وادو. مدیریت اسناد الکترونیکی خارجی: چیست و چگونه انتخاب شود. مدیریت اسناد الکترونیکی خارجی چرا به مدیریت اسناد الکترونیکی نیاز داریم؟

جریان اسناد حرکت اسناد از لحظه ایجاد تا لحظه تکمیل کار با آنها است.

سازماندهی جریان اسناد شباهت زیادی با سازماندهی یک نوار نقاله مکانیکی دارد. زمانی، معرفی خط مونتاژ خط مونتاژ، همراه با نمونه سازی محصول و استانداردسازی قطعات، منجر به افزایش قابل توجه بهره وری نیروی کار، کاهش هزینه های فرآیند تولید و آغاز تولید انبوه شد. درست است، ریتم تعیین شده توسط نوار نقاله منجر به افزایش شدت کار و تنش عصبی کارگران شد.

جریان اسناد در شرکت

سازماندهی جریان اسناد بر اساس همان اصول یک نوار نقاله مکانیکی است: جابجایی اسناد باید حداقل بازدهی به مراحل قبلی داشته باشد، اسناد باید مطابق با مسئولیت آنها برای مجریان ارسال شود تا از تکرار عملیات جلوگیری شود.

نمودار جریان سند

نمودار جریان سند

خطوط خارجی و داخلی جریان اسناد وجود دارد.

کانتور خارجی با اسناد ورودی (خارجی) که از خارج به شرکت می رسد آغاز می شود. اینها ممکن است دستورات مقامات بالاتر، دستورات، قطعنامه ها، نامه های شرکای مشتریان و غیره باشد. مدارک دریافتی توسط دبیران ثبت و سپس برای اجرا ارسال می شود.

اسناد ورودی اسنادی است که شرکت از سایر سازمان ها دریافت می کند. اسناد خروجی اسنادی هستند که یک شرکت (سازمان) برای سایر شرکت ها ارسال می کند. اسناد خروجی اسنادی است که حاوی اطلاعاتی است که در شرکت به منظور انتقال آن به سایر سازمان ها ایجاد می شود: نامه ها، گواهی ها، گزارش ها، سفارش ها، تلگرام، پیام های تلفنی و غیره.

جریان سند– جابجایی اسناد در یک سازمان از لحظه دریافت یا صدور تا پایان اجرا یا ارسال.

سه جریان اصلی اسناد وجود دارد:

- اسناد دریافتی از سایر سازمان ها (ورودی)؛

- اسناد ارسال شده به سازمان های دیگر (خروجی)؛

- اسنادی که در سازمان ایجاد شده و توسط کارکنان سازمان در فرآیند مدیریت استفاده می شود (داخلی).

جریان اسناد بخشی جدایی ناپذیر از مؤسسه آموزشی پیش دبستانی است که هدف آن ارائه پشتیبانی اطلاعاتی برای فعالیت های مؤسسه، مستندسازی آن و ذخیره سازی اطلاعات مدیریتی قبلی است. مؤسسه آموزشی پیش دبستانی مستقیماً به تصمیمات مدیریت بستگی دارد که پشتیبانی اسنادی آن به عنوان یک فرآیند شامل سه مؤلفه است: پشتیبانی اطلاعاتی از تصمیمات، یعنی ارائه تصمیم با اطلاعات (اسناد)، مستندسازی تصمیم و نظارت بر اجرای آن. اجزای اصلی این فرآیند عبارتند از: کسب اطلاعات اولیه، تعیین هدف (وظیفه)، جستجوی اطلاعات لازم (کار مرجع)، توسعه راه حل (پیش نویس سند)، تایید آن، ویرایش، تولید، گواهینامه، ارسال (انتقال). به مخاطب)، نظارت بر راه حل های اجرا. حجم گردش اسناد بر اساس تعداد اسناد ورودی، خروجی و داخلی موسسه برای یک دوره مشخص (سال، سه ماهه، ماه، روز) تعیین می شود. سازماندهی منطقی جریان اسناد شامل در نظر گرفتن اصول زیر است: صراحت، تداوم، ریتم، موازی، تناسب. اصل حرکت مستقیم اسناد ایجاب می کند که جابجایی اسناد در کوتاه ترین مسیر انجام شود. ساده ترین شکل حرکت جریان اسناد مربوط به آرایش خطی واحدهای ساختاری است. اصل تداوم در جریان اسناد، ارائه مستمر اسناد به سطحی است که در مورد آنها تصمیم گیری می شود. این اصل با «بیات شدن» اسناد، انباشته شدن آنها در یک نمونه، ناسازگار است. اصل جریان سند ریتمیک به معنای حرکت یکنواخت جریان های سند است. اصل موازی به معنای انجام عملیات جداگانه برای پردازش یک سند در حین حرکت است. هدف اصلی این اصل کاهش زمان لازم برای تکمیل یک سند است. اجرای موازی عملیات فردی به طور قابل توجهی باعث افزایش سرعت جریان اسناد و اجرای سند به عنوان یک کل می شود. اصل تناسب بارگذاری متناسب و یکنواخت کانال های حرکت سند را فرض می کند. اصل استقلال و مسئولیت در کار با اسناد مهم است. این اصل به این معناست که در همه اقدامات - هدایت، توزیع، هماهنگی، امضا و غیره - باید دقیقاً بر اساس عملکرد مؤسسه و بخش های آن و صلاحیت کارکنان هدایت شود. ساختار و کارکردهای موجود مؤسسه، اشکال و روش های فعالیت های مدیریتی تأثیر بسزایی در جریان اسناد دارد. بنابراین، تصویب و اجرای سریع اسناد، علاوه بر دلایل صرفاً دفتری، با کاستی‌های سازمانی، عدم تعیین تکلیف وظایف بین مسئولان و عدم شفافیت کافی وظایف برخی نهادها و تقسیم‌بندی‌های ساختاری آن‌ها همراه است.

مقیاس مدیریت مبتنی بر پیشرفت علمی و فناوری مستلزم مکانیزه شدن کار اداری در تمام مراحل آن است. مکانیزاسیون فرآیندهای اداری شامل استفاده از ابزارهای فنی برای انجام عملیات اسناد و مدارک است. تجهیزات الکترونیکی در هنگام حل مشکلات پشتیبانی اسناد برای مدیریت شرکت به یک ضرورت واقعی تبدیل شده است. در عصر کامپیوتر، تعریف سنتی یک سند نیاز به روشن شدن دارد، زیرا امروزه اسناد می توانند پیام هایی باشند که از طریق ایمیل، فایل های صوتی یا فیلم دریافت می شوند. بنابراین، سند را می توان به صورت زیر تعریف کرد: سند مجموعه ای از اطلاعات است که برای درک انسان قابل دسترسی است . برنامه های زیادی برای ایجاد و ویرایش اسناد رسمی وجود دارد. با وجود توسعه سریع اسناد الکترونیکی، کارشناسان بر این باورند که تعدادی از مشکلات سازمانی و فنی به آنها اجازه نمی دهد تا در آینده قابل پیش بینی به طور کامل اسناد سنتی را جایگزین و از گردش خارج کنند.

مسائل مورد بحث

1 فایل کارت کنترل از چه بخش هایی تشکیل شده است؟

2 چه مهلتی برای اجرای اسناد می دانید؟

3 کدام مقام یک سند را از کنترل خارج می کند؟

4 هدف از کنترل اجرای سند چیست؟

5 نمایه ثبت یک سند از چه عناصری تشکیل شده است؟

6 "علامت کنترل" را روی اسناد قرار دهید.

7 مدت اجرا و کنترل بر اجرای سند از چه لحظه ای محاسبه می شود؟

8 تمدید مهلت اجرای سند چگونه است؟

9 هدف از جریان اسناد چیست؟

10 چه اسنادی به شما امکان تجزیه و تحلیل و بهبود جریان اسناد را می دهد؟

11 جریان سند چیست؟

12 مفهوم "نامگذاری موارد" را شرح دهید.

13 مفهوم "کسب و کار" را شرح دهید.

14 ثبت سند چیست؟

15 مراحل اصلی کار اداری را مشخص کنید.

16 مراحل کار با اسنادی را که برای جریان اسناد معمولی هستند نام ببرید.

17 مفهوم "تشکیل پرونده" شامل چه مواردی می شود؟

18 چه کسی بررسی اولیه اسناد را انجام می دهد؟

19 اسناد برای نگهداری یا تخریب بر اساس چه اصولی انتخاب می شوند؟

20 نام های موردی بر اساس چه معیارهایی ساخته می شوند؟

21 بررسی ارزش اسناد را تعریف کنید.

22 بررسی مدارک چه وظایفی دارد؟

23 چه نوع لیست هایی توسط موسسات تهیه می شود؟

24 دوره های ذخیره سازی اسناد تعیین شده توسط لیست ها را می توان به چه گروه هایی تقسیم کرد؟

25 هنگام صحافی یا بایگانی پرونده ها برای نگهداری دائم، موقت (بیش از 10 سال) و برای پرسنل چه الزاماتی باید رعایت شود؟

26 برگه ها در یک فایل چگونه شماره گذاری می شوند؟

27 چه داده هایی در صفحه عنوان موجودی انبار دائمی نشان داده شده است؟

چندی پیش من در حال اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی برای یکی از مشتریانم بودم. در این فرآیند، من مجبور شدم مفاهیم زیادی را توضیح دهم، بگویم چیست، سیستم هایی از این نوع چگونه کار می کنند. و تنها پس از آن او توانست اصل پیشنهادات من را درک کند و برنامه کاری را تصویب کند. در طول بحث متوجه شدم که در مورد این موضوع بسیار اندک به زبان ساده برای طیف وسیعی از خوانندگان نوشته شده است. طبق معمول سعی می کنم این مفهوم را به زبان ساده توضیح دهم.

درک این نکته مهم است که دو نوع جریان اسناد وجود دارد - داخلی (EDMS) و خارجی (VEDO). در روسیه مرسوم است که آن را EDI می نامند، اما من معتقدم که درست تر است که آن را VEDO و SED بنامیم، زیرا در اصل این مفاهیم در فدراسیون روسیه از هم جدا شده اند. یعنی اگر به دنبال سیستمی برای مبادله با طرف مقابل هستید، پس باید به دنبال EDI باشید، اگر برای جریان اسناد داخلی، سپس EDMS.

در این مقاله می خواهم در مورد جریان اسناد الکترونیکی خارجی بین شرکت و طرف مقابلش صحبت کنم. سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی داخلی برای مبادله اسناد بین بخش‌های یک شرکت استفاده می‌شوند؛ آنها مشمول مجموعه‌ای از الزامات کمی متفاوت هستند. اما من آنها را در اینجا در نظر نخواهم گرفت.

چرا به مدیریت اسناد الکترونیکی نیاز دارید؟

مدیریت اسناد الکترونیکی یک جایگزین مدرن و راحت برای اسناد کاغذی معمولی است که برای هر نوع فعالیت تجاری استفاده می شود.

جریان اسناد سنتی با تاخیرهای زمانی ثابت همراه است. برای شروع همکاری با مشتری، به یک فاکتور، اغلب یک قرارداد، و سپس فاکتورهای امضا شده، گواهی انجام کار و غیره نیاز دارید. همه این اوراق تایید شده، چاپ، امضا و مهر شده اند. پس از آن انتقال آنها به شریک تجاری ضروری می شود، جایی که آنها نیز مراحل تأیید و امضا را طی می کنند.

در مرحله بعد، اسناد دارای امضاء اسکن شده و از طریق ایمیل ارسال می شوند. پس از آن نسخه اصلی با پیک، کارمندان یا پست معمولی ارسال می شود. همه اینها زمان قابل توجهی را می طلبد، اسناد کاغذی گاهی اوقات گم می شوند و نیاز به اصلاح دارند (که روند دریافت اسناد را بیشتر کند می کند). و کل اتاق ها اغلب برای ذخیره سازی آنها اختصاص داده می شود. در نتیجه، کسب‌وکار ناراحتی زیادی را تجربه می‌کند، انعقاد معاملات به تأخیر می‌افتد، و مشکلاتی در حسابداری ایجاد می‌شود، زیرا در پایان دوره گزارش، اوراق هنوز در جایی "در حال انتقال" هستند. و اگر پس از امضای یکی از طرفین، بندهای بحث برانگیز در قرارداد شناسایی شد یا اشتباهی در اسناد حسابداری مشاهده شد، فرآیند دریافت سند کاغذی صحیح حتی بیشتر از این، گاهی اوقات حتی برای ماه ها، ادامه می یابد.

مدیریت اسناد الکترونیکی به شما این امکان را می دهد که از شر تمام این مشکلات خلاص شوید:

• تمام اسناد به صورت الکترونیکی با استفاده از امضای دیجیتال "امضا" می شوند. این سریع و آسان است.
• برای به دست آوردن یک نسخه کاغذی، به سادگی یک کپی را چاپ کنید. علاقه مندان تمام مدارک را فورا، بدون انتظار طولانی برای نامه یا پیک دریافت می کنند.
• انعقاد قراردادها و تأیید تکمیل همکاری (فاکتورها و اقدامات) بدون تاخیر و تلاش اضافی از جانب کارمندان انجام می شود.
• تأثیر عامل انسانی بر تجارت کاهش می یابد: اسناد گم نمی شوند، اشتباهات در مدت زمان کوتاهی اصلاح می شوند.
• نیازی به اختصاص فضای مفید برای ذخیره چندین سند کاغذی نیست.

علاوه بر این، مدیریت اسناد الکترونیکی اجازه می دهد تا مشکل گزارش کسب و کار را به دولت حل کند. پیش از این، اسناد فقط به صورت کاغذی پذیرفته می شد و کارمندان شرکت ساعت های زیادی را صرف سفر به اداره مالیات می کردند، در صف می ایستادند تا بازرس را ببینند و بازرسان نیز به نوبه خود، اسناد زیادی را برای بررسی صحت گزارش و بررسی صحت گزارش انجام می دادند. داده ها را در پایگاه داده مشترک وارد کنید.

اکنون تمامی این مسائل با استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی نیز قابل حل است. درک این نکته مهم است که خدمات مالیاتی گزارش ها و اسناد یک قالب کاملاً تعیین شده را به صورت الکترونیکی می پذیرد. هر قالب دیگری پذیرفته نخواهد شد. بنابراین، هنگام اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی، منطقی است که قالب اسناد داخلی شرکت را بررسی کنید و در صورت لزوم، تنظیمات مناسب را در قالب اسناد انجام دهید.

در مرحله اول، دولت شروع به پذیرش اظهارنامه مالیاتی به صورت الکترونیکی کرد. این تکنیک موفق شد. و اخیرا کلیه مدارک به صورت الکترونیکی نیز پذیرفته می شود.

مدیریت اسناد الکترونیکی شامل چه مواردی است؟

4 طرف در این نوع جریان اسناد دخیل هستند:

1. تامین کننده کالا یا خدمات. طرفی که سند الکترونیکی را تولید می کند.
2. خریدار یا مشتری. طرفی که سند الکترونیکی را دریافت می کند.
3. یک شرکت فروشنده که بستر الکترونیکی را برای تبادل اسناد و خدمات برای سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی فراهم می کند.
4. حالت. سازمان های دولتی که شرکت فروشنده داده های تراکنش های ثبت شده و اسناد اجرا شده را به آنها منتقل می کند.

نحوه اجرای این امر در عمل:

1. عرضه کننده کالا یا خدمات یک سند الکترونیکی را در سیستم حسابداری خود یا مستقیماً در خدمات ارائه شده توسط فروشنده ایجاد می کند.
2. سند داخل سرویس فوراً به شرکت گیرنده ارسال می شود، که آن را مستقیماً در سرویس یا در برنامه خود متصل به سرویس دریافت می کند.
3. پلت فرم اطلاعات مربوط به سند را ثبت می کند.
4. پس از "امضا" (تایید) توسط گیرنده، داده های سند به اداره مالیات ارسال می شود.

بنابراین، واقعیت ارسال و دریافت یک سند به طور خودکار ثبت می شود. برخلاف بسته های کاغذی با اسنادی که توسط کارمندان شرکت، پیک یا خدمات پستی منتقل می شود، دریافت نکردن سند یا گم شدن آن به صورت الکترونیکی غیرممکن است. واقعیت دریافت به موقع سند در سیستم الکترونیکی به طور خودکار ثبت می شود؛ این داده ها در صورت اختلاف حتی در دادگاه قابل استفاده است.

همچنین اطلاعات مربوط به اسناد امضا شده از طرفین به طور خودکار به سازمان امور مالیاتی مخابره می شود که احتمال اشتباهات حسابداری، مفقود شدن نسخه های کاغذی یا درج نشدن برخی معاملات در گزارش را کاهش می دهد که در آینده جریمه های احتمالی و سایر مشکلات را برطرف می کند. مقامات مالیاتی با عامل انسانی مرتبط هستند و هنگام استفاده از مدیریت اسناد کاغذی بسیار رایج است.

با جریان اسناد کاغذی، کنترل دریافت به موقع هر سند برای مدیر شرکت دشوار است. اغلب این مسائل در سطح حسابداران، پیک ها و مدیران فروش حل می شود. در نتیجه، اصل کاغذ همیشه قبل از پایان دوره گزارش به دست حسابدار نمی رسد. و این در صورت بررسی می تواند منجر به جریمه و مشکلات دیگر شود.

برای مدیریت اسناد الکترونیکی:

• اصل سند فورا تحویل داده می شود. نیازی به پست، پیک و مدیر نیست. هیچ تاخیر یا مشکل مرتبطی وجود ندارد.
• رئیس شرکت می تواند در هر زمان دقیقاً زمان ارسال و دریافت سند را بررسی کند. و در صورت مشکلات مرتبط با فقدان اسناد مهم، کارمندان این فرصت را ندارند که مسئولیت اشتباهات خود را به "عملکرد ضعیف پست" و سایر عوامل خارجی منتقل کنند. خود کارمندان شرکت این را درک می کنند. بنابراین تاخیر و مشکلات ارسال/دریافت مدارک پس از اجرای این سیستم بسیار نادر می شود.

برای اجرای همکاری از طریق مدیریت اسناد الکترونیکی، لازم است طرفین از نرم افزارهای متصل به پلتفرم مدیریت اسناد استفاده کنند. یا به عنوان یک گزینه، یک یا هر دو طرف می توانند مستقیماً در سرویس ارسال و دریافت اسناد کار کنند.

امضای الکترونیک

برای سازماندهی تبادل الکترونیکی اسناد، امنیت و حفاظت بالایی لازم است. تمام خدمات مدیریت اسناد الکترونیکی از اتصال ایمن، رمزگذاری داده ها و استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی برای تأیید صحت سند ارسال شده استفاده می کنند.

امضای دیجیتال یک "کلید الکترونیکی" ویژه است که با استفاده از پردازش ریاضی داده ها از گواهی کاربر و یک سند الکترونیکی، یک کد دیجیتال منحصر به فرد ایجاد می کند. گواهی های عمومی برای تأیید و تأیید امضاها استفاده می شود. و برای تولید (امضا) - "کلید" محرمانه شخصی کاربر.

بسترهای جریان اسناد (خدمات)

امروزه طیف گسترده ای از پلتفرم ها وجود دارد که خدمات مدیریت اسناد را ارائه می دهند. اینها Directum، ELMA، DocsVision، WSS Docs، E-COM، Diadok و بسیاری دیگر هستند. همه آنها تقریباً عملکردهای مشابهی را انجام می دهند:

• دریافت سند الکترونیکی از کاربر.
• برای گیرنده در حساب خود ارسال می شود یا در صورتی که گیرنده با سرویس دیگری کار می کند به سیستم مشخص شده منتقل می شود.
• ثبت اطلاعات مربوط به سند و محموله

هنگام انتخاب سیستم برای شرکت خود، مهمترین چیزی که باید در نظر بگیرید ترجیحات مشتریان شما است. در اینجا مهم است که یا در همان سیستمی کار کنید که مشتری برای شما مهم است، یا این سرویس باید توانایی یکپارچه سازی (تبادل داده ها) بین سیستم شما و پلتفرم مشابهی را که مشتری شما از آن استفاده می کند، داشته باشد.

در برخی موارد، می‌توانید خریدار را متقاعد کنید که با پلتفرمی که برای شما مناسب است شروع به کار کند. اما اغلب اوقات، به ویژه هنگام شروع همکاری با زنجیره‌های خرده‌فروشی و شرکت‌های بزرگ، آنها قبلاً انتخاب خود را انجام داده‌اند و یکی از شرایط همکاری، توانایی کار با یک پلت فرم مدیریت اسناد الکترونیکی خاص است.

سیستم های VEDO و EDI: تفاوت چیست؟

هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد، بسیاری از کاربران با سیستم هایی مواجه می شوند که خود را به عنوان VEDO قرار نمی دهند، یعنی. "مدیریت اسناد الکترونیکی"، اما به عنوان EDI (جریان اسناد برای خرده فروشی).

سیستم های EDI یک مورد خاص از مدیریت اسناد الکترونیکی هستند. آنها بر تبادل داده ها با شرکای تجاری یا بخش های شبکه توزیع متمرکز هستند. اگر به طور کلی، هر نوع اسناد قانونی مهم از طریق جریان اسناد انجام شود، در اینجا تبادل سریع اطلاعات تجاری بین سازمان ها، از جمله اسناد قانونی مهم لازم برای عملیات تجاری، اجرا می شود.

مدیریت اسناد الکترونیکی مرسوم امکان استفاده از هر نوع سند را در هر قالبی که برای طرفین مناسب است را فراهم می کند. هنگام استفاده از EDI، لیست اسناد ممکن و قالب آنها به شدت تنظیم می شود. هیچ راهی برای تولید و انتقال سند در قالب داخلی شرکت یا غیر مستقیم با عملیات تجاری وجود ندارد. من در مورد نحوه کار EDI، چرایی استفاده از آن فقط در تجارت و مزایای آن در یکی از مقالات بعدی صحبت خواهم کرد.

ادغام با 1C و سایر سیستم های حسابداری

برای عملکرد مؤثر مدیریت اسناد الکترونیکی، بسیار مهم است که پلتفرمی که انتخاب می‌کنید از یکپارچگی با سیستم حسابداری شما پشتیبانی کند.

چرا این مورد نیاز است:

• کارکنان شرکت اسنادی را در سیستم حسابداری شرکت ایجاد می کنند.
• پس از تولید، سند به طور خودکار در سیستم برای امضا به مدیر یا حسابدار منتقل می شود.
• سندی که توسط مدیر تأیید و تأیید شده است باید بدون تحریف یا ورود دستی داده ارسال شود. هزینه های اضافی و خطاهای احتمالی در خدمات مدیریت اسناد الکترونیکی؛
• اگر به درستی اجرا شود، انتقال داده به طور خودکار انجام می شود. پس از کلیک بر روی دکمه "ارسال سند" به صورت خودکار به فرم مورد نیاز سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی تبدیل شده و به سرویس ارسال می شود و در آنجا سند ثبت و برای گیرنده ارسال می شود.

بسیار مهم است که سیستم حسابداری شما دارای یک راه حل آماده در سمت خدمات باشد که بر اساس آن متخصصان شما بتوانند افزونه لازم را برای برنامه حسابداری پیاده سازی کنند. اگر چنین راه حلی وجود ندارد، بهتر است خودتان سعی نکنید آن را اجرا کنید؛ این یک فرآیند بسیار سخت و پیچیده است. خدمات مدیریت اسناد از امضای دیجیتال و سیستم های رمزگذاری پیچیده استفاده می کنند. بنابراین هیچ تضمینی وجود ندارد که حتی پس از تمام تلاش برنامه نویسان به نتیجه مطلوب برسید. بهتر است پلتفرم دیگری را انتخاب کنید که در آن گزینه ادغام مناسب را پیدا کنید.

هزینه خدمات

خدمات مدیریت اسناد معمولاً اتصال به سرویس را به صورت رایگان ارائه می دهند. برای ارسال مدارک هزینه ای دریافت می شود. در برخی موارد، این یک قیمت ثابت برای هر سند ارسالی خواهد بود. در جایی می توانید خدمات را در بسته ها خریداری کنید، یعنی. یک مبلغ برای 100 سند، دیگری برای 1000 در ماه و غیره.

این موضوع نیز باید عاقلانه برخورد شود. از یک طرف، هرچه بسته ای که انتخاب کنید بزرگتر باشد، هزینه ارسال یک سند کمتر خواهد بود. از طرفی اگر گردش مدارک از 100 سند در ماه بیشتر نشود، پرداخت بسته 300، 500 یا 1000 سندی فایده ای ندارد.

سوالات متداول

آیا همه مدارک باید به صورت الکترونیکی ارسال شوند؟

خیر با استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی، فقط اسنادی را ارسال می کنید که برای ارسال از این طریق راحت تر هستند. معمولاً اینها اقدامات انجام شده، فاکتورهای مالیاتی، گاهی اوقات قراردادها و غیره هستند. همه چیز به نیاز و راحتی شما بستگی دارد.

هزینه حمل و نقل به ازای سند است یا هر صفحه؟

شما پرداخت می کنید و سیستم ارسال سند را ثبت می کند. حتی اگر سند شما صفحات زیادی داشته باشد، به عنوان یک واحد قابل پرداخت به حساب می آید.

چقدر امن است؟

مدیریت اسناد الکترونیکی کاملاً ایمن است. علاوه بر این، سرویس ارائه دهنده خدمات، مسئولیت تضمین امنیت را بر عهده دارد. برای این کار از یک امضای دیجیتال، رمزگذاری داده ها و یک کانال ارتباطی امن استفاده می شود. سطح امنیت تقریباً مشابه خدمات معمول بانک-مشتری شما است.

اگر 1C را نصب کرده باشیم، آیا همه کاربران می توانند به مدیریت اسناد الکترونیکی دسترسی داشته باشند؟

خیر علاوه بر محدود کردن حقوق دسترسی در خود سیستم حسابداری، برای کار با اسناد الکترونیکی، اتصال به یک جلسه در یک کامپیوتر محدود می شود. برای دسترسی از رایانه دیگری، باید از ابتدا با همه رمزهای عبور و سایر روش های امنیتی متصل شوید.

آیا می توان از مدیریت اسناد الکترونیکی بدون امضای الکترونیکی و اتصال به خدمات پولی استفاده کرد؟

خیر برای اینکه مدیریت اسناد شما از نظر قانونی الزام آور باشد، امضا و استفاده از خدمات مدیریت اسناد تایید شده توسط دولت ضروری است. مطمئناً می توانید اسناد را بدون امضای الکترونیکی با هر روشی از هر کانالی برای مشتریان خود ارسال کنید. اما جریان سند محسوب نمی شوند. اینها چیزی بیش از کپی برای مرجع نیستند. در این صورت، همیشه باید آنها را با اصل کاغذ تأیید کنید.

آیا استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی اینقدر سخت است؟

مشکلات فقط در مرحله اتصال ممکن است ایجاد شوند. اما معمولاً برای حل این مشکل متخصصانی وارد می شوند. فرآیند استفاده به خودی خود ساده و راحت است. مدیر (فرد مسئول) سند را بررسی می کند، دکمه "امضا" و "ارسال" را فشار می دهد. آن ها ارسال اسناد بسیار ساده تر از تبادل اسکن از طریق ایمیل است.

اگر مشتری من از پلتفرمی که من استفاده می کنم استفاده نکند چه؟

شما دو گزینه دارید. شما می توانید یک طرف مقابل را به عنوان مثال با هزینه خود به سایت خود متصل کنید. یا می توانید دریابید که آیا امکان ادغام بین سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی شما وجود دارد یا خیر. اگر بله، فقط از این سرویس استفاده کنید. سپس سند طبق طرح زیر منتقل می شود: از شما - به سیستم شما - سپس به سیستم گیرنده - و در نهایت شخصاً به گیرنده. این روی سرعت دریافت سند یا پیچیدگی استفاده از سیستم تاثیری نخواهد داشت.

به روز رسانی: پس از تفکر بسیار، تصمیم گرفتم اصطلاح EDI (مدیریت اسناد الکترونیکی خارجی) را معرفی کنم، زیرا EDI مفهوم گسترده تری است.

برچسب ها: اضافه کردن برچسب

یک سند اطلاعاتی است که به شکلی ارائه می شود که با محتوا و هدف آن مطابقت دارد. یک سند برای یک هدف، توسط کسی برای کسی ایجاد می شود. اما منبع سند و/یا مخاطب آن همیشه یک شخص نخواهد بود. سطح مدرن زمانی است که گنجاندن موثر و عملی ماشین ها و مکانیسم ها در حلقه کنترل ممکن و ضروری باشد.

فرآیند، ویژگی ها و سرعت حرکت سند به شکل، محتوا و عملکرد "محیط حرکت" آن بستگی دارد. موفقیت، عملکرد اقتصادی و کارایی اجتماعی آن بستگی به نحوه تنظیم جریان اسناد در یک سازمان دارد و این کیفیت و عمر شرکت است.

درباره اسناد و جریان اسناد

اداره، شکل و روش جریان اسناد با استفاده از مثال یک سازمان توسط قانون تنظیم نمی شود. GOST ها، آیین نامه ها و توصیه های اجباری وجود دارد. در مورد اسناد حسابداری، اوراق اخذ وام یا گزارشات پزشکی، موازین قانونی وجود دارد.

یک سند همیشه یک فرم نوشتاری دقیق نیست. اون میتونه باشه:

• فرمی که در آن فیلدهای خاص به نحوی مشخص پر شده و دارای محتوای معنایی و نحوی دقیق باشد.
• صفحه ای که بر اساس یک فرم خاص برای یک برنامه خاص (نامه، سفارش، مشخصات فنی، جدول کارکنان، ...) ساخته شده است.
• فرم رایگان (یادداشت توضیحی از یک کارمند، قدردانی از دستاوردهای کار، قطعنامه در مورد یک برنامه، ...).

هر سه نسخه اسناد را می توان به صورت کاغذی یا الکترونیکی ارائه کرد و به لطف در دسترس بودن ابزارهای فنی و قانونی، کاملاً معادل هستند، اگرچه هنوز مواردی وجود دارد که فقط یک فرم کاغذی امکان پذیر است.

علیرغم فقدان مقررات قانونی در مورد شکل و محتوای اسناد و جریان اسناد، یک رویه سختگیرانه، پذیرفته شده و غیر قابل بحث در ایجاد، جابجایی، ذخیره و یا از بین بردن اسناد وجود دارد که هر سازمانی آزاد است که به طور مطلق با خود تطبیق دهد. به هر حال.

یک مثال ایده آل از جریان اسناد در یک سازمان

اساساً رسیدن به ایده آل غیرممکن است:

• در هر زمینه ای از زندگی و فعالیت،
• هر زمان،
• در هر نقطه از فضا،

زیرا هر رویکرد جدید، دیدن افق های جدید را ممکن می سازد. تمایل و نیاز به پیروی از آنها وجود دارد. مدیریت اسناد نیز از این قاعده مستثنی نیست. برعکس، نمونه ای گویا و زنده از ثبت پویای فرآیند حرکت اطلاعات است.

اصلاً مهم نیست که اطلاعات چگونه ثبت می شود: روی کاغذ یا الکترونیکی. در حال حاضر، هر دو شکل دارای معنای حقوقی یکسانی هستند، اگرچه در برخی موارد نسخه کاغذی دارای مزایایی است.

نمونه ای از جریان اسناد در سازمانی که به خود، حوزه فعالیتش احترام می گذارد، به سازمان های دولتی، شرکا، تامین کنندگان و مصرف کنندگان (مشتریان) احترام می گذارد، لزوماً همیشه به یک سیستم الکترونیکی داده نمی شود که اسناد را کنترل، ثبت و از چرخه آن اطمینان می دهد. حرکت آنها از لحظه ظهور (ایجاد) تا لحظه ذخیره یا تخریب.

همه سازمان‌ها نمی‌دانند که بسیاری از اسناد می‌توانند مستقیماً توسط ماشین‌ها و مکانیسم‌ها بدون مشارکت انسانی اجرا شوند، همانطور که همه منابع (نویسندگان) نباید فقط افراد باشند.

درک معمول در اکثریت قریب به اتفاق موارد در سطح یک "ایده سیگنال" ساده است، زمانی که برنامه تنها گزارش وقوع رویدادها را به عهده دارد.

گردش داخلی و خارجی اسناد

هر دو مدار برای یک سازمان موفق مهم هستند. گردش خارجی معنای ایستا دارد و درونی معنایی پویا.

هرچه مدیریت شرکت این شرایط را بهتر درک کند، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی امیدوارکننده‌تری را انتخاب می‌کند. کسانی که می خواهند نمونه ایده آلی از حرکت اوراق تجاری در یک سازمان را نشان دهند، سیستم اطلاعاتی خود را می نویسند.

اسناد می توانند اولیه و ثانویه باشند. این دومی ها همیشه سابقه حرکت در درون سازمان را دارند.

با تجزیه و تحلیل کاربرد دانش در مورد یک سند و استفاده از آن، می توان ویژگی های عملکردی شرکت، شاخص های اجتماعی-اقتصادی و پارامترهای زمانی را ارزیابی کرد. این هم برای شرکا و هم برای مصرف کنندگان مهم است.

کاغذی اما موثر یا الکترونیکی اما اکتسابی

منحصر به فرد بودن نه تنها برای یک فرد، بلکه برای یک سازمان نیز مشخص است. علاوه بر این، هر فردی برای فردیت خود ارزش قائل است و سعی می کند از طریق پوشش، رفتار، آموزش و ... بر آن به هر شکل ممکن تأکید کند.

شرکتی که یک سیستم اطلاعاتی آماده را خریداری می کند، نمونه ایده آلی از جریان اسناد در یک سازمان است که هویت خود را از آن سلب می کند و کارکنان را مجبور می کند "لباس دیگران" بپوشند.

بهتر است به کارمندان خود اعتماد کنید که به روش قدیمی با کاغذ کار می کنند تا اینکه یک نظر بیرونی اما مدرن در مورد اسناد و استفاده از آنها را به آنها تحمیل کنید. هر کارمند عنصر مهمی از عملکرد سازمان است، و نه محقق اثربخشی ایده‌ها و طرح‌های دیگران در جریان اسناد شخص ثالث.

اولویت ها، پویایی و عملکرد

خط بیرونی جریان سند همیشه محدود، بی تکلف و با ثبات استاتیک مشخص می شود. به طور کلی، نباید بیش از آنچه که شایسته است به آن اهمیت داده شود. به عنوان مثال، "قرار دادن روح خود" در روابط با مقامات مالیاتی، مقامات نظارتی یا شرکا چه فایده ای دارد. شما می توانید به نوعی فرآیند تبادل اطلاعات با آژانس های تبلیغاتی را متنوع کنید، اما این در نهایت شکلی ثابت و روزمره به خود می گیرد.

اولویت سیستم پردازش اطلاعات خود ما که بخش مهمی از آن همیشه مدیریت اسناد الکترونیکی است، بدون تردید است. اما همه همیشه برای زمان و هزینه برای ایجاد سیستم خود متاسف هستند.

ترکیبی از گزینه‌های کلاسیک "one es" یا "galaxy" که هرگز بدون "ixel" و چند برنامه اقتصادی یا حسابداری محلی شخص ثالث، همراه با وب‌سایت خود، به منظور داشتن بازخورد و اسناد، انجام نمی‌شود. سفارشات، شکایات، پیشنهادات،...) از مشتریان و شرکا - وضعیت معمول، کارمندان دائماً مشغول کارهای روزمره هستند و هیچ هزینه ای وجود ندارد.

پویایی فرآیند تولید را فقط می توان با اجرای مؤثر عملکرد خود تضمین کرد. تنها در این ظرفیت، مدیریت اسناد الکترونیکی در یک سازمان نمونه ای قابل تقلید است و در زمینه اجرای ایده تجاری خود - پویایی عالی شاخص های تولید، اقتصادی و اجتماعی.

مقررات مربوط به سیستم اطلاعاتی سازمان

هر سازمانی یک سیستم اطلاعاتی است که در یک محیط مشابه بوجود می آید و وجود دارد. اسناد از خارج از سازمان دریافت می‌شود؛ اسناد نیز باید در داخل ایجاد شود که برخی از آنها تنظیم‌شده و اجباری هستند.

یک نمودار جریان اسناد ساده برای یک سازمان نمونه ای از نحوه انجام آن توسط همه است. مقررات مربوط به قوانین کار، روال روزانه و مسئولیت های کارکنان هنجار معمولی است، اما تعداد بسیار کمی از افراد در حال تدوین "مقررات سیستم اطلاعاتی سازمان" هستند.

از منظر عینی، رهبران یک سازمان می توانند با هر چیزی هدایت شوند، هر آیین نامه و شرح شغلی را بنویسند. اما اثربخشی و عملی بودن این قانون‌گذاری تنها به این بستگی دارد که زرادخانه نظارتی داخلی تا چه حد الزامات واقعیت را برآورده می‌کند.

مقررات مربوط به اسناد و جابجایی آنها

سیستم جریان اسناد یک شرکت بخشی جدایی ناپذیر از حوزه اطلاعات شرکت است که در نتیجه "مقررات جریان اسناد" ضمیمه "مقررات سیستم اطلاعات سازمان" است، اما بسیار مهم است و ارتباط برقرار می کند. تمام اجزای آن به یک ارگانیسم اطلاعاتی واحد تبدیل می شود.

اگر مدیریت قصد دارد نمونه ای ایده آل از جریان اسناد در یک سازمان ایجاد کند، آنگاه واقعاً درگیر توسعه یک تجارت موفق با هدف کسب سود و بهبود رفاه کارکنان است.

ویژگی وضعیت فعلی در زمینه توسعه نرم افزار، به ویژه در خط مقدم، در زمینه پردازش اطلاعات توزیع شده (نمونه هایی از برنامه نویسی اینترنتی)، این است که ایجاد یک برنامه کاربردی خودسازگار موبایل تقریبا غیرممکن است.

وظیفه مدیریت اسناد الکترونیکی در یک سازمان یک مثال ساده اما گویا است. در اینجا دینامیک مشخص است:

• اسناد ورودی و خروجی؛
• الگوریتم های پردازش اسناد تجاری داخلی و خارجی

نوشتن کدی که می تواند با توجه به تغییرات داده ها و الگوریتم ها متفاوت باشد بسیار دشوار است. سرمایه گذاری زمان و منابع برای هر سازمانی در دسترس نیست.

مدیریت اسناد الکترونیکی در دینامیک

سازماندهی جریان اسناد در یک شرکت با استفاده از مثال یک کار نسخه الکترونیکی مرتبط، ساده، نشانگر و عملی است. چالش ناشی از فرآیند طراحی کدی است که می تواند به صورت پویا تغییر کند. زمان توسعه نیز یک مسئله است.

روش جریان اسناد با استفاده از مثال سازمانی متعلق به خدمات مالیاتی فدرال، سرویس مهاجرت فدرال، پست روسیه و غیره مستحق توجه است. علاوه بر این، به هیچ وجه لازم نیست که سیستم را مطابق دقیق طراحی کنید، کافی است ساختار و محتوای اسناد را مبنا قرار دهید و از منطق پردازش کلی استفاده کنید.

سپس جریان سند در سازمان = مثال + ویژگی های ایده کسب و کار خودتان. با یک تقریب اول، نتیجه عملی نخواهد بود، اما به محض اینکه اولین اجرای وظایف به بهره برداری برسد، چرخه حل آنها برگشت ناپذیر می شود و با توجه لازم به نتیجه می رسد.

ایجاد یک سیستم اطلاعاتی که قادر به پردازش اطلاعات در حال تغییر پویا باشد، اول از همه، پویایی خود فرآیند ایجاد است.

تا زمانی که مکانیزمی برای تغییر کافی اسناد ورودی، خروجی و داخلی ایجاد نشود و کد قابلیت تغییر مستقل و بدون مشارکت برنامه نویس را نداشته باشد، نمی توان در مورد ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی صحبت کرد.

با این حال، اختراع و پیاده سازی سیستم خود برای پشتیبانی کامل از فرآیندهای اطلاعاتی یک سازمان، همان موفقیت درخشان و کامل آن است.

تهیه مفهومی برای اطمینان از رژیم ایمنی در شرکت، که در طراحی و هدف خود تمام جهات خود را متحد می کند، حضور در سازمان کل مجموعه اسناد نظارتی داخلی را فراهم می کند.

اینها قوانین، مقررات، دستورالعمل ها، انواع مختلف یادآوری ها و غیره هستند که توسط شرکت تأیید شده اند.

تهیه سندی به نام "مفهومی برای تضمین رژیم ایمنی" باید زمانی آغاز شود که شرکت اسناد نظارتی محلی را در دسترس داشته باشد.

اسناد داخلی باید مطابق با هنجارهای قانون فعلی تهیه شود و باید توسط وکلای مجرب تهیه شود.

در این مقاله لیست لازم از آنها را به شما ارائه می دهیم و کاربرد و هدف آنها را به شما می گوییم. اسناد داخلی زیادی می تواند وجود داشته باشد، همه اینها به جهت فعالیت های سازمان از جمله همکاری بین المللی بستگی دارد.

برای اطمینان از رژیم ایمنی در فعالیت های تولیدی، اسناد نظارتی داخلی (محلی) اعمال می شود که توسط مقامات شرکت ها و کلیه پرسنل در زمینه های فعالیت های تولیدی زیر اجرا می شود:

مقررات داخلی کار.

اجباری برای همه کارکنان شرکت بدون استثنا (مدیران، مهندسان، کارگران)؛

مقررات "در مورد اسرار تجاری".

برای مدیران و مهندسانی که دارای اسرار تجاری هستند اعمال می شود.

مقررات "در مورد سازماندهی عملیات انبار".

اجباری برای اجرا توسط مدیران شرکت و کارکنان انبار (ذخیره سازی) که درگیر حسابداری و جابجایی اقلام موجودی هستند.

مقررات "در مورد بهداشت و ایمنی شغلی".

برای تمام مدیران درگیر در فرآیند تولید و همچنین مقامات شرکت هایی که از سلامت و ایمنی شغلی اطمینان می دهند اعمال می شود.

مقررات "در مورد بخش فناوری اطلاعات (ACS)".

اجباری برای اجرا توسط کارکنان بخش فناوری اطلاعات (IT) و سیستم های کنترل خودکار (ACS).

مقررات "در مورد حسابداری".

برای رئیس شرکت، مقامات و کارکنان حسابداری اعمال می شود.

مقررات "در مورد کار قراردادی".

لازم برای کار مبتکران (مجری) انعقاد قراردادها و اداره حقوقی؛

مقررات "در مورد داده های شخصی".

طبق الزامات آیین نامه، رؤسا و مسئولان دستگاه های پرسنلی وظایف خود را انجام می دهند.

مقررات "در مورد انضباط".

اجباری برای همه کارکنان شرکت ها؛

مقررات "در مورد ایمنی آتش"، طرح های تخلیه، دستورات مربوطه، محاسبات.

برای همه کارکنان شرکت اجباری است.

مقررات "در مورد استخدام و اخراج پرسنل."

برای کلیه مدیران و بخش های پرسنلی شرکت ها الزامی است.

شرح شغل.

برای همه پرسنل شرکت در انجام وظایف عملکردی اعمال شود.

مقررات "در مورد کنترل دسترسی".

برای همه کارکنان شرکت اجباری است.

دستورالعمل (مقررات) "در مورد روش واردات و صادرات دارایی های موجودی یک شرکت."

الزامی برای اجرا توسط کلیه مدیران و افراد مسئول مالی.

دستورالعمل کار کارکنان شرکت های امنیتی خصوصی در یک سایت حفاظت شده.

برای کلیه کارکنان شرکت های امنیتی خصوصی طبق تعهدات قراردادی اعمال شود. آنها می توانند مشترک باشند.

دستورالعمل لیست تخصص ها برای کارهای خطرناک.

لازم است برای همه مدیران درگیر در تولید مستقیم، و همچنین پرسنل پرسنل و مقامات شرکت مسئول حفاظت از کار؛

قوانین "در مورد نگهداری بهداشتی محل شرکت".

در نظر گرفته شده برای همه کارکنان شرکت.

یادآوری اقدامات در مواقع اضطراری.

برای همه کارکنان شرکت اعمال می شود.

فهرست اسناد اولویت دار و اموالی که باید در صورت آتش سوزی و سایر شرایط اضطراری تخلیه شوند.

این لیست توسط همه مقامات شرکت ها استفاده می شود.

مقررات، توافقنامه با سازمان های خدماتی، سفارشات.

تا جایی که به مقامات فردی مربوط می شود اعمال خواهد شد.

سایر اسناد نظارتی داخلی

در صورت لزوم برای دسته خاصی از مقامات شرکت منتشر می شود.

اجازه دهید یک بار دیگر تاکید کنیم که این یک لیست کامل از اسