고 비용이 들지 않습니다.

생산 프로세스의 역동성은 자체 기능을 효과적으로 구현함으로써만 보장될 수 있습니다. 이 역량에서만 조직의 전자 문서 관리는 모방할 가치가 있는 예이며 자신의 사업 아이디어를 구현하는 맥락에서 생산, 경제 및 사회적 지표의 탁월한 역동성을 제공합니다.

조직의 정보 시스템에 관한 규정

모든 조직은 유사한 환경에서 발생하고 존재하는 정보 시스템입니다. 문서는 조직 외부에서 수신되며, 문서는 내부적으로 생성되어야 하며, 그 중 일부는 규제되고 의무적입니다.

조직의 간단한 문서 흐름도는 모든 사람이 일반적으로 수행하는 방법의 예입니다. 직원의 업무 규칙, 일상, 책임에 대한 규정은 일반적인 규범이지만 '조직의 정보 시스템에 대한 규정'을 개발하는 사람은 거의 없습니다.

객관적인 관점에서 볼 때 조직의 리더는 무엇이든 지도할 수 있고 규정과 직무 설명을 작성할 수 있습니다. 그러나 이러한 규칙 제정의 효율성과 실용성은 내부 규제 무기고가 현실 요구 사항을 얼마나 잘 충족시키는가에만 달려 있습니다.

문서 및 이동에 관한 규정

기업의 문서 흐름 시스템은 회사 정보 영역의 필수적인 부분이므로 "문서 흐름에 관한 규정"은 "조직의 정보 시스템에 관한 규정"의 부속서이지만 매우 중요하고 연결됩니다. 모든 구성 요소를 단일 정보 유기체로 만듭니다.

경영진이 조직 내 문서 흐름의 이상적인 예를 만들고자 한다면 이는 수익 창출과 직원 복지 향상을 목표로 성공적인 비즈니스 개발에 실제로 참여하는 것입니다.

소프트웨어 개발 분야, 특히 분산 정보 처리 분야(인터넷 프로그래밍의 예) 분야에서 현재 상황의 특징은 모바일 자체 적응형 애플리케이션을 만드는 것이 거의 불가능하다는 것입니다.

조직의 전자 문서 관리 작업은 간단하지만 예시적인 예입니다. 여기서 역학은 특징적입니다.

들어오고 나가는 문서;
내부 및 외부 비즈니스 서류 처리를 위한 알고리즘.

데이터와 알고리즘의 변화에 따라 달라질 수 있는 코드를 작성하는 것은 매우 어렵습니다. 모든 조직에서 시간과 자원을 투자할 수 있는 것은 아닙니다.

역학의 전자 문서 관리

전자 버전 작업의 예를 사용하는 기업의 문서 흐름 구성은 관련성이 높고 간단하며 지시적이며 실용적입니다. 문제는 동적으로 변경될 수 있는 코드를 설계하는 과정에서 발생합니다. 개발 시기도 문제다.

문서 흐름 절차는 연방세청, 연방이민국, 러시아 우체국 등에 속한 조직의 예를 사용하여 주목할 가치가 있습니다. 문서의 구조와 내용을 기본으로 삼아 일반적인 처리 로직을 사용합니다.

그런 다음 조직의 문서 흐름 = 예 + 자신의 사업 아이디어 기능. 첫 번째 근사치에 따르면 결과는 실용적이지 않지만 작업의 첫 번째 구현이 실행되자마자 문제 해결 주기가 되돌릴 수 없게 되고 적절한 주의를 기울이면 결과가 달성됩니다.

동적으로 변화하는 정보를 처리할 수 있는 정보 시스템을 만드는 것은 무엇보다도 생성 프로세스 자체의 역동성입니다.

들어오고 나가는 문서와 내부 문서를 적절하게 변경하는 메커니즘이 만들어지고 코드가 프로그래머의 참여 없이 독립적으로 변경될 수 있을 때까지 전자 문서 관리 시스템을 만든다는 사실에 대해 이야기하는 것은 불가능합니다.

그러나 조직의 정보 프로세스를 완벽하게 지원하기 위해 자체 시스템을 개발하고 구현하는 것은 조직의 성공을 훌륭하고 완벽하게 만드는 것과 같습니다.

설계와 목적에 있어 모든 방향을 통합하는 기업의 안전 체제를 보장하기 위한 개념 준비는 내부 규제 문서의 전체 복합체를 조직에 제공합니다.

이는 기업이 승인한 규칙, 규정, 지침, 각종 알림 등입니다.

“안전 체제 보장을 위한 개념”이라는 문서 준비는 기업이 현지 규제 문서를 이용할 수 있을 때 시작되어야 합니다.

내부 문서는 현행법의 규범에 따라 준비해야 하며 경험이 풍부한 변호사가 준비해야 합니다.

이 기사에서는 필요한 목록을 제시하고 그 용도와 목적에 대해 설명합니다. 내부 문서가 많을 수 있으며 이는 모두 국제 협력을 포함한 조직 활동 방향에 따라 다릅니다.

생산 활동의 안전 체제를 보장하기 위해 다음과 같은 생산 활동 영역의 기업 공무원과 모든 직원이 실행하는 내부 (현지) 규제 문서가 적용됩니다.

내부 노동 규정.

예외 없이 기업의 모든 직원(관리자, 엔지니어, 근로자)에게 의무적입니다.

“영업비밀에 관한 규정”.

영업비밀 보유자인 관리자 및 엔지니어에게 적용됩니다.

규정 "창고 운영 조직에 관한"

재고 품목의 회계 및 이동과 관련된 기업 관리자 및 창고 (보관) 직원의 실행을 위해 필수입니다.

“산업 보건 및 안전에 관한” 규정.

생산 과정에 관련된 모든 관리자와 산업 보건 및 안전을 보장하는 기업의 공무원에게 적용됩니다.

"IT 부서(ACS)" 규정.

정보 기술(IT) 및 자동 제어 시스템(ACS) 부서 직원의 실행을 의무화합니다.

"회계에 관한"규정.

기업 책임자, 공무원 및 회계 직원에게 적용됩니다.

"계약 업무에 관한"규정.

계약 체결 개시자(집행자) 및 법무 부서의 업무에 필요합니다.

“개인 데이터에 관한” 규정.

규정의 요구 사항에 따라 인사 기관의 책임자와 직원은 자신의 기능을 수행합니다.

“징계에 관한” 규정.

기업의 모든 직원에게 필수입니다.

"화재 안전에 관한"규정, 대피 계획, 관련 명령, 계산.

기업의 모든 직원에게 필수입니다.

규정 "인재 채용 및 해고에 관한 것"

기업의 모든 관리자 및 인사 부서에 필수입니다.

직업 설명.

기능적 업무를 수행하는 모든 기업 직원에게 적용됩니다.

"접근 통제에 관한 규정".

기업의 모든 직원에게 필수입니다.

지침 (규정) "기업의 재고 자산 수출입 절차에 관한 것"

모든 관리자와 재정적 책임이 있는 사람의 실행이 의무적입니다.

보호된 사이트에서 민간 보안 회사 직원의 작업에 대한 지침입니다.

계약상의 의무에 따라 민간경비업체의 모든 직원에게 적용됩니다. 그들은 공동일 수 있습니다.

위험한 작업 전문 목록에 대한 지침입니다.

직접 생산에 관여하는 모든 관리자와 노동 보호를 담당하는 인력 및 기업 관계자에게 필요합니다.

"기업 구내의 위생 유지 관리에 관한"규칙.

기업의 모든 직원을 대상으로합니다.

긴급 상황 발생 시 조치를 상기시켜줍니다.

기업의 모든 직원에게 적용됩니다.

화재 및 기타 긴급 상황 발생 시 대피해야 할 우선순위 문서 및 재산 목록입니다.

이 목록은 기업의 모든 공무원이 사용합니다.

규정, 서비스 조직과의 계약, 주문.

해당되는 한 개별 공무원에게 적용됩니다.

기타 내부 규제 문서.

특정 범주의 기업 관계자에게 필요에 따라 게시됩니다.

이것이 내부 규제 문서의 전체 목록이 아니라는 점을 다시 한 번 강조하겠습니다. 클럽 카드에 대한 지침, 동반 화물에 대한 지침 등이 있을 수도 있습니다.

기업은 생산 활동에 필요한 규제 문서를 보유해야 합니다.

모든 내부(현지) 규제 문서는 기업 책임자의 승인을 받고 서명을 위해 담당 공무원에게 전달됩니다.

기업의 공무원과 보안 체계 보장에 관여하는 직원은 승인된 내부 규제 문서를 숙지하고 실제 활동 시 이를 지침으로 삼아야 합니다.

조직의 내부 문서

조직의 내부 문서는 일상 활동의 다양한 측면을 관리합니다. 관리 프로세스를 제공하고 행정 결정 이행 절차 및 조건을 결정합니다.

"내부 문서"라는 개념은 내부 사용을 목적으로 하는 모든 공식 문서를 통합합니다. 문서 흐름에서 규제가 가장 적은 부분에 속합니다.

최근까지 이에 대한 정의는 국가 표준 GOST R 51141-98 "사무 및 보관"에서 찾을 수 있었습니다. 이에 따르면, 해당 문서를 작성한 회사의 경계를 벗어나지 않는 모든 공식 문서는 내부 문서로 간주됩니다. 그러나 새로운 GOST 7.0.8-2013이 도입되면서 규제 및 방법론 문서에서 정의가 사라졌습니다.

내부 문서는 관리 프로세스를 문서화하는 데 중요한 역할을 합니다. 그들은 입법 및 법적 행위와 함께 모든 기관의 내부 생활에 대한 규제자 역할을 합니다. 일부 내부 회사 행위를 개발할 필요성은 현행법에 따라 결정됩니다.

내부 기업 행위는 특정 조직 내의 문제 해결에 기여합니다. 그러한 문서에는 여러 유형이 있습니다. 원칙적으로 공식적인 논문을 승인하기 위한 목적, 내용, 절차에 따라 분류됩니다.

조직의 내부 문서 목록 구성은 조직 및 법적 형식, 소유권 형태, 개방성 정도, 목적, 규모 및 활동 범위 등 여러 요소에 따라 달라집니다.

현대 사무의 내부 문서 유형:

	목적
헌장, 직원 배치 테이블, 규정, 조직 규정, 내부 노동 규정, 직무 설명	이는 회사의 법적 틀 역할을 하며 행정법에 따른 필수 조항을 포함합니다.	조직 및 법적
핵심업무 및 인사에 관한 명령, 결의, 명령, 결정, 지시	조직 문제에 대한 관리 결정을 기록합니다.	행정
공식, 보고서, 설명 메모, 진술, 제안, 인증서, 프로토콜, 행위, 결론	이는 실제 상황에 대한 정보를 제공하고, 행정 결정의 채택과 행정법 제정을 장려합니다.	정보 및 참고자료
임대차 계약, 용역 계약, 하도급 계약, 건설 계약, 공급 계약. 라이센스 계약, 추가 계약	둘 이상의 계약 당사자(개인 또는 법인)의 민사적 권리와 의무를 설정하고 이를 변경하거나 종료합니다.	조약
라이센스 및 허가, 특정 유형의 작업에 대한 허가, 활동 시작 통지, 무역 등록 등록 증명서, 금전 등록기 장비 등록 쿠폰 및 여권, 유지 관리 계약	조직 활동의 다양한 측면을 기록하고 현재 문제를 규제합니다.	주요 활동에 관한 공식 문서
총계정원장, 연간 보고서, 대차대조표, 기본 문서, 손익 계정, 감사 및 재고 보고서, 계획, 보고서, 견적, 계정, 현금 장부	이는 회사의 종합 및 분석 회계의 기초 역할을 하며 보고서(세무, 회계, 통계) 및 회계 준비에 필요합니다.	재무 및 회계
인사, 노동 계약 및 계약서, 업무 문서, 개인 파일, 개인 카드, 휴가 일정, 급여 계정에 대한 주문	이는 고용주와 부하 직원의 권리와 의무를 정하고 노동 관계를 규제합니다.	노사관계에 대하여
이력서, 자서전, 영수증, 위임장	개별 직원이 개별적으로 작성했습니다.

내부 문서 준비는 나가는 문서 작성 계획에 해당합니다. 먼저, 프로젝트가 작성되고, 이해관계자들과 합의하고, 작성된 의견을 바탕으로 최종 버전이 작성되고, 조직 책임자가 승인합니다. 그런 다음 최종 버전이 등록되어 모든 연주자에게 충분한 수의 사본으로 복제됩니다. 각 사본은 인증을 거쳐 실행을 위해 관련 구조 단위로 제출되거나 서명을 위해 책임자에게 직접 제출됩니다. 원본이 제출되었습니다.

내부 문서 준비 단계:

1. 기본 프로젝트 작성;
2. 조정
3. 제안된 의견을 바탕으로 수정
4. 재승인
5. 법적 요구 사항 및 현지 규정에 따른 등록
6. 승인
7. 서명
8. 등록.

실행 단계:

책임자(연기자)에게 양도합니다.
- 실행;
- 실행 제어
- 소송을 제기합니다.

내부 문서 등록

내부 문서를 등록하는 절차는 해당 문서가 하나 또는 다른 범주에 속하는지에 따라 결정됩니다. 따라서 예를 들어 결의안, 지시, 결정, 지시는 주문과 동일한 순서로 등록됩니다. 다른 카테고리에 속하는 공식 문서는 발신 문서와 동일한 방식으로 등록되는 경우가 가장 많습니다.

각 개체에는 구조 단위 코드, 명명법에 따른 사건 번호 및 사무실 연도 내의 일련 번호로 구성된 고유한 등록 색인이 할당됩니다. 내부 문서 등록은 발행된 구조 단위의 그룹별로 분산되어 발생하는 경우가 많습니다. 이는 회계 문서, 인사 부서 또는 사무실의 서류일 수 있습니다.

조직의 각 지역 행위는 장이 서명하거나 승인한 날에 등록되어야 합니다.

내부 문서 등록 양식

기업의 필요에 따라 잡지, 카드, 자동전자등록양식 등을 선택할 수 있습니다.

잡지

소량의 문서 흐름의 경우 바람직하며 각 지역 문서 범주에 대해 별도의 저널이 필요하며 조직 활동의 세부 사항과 관련하여 문서 회계가 먼저 나오는 경우 편리합니다. 상당한 시간이 걸리고, 작업이 중복되고, 참조 작업이 복잡해지고 마감일 제어가 어려워집니다.

카드

등록은 회사 내에서 결정되고 사무실 관리 지침에 고정되어 있는 등록 카드를 사용하여 수행됩니다. 이 방법을 이용하면 여러 직원이 과정에 참여할 수 있고, 재등록의 필요성이 사라지며, 카드 색인 및 참조 업무의 체계화가 용이해지고, 실행에 대한 통제가 단순화된다.

내부 문서 회계는 전체 문서 회계에서 중요한 부분입니다. 주요 목표는 다음과 같습니다.

사무 서비스 인력 수 계산을 위한 정보 획득
- 조직의 요구를 충족하는 기술적 수단의 선택
- 문서 작업 시 공연자와 기관 부서의 작업량을 조정합니다.
- 적절하게 구성된 회계를 통해 문서 흐름의 양을 평가하고 개체의 위치와 작업 순서를 쉽게 결정할 수 있습니다.

로컬 문서를 설명하기 위해 기본 속성이 사용되며 이를 통해 모든 개체를 고유하게 식별할 수 있습니다.

1. 일련번호
2. 등록연월일
3. 내용
4. 컴파일러 부서;
5. 출연자
6. 기한
7. 집행상황
8. 사건번호

등록 양식에 관계없이 각 개체에는 시트 수 또는 응용 프로그램 존재 여부와 같은 추가 속성이 할당될 수 있습니다. 회계 및 등록은 승인된 사무 지침 및 회사가 채택한 사례 명명법에 따라 수행되어야 합니다.

문서의 내부 인벤토리

사례 문서의 내부 목록은 사례 문서의 일련 번호, 색인, 날짜, 제목 및 사례 시트 번호를 나타내는 사례 문서 목록을 포함하는 회계 문서입니다.

회사에 특히 중요한 정보가 포함된 사례를 기록하는 과정에서 필수 문서입니다. 사건 문서의 내부 목록은 통일된 양식으로 되어 있으며 별도의 시트에 작성됩니다.

케이스의 내부 목록에는 컴파일러가 서명해야 합니다. 케이스가 내부 재고 양식 없이 제본되거나 보관된 경우 케이스 전면 커버 안쪽에 접착됩니다.

조직의 아카이브에서 파일과 저장 단위의 개념은 동일합니다.

케이스의 내부 목록 시트는 아라비아 숫자로 별도로 번호가 매겨져 있으며 인증 시트에 "+" 기호로 표시되어 있습니다.

사례 문서의 내부 목록 작성 규칙:

일련번호.

케이스에 들어있는 문서의 일련번호가 표시됩니다.

문서 색인.

문서 색인은 문서의 등록 번호입니다(없을 경우 내부 인벤토리에 b/n 표시가 표시됩니다).

문서 날짜.

열에는 문서 등록 날짜 또는 문서 서명 날짜(문서가 등록되지 않은 경우)가 표시됩니다.

문서 제목.

문서 제목에는 문서 내용의 요약이 포함됩니다.

시트 번호.

문서의 시트 번호를 표시해야 합니다.

메모.

메모에는 필요한 경우 관련 행위에 대한 링크와 함께 사건 문서의 물리적 상태 특징(철회, 포함, 사본으로 대체 등)에 대한 메모가 작성됩니다.

최종 입장.

목록이 끝나면 문서 수가 숫자와 단어로 표시되는 최종 항목이 있습니다. 내부 재고의 매수가 표시됩니다.

내부 통제 문서

현재 기업이 의무 감사 대상이라면 경제 활동 사실에 대한 내부 통제를 행사해야 할 뿐만 아니라 회계 및 회계(재무) 명세서 작성에 대한 내부 통제도 조직해야 합니다.

예외: 조직의 장이 회계 유지 책임을 맡은 상황. 예를 들어, 소규모 기업은 내부 통제를 조직할 때 합리성의 원칙에 따라 진행해야 하며, 특정 상황에서는 해당 경제 주체의 장이 내부 통제 기능을 독립적으로 수행할 수 있습니다. 정보 번호 PZ-11/2013에 따르면 유사한 접근 방식이 일부 비영리 조직에서도 사용될 수 있습니다.

조직 활동에 대한 내부 통제는 다음과 같아야 합니다.

1. 자원과 자산의 안전을 획득, 사용 및 보장하는 특정 운영을 통제하기 위한 전략 계획 개발 및 전술적 목표 설정부터 전체 관리 시스템에 침투합니다.
2. 경영 결정의 이행을 촉진하고, 적법성과 효율성을 평가하고, 조직의 실제 상황을 보여주고, 위험을 식별 및 최소화합니다.

내부 통제 수단은 경제 생활 사실의 신뢰성을 평가할 뿐만 아니라 불법적인 사건, 프로세스, 운영을 방지하고 경제 주체의 재무 및 경제 활동으로 인한 부정적인 결과를 방지해야 합니다. 내부 통제는 지표의 신뢰성과 보고의 적시성을 평가합니다. 회계자료 및 재무제표의 왜곡을 방지합니다.

러시아 재무부의 권고에 따른 내부 통제 절차는 다음과 같습니다.

모든 거래 및 운영에 대한 문서화
기본 회계 문서가 확립된 요구 사항을 준수하는지 확인하고 정보의 신뢰성을 평가합니다.
거래 승인, 거래 실행 능력 확인
데이터 조정;
권한 제한, 공무원의 권리와 책임 결정;
물체의 실제 존재 및 상태 제어;
설정된 목표 달성 분석, 거래 및 운영의 정확성 평가
컴퓨터 정보 처리 및 정보 시스템과 관련된 절차.

따라서 조직은 내부 통제의 주요 방법 및 절차에 대한 승인된 목록, 설명, 특성 및 정량적 평가가 포함된 문서를 보유해야 합니다.

내부 통제의 가장 중요한 요소는 위험 탐지, 위험 정도 분석, 위험 제거, 감소 및 최소화를 목표로 하는 관리 결정 채택입니다.

재무부 정보 N PZ-11/2013에는 위험 평가가 회계 및 보고의 신뢰성에 영향을 미칠 수 있는 요소를 식별하도록 설계되었다고 명시되어 있습니다.

내부 통제는 다음을 보장해야 합니다.

회계에 반영된 경제 생활의 사실은 보고 기간에 발생했으며 조직의 현재 활동과 관련됩니다.
회계 기록에 반영된 조직의 재산, 재산권 및 의무가 실제로 존재합니다.
회계 목적은 올바른 비용 측정에 반영됩니다.
회계 데이터는 재무제표에 정확하고 시기적절하게 공개됩니다.

남용의 위험을 평가하십시오. 남용은 모든 회계 영역 및 조직 전체의 활동과 관련될 수 있습니다.

남용 위험을 평가하는 문제는 일반적으로 사업을 수행할 때와 특히 상대방을 선택할 때의 경솔함과 과실과 직접적인 관련이 있습니다.

내부 통제의 적절한 조직 및 구현을 위해서는 러시아 재무부의 권장 사항을 고려하여 경제 주체의 내부 조직 및 행정 문서(명령, 지시, 규정, 직무 설명, 규정)를 개발하고 공식화해야 합니다. , 방법, 표준). 이 문서에 제공된 부서 및 직원의 책임과 권한은 경제 주체 활동의 세부 사항과 관리 시스템의 특성에 따라 결정됩니다. 내부 통제는 조직의 내부 서비스와 외부 컨설턴트의 참여를 통해 수행될 수 있습니다.

내부 통제의 효율성은 다양한 이유로, 종종 조직의 통제를 넘어서는 이유로 감소되거나 제한될 수 있다는 사실에 특별한 주의를 기울여야 합니다. 예를 들어, 법률 변경, 경제 실체 관리의 영향 범위를 벗어난 새로운 상황의 출현. 그러나 경영진이나 기타 직원의 권한 남용 또는 의사 결정 과정, 거래 및 회계 중 오류 발생은 이미 내부 이유이며 통제 조직에 미치는 영향을 줄일 수 있습니다.

결론적으로, 모든 회사는 활동에 있어 내부 통제 시스템을 만들고 활용해야 한다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 다양한 비즈니스 프로세스를 최대한 효율적으로 구현할 수 있는 조직 관리 도구입니다. 내부 통제는 경제 생활에서 이미 달성된 사실의 측면에서 결점과 위반 사항을 감지할 뿐만 아니라 향후 발생을 예방해야 합니다. 그리고 승인된 규정에 따라 보고 기간 동안 누락 없이 지속적으로 수행되는 것이 중요합니다.

내부 통제는 의사 결정, 조직의 전략적 목표 달성, 자산 보존, 효과적인 사용, 법률 및 내부 규정 준수, 신뢰할 수 있는 회계(재무) 명세서 작성에 있어 가장 중요한 도구 중 하나가 되어야 합니다.

내부 규정 문서

법에 따라 고용주와의 노동 관계를 규제하는 문서 중 하나는 내부 노동 규정(ILR)입니다. 예를 들어, 조직의 규칙을 사용하여 노동 체제, 내부 작업 일정, 직원에게 인센티브 및 처벌을 적용하는 절차를 결정하고 고용 계약 당사자의 권리, 의무 및 책임을 설정합니다. 기타 근무 조건.

PVTR은 기업의 인사 또는 법률 서비스에 의해 독립적으로(업무의 세부 사항에 따라) 조직에 의해 개발 및 편집되며 단체 협약의 부속서가 될 수 있습니다. PVTP 개발을 지원하는 규제 프레임워크가 있습니다. 이 문서는 조직 및 관리 문서와 관련되어 있으므로 실행은 GOST R 6.30-2003에 의해 설정된 요구 사항에 따라 규제됩니다.

일반적으로 내부 규정의 표지는 발행되지 않습니다. 규칙의 첫 번째 시트에는 로고 이미지가 포함된 헤더, 조직의 전체 이름(경우에 따라 헌장에 포함된 경우 약칭이 허용됨) 및 문서 이름이 포함되어야 합니다. 대문자로. 개발된 노동 규정이 단체 협약의 부속서인 경우 해당 표시가 상단에 표시됩니다.

오른쪽 상단에는 규칙 승인 스탬프가 있습니다. 예를 들어, 저는 총책임자 성명을 승인했습니다. 날짜.

규칙 작성 날짜는 승인 날짜입니다.

PVTR은 조직 작업의 세부 사항을 반영하고 작업 과정에서 발생하는 일반적인 상황을 최대한 많이 식별해야 함을 다시 한 번 상기시켜 드리겠습니다.

내부 규칙은 직원의 상황을 악화시키는 조건을 규정하는 것을 금지합니다.

개발된 규칙 세트는 반드시 조직의 다른 부서 및 노동조합 위원회 대표와의 조정 단계를 거쳐야 하며, 그 후에만 장이 승인해야 합니다.

모든 직원은 서명에 대해 승인된 절차를 숙지해야 합니다. 따라서 조직의 PVTR은 눈에 띄는 장소에 게시되어야 하며 언제든지 읽을 수 있어야 합니다.

1. 일반 조항 - 규칙의 목적과 적용, 적용 대상, 개정되는 경우 및 기타 일반 정보.
2. 직원 채용 및 해고 절차 - 직원 채용 및 해고 등록 절차 설명, 직원을 다른 직업으로 옮길 때 조직의 조치, 수습 기간의 조건 및 기간, 필요한 목록 서류.
3. 직원의 기본 권리와 의무(러시아 연방 노동법 제21조에 의거).
4. 고용주의 기본 권리와 의무(러시아 연방 노동법 제22조에 의거).
5. 근무 시간 - 근무일(교대)의 시작 및 종료 시간, 근무일(교대) 기간 및 근무 주, 일일 교대 횟수 근무 시간이 불규칙한 직원의 직위 목록(있는 경우) 임금 지급 장소 및 시기.
6. 휴식시간 - 점심시간 및 그 기간 특정 범주의 근로자(예: 로더, 관리인, 추운 계절에 야외에서 일하는 건설 근로자)를 위한 특별 휴식 시간 및 이들이 고용된 직업 목록 주말(조직이 주 5일 근무로 운영되는 경우 규칙은 일요일 이외의 날이 쉬는 날을 명시해야 함) 추가 연차 유급 휴가를 부여하는 기간 및 근거.
7. 직원에 대한 인센티브 - 도덕적, 물질적 인센티브 조치를 적용하는 절차.
8. 징계 위반에 대한 직원의 책임 - 징계 조치 적용, 징계 해제, 처벌 유형 및 처벌을 수반할 수 있는 특정 노동 규율 위반 절차에 대한 설명입니다.
9. 최종 조항 - 규칙의 의무적 이행 및 노동 관계 관련 분쟁 해결 절차에 관한 조항을 포함합니다.

PVTR에는 "기밀 정보", "패스스루 및 개체 내 모드"와 같은 다른 섹션도 포함될 수 있습니다.

내부 및 외부 문서

목적에 따라 회계 문서는 다음과 같이 구분(분류)됩니다.

A) 특정 비즈니스 거래의 구현에 대한 지침이 포함된 관리 항목 그러한 거래가 발생했다는 확인이 없기 때문에 회계 거래를 기록하는 기초가 아닙니다. 행정 문서에는 명령, 지시, 지침 등이 포함됩니다.
b) 운영 실행 사실을 확인하는 집행 또는 변명. 계정 등록의 첫 번째 단계입니다. 여기에는 영수증 및 지출 명령서, 송장, 귀중품 수령을 나타내는 영수증, 수행된 작업 행위 등이 포함됩니다.
c) 행정 정보, 각종 증명서, 계산 등을 포함하는 회계 문서 (예: 중요 자산의 조달 및 취득 금액 계산)
d) 결합 - 주어진 비즈니스 거래에서 회계 등록에 대한 행정, 집행 문서의 일회성 표시와 동시에 회계 계정에 반영된 표시. 이러한 문서에는 사전 보고서, 이익 및 지출 현금 주문, 창고에서 자재 반출 요구 사항이 포함됩니다.

서류는 작성장소에 따라 외부문서와 내부문서로 구분됩니다.

외부 문서는 다른 기업 및 조직에서 가져온 문서, 즉 특정 기업 외부에 있는 문서입니다. 여기에는 은행 명세서, 공급업체 송장 등이 포함됩니다.

내부 문서는 특정 기업이나 조직에서 작성(발행)된 문서입니다.

표시된 거래량에 따라 문서는 기본 문서와 요약 문서로 구분됩니다.

기본 문서는 비즈니스 거래가 완료될 당시 또는 구현 직후에 처음으로 등록되는 문서입니다. 여기에는 고정 자산, 송장, 영수증 등의 인수 및 처분 행위가 포함됩니다. 통합 문서는 기본 문서를 기반으로 작성됩니다. 여기에는 다양한 보고서, 급여 명세서 등이 포함됩니다.

문서는 이용방법에 따라 일회성 문서와 누적문서로 구분됩니다.

일회성 문서는 일회성 등록 및 거래 반영을 위해서만 사용됩니다. 여기에는 이익 및 지출 현금 주문, 창고에서 자재 자산을 수령하기 위한 요구 사항 등이 포함됩니다.

누적 문서는 일정 기간(주, 10년, 월) 동안 거래를 반복적으로 실행하고 등록하는 데 사용됩니다. 예를 들어, 생산을 위한 자재 출시(작업 수행)가 발행되는 데 도움이 되는 제한 및 섭취 카드가 있습니다. 이러한 문서는 기본 문서의 양을 줄입니다.

자금의 사용 정도에 따라 문서는 수동으로 작성하는 문서와 기계로 작성하는 문서로 구분됩니다.

기본 문서는 회계 기록을 형식과 내용으로 유지하는 직원의 필수 검증 대상입니다. 즉, 문서에 필수 세부 사항이 있는지, 비즈니스 거래가 현행법에 부합하는지, 개별 지표의 논리적 연결이 확인되는지 확인합니다.

회계 문서는 관리자로부터 집행자에게 명령을 전달하는 데, 즉 기업의 경제 활동을 관리하는 데 사용됩니다.

문서화는 충동으로 작용하여 회계 정보의 이동을 유발합니다. 이는 기업의 경제 활동을 지속적이고 지속적으로 반영하는 회계를 제공합니다. 문서화를 통해 작업의 정확성을 모니터링하고 수행된 작업에 대한 지속적인 분석을 수행합니다. 따라서 문서화는 제어 및 분석 기능을 수행합니다.

내부 문서 회계

문서등록번호는 다기능 필수사항입니다. 주요 목적인 문서의 순차적 번호 지정 외에도 문서 색인은 다양한 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 연말의 최종 일련 번호를 통해 조직을 통과하여 비서를 통과하는 문서 흐름의 양이 증가한 것을 추적할 수 있습니다. 이는 개인 작업량의 증가를 나타내며 다음에 대한 법적 요구의 기초가 될 수 있습니다. 임금 인상 또는 사무국 직원 증가.

GOST R 6.30-2003 “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항"은 조직의 재량에 따라 식별 색인(3.12항)으로 일련 등록 번호를 보완할 수 있도록 허용하며, 이는 특정 문서에 대한 신속한 검색 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다.

따라서 보내는 편지의 번호 매기기는 문서를 시작한 부서의 코드로 보완됩니다. 행정 문서 정의와의 혼동을 피하기 위해 인사 명령에는 색인 K(인사) 또는 LS(인사용)를 지정하여 번호가 매겨지며, 명령 번호에는 일반적으로 문자 R이 추가됩니다.

문서 검색 요청을 받으면 비서는 번호로, 더 정확하게는 추가로 할당된 색인으로 문서를 찾을 파일(폴더)을 쉽게 찾을 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

26-r – 주문;
26-ls - 직원용 주문
No. 26-oper – 운영 회의록 중.

수신된 문서의 일련번호에 문자 F(팩스) 또는 E(이메일)를 추가하면 등록 양식(잡지)을 늘리지 않고도 조직에 편지를 전달하는 방법에 대한 설명 문제를 해결할 수 있습니다.

단일 등록. 한 기관 내부의 문서는 한 번만 등록됩니다(생성 또는 수신 시). 문서는 고유한 번호로 단위에서 단위로 이동합니다. 문서를 받은 내부 부서는 새 문서를 할당하는 대신 원래 할당된 색인에 따라 해당 문서를 고려합니다. 이 규칙은 행정 문서와 공식 서신 모두에 적용됩니다.

시기 적절한 등록. 러시아 연방 정부 법령 제477호에 의해 승인된 연방 집행 기관 사무 규칙 제16항에 따라, 접수된 문서의 등록은 접수일에 수행되고, 생성된 문서는 당일에 수행됩니다. 서명 또는 승인일 또는 다음 영업일. 이러한 요구 사항은 등록 단계에서 문서를 지연하면 지정된 마감일까지 실제 실행 시간이 단축된다는 사실로 정당화됩니다. 이러한 지연은 소유권 형태에 관계없이 직원이나 심지어 기관 전체에 부정적인 결과를 초래할 수 있습니다. 등록 절차와 시기는 특정 회사의 사무실 관리 지침에 반영되어야 합니다.

등록기록의 분리. 각 유형의 문서에는 별도의 등록이 있습니다.

따라서 별도의 등록 양식에서는 다음 사항이 고려됩니다.

수신 서신(수신 문서)
나가는 문서;
내부 메모;
핵심 활동에 대한 주문;
인사 명령;
명령;
이사회 의사록;
기획회의 프로토콜(요원) 등

등록은 해당 연도 내에 수행됩니다. 매년 1월 1일이 되면 거의 모든 유형의 문서(주문서, 주고받는 편지, 프로토콜 등)의 번호가 0으로 재설정됩니다. 영구 저장 파일의 인벤토리는 예외입니다. 이러한 재고에는 조직의 전체 수명 동안 하나의 번호와 지속적인 항목 번호가 지정됩니다.

등록 중 문서에 대한 정보 반영의 완전성. 등록 데이터를 저널(데이터베이스)에 입력하면 문서에서 사용할 수 있는 모든 정보가 표시됩니다. 색인, 날짜, 요청 번호 및 날짜에 대한 참조, 수취인/피고인 이름 및 그 내용도 다음과 같이 표시됩니다. 가능한 한 자세하게. 전통적으로 기록된 정보 외에도 회계 양식에는 직원이나 고객이 가장 자주 요청하는 추가 정보(예: 전송 방법)를 반영하는 열이 추가되어야 합니다. 고려된 특성 목록은 사무 지침에 명시되어야 합니다.

문서의 형식이나 수령(생성) 형식에 관계없이 등록 회계의 통일성. 조직의 문서 회계는 저널, Excel 또는 전문 전자 문서 관리 프로그램을 사용하여 허용되는 등록 형식에 관계없이 동일한 규칙을 따릅니다.

내부 규제 문서

많은 사람들이 규제 문서를 작성하기 위해 자리에 앉았을 때 자신의 임무가 올바른 규제 문서를 작성하는 것이라는 생각을 머릿속에 가지고 있습니다. 그러나 그것은 사실이 아닙니다. 실제로 그들의 임무는 시스템 상태를 개선하는 것입니다. 이를 위해서는 규제 문서를 조직의 모든 직원의 두뇌에 직접 구현하고 드릴링해야 합니다. 모든 직원이 귀하의 문서를 읽고, 이해하고, 기억하고, 구현하고, 중요한 것으로 취급하고, 수정 및 추가 사항을 말하고, 문서에 따라 생활하는지 확인하십시오.

당신의 임무는 아스팔트에 균열을 만드는 것입니다.

그러한 문서를 작성하려면 해당 문서가 법률 본문과 Chichvarkin의 서한 중 하나의 본문 사이에 있어야 합니다.

먼저, 사용 가능한 모든 문서 흐름 표준, 문서 준비를 위한 GOST 및 지침 준비 요구 사항을 연구하십시오.

모든 요구 사항을 알고 있다고 확신하면 그 중 어느 것도 무시할 수 있습니다. 왜냐하면... 표준 준수 인증서를 획득하기로 선택하지 않는 한 이는 필수 사항이 아닙니다.

다음으로 시스템의 현재 상태를 연구할 필요가 있다. 새로운 표준을 따르면 이 상태가 어떻게 개선되는지 이해하십시오.

왜냐하면 문서는 원칙적으로 프로세스를 설명합니다. 프로세스에는 내부 클라이언트의 요구 사항이 포함되어야 합니다. 물론 이 규정은 개발 단계에서 내부 고객과도 합의해야 합니다.

다음 규제 문서를 작성하려면 인류 역사상 최고의 규제 문서를 작성하겠다는 마음가짐을 가져야 합니다.

문서에는 다음과 같은 시스템 관성 보호 레이어를 통과할 수 있는 누적 전하가 있어야 합니다.

1. 문서를 읽어야 합니다.

각 직원은 문서를 읽어야 하며 단지 숙지하기 위해 서명하는 것이 아닙니다. 그러기 위해서는 문서가 간결해야 하고, 아름답게 디자인되어야 하고, 지루하지 않아야 하며, 관료주의적이지 않아야 하며, 품위를 위해서만 있어야 하는 불필요한 부분이 없어야 합니다.

오래된 관료들은 이것에 결코 신경 쓰지 않습니다. 그들은 단지 그렇게 할 의무가 있는 사람들이 그들의 문서를 읽어야 한다는 점을 확신할 뿐입니다. 그리고 직원이 단순히 정보에 서명만 한다면 그들은 경박하고 진지하지 않은 직원일 뿐이며, 읽어야 할 내용을 읽지 않은 것은 그들 자신의 잘못입니다. 규제 문서를 위반하면 대답할 것입니다. 여기 있습니다 - 지인의 서명입니다!

새롭거나 변경된 프로세스를 도입하는 것이 목표인 경우 발생할 수 있는 가장 비효율적인 일은 서명에 익숙해지는 것입니다. 익숙함이 익숙함 시트의 서명으로 시작되고 끝나는 경우, 이것은 요구 사항의 결과와 효율성에 특별히 관심을 두지 않고 모든 책임을 공연자에게 전가한 일반 아마추어의 "쇼용" 작업입니다.

2. 문서를 이해해야 합니다.

직원 중 한 명에게 직접 문서의 텍스트를 설명하고 있다고 상상해 보십시오. 그렇게 쓰는구나! 그리고 정사각형으로 쌓인 회사원이 아닙니다!

오래된 관료들은 이것에 결코 신경 쓰지 않습니다. 그들은 단순히 다음과 같이 씁니다. "모니터링과 측정을 사용하여 특정 요구 사항에 대한 제품 및 서비스의 적합성에 대한 증거를 제공하는 경우 조직은 데이터의 적합성과 유효성을 보장하는 데 필요한 자원을 결정해야 합니다."

이것이 바로 모든 사람들이 QMS 서비스를 싫어하는 이유입니다. 그들은 스마트한 문서를 작성한 다음 모두가 이를 무시한다는 사실에 화를 냅니다. 예, 그러한 문서를 읽는 것 자체가 작업입니다!

그리고 문서가 이해할 수 없게 작성되었다는 점을 지적하면 문서의 대상이 되는 직원의 자격에 대한 문제를 제기할 것을 제안합니다.

지침과 표준에서도 예를 작성할 수 있고, 주장을 작성할 수 있으며, 전달하려는 의미를 직원이 더 쉽게 이해할 수 있도록 무엇이든 작성할 수 있습니다!

때로는 지침의 한 단락을 읽고 작성자에게 질문을 할 수도 있습니다.

이 점은 실제로 무엇을 의미합니까?

문서를 어떻게 작성했는지는 중요하지 않습니다. 가장 중요한 것은 문서가 어떻게 이해되는지입니다!

문서가 아무리 명확하게 작성되었더라도 승인 후에도 문서를 명확히 해야 합니다. a) 훈련을 통해; b) 필요한 경우 새로운 문제 및 규정 변경 분석을 통한 단계적 구현을 통해.

3. 문서를 기억해야 합니다.

이를 위해서는 해결 중인 문제의 중요성과 관련성을 직원에게 전달해야 합니다. 현재 상태나 해결 중인 문제를 설명하고(자기소개서에 넣는 것이 더 좋음) 최대한의 고통을 제공할 수 있습니다.

또한 적절한 경우 텍스트를 감정적으로 표현해야 합니다. “어떤 경우에도 고객에게 다음과 같이 말씀하시나요?”와 같은 음성 패턴을 사용할 수 있습니다. 구체적인 예, 이해할 수 있는 속어 말하기 패턴, 서술적인 말하기가 권장됩니다. 자유롭게 상상력을 발휘해 보세요. 인간의 마음은 이야기를 전달하는 것과 유사한 최고의 이미지와 텍스트를 기억합니다.

하지만 무리하면 안 되므로, "정답하다" 같은 말을 "정답하다"로 바꾸는 것이 좋습니다.

4. 문서를 실행해야 합니다.

이를 위해 나는 한 지점 또는 다른 지점을 위반할 때 어떤 일이 발생하는지 설명하기 위해 이 기술을 사용했습니다. 요구 사항을 설명합니다. 그 밑에는 “이것이 충족되지 않으면 다음과 같은 일이 발생합니다. *완전한 실패에 대한 고통스럽고 진실된 그림을 설명합니다.* “당신의 요구를 자유롭게 정당화하십시오. 바로 아래에 있는 요구 사항은 지명 이유입니다.

오래된 관료들은 이것에 결코 신경 쓰지 않습니다. 그들은 단지 요구하는 목소리를 내고 있을 뿐입니다. 그들은 모든 사람이 내부 동기(예를 들어 품위) 때문에가 아니라 일종의 제재의 위협 하에서만 무언가를 할 수 있다고 생각합니다. 그리고 그들은 수많은 통제, 미세 관리, 벌금 및 기타 외부 동기 부여를 통해 문서 준수를 달성합니다. 물론 이 모든 것은 무다입니다. 아니면 단순히 조직의 직원들이 매우 무책임하고 마음이 약하다고 말합니다.

대부분의 직원은 요구 사항이 필요한 이유를 이해한다면 요구 사항을 준수할 것입니다. 대부분의 직원은 이것이 필요한 이유를 이해하지 못하면 어떤 종류의 처벌 위협에도 불구하고 귀하의 요구를 무시할 것입니다.

시스템 요구 사항을 준수하려는 사람들의 내부 동기를 높이는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 심지어 규제 문서에는 “이 요구 사항을 따르지 않으면 전문가라고 할 수 없다”고 모욕하고, “이 지시를 위반하면 특별한 악랄한 처벌을 받게 될 것”이라고 협박까지 했습니다.

5. 모든 사람은 귀하의 문서에 따라 생활해야 합니다. 프로세스가 바뀌면 직원들의 첫 번째 생각은 “규정을 바꿔야 한다”는 것이어야 한다.

이를 위해 이 문서 작성에 모든 사람을 참여시키도록 노력하십시오. 사람이 직접 규제 문서를 작성하고 승인에 적극적으로 참여했다면 큰 관심을 기울일 것입니다. 모든 사람이 추가 내용을 발표하도록 하세요.

문서를 승인한 후 직원은 구현이 불가능한 말도 안되는 내용이 작성되었다고 말할 기회가 없습니다. 그들은 스스로이 말도 안되는 말을 쓰고 승인했습니다. 둘째, 요구 사항을 정의할 때 추가 헤드를 사용하면 우리가 고려하지 않았을 수도 있는 요구 사항을 다른 측면에서 볼 수 있습니다. 프로세스 소유자는 시스템의 현재 상태를 더 자세히 볼 수 있습니다.

문서를 개발하고 동의하는 데 더 많은 시간을 소비할수록 문서를 구현하고 요구 사항을 현실화하는 데 필요한 시간이 줄어듭니다.

항상 테스트 기간 개념을 사용하십시오. 누군가가 요구 사항 구현을 모니터링할 뿐만 아니라 이 기간 동안 모든 문제를 신속하게 해결하고, 발생하는 질문에 답하며, 처음부터 요구 사항 구현 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 전체 과정이 끝날 때까지.

그리고 문서가 체계적이고 올바른 구조를 가지고 있어야 한다는 점을 잊지 마세요. 올바르게 구성된 입력 및 출력, 다른 규정에 대한 링크, 올바르게 표시된 위치, 철자 오류가 없고 멋진 디자인이 있어야 합니다. 문서 흐름에 대한 GOST 및 표준에서 많은 유용한 예를 배울 수 있습니다. 이 내용은 이 노트의 시작 부분에서 읽어 보시기 바랍니다.

이렇게 하면 문서가 "살아있다"는 것을 확인할 수 있습니다. 누구도 읽거나 안내받지 않은 사산 논문을 누구나 작성할 수 있습니다.

내부 기업 메일을 통해 승인을 받기 위해 출범한 "제품 품질 관리" 조직의 표준과 함께 제가 제공한 커버레터의 예:

동료들에게!

이 표준을 조직에서 가장 중요한 문서로 다루십시오. 이것이 모든 것이 돌아가는 핵심이자 기초입니다.

이제 그 표준은 완벽하지 않습니다. 겉으로는 해골에 가깝지만 앞으로는 살을 얻게 되어 점점 더 세밀해지고 체계화될 것이다.

나는 여러분 각자가 이 표준을 작성하는 데 기여하기를 바랍니다. 승인을 위해 나에게 온 여러분 각자의 문서를 검토하는 것처럼 여러분의 추가 사항과 의견을 꼼꼼하고 자세하게 저에게 보내주십시오.

당신이 할 수 있는 최악의 일은 이 문서의 탄생 과정을 무시하는 것입니다. 이제 모든 우려 사항을 표현하고 모든 것에 동의할 때입니다. 표준이 승인되면 더 이상 표준 구현을 회피하는 것을 허용하지 않습니다.

지금 나는 우리가 매우 빠르게 건물을 짓고 있는 상황을 관찰하고 있습니다. 그러나 우리는 모래 위에 건물을 짓고 있습니다. 그리고 그것은 필요합니다 - 기초에! 이 기준은 제가 우리 활동의 기반이 되는 기초입니다. 한쪽에 집을 짓고 있는데 조금 더 일찍 지은 부분이 무너지고 있어요. 그러므로 기초를 다지는 것이 시간낭비라는 생각은 버려야 합니다. 응, 안 보이니까... 지하에 있지만 필요합니다.

나는 여러분이 이 표준에 따라 생활할 것이라는 생각을 가지고 이 표준을 읽고 준비하는 데 참여하기를 요청합니다. 그리고 어떤 경우에도 이 과정에서 물러나서는 안 됩니다. 우리의 개선된 열차가 계속해서 앞으로 나아갈 때 플랫폼에 남아 있는 것은 어리석은 일입니다. 마지막 마차에 뛰어들 시간이 없을 수도 있습니다.

이 표준에 따라 생활하는 것이 불가능하다고 생각해서는 안됩니다. 저는 일부 프로젝트에 대해 개발 부서의 데이터베이스를 완벽하게 관리하고 설명된 방법을 스스로 완전히 수행했습니다. 이제 저는 제 결과를 회사 전체로 확장하려고 합니다.

현재 표준은 "있는 그대로"가 아니라 "해야 하는 대로"로 작성되었습니다. 예를 들어, 우리는 아직 제품 제작에 대한 완전한 단일 사용 설명서를 갖고 있지 않습니다. 이제 우리 자신의 이상적인 상태에 대한 그림을 그리면 우리 모두가 궁극적으로 도달하려고 노력하는 시스템의 어떤 상태를 명확하게 이해하게 될 것입니다.

내부 문서 목록

이 기사에서는 회사 내부 문서의 대략적인 목록만 제공한다는 점을 즉시 예약하겠습니다. 완전한 문서를 작성하는 것이 쉽기 때문이 아니라 첫째, 특정 문서 목록이 조직 유형(상업 또는 비영리, 법적 형식, 주 및 기타 요소)에 따라 달라지기 때문에 대략적인 것입니다. 회사 내부 문서의 가용성에 관한 법적 요구 사항은 지속적으로 "개선되고" 있으며, 오늘 필요하지 않은 문서가 내일은 "기본"이 될 수 있습니다. 물론 최선을 다해 목록을 변경하고 추가할 예정이지만 여전히 위의 사항을 염두에 두시기 바랍니다.

그러나 귀하의 조직에 특정한 목록이 필요한 분들을 위해 Ryazan의 노동 변호사가 귀하의 조직에 필요한 문서 세트를 작성해 드립니다.

내부 회사 문서:

내부 문서 승인에 대한 결정(프로토콜)
결정(단독 경영기관(이사, 사장, 대표, 회장 등) 선임에 관한 의정서)

여기서는 조직을 생성하고 등록할 때 필요한 프로토콜(결정)을 명시하지 않았습니다. 왜냐하면 조직이 운영되고 있다면 이미 존재하는 것으로 가정하기 때문입니다.

선택적으로 최고 경영 기관(창립자, 주주, 회원, 주주 등의 회의)을 소집하는 절차에 대한 조항을 해당 프로토콜에 따라 승인하는 조항을 제공할 수도 있습니다.

정보 제공에 관한 규정은 최고 치리회에서도 승인되었습니다.

회계 내부 문서:

회계 정책에 관한 규정(이 문서는 일반적으로 위탁된 회사의 추가 작업에 따라 회계사가 직접 개발합니다)
선택적으로 이익 분배, 배당금, 자금 형성(예비금, 자본 및 기타)에 대한 조항도 있을 수 있습니다.

내부 노동(인사) 문서 목록:

스태프 테이블(표준 T3 양식을 사용할 수 있음)
내부 노동 규정(노동법 제189조)
보수 규정(러시아 연방 노동법 제21장)
노동 규정 목록(러시아 연방 노동법 제212조)
활동의 세부사항에 따른 노동에 관한 일련의 법적 행위(노동법 제212조)
이사와의 고용 계약을 포함한 고용 계약 (러시아 연방 노동법 제 57 조) (참고: 이전에는 LLC 설립자와 이사가 동일한 사람인 경우 고용 계약이 필요하지 않았습니다. 그런데 노동부, 재무부가 설명이 많았는데, 이제 국가 관료적 사고는 결국 창립자와 감독이 일치하면 여전히 합의가 있어야 합니다.)
노동 보호 지침을 작성해야 하는 직업 및 업무 유형 목록(러시아 연방 노동법 제211조, 221조, 223조, 225조, 226조, 228조)
노동 보호에 관한 지침 목록(결의안 1/29)
산업재해 및 업무상 질병에 대한 근로자 보험을 확인하는 문서(러시아 연방 노동법 제212조).

프로그램(노동법 제225조):

유도 프로그램;
현장 훈련 프로그램.

지침:

이사 및 직원의 직무 설명(러시아 연방 노동법 제211조, 221조, 223조, 225조, 226조, 228조)
노동 보호 지침;
화재 안전 지침.

잡지:

입문 브리핑 등록 기록(노동법 제225조)
직장 브리핑 일지(225 TC);
산업재해 일지(러시아 연방 노동법 제228조 - 제231조);
근로자를 위한 노동 안전 지침 저널, 결의안 1/29);
근로자에 대한 노동 보호 지침 발행을 기록하는 일지(결의안 1/29).

서적 (러시아 노동부 결의안 N 69 "워크북 작성 지침 승인"):

통합 문서 양식 회계에 대한 영수증 및 비용 장부 및 삽입물
통합 문서의 이동과 그 안에 삽입물을 설명하는 책입니다.

노동 및 노동 보호에 관한 창립자의 현지 명령 및 결의안:

노동 보호 지침을 개발해야 하는 직업 및 작업 유형 목록의 개발(승인)에 대한 명령
노동 안전 브리핑 및 브리핑 기록 유지*를 담당하는 사람을 임명하도록 명령합니다(*는 결합 가능).
연간 휴가 일정 승인 명령;
통합 문서를 유지하고 기록할 책임이 있는 사람을 임명하도록 명령합니다.
유도 프로그램 승인에 대한 결정(프로토콜);
직장에서의 초기 훈련 프로그램을 승인하기로 결정했습니다.
직원에 대한 노동 보호 지침 승인에 대한 결정(결합 가능)

선택 사항(조직의 내부 문서는 특정 세부 사항 및/또는 원하는 사항에 따라 존재할 수도 있고 존재하지 않을 수도 있지만 여전히 목록을 보완하는 것이 필요하다고 생각했습니다):

법인 및 개인 기업가에 대한 검사 로그는 선택 사항입니다(연방법 N 294-FZ 제16조 8항 “국가 통제(감독) 및 지방 자치 단체의 행사에서 법인 및 개인 기업가의 권리 보호에 관한 것). 통제", 러시아 연방 경제 개발부 명령 N 141 "연방법 조항 이행에 관한"국가 통제 (감독) 및 지방 자치 단체의 행사에서 법인 및 개인 기업가의 권리 보호에 관한 제어";
개인 데이터에 관한 규정(노동법 제86조 8항, 제88조)
PC 작업 지침(PC 작업이 작업 시간의 50% 이상을 차지하는 경우)
산업 안전 교육 프로그램(산업 안전 교육 커미션을 만들 때 선택 사항)
노동 보호에 관한 지식을 테스트하기 위한 위원회 창설 명령;
노동안전교육지침
노동 보호에 관한 지식을 테스트하기 위한 프로토콜
노동 보호에 관한 지식 테스트 저널.

보시다시피 그렇게 특별한 것은 없습니다. 실사와 최소한의 PC 기술만 있으면 조직의 필수 내부 문서 목록을 쉽게 컴파일할 수 있습니다.

그러나 노동법 제309조 2항에 따라 영세기업에 해당하는 조직은 근로자와 사용자(소규모 기업에 속하는 중소기업) 사이에 체결한 고용계약의 표준 양식을 사용할 수 있으며, 이는 정부가 승인한 것입니다. 러시아 연방 제 858호. 영세 기업 분류 기준은 연방법 제 209호 - 연방법 "러시아 연방의 중소기업 발전에 관한" 제4조에 의해 확립되었으며 이에 따라 채택되었습니다. 러시아 연방 정부 결의안 제 265호 "중소 기업의 각 범주에 대한 기업 활동으로 얻은 소득의 최대 가치에 대한 법률"

영세 기업이 표준 고용 계약을 사용하는 경우 내부 노동 규정, 보수 규정 및 필수 목록에 포함된 기타 여러 현지 노동(인사) 문서와 같은 조직 내부 문서가 작성되지 않을 수 있습니다.

내부 문서 준비

조직의 모든 문서는 세 가지 문서 흐름으로 나뉩니다.

들어오는 (들어오는) 문서, 즉 조직에 들어가기;
나가는 (보낸) 문서;
내부 문서.

수신 문서(수신 문서) - 기관에서 받은 문서입니다.

발신문서(발신문서)는 기관에서 보내는 공식 문서입니다.

내부 문서는 이를 작성한 조직의 범위를 벗어나지 않는 공식 문서입니다.

각 문서 흐름에는 처리 기능이 있습니다. 처리 기능은 문서 작업 구성 형식(중앙 집중식, 분산식, 혼합) 선택에 따라 영향을 받는다는 점을 항상 기억해야 합니다.

수신 문서에는 상급, 하위, 공공, 지방 자치 단체, 비 국가, 대리인 및 시민 등 다른 조직에서 온 문서가 포함됩니다. 예: 법률, 법령, 결의안, 결정, 지시, 지시, 명령, 지시, 명령, 위임장, 계약서, 편지(제안, 첨부, 보증, 광고, 정보 제공, 요청 등), 팩스, 다음 사람이 보낸 메시지 이메일 , 전보, 전화 메시지, 텔레타이프 메시지, 경제, 금융, 경영 활동에 대한 보고서, 메모, 행위, 시민의 항소, 대리인의 요청 및 항소, 청원, 집단 항소.

들어오는 문서 처리에는 다음이 포함됩니다.

문서 접수 및 1차 처리
문서의 예비 검토 및 배포;
등록;
실행을 위해 전송합니다.

많은 수의 문서를 수신하는 조직의 문서 접수 및 초기 처리는 사무실 관리 서비스에서 소규모로 비서가 수행합니다. 유치원 교육 기관 서비스 구조의 매우 큰 조직(부처, 우려 사항)에서는 문서(탐사)를 허용하는 특수 단위가 생성됩니다.

접수되는 서류는 우편으로 받거나 택배, 택배, 방문인을 통해 전달받거나 이메일이나 팩스로 전송할 수 있습니다.

수령 후, 귀하는 해당 서신의 배송이 올바른지 확인해야 합니다. 잘못된 주소로 배송된 경우에는 발송인에게 전달되어야 합니다. "개인적으로"라고 표시된 것을 제외하고 봉투를 열고 문서의 물리적 상태(손상된 텍스트, 불완전한 팩스 메시지 수신)를 평가하고 첨부 파일이 있는지 확인합니다. 봉투에 찍힌 스탬프로 문서의 발송일, 수령일, 발송인의 주소를 확인할 수 있는 경우를 제외하고는 원칙적으로 봉투는 파기됩니다. 그런 다음 봉투가 문서에 고정됩니다. 문서의 텍스트가 손상되었거나 첨부 파일이 없는 경우 보고서가 작성됩니다. 받은 문서와 함께 행위 사본 한 부가 수취인에게 전송됩니다. 등기된 편지는 서명을 전제로 접수됩니다. 문서에 "긴급"이라고 표시된 경우 접수 시간이 스탬프로 찍혀 있습니다. 문서의 예비 검토는 관리자가 부차적 문제를 고려하지 않고 문서 이동 속도를 높이기 위해 조직 또는 구조 부서의 경영진이 특별한 고려가 필요한 문서에 수신 서신을 배포하는 것을 목표로 수행됩니다. 실행.

경영진 간 수신 문서 배포는 각 공무원에게 활동 영역을 할당하는 경영진 간 책임 분배 순서에 따라 이루어집니다. 고려 대상 문서를 조직 경영진으로 이전하는 것은 문서 내용의 중요성과 책임 분배에 따라 고려 대상 공무원의 기능 및 역량에 따라 수행됩니다. 조직에 설립되었습니다.

들어오는 문서에 대한 회계는 영수증 표시로 구성됩니다. 여기에는 문서의 회계 일련번호와 수령 날짜(필요한 경우 시간 및 분)가 포함됩니다. 표시는 문서 첫 번째 시트의 오른쪽 아래 모서리에 배치됩니다. 손으로 찍거나 전기 스탬퍼로 찍을 수 있습니다. 문서의 팩시밀리 이미지에는 수령일이 기재되어 있으므로 일련번호만 표시해야 합니다. 그런 다음 등록할 문서를 해당 기관에서 수립한 등록 양식(잡지, 카드, 전자 카드)에 입력합니다.

경영진에 의한 문서 검토는 관련 공무원이 이에 대한 결의안을 작성하는 것으로 구성됩니다. 그가 문서에 포함된 정보에 대해 내린 결정.

결의안은 등록 양식으로 전송됩니다.

문서는 경영진의 검토 후 실행을 위해 제출됩니다.

문서는 제 시간에 작성되어야 하므로 수신 문서는 접수 및 등록 당일 또는 업무 시간 외에 문서가 수신된 경우 첫 번째 근무일에 계약자에게 전송되어야 합니다.

문서에 즉각적인 실행이 필요한 경우 해당 문서는 실행자에게 직접 전송될 수 있지만 항상 관리자에게 알림이 전송됩니다.

문서가 여러 유언집행인에 의해 실행되도록 의도된 경우 책임 유언집행자와 합의하여 결의안에 표시된 각 유언집행자 또는 모든 유언집행자에게 차례로 문서가 전달되거나 사본이 작성됩니다. 초안 문서 준비에 대한 모든 작업은 담당 집행자가 구성합니다.

따라서 들어오는 문서를 처리하는 주요 작업은 다음과 같습니다.

문서가 올바르게 전달되었는지 확인합니다.
첨부 파일의 무결성과 수신된 문서의 물리적 상태를 확인합니다.
문서 수령 사실을 기록합니다.
실행 준비;
문서를 집행자에게 양도합니다.

발신 - 조직 내에서 생성되어 항소를 보낸 다른 기관이나 개인에게 보낸 문서입니다. 조직에 하위 기관이 있는 경우 해당 기관에 행정 문서(명령, 명령, 지시), 서한(정보, 보증 등)을 보낼 수 있습니다. 메모, 보고서, 증명서, 리뷰, 편지, 전보, 전화 메시지, 팩스, 이메일로 보낸 메시지는 상위 조직으로 전송됩니다.

발신 문서 처리에는 다음이 포함됩니다.

초안 문서 작성
초안 문서 준비;
승인(방문)
문서 인증;
문서를 보내는 중입니다.

유언집행자는 발신 문서 초안을 준비할 책임이 있습니다. 그는 결의안에 명시된 다른 수행자의 행동을 조정합니다. 책임 있는 임원은 업무 회의를 위해 공동 집행자를 소집하고, 필요한 모든 자료를 요구하고, 공동 집행자 간의 작업 순서를 설정할 권리가 있습니다.

발신 문서를 준비하는 과정에서 계약자는 독립적으로 초안을 작성하고 초안 문서를 준비한 후 승인(배서)합니다. 그는 필요한 신원 정보(서명, 서명 날짜, 나가는 등록 색인, 필요한 경우 승인 스탬프, 인감)를 부착해야 하는 유치원 교육 기관 서비스에 문서 초안을 가져와야 합니다. 문서는 DOU 서비스 또는 비서를 통해 관련 공무원에게 전달될 수 있습니다. 초안 문서는 작성된 모든 자료와 함께 제출됩니다. 초안 문서에 초안 문서를 승인하는 공무원의 의견이 첨부된 경우 이를 초안에 첨부해야 합니다.

초안 문서를 숙지한 관리자는 서명으로 즉시 이를 인증하거나 의견을 제시하고 수정하고 개정을 위해 제출할 수 있습니다. 그런 다음 계약자는 의견에 따라 문서를 마무리하고 승인 비자를 다시 수집합니다. 프로젝트 반환은 반복될 수 있으며, 매번 계약자는 초안 문서 준비를 위한 전체 절차를 처음부터 끝까지 반복해야 합니다.

유치원 교육 기관의 모든 직원은 계약자가 모든 비자와 함께 적절한 양식에 인쇄된 완벽하게 준비된 문서 초안을 가져옴을 알아야 합니다.

발신 문서 처리 시 DOU 서비스의 주요 작업은 다음과 같습니다.

확립된 규칙에 따라 초안 문서의 정확성을 확인합니다.
식별 세부 정보의 가용성을 확인합니다.
나가는 등록 색인을 부착하는 단계;
보낼 문서를 처리 중입니다.

보낸 서신 처리에는 다음이 포함됩니다.

정렬;
봉투에 투자;
주소 지정;
우체국으로 배달.

발송할 서류를 접수할 때 다음 사항을 반드시 확인하세요.

문서의 올바른 실행(서명, 날짜, 등록 색인, 품목 카테고리 표시)
전송되는 문서에 지정된 첨부 파일의 존재 여부 및 수신자 수에 해당하는 사본 수
주소 지정의 정확성, 문서가 팩스로 전송된 경우 기록 번호의 존재.

하나의 주소로 보낸 문서는 하나의 봉투에 동봉할 수 있습니다.

등록된 서신의 경우 사무 서비스에서는 우편 목록을 준비하며, 마지막에는 이를 작성한 직원의 이름과 발송 날짜가 표시됩니다.

컴퓨터 매체에 있는 문서는 자기 소개서와 함께만 허용됩니다.

조직에서 보낸 모든 문서는 당일 또는 늦어도 다음 영업일 전반기까지 처리되어 발송되어야 합니다.

내부 문서에는 보고서, 설명 메모, 프로토콜, 행위, 진술이 포함됩니다.

준비 및 실행 단계에서 내부 문서 처리는 발신 문서 준비 (초안 작성, 초안 문서 준비, 승인 (승인), 인증, 등록, 발송) 및 실행 단계-수신 문서 ( 접수, 사전심의, 등록, 경영진의 검토, 집행을 위한 양도)를 말합니다.

내부 문서에는 문서 유형에 따라 결정되는 다양한 처리 기능이 있습니다.

초안 명령은 법률 서비스 담당자의 승인을 받아야 합니다.
프로토콜에는 프로젝트 준비 단계와 승인 및 승인 단계가 없습니다.

수신, 발신 및 내부 문서 전송을 수행할 수 있습니다.

택배 또는 택배 서비스;
비서;
기술적 수단을 사용합니다.

일부 조직의 구조적 부서는 도시의 다른 건물이나 지역에 위치할 수 있습니다. 이러한 경우 택배로 서류 배송을 구성하는 것이 좋습니다.

구조 단위 내에서는 유치원 교육 기관 서비스로부터 서신을 수집하고, 보낼 준비가 된 발신 문서를 반환하고, 실행할 문서를 구조 단위 직원에게 전송할 수 있는 비서를 참여시키는 것이 가장 합리적입니다.

기술적 수단과 컴퓨터 기술의 도입으로 문서 처리 프로세스의 변화가 가능해졌습니다. 변경 시 재인쇄가 필요하지 않으므로 문서 초안 작성 프로세스가 가속화되었습니다. 문서의 승인(배서)이 크게 줄어들고 단순화됩니다. 팩스와 이메일의 등장으로 문서를 주고받는 과정에 근본적인 변화가 생겼다. 그러나 위에서 언급한 전송 매체는 주로 문서가 아니라 매체에 표시된 정보를 전송한다는 점을 기억해야 합니다. 현재 정보통신시스템을 이용하여 전송되는 문서는 전자전자서명을 통해 인증이 가능하다. 이 경우에만 법적 효력이 있습니다.

모든 서류는 해당 등록 양식에 양도 사실을 나타내는 메모와 함께 제출되어야 합니다. 유치원 교육 기관 서비스를 우회하여 문서가 한 구조 단위에서 다른 구조 단위로 전송되는 경우 문서를 전송한 직원은 전송 사실을 이 서비스에 알려야 합니다.

내부 문서 등록

문서 서비스 구성의 주요 포인트는 문서 등록의 합리적인 배열입니다.

문서 등록은 문서의 생성, 전송 또는 수신 사실을 기록하는 확립된 형식으로 문서에 대한 회계 데이터를 기록하는 것입니다.

등록 양식에 문서를 입력하고, 계정 등록 번호를 할당하고, 문서에 대한 기본 정보를 양식에 기록함으로써 특정 날짜에 문서가 생성되거나 수신되었음을 확인하는 등록에 대한 보다 자세한 정의를 제공할 수 있습니다. 문서 마감일 실행 및 이에 대한 참조 작업을 후속 모니터링하기 위해 기관 문서 데이터베이스를 생성합니다.

즉, 등록 과정에서 기관의 모든 문서에 대한 정보 검색 시스템이 구축되어 이를 참고 작업 및 문서 실행 제어에 사용할 수 있습니다.

따라서 등록은 세 가지 목적으로 사용됩니다.

문서 회계;
구현에 대한 통제;
문서에 대한 참조 작업.

작성방법이나 접수방법에 상관없이 응답과 실행이 필요한 문서만 등록 대상이 됩니다.

정보용으로만 전송되거나 생성되고 응답이나 실행이 필요하지 않은 운영 성격의 문서는 등록되지 않습니다. 기록 관리 서비스는 등록 대상이 아닌 문서 목록(목록)을 개발해야 합니다. 조직장의 승인을 받고 필요에 따라 업데이트됩니다. 최초 처리 후 미등록 문서는 해당 문서에 포함된 정보의 영향을 받을 수 있는 부서 또는 직접 집행자에게 전송됩니다.

일반적으로 등록 대상이 아닌 문서는 다음과 같습니다.

정보를 위해 발송된 정보 및 참조 성격의 편지
모든 광고 편지;
축하 편지 및 전보;
초대, 세미나 프로그램, 회의 및 컨퍼런스;
인쇄 출판물(도서, 브로셔, 잡지);
"개인"이라고 표시된 패키지;
정부 기관의 규제 문서, 법령 및 명령 사본;
정보자료 등

수신, 발신 및 내부 문서는 별도의 등록 번호로 별도로 등록됩니다.

문서의 등록 번호(색인)는 문서 등록 시 문서에 할당된 디지털 또는 영숫자 지정입니다.

문서 등록에는 세 가지 형태가 있습니다.

잡지;
카드;
자동화.

저널 시스템은 일반적으로 문서 기록이 중요할 때 사용되며 여권, 워크북, 교육 문서와 같은 가장 귀중한 문서는 일반적으로 저널에 기록됩니다. 은행은 예금 계약, 회사 계좌 등의 기록을 보관합니다. 저널 등록 시스템은 접근이 제한된 문서(비밀, 기밀)로 작업할 때 사용됩니다. 문서의 각 범주에 대해 일반적으로 문서에 대한 정보의 세부 정보를 다양하게 포함하는 별도의 저널 형식이 개발됩니다.

저널 파일링 시스템은 적은 수의 문서를 받는 조직에 편리했습니다. 문서 흐름의 양이 많기 때문에 저널 시스템에는 여러 가지 중요한 단점이 있습니다. 저널 등록은 서류 접수 순으로 이루어지기 때문에 한번에 한 사람만이 등록할 수 있습니다. 접수된 문서의 양이 많은 경우 등록 프로세스에 많은 시간이 걸리고 추가 문서 작업이 지연됩니다. 또한 저널 등록 시스템은 문서가 이전되는 다른 구조 단위에 문서를 반복적으로 등록하는 경우가 많습니다. 그러나 저널 등록 시스템의 가장 중요한 단점은 문서 실행 마감일에 대한 통제를 조직하고 문서에 대한 정보 및 참고 작업을 신속하게 수행할 수 없다는 것입니다.

카드 등록 시스템을 사용하면 카드를 카드 파일에 순서에 관계없이 배치할 수 있고 여러 사람이 동시에 문서를 등록하여 필요한 수의 등록 카드 사본을 생성할 수 있으므로 이러한 단점을 극복할 수 있습니다. 등록 카드의 형식은 기관 자체에서 결정할 수 있으며 사무실 관리 지침에 기록됩니다.

그러나 오늘날 가장 합리적인 것은 컴퓨터에 문서를 등록하는 자동화된 시스템입니다. 다양한 사업장에 등록함으로써 문서에 대한 모든 정보를 하나의 데이터베이스로 통합할 수 있으며, 이를 기반으로 정보와 참고 작업을 중앙 집중화하고 문서 실행을 제어할 수 있습니다.

들어오는 문서는 일반적으로 중앙에 등록됩니다. 소규모 회사에서는 비서, 사무실이 있는 기관, 특별히 지정된 직원 또는 들어오는 문서의 양이 많은 경우 등록 그룹에 의해 등록됩니다.

문서는 우편, 택배, 팩스, 이메일 등 접수 방식에 상관없이 등록됩니다.

등록 양식에는 일반적으로 수신 문서에 대한 다음 정보가 포함됩니다.

수령일
수신 기관이 문서에 할당한 수신 등록 번호;
저자(기자) - 즉 이것은 누구의 문서입니까?
저작 기관이 할당한 문서의 날짜
저자 기관이 할당한 문서의 등록 번호
제목(문서 내용)
해결;
수신된 문서의 실행 마감일;
집행자(수신된 문서로 작업할 사람)
실행 진행 상황(문서의 모든 전송 및 실행 결과가 기록됨)
N& 증서(문서가 실행 후 배치되는 곳).

처음에는 들어오는 문서의 등록 양식이 완전히 작성되지 않았습니다. 문서가 관리자에게 전송되기 전에 문서에는 결의안, 기한 또는 집행자가 포함되어 있지 않으며 이러한 데이터는 관리자가 문서를 검토한 후에 입력됩니다. 문서 실행 진행 상황 및 사건 번호에 대한 정보는 문서 실행 중 및 실행 후에 등록 양식에 입력됩니다.

이러한 카드는 A5(148x210) 또는 A6(105x148) 형식으로 디자인할 수 있습니다. 상당히 두꺼운 종이를 선택하여 전파합니다.

등록된 문서의 다양한 그룹에 대해 다양한 색상의 카드, 위쪽 여백을 따라 또는 대각선으로 컬러 줄무늬를 사용할 수 있습니다.

자동화된 등록 시스템에서 가장 편리한 방법(대부분의 컴퓨터 프로그램에서 제공)은 전통적인 종이 기반 수동 카드와 유사하게 문서에 대한 정보가 입력되는 RCC(표시된 등록 카드 양식)입니다.

자동화된 등록 시스템을 통해 문서에 대한 정보를 쉽게 보완할 수 있습니다. 예를 들어 다음을 추가합니다.

문서 유형;
문서 작성자의 지리적 위치
결의안 작성자;
구조 단위의 이름;
문서의 시트 수;
지원서 매수;
관련된 문서.

컴퓨터 화면에서 등록 카드를 작성하는 것은 여러 면에서 전통적인 종이 카드를 작성하는 것과 유사하지만 고유한 특징도 있습니다.

전자 등록 카드 양식에는 일반적으로 수동으로 입력되는 데이터(필드)(예: 수신 문서의 번호 및 날짜, 요약, 결의안 텍스트)와 자동으로 입력되는 데이터(필드)가 모두 포함됩니다. (등록일자, 문서의 등록번호), 드롭다운 목록에서 정보를 선택하여 입력한 데이터(필드)입니다. 이러한 정보 입력은 등록 카드 작성 절차를 가속화할 뿐만 아니라, 특히 중요한 점은 문서에 대한 정보를 자동으로 검색하는 것을 상당히 복잡하게 만들거나 심지어 불가능하게 만드는 오타와 불일치를 방지할 수 있다는 것입니다.

드롭다운 목록을 사용하면 일반적으로 데이터(필드)가 채워집니다.

문서 유형 - 문서 유형의 수가 제한되어 있기 때문입니다.
결의안 작성자 - 조직의 리더십 목록
구조 단위 - 구조 단위 목록;
공연자 - 원칙적으로 이 필드는 두 부분, 즉 구조 단위의 이름(및/또는 색인)과 공연자의 성 및 이니셜로 구성됩니다.
사건 번호 - 조직의 사건 명칭과 관련됨
관련 문서 - 이 데이터는 등록된 문서와 다른 문서 간의 연결을 설정합니다(예: 응답 문서가 이니셔티브 문서와 연결됨).

보충된 목록을 사용하여 데이터(필드) "해당자"가 채워집니다. 지속적인 통신이 유지되는 조직이 목록에서 선택됩니다. 새로운 수신자로부터 받은 문서가 등록되면 해당 문서에 대한 정보가 목록에 입력됩니다. 통신원에 대한 정보는 향후 참고 작업, 메일링 리스트 생성 등에 사용될 수 있습니다.

이러한 목록을 한 번 작성하면 추가 작업 과정에서 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.

보내는 문서의 등록 양식은 여러 면에서 들어오는 문서의 등록 양식과 유사하지만 다른 데이터로 채워집니다. 가리키는:

문서를 준비한 부서의 이름
발신 문서 번호;
문서 날짜;
수취인, 즉 문서가 전송되는 조직의 이름
문서 요약;
문서를 작성한 집행자의 성;
예상 응답 목표 날짜
문서가 응답인 경우 수신 문서에 대한 링크입니다.
발송된 문서의 사본이 제출된 사건 번호(또는 문서가 팩스로 발송된 경우 원본).

문서에 대한 기타 정보(예: 시트 수, 첨부 파일 가용성, 양식 번호, 발송 순서 등)를 추가할 수 있습니다.

보내는 문서는 일반적으로 서신 전송 영역의 중앙에 등록됩니다.

내부 문서는 회계, 인사, 사무실 등 문서가 생성되고 실행되는 부서의 그룹으로 분산 등록되는 경우가 많습니다.

내부 문서는 서명 또는 승인 당일에 등록되어야 합니다.

내부 문서를 등록하면 다음 정보가 채워집니다.

문서에 할당된 일련번호
문서 날짜(등록)
요약;
문서를 준비한 부서
집행자;
집행 기간;
실행 표시(실행 진행);
문서가 접수된 사건 번호.

이전 양식의 수신 및 발신 문서와 마찬가지로 등록 양식에 시트 수, 첨부 파일 유무 등 기타 데이터를 추가할 수 있습니다.

각 유형의 문서(주문서, 지시서, 계약서, 메모)는 독립적으로 등록되고 번호가 지정됩니다. 등록 시 문서에 할당된 일련번호가 문서로 전송됩니다. 번호에 문자를 추가할 수 있습니다. 예를 들어 직원에 대한 주문 - "ls", 즉 직원 또는 "k" - 직원, 주문 번호 - 문자 "r" - 주문 등

합리적인 문서등록체계를 구축함으로써 기록관리업무는 조직의 모든 문서에 대한 정보를 보유하고 정보 및 참고업무, 문서집행통제 등 중요한 업무를 능숙하게 수행할 수 있다.

내부 문서 확인

기업(조직, 기관)의 다음 연도 시작은 일반적으로 부 관리자 중 한 명이 의장을 맡은 내부 위원회의 활동 상태 검사와 일치합니다. 다음을 포함하여 비즈니스 지원의 주요 영역에서 해당 점검이 수행됩니다. 관리를 위한 문서 지원(DOU)(사무).

검사업무는 일반적으로 기업장(조직, 기관)의 지시(지시)에 따라 정해진다. 위원회 내의 서류 작업 상태를 확인하기 위해 원칙적으로 적절한 권한을 가진 소위원회가 구성됩니다.

소위원회의 주요 업무는 다음과 같다.

1) 기업(조직, 기관)의 사무 조직을 규제하는 현지 규정의 가용성, 사무 분야 규정 요구 사항의 준수 여부를 확인합니다.
2) 기본 유형의 자원을 갖춘 사무 제공, 문서화된 정보에 대한 기업(조직, 기관)의 요구 사항 준수
3) 기업(조직, 기관) 활동에서 생성된 문서 및 문서 관리 작업 상태
4) 기업(조직, 기관)의 사무실 관리 시스템 기능의 단점을 식별하고, 그 원인을 규명하고, 사무실 관리 시스템 개선을 위한 제안을 개발합니다(위 내용이 검사 보고서에 반영됨).

검증 활동 중에 이러한 작업이 어떻게 해결되는지 고려해 보겠습니다.

현지 규정 확인

기업(조직, 기관)의 사무 조직을 규제하는 주요 현지 규정(LNA)은 다음과 같습니다.

사무조직권을 행사하는 구조단위에 관한 규정
- 사무 업무 지침
- 승인된 부서 직원의 직무 설명. 나열된 LNA는 기업 기록 보관 시스템의 적절한 기능을 위한 조직적, 법적 기반을 형성합니다.

그 외에도 기업(조직, 기관)은 다음을 개발할 수 있습니다.

승인된 구조 단위 내의 부서에 대한 규정: 문서 처리 그룹, 기술 문서 준비 그룹, 운영 문서 저장 그룹, 보관 문서 저장 그룹 등
- 다른 구조 단위의 사무를 담당하는 직원을 위한 지침.

LNA를 확인할 때 사무 분야의 규제(규제, 방법론, 규제 및 기술) 요구 사항을 얼마나 잘 준수하는지도 확인됩니다.

특히, 사무 지침을 확인할 때 연방 행정부의 사무 지침 개발을 위한 방법론적 권장 사항에 대한 구조 및 내용의 준수가 승인되었습니다. Rosarkhiv No. 76의 명령에 따라.

직무 설명을 확인할 때 자격 특성에 대한 내용의 준수 여부가 설정됩니다. 또한 GOST R6.30-2003에 따른 LNA 설계 준수에도 관심이 쏠리고 있습니다.

검사 결과에 따라 기업(조직, 기관)의 사무 조직을 규제하는 LNA의 존재(일부 존재 또는 완전 부재) 및 규정 준수 또는 부분(완전) 비에 대한 결론이 내려집니다. -사무 분야의 법적 규제 행위를 준수합니다.

주요 유형의 자원을 사용하여 사무의 가용성을 확인하고 문서화된 정보에서 기업(조직, 기관)의 요구 사항을 준수하는지 확인할 때 다음 사항에 중점을 둡니다.

승인된 구조 단위에 필요한 수와 자격을 갖춘 직원이 배치되어 있는지 확인합니다.
- 승인된 구조 단위 및 관련 작업 영역을 수용할 수 있는 건물의 가용성 및 상태
- 승인된 구조 단위 직원을 위한 작업장의 가용성 및 장비, 노동 보호 요구 사항 준수
- 승인된 구조 단위의 활동을 위한 조직 및 기술 지원 수단의 가용성 및 서비스 가능성: 문서화된 정보 처리, 저장, 통신 및 통신 등
- 승인된 구조 단위의 기능을 보장하기 위한 자금 수령의 규칙성, 문서화된 정보에 대한 기업(조직, 기관)의 요구를 충족시키기 위한 작업의 적절한 구현에 대한 충분성.

검사 결과에 따라 나열된 유형의 리소스 제공(부분 또는 전체 제공 부족), 기업(조직)의 요구 사항 준수(부분 또는 전체 비준수)에 대한 결론이 내려집니다. 문서화된 정보.

기업 (조직, 기관) 활동에서 생성 된 문서 관리 및 문서 관리 작업 상태를 확인할 때 실제 성과 지표와 계획 지표의 준수 여부가 우선 평가됩니다.

특히 기업(조직, 기관)의 문서 흐름 양은 일반적으로 주요 정보 흐름(수신, 발신 및 내부 문서)과 문서 유형(종이 및 전자)에 따라 결정됩니다. 전년도 유사한 지표와 비교하면.

문서화된 정보를 처리하는 자동화된 수단을 사용하는 효과도 평가됩니다.

순환 과정에서 문서의 안전을 보장하는 데 특별한 주의를 기울입니다. 정상적인 물리적, 화학적 상태를 검색하고 복원하기 위한 조치의 양, 감사 기간 동안 감지되지 않은(분실된) 문서의 수 및 이전의 유사한 지표와 비교 연령. 문서 실행 모니터링 결과에 대한 데이터, 특히 부적절한 실행 사례 수(기한 준수 실패, 설정된 요구 사항을 위반하는 문서 실행, 실행된 문서의 결의안 준수 여부)도 확인됩니다. 등. 감사 결과를 바탕으로 사무 업무의 효율성 정도(일반적인 부분과 기능적 구성 요소(문서 관리 및 문서)별)에 대한 결론이 도출됩니다.

내부 노동 문서

조직의 노동 및 임금 회계는 인사부에서 생성된 기본 문서를 기반으로 수행됩니다. HR 부서의 제대로 수행되지 않은 업무는 필연적으로 회계 부서와 전체 조직의 업무에 영향을 미칩니다. 그 결과 직원의 급여 지급, 병가, 국가 사회 당국에 제출할 문서의 시기적절한 준비 등이 발생합니다. 결과적으로 기업 전체의 재무 성과가 감소합니다.

러시아 노동법 규범 준수 및 인사 문서의 올바른 실행은 연방 노동 조사관(Rostrudinspektsiya) 기관과 연방 세무 조사관 기관에 의해 통제됩니다. 주 조사관은 소유권 형태에 관계없이 모든 조직의 사무실에 올 수 있으며 인사 기록과 관련된 문서 및 조직에서 사용할 수 있는 기타 필수 내부 규정 및 명령을 요구할 수 있습니다(연방법 No. 134-FZ "보호에 관한 것") 국가 통제(감독) 기간 동안 법인 및 개인 기업가의 권리에 관한 것입니다.")

HR 서비스 활동을 문서화하는 것은 확립된 규칙에 따라 인사 문서 준비 및 처리와 관련된 모든 프로세스를 다루며 다음 인사 관리 작업을 해결합니다.

근로자 노동 조직;
- 고용 계약 체결 및 채용
- 다른 직업으로 옮기다;
- 직원에게 휴가를 제공합니다.
- 직원 인센티브;
- 직원에 대한 징계 제재 부과
- 직원 인증;
- 인력 유지
- 근무 시간 사용에 대한 회계 처리
- 직원들이 주말 및 휴무일에 근무하도록 유도합니다.
- 출장 등록
- 고용 계약 해지 및 해고.

소유권 형태에 관계없이 조직이 유지해야 하는 인사 문서 목록은 부록에 나와 있습니다. 또한 특정 인사 문서를 유지해야 하는 고용주의 의무와 보관 기간을 규제하는 규제 문서를 지정합니다(연방 기록 보관소가 승인한 보관 기간을 나타내는 조직 활동에서 생성된 표준 관리 문서 목록에 따름).

근로자 노동 조직은 현지 규정의 채택(조직의 장 또는 그가 위임한 공무원의 승인)을 통해 수행됩니다. 모든 고용주는 개인정보 보호에 관한 내부 노동 규정 및 규정을 마련해야 합니다. 필요한 경우 임금, 노동 기준, 상여금 및 물질적 인센티브, 인증 등에 관한 규정과 같은 기타 현지 규정이 채택됩니다.

단체 협약(협약)은 당사자들의 합의에 의해 체결되므로 사실상 권고적입니다(러시아 연방 노동법 제7장). 민간 기업에서는 직원의 개인 파일을 보관하는 것이 좋습니다. 개인 문제를 유지해야 하는 고용주의 의무는 연방법 FZ-79 "러시아 연방 국가 공무원에 관한"에 따라 국가 기관의 직원에게 적용됩니다. 편의를 위해 개인 파일이나 개인 폴더를 생성하는 것이 권장될 수 있으며, 그 형성 절차는 책임자가 승인한 조직의 현지 규제법에 따라 수정되어야 합니다.

직원의 개인 파일(개인 폴더)에는 고용 시 필요한 서류(여권, 군인 신분증, TIN 할당 증명서, 연금 보험 증명서, 결혼 증명서, 자녀 출생 증명서 - 소득세 혜택 제공)의 사본을 포함할 수 있습니다. 교육에 관한 문서 등) 및 이후 직원의 업무 활동을 특징으로 하는 직원의 근무 기간 동안 작성된 모든 주요 문서(다른 직업으로의 전근 신청서, 사직서, 특성, 고급 교육에 관한 문서, 입학 명령 사본 , 편입) , 해고 등).

또한 고용주는 다음과 같은 노동 보호 서류를 보유해야 합니다.

직업별 노동 보호에 관한 지침
- 브리핑 기록(지침 숙지)
- 의무 건강 검진을 받는 직원의 기록 및 기타 사항.

조직에 별도의 노동 보호 서비스가 없는 경우 이러한 문서는 기업의 인사 서비스 또는 사무실에 저장할 수 있습니다.

하위에 따라. "a" 파트 1 예술. 러시아 연방 노동법 356조에 따라 연방 노동 감독관은 고용주의 노동법 및 기타 규제법 준수 여부에 대해 국가 감독 및 통제권을 행사합니다. 연방근로감독관은 규정된 방식에 따라 연방행정기관, 러시아연방 구성기관의 행정기관, 지방정부기관, 법집행기관, 노동법 위반에 관한 청구 및 기타 자료를 법원에 보낼 권리가 있습니다. 노동 보호법, 위반 사항이 확인된 회사의 활동 정지까지(행정법 제3.12조).

조직의 장은 활동 과정에서 발생하는 다큐멘터리 자금에 대해 개인적인 책임을 집니다. 러시아 연방 법률 및 기타 규제법 위반, 인사 문서의 잘못된 유지 관리 또는 그러한 부재의 경우 입법자는 행정 벌금 부과를 규정합니다. 공무원의 경우 - 1000 ~ 5000 루블, 법인의 경우 - 30,000에서 50,000 루블. 또는 최대 90일 동안 행정적 활동 정지, 그리고 다시 - 공무원의 자격 박탈을 수반합니다(행정법 제3.11조, 3.12조, 5.27조, 5.44조 및 14.23조).

조직에 필요한 인사 문서 목록:

문서	어떤 문서가 규제하는가	메모	유통기한
내부 노동 규정(ILR)	러시아 노동법 제 189조	고용 시(고용 계약에 서명하기 전) 고용주는 서명을 통해 직원에게 PVTR을 숙지시켜야 할 의무가 있습니다. 새것으로 교체될 때까지 유효합니다.	끊임없이
직원의 개인정보 보호에 관한 규정	러시아 노동법 제 86조	고용 시(고용 계약에 서명하기 전) 고용주는 서명에 대비한 직원의 개인 데이터 보호에 관한 규정을 직원에게 숙지시켜야 할 의무가 있습니다. 새것으로 교체될 때까지 유효합니다.	끊임없이
직원 배치 테이블(양식 T-3)(직원 배치)	러시아 연방 노동법 제 57조, 러시아 국가 통계위원회 결의안 제1호	특정 변경 사항이 적용될 때마다 컴파일됩니다.	끊임없이
통합 문서의 이동에 대한 회계서 및 삽입물		인사부서에 보관되어 지속적으로 유지됩니다.
통합 문서 양식을 기록하기 위한 영수증 및 비용 장부와 그에 대한 삽입물	통합 문서 작성 절차 및 삽입물에 대한 지침 (러시아 노동부 결의안 No. 69에 의해 승인)	통합 문서 및 삽입물 형식과 함께 회계 부서에 저장됩니다. HR 직원의 요청에 따라 HR 부서에서 양식을 수신합니다.	50년(단, 회사 청산 시 다른 문서와 함께 시 기록보관소로 이관되며 유효기간은 75년)
보수, 보너스 및 물질적 인센티브에 관한 규정	러시아 연방 노동법 6항, 러시아 노동법 21장	복잡한 지불 및 노동 시스템과 보너스 시스템이 있습니다. 새것으로 교체될 때까지 유효합니다.	끊임없이
훈련제도에 관한 규정	러시아 노동법 제 196조, 197조	조직에 교육 시스템이 있는 경우.	끊임없이
직원 인증 규정	러시아 노동법 제 81조	고용주의 결정에 따라 인증을 수행하는 경우.	끊임없이
휴가 일정	러시아 연방 노동법 제 123조, 러시아 국가 통계위원회 결의안 제1호	해당 연도가 시작되기 최소 2주 전에 고용주의 승인을 받아야 합니다.
고용 계약	러시아 노동법 제16조, 제56조, 제57조, 제67조	각 직원과 서면으로 결론을 내렸습니다.
직원 테이블에 따른 각 직위의 직무 설명, 직업에 대한 작업 지침		고용주의 재량에 따라 수락됩니다.	끊임없이
취업명령	러시아 노동법 제 68조	고용 계약을 기반으로 게시됩니다. 실제 업무 시작일로부터 3일 이내에 서명을 통해 직원에게 공지됩니다.
다른 직업으로의 이동 명령	러시아 노동법 제 72.1조	다른 직업으로의 전근에 관한 합의(고용계약에 대한 추가 합의)에 기초하여 발행됩니다.
해고 명령	러시아 노동법 제 84.1조
주요활동에 대한 주문		필요에 따라 게시됩니다. 인사 서비스에서 준비한 핵심 활동에 대한 명령은 사무실에 등록 및 보관됩니다. 인사 서비스에서는 "핵심 활동에 대한 주문 사본"이라는 파일을 유지 관리합니다.	1년(인사부에 보관된 주문서 사본)
휴가 부여 명령	러시아 노동법 제19장, 러시아 국가 통계위원회 결의안 제1호	휴가일정이나 직원신청에 따라 발급
직원의 무급 휴가 신청	러시아 노동법 제 128조	무급 휴가는 Art 1 부에 따라 직원의 요청 (신청)에 따라 제공됩니다. 러시아 연방 노동법 128 또는 직원의 신청에 따라 법률에 따라 요구되는 경우(러시아 연방 노동법 128조 2항).
직원 개인 카드(양식 T-2)	러시아 국가 통계위원회 결의안 제1호.	직원별로 실시합니다.
취업 이력	러시아 연방 노동법 66조, 러시아 연방 정부 법령 제225호 "워크북", 워크북 작성 절차 및 삽입물에 대한 지침(노동부 법령에 의해 승인됨) 러시아 제69호)	고용주는 5일 이상 자신을 위해 일한 각 직원의 작업 장부를 보관합니다.	해고되면 직원은 통합 문서를 손에받습니다. 청구되지 않은 통합 문서는 50년 동안 조직에 보관되며, 기업 청산 시 보관됩니다.
전적인 책임에 관한 합의	러시아 노동부 결의안 제 85호 부록 2, 4	물질적 자산을 직접 서비스하는 직원으로 마무리됩니다.
핵심활동에 대한 주문을 기록한 회계장부(로그북)	VNIIDAD HR 서비스의 사무 지침 "조직의 HR 서비스에서 사무에 대한 대략적인 지침"(권장)	번호를 매기고 끈을 묶고 고용주가 봉인하고 서명해야 합니다.
취업명령의 회계장부(로그북)
해고명령의 회계장부(일지)
휴가 허가 명령의 회계 장부(일지)
여행증명서 등록 일지
시간표	러시아 노동법 제91조 3부	고용주는 각 직원이 실제로 근무한 시간을 기록해야 합니다.
교대 일정	러시아 노동법 제 103조	이는 시행되기 최소 한 달 전에 직원들에게 알려집니다.
검사기관 검사일지	연방법 No. 134-FZ "국가 통제(감독) 중 법인 및 개인 기업가의 권리 보호에 관한"	법인을 형성하지 않고 모든 법인 및 기업가가 수행합니다.	끊임없이
회의록, 인증자격위원회 결의안	기업 직원 인증에 관한 규정	인증위원회 발행
위험한 직업에 종사하는 근로자를 위한 성적표 및 명령	러시아 노동법 제91조 3부	매달 집계됩니다.
위험한 작업 환경에 있는 생산 근로자 목록	소련 각료회의 결의안 제10호 "생산, 업무, 직업, 직위, 우선 연금 제공 권리를 부여하는 지표 목록 승인 시"	생산물의 작업환경이 유해한 경우 진행 중입니다.
우대 연금으로 퇴직하는 직원 목록		생산물의 작업환경이 유해한 경우 진행 중입니다.
- 주 연금 및 혜택 임명에 관한 서신; 우대연금
직업별 산업 안전 지침	러시아 노동법 제10조		끊임없이
브리핑 일지(지침 숙지)	러시아 노동법 제10조
필수 건강검진을 받는 직원의 일지	러시아 연방 노동법 69조, 러시아 연방 보건의료산업부 명령 제90호 "근로자의 예비 및 정기 건강 검진 절차와 직업 입학을 위한 의료 규정에 관한 것"입니다.
사고 보고서	러시아 노동부 결의안 제73호 "산업재해 조사 및 기록에 필요한 문서 형식 승인 및 특정 산업 및 조직의 산업재해 조사 특성에 관한 조항"
직업중독 및 질병 조사 행위

내부문서의 문서흐름

문서 흐름이란 문서가 수신되거나 생성되는 순간부터 실행, 전송 또는 보관이 완료될 때까지 기관 내 문서의 이동을 의미합니다. 여기에는 문서의 수신, 배포, 등록, 실행 제어, 인증서 발급, 파일 구성, 사전 아카이브 처리, 저장 및 사용 작업이 포함됩니다.

문서 통과 속도, 문서에서 제기된 문제 해결의 효율성, 부서 및 공무원의 작업량 균일성은 문서 흐름의 정확하고 합리적인 구성에 달려 있습니다.

기업 문서 작업은 다음과 같은 기술 운영 체인 형태로 표시될 수 있습니다.

들어오는 서류 접수;
예비 검토(간사가 표시);
문서 등록;
접수된 문서에 대해 관리자에게 보고합니다.
관리자의 의사결정;
실행을 위해 문서 보내기;
문서 실행에 대한 통제;
문서 실행;
사건에 대한 서류 준비;
참고 및 정보 작업에 문서 사용;
문서 보관 기간 결정(보관소로 전송, 추가 사용, 문서 파기)

문서 작업을 위한 기술 시스템의 완성도는 문서 이동 및 실행의 효율성과 기업 관리에 문서화된 정보를 제공하는 효율성에 따라 결정됩니다.

기업의 문서 지원에서는 수신 문서(수신), 발신 문서(전송), 내부 문서의 세 가지 주요 문서 그룹을 구분할 수 있습니다.

모든 문서 그룹, 주로 수신 문서에 대해 등록을 수행할 수 있습니다. 많은 기업에서는 내부 문서 기록을 보관하지 않습니다.

문서 실행에 대한 실행 및 제어 작업에는 내부 문서, 들어오는 문서 및 예외적으로 나가는 문서만 포함됩니다.

사례 형성 단계부터 모든 문서 그룹은 수신 문서를 제외하고 동일한 작업을 거치며 드문 경우를 제외하고 보관 저장소로 전송되지 않습니다.

문서 작성 및 작업 구성에 대한 통일된 절차를 확립하기 위해 기업은 올바르게 실행된 문서 샘플과 작업 규칙이 포함된 사무 지침을 개발하고 있습니다.

들어오는 문서의 접수 및 처리는 비서 보조자가 수행합니다.

접수된 문서는 다음 단계를 거칩니다.

1차 처리;
예비 고려, 표시;
등록;
경영진의 문서 검토;
실행 방향;
실행 제어;
문서 실행;
파일에 대한 서류 제출.

들어오는 문서의 기본 처리는 편지가 올바르게 전달되었는지 확인하는 것으로 구성됩니다. 개인 서신(“개인”으로 표시됨)을 제외한 모든 봉투는 개봉됩니다. 그런 다음 봉투에 동봉된 문서 주소의 정확성, 문서 매수, 첨부 파일 유무를 확인합니다.

문서에 첨부 파일이나 시트가 없는 경우 편지를 보낸 사람에게 알리고 문서 자체와 "메모" 열의 수신 문서 로그에 메모가 작성됩니다.

"개인"이라고 표시된 봉투는 열 수 없습니다.
문서 내용이 손상되었거나 첨부 파일이 누락된 경우 신고서를 작성하세요.
받은 문서와 함께 법 사본 한 부를 수취인에게 보내십시오.
잘못 전달된 서신을 올바른 주소로 전달합니다.
등기된 편지는 서명을 전제로 접수됩니다.
"긴급"이라고 표시된 문서에 수령 시간을 표시하십시오.

봉투는 발송인의 주소, 발송일, 수령일을 확인하는 데 봉투만 사용할 수 있는 경우나 봉투에 "기밀" 또는 "긴급"이라고 표시된 경우를 제외하고는 원칙적으로 파기됩니다.

문서를 등록된 문서와 비등록된 문서로 배포하기 위해 들어오는 문서에 대한 사전 검토가 수행됩니다.

등록된 문서에는 수신 번호와 조직에서 문서를 받은 날짜가 표시됩니다.

예비 조사 중에 관리자에게 전송된 문서에 이전 서신, 계약서, 규제 문서 등 추가 자료 선택이 필요한지 여부도 분명해집니다. 이 문서는 차관이 선택하고 수신 문서와 함께 기업의 책임자.

사전 고려 없이 구조 단위 또는 회사 직원에게 전달된 문서는 목적지로 전송됩니다.

기업의 장은 들어오는 문서를 검토하고 자신의 결정과 실제 실행 기한을 반영한 결의안과 함께 비서를 통해 계약자에게 보냅니다. 비서는 결의안을 기록부에 입력합니다. 결의안에 여러 명의 집행자가 표시된 경우 문서는 책임 집행자로 간주되는 목록의 첫 번째 문서로 전송됩니다.

계약자는 문서 작업을 통해 응답을 준비하고 서명을 위해 관리자에게 전송됩니다(응답 준비에 사용된 첨부 자료와 함께).

비서는 (필요한 경우) 수신 문서의 실행을 모니터링합니다.

비서는 유언집행자로부터 발의 서신을 받아 추가 저장 및 사용을 위해 적절한 파일에 보관하고 수취인에게 응답을 보냅니다.

회사에서 보낸 문서를 발신문서라고 합니다. 발신 문서 처리는 다음 작업으로 구성됩니다.

보내는 문서의 초안 작성
초안 문서 승인;
비서가 초안 문서의 정확성을 확인합니다.
문서 등록;
주소 지정의 정확성을 확인합니다.
수취인에게 문서 보내기;
문서의 두 번째 사본(사본)을 파일에 제출합니다.

발신 문서 초안은 집행자가 작성하고 실행하며 비서는 실행의 정확성을 확인합니다.

보내는 문서는 1부로 작성되는 팩스를 제외하고 2부로 작성됩니다.

발신 문서의 준비된 초안은 서명을 위해 관리자에게 제출됩니다. 이와 함께 발신 문서 초안(발의서, 계약서, 법령, 규제 문서 등)이 작성되는 기준으로 다른 문서를 전송할 수 있습니다.

관리자는 서명된 문서를 변경하거나 추가하거나 수정을 위해 계약자에게 반환할 수 있습니다.

관리자가 두 장의 사본에 서명한 후 비서가 문서를 등록합니다. 보낸 문서는 "발신 문서 등록 저널"에 등록됩니다.

발신 문서를 등록하려면 다음 데이터가 필요합니다.

사건 번호를 포함한 문서 색인
문서 날짜;
목적지;
요약 또는 제목;
실행 노트(문제 해결 기록, 응답 문서 수)
집행자;
메모.

등록된 서류는 당일 수취인에게 발송됩니다. 문서를 보낼 때 편지와 봉투에 있는 받는 사람의 주소를 확인해야 합니다.

전송되는 문서의 사본과 팩스의 단일 사본이 서신 파일에 보관됩니다.

서류는 당일 처리되어 발송되어야 합니다.
전보가 즉시 전송됩니다.
보내는 문서는 두 장으로 인쇄됩니다.
문서를 반환해야 하는 경우 "반환 가능"이라는 스탬프를 찍거나 표시하고 기록 파일이나 일지에 표시하십시오.

개인용 컴퓨터를 사용하여 들어오고 나가는 문서를 등록하려면 등록 일지의 동일한 열을 사용할 수 있습니다.

내부 문서는 문서 개발을 위한 내부 규칙에 따라 조직(기관) 자체 내에서 작성, 실행, 실행되는 문서입니다.

내부 문서에는 진술, 행위, 프로토콜, 보고서 및 설명 메모 등이 포함됩니다.

내부 문서 작업은 다음과 같이 수행됩니다.

1) 계약자가 초안 문서를 작성합니다.
2) 초안 문서의 정확성을 확인합니다.
3) 관리자의 문서 서명(필요한 경우 승인)
4) 문서 등록;
5) 문서를 계약자에게 양도합니다.
6) 문서 실행;
7) 문서 실행 제어;
8) 실행된 문서를 파일로 제출합니다.

내부 문서 작업의 마지막 단계는 참조 및 정보 작업에 사용(1년~3년) 및 추가 보관 기간 결정(문서 가치 검토)입니다. 기업 전문 위원회의 결정에 따라 내부 문서는 3년 이상 사무실 관리 서비스의 참조 및 정보 작업에 사용되거나 기록 보관소로 이전되거나 파기될 수 있습니다.

문서 등록. 문서에 등록번호(색인)를 부여하고 그에 관한 정보를 등록일지에 기록하여 문서 작성 사실이나 영수증을 기록하는 것입니다.

문서의 안전, 신속한 검색, 회계 및 통제를 보장하려면 등록이 필요합니다.

문서의 질적 및 양적 특성을 제공합니다.
문서의 수신 또는 전송을 확인합니다.
정보 목적으로 사용할 수 있는 등록 및 참조 장치를 만듭니다.
문서 실행을 제어합니다.

문서등록의 기본 원칙은 일회성 등록입니다. 각 문서는 특정 기업에 한 번만 등록되어야 합니다. 들어오는 문서는 영수증 당일, 나가는 문서와 내부 문서는 서명 당일에 등록됩니다.

문서 등록에는 중앙 집중식, 분산형, 혼합형 등 여러 가지 형태가 있습니다.

중앙 집중식 문서 등록 시스템, 즉 모든 등록 작업이 한 곳에서 또는 한 명의 직원(예: 비서)에 의해 수행되는 경우 가장 큰 효율성이 달성됩니다. 이러한 시스템을 사용하면 기업 문서에 대한 단일 참조 센터를 만들고 통일된 등록 절차를 설정할 수 있습니다.

분산형 시스템에는 문서 작성 또는 실행 장소, 즉 구조적 분할에 문서를 등록하는 작업이 포함됩니다.

기업의 특성을 고려하여 일부 문서는 중앙에서 등록하고 일부 문서는 구조적 분할로 분산 등록하는 경우 혼합 문서 등록 시스템을 사용할 수 있습니다.

소규모 기업은 대부분 중앙 집중식 등록 시스템을 사용합니다.

기업에 문서를 등록할 때 다음 규칙을 준수해야 합니다.

각 문서는 한 번만 등록됩니다.
모든 문서는 한 곳에만 등록됩니다.
모든 문서는 기업이 허용하는 단일 양식에 따라 등록됩니다.

등록하는 동안 모든 문서는 여러 그룹으로 나뉘며 각 그룹은 별도로 등록됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

들어오는 문서;
나가는 문서;
내부 문서;
상업 계약;
“CT”(“기밀”)이라고 표시된 문서.

각 문서 그룹을 등록할 때 문서에 번호(색인)를 할당하는 통일된 통일된 방법을 사용해야 합니다.

문서 등록에는 세 가지 주요 유형이 있습니다.

1) 문서 등록을 위한 카드 시스템
2) 문서 등록을 위한 저널 시스템;
3) 문서 등록을 위한 컴퓨터 시스템.

내부 문서 보관

작업 설명 - 지속적으로(표준 관리 보관 문서 목록 27항)

개발 및 승인 장소에서 조직의 인력 배치 일정과 변경 사항은 영구 보관 기간이 있습니다(표준 관리 보관 문서 목록 제71조).

내부근로규정은 새 규정으로 교체한 후 1년간 조직에 보관해야 합니다(표준경영기록문서목록 제773조).

예술을 기반으로합니다. 표준 관리 보관 문서 목록 411, 직원에 대한 보수 및 보너스 조항은 개발 및 승인 장소에 영구 보관됩니다.

조직 내 영업비밀 제도를 확립하기 위한 문서(정보 목록, 규정 등의 목록)는 영구 보관 기간을 갖습니다(표준관리기록문서 목록 제62조).

지방 규정과 이를 승인한 명령의 보관 기간이 종종 다름에도 불구하고 지방 규정은 명령, 부속서의 일부가 되며, 이 경우 보관 기간은 현지 법률 또는 명령의 보관 기간에 따라 달라집니다. (어떤 기간이 더 긴지에 따라).

작업 설명의 새 버전이 승인되는 순간부터 이전 버전은 무효화됩니다. 비활성 직무 기술서의 보관 기간은 3년입니다(표준 관리 보관 문서 목록 섹션 2의 77항).

법률 No. 125-FZ의 22.1조에 도입된 인사 문서 보관 기간 변경은 이전에 보관 기간이 75년이었던 문서에만 적용됩니다. 동시에 입법자들은 모든 인사 문서 그룹의 보관 기간을 공식적으로 늘렸기 때문에 실수를 저질렀습니다. 즉, 러시아 문화부 명령 No. 558의 명령에 의해 승인된 목록의 19항과 665항에 따라 5년의 보관 기간이 제공되는 항목에 대해 현재 법률 No. 125-FZ를 사용하여 발생한 단점을 제거합니다. Rostrud 전문가의 설명에 따르면 이러한 변경 사항을 적용하기 전에 오해와 벌금을 피하기 위해 러시아 문화부 명령 No. 558에서 승인한 목록에 따라 문서 보관 기간을 결정하는 기존 시스템을 적용해야 합니다. 파기할 인사 문서를 선별하지 마십시오.

직원에 대한 문서를 보관해야 하는 기간은 법률 No. 125-FZ의 22.1조와 러시아 문화부 명령 No. 558에 의해 승인된 목록에 명시되어 있습니다. 문서 보관 기간의 시작은 다음과 같습니다. 편집된 연도의 다음 해 1월 1일로 간주됩니다(러시아 문화부 명령 No. 558에 의해 승인된 목록의 4항, 1.4항).

따라서 고용, 이동, 해고, 무급 휴가 및 기타 인사 명령과 직원의 진술이 개인 파일에 보관된 경우 일반적으로 최소 75년 동안 보관해야 합니다. 2003년까지 만들어졌습니다. 2003년 이후에 작성된 문서라면 최소 50년 동안 보관해야 합니다.

고용 계약, 개인 카드 및 직원의 개인 파일도 2003년 이전에 생성된 경우 75년 동안, 2003년 이후에 생성된 경우 50년 동안, 관리자의 개인 파일을 영구적으로 보관해야 합니다. 직원 테이블도 항상 유지 관리되어야 합니다.

동시에, 국가 공무원이 아닌 공무원 기간 동안 형성된 직원에 관한 모든 문서는 작성 날짜에 관계없이 75년 동안 보관되어야 합니다.

이 절차는 법률 No. 125-FZ의 22.1조에 규정되어 있습니다.

연차 및 교육 휴가 부여 명령, 러시아 출장 발송 명령(출장 관련 기타 문서: 과제, 보고서 등), 직원의 벌금 및 진술서에 대한 명령(별도 보관되지 않은 경우) 개인 파일의 경우 5년만 보관해도 충분합니다.

이 결론은 러시아 문화부 명령 No. 558에 의해 승인된 목록의 항목 19 및 665에서 나온 것입니다.

주의: 법률 No. 125-FZ의 22.1조에 도입된 인사 문서 보관 기간 변경은 이전에 보관 기간이 75년이었던 문서에만 적용됩니다. 동시에 입법자들은 모든 인사 문서 그룹의 보관 기간을 공식적으로 늘렸기 때문에 실수를 저질렀습니다. 즉, 러시아 문화부 명령 No. 558의 명령에 의해 승인된 목록의 19항과 665항에 따라 5년의 보관 기간이 제공되는 항목에 대해 현재 법률 No. 125-FZ를 사용하여 발생한 단점을 제거합니다. Rostrud 전문가의 설명에 따르면 이러한 변경 사항을 적용하기 전에 오해와 벌금을 피하기 위해 러시아 문화부 명령 No. 558에서 승인한 목록에 따라 문서 보관 기간을 결정하는 기존 시스템을 적용해야 합니다. 파기할 인사 문서를 골라내지 마십시오.

작업장 인증 자료는 45년 동안 보관해야 하며, 어렵고 유해하거나 위험한 작업 조건에서는 75년 동안 보관해야 합니다.

새것으로 교체한 후에도 노동규정을 준수하십시오. 유통 기한은 1 년입니다. 휴가 일정에도 1년의 유효 기간이 설정되어 있습니다.

직원이 조직을 희생하여 교육을 받았음을 확인하는 문서를 보관해야 하는 기간은 세법의 요구 사항에 따라 결정됩니다. 사실 러시아 연방 세법 264조 3항에 따르면 과세 이익을 줄이기 위해 이러한 비용을 공제하려면 조직이 교육을 확인하는 모든 문서(교육 기관과의 계약, 교육, 서비스 제공 행위, 졸업장, 인증서, 인증서 등을 위해 직원을 보내십시오.) 보관 기간은 교육 계약 기간과 직원 업무 기간 1년으로 제한되지만 4년 이상이어야 합니다.

뒤로 | |

전자 문서 관리는 등록 및 인증 요구 사항을 준수하면서 전자 관리 문서(수신, 발신 및 내부) 작업의 기본 프로세스를 보장하는 전체적이고 포괄적인 관리 기술이어야 합니다.

관리를 위한 문서 지원 구성의 관점에서 전자 문서 관리 요소의 구현 및 사용을 구성하는 두 가지 수준, 즉 조직 내 문서 흐름과 조직 외부 커뮤니케이션을 구분할 수 있습니다.

내부 전자 문서 관리 사용을 구성할 때 모든 조직은 다음과 같은 질문에 직면합니다.

전자 문서를 생성하고 저장하는 형식은 무엇입니까?

전자 문서 사용을 기존 사무 및 문서 흐름 요소와 결합하는 방법.

조직 간 문서 전자 교환의 필요성으로 인해 실제로는 단순화된 옵션부터 복잡한 기술에 이르기까지 외부 커뮤니케이션에서 기존 문서 관리 요소와 전자 문서 관리 요소를 결합하기 위한 다양한 옵션이 존재하게 되었습니다.

외부 전자 문서 관리를 위한 복잡한 기술은 기업 시스템에 문서 등록과 파일 입력을 결합하여 수신자에게 이메일로 전송하고, 이메일로 받은 문서를 기업 시스템에 등록하는 절차를 자동화합니다. 문서를 받는 조직은 또한 EDS를 포함한 암호화 보호 수단의 사용을 보장합니다. 외부 전자 문서 관리에 디지털 서명을 사용할 때 다음 사항에 주의하는 것이 중요합니다.

디지털 서명을 사용할 조직 내 개인 목록을 결정합니다.

특정 암호화 패키지를 선택하고 키 인증 문제를 해결하세요.

상호 연결된 문서 흐름 기술의 프레임워크 내에서 둘 이상의 기업 시스템의 상호 작용에는 다양한 복잡성의 여러 문제를 해결하는 것이 포함됩니다. 가장 복잡한 문제는 본질적으로 주로 기술적이며, 한편으로는 여러 조직 및 부서의 기업 시스템 상호 작용을 보장하고, 다른 한편으로는 컴퓨터 네트워크의 정보 보안 및 정보 보호를 보장하는 것과 관련됩니다. 이러한 일련의 문제는 정보화 및 기술 정보 보호 전문가의 활동 분야에 있습니다.

문서지원 서비스 활동에 있어서는 문서형식의 통일, 기록형식, 문서흐름원칙 등 전자문서관리에 참여하는 기관 간의 조직적, 방법론적 상호작용이 요구된다. 이 모든 것은 작업의 명확성을 극대화하는 데 필요합니다.

조직의 외부 커뮤니케이션 및 부서 간 정보 교환에서 전자 문서 관리를 성공적으로 구현하려면 일반 원칙, 표준 솔루션은 물론 자동화 시스템 개발자의 조율된 작업을 사용해야 합니다. 정부 기관의 문서 흐름 자동화 분야에서 정책의 추가 개념 개발이 필요하며, 사용되는 시스템의 상호 작용과 호환성을 보장해야 합니다.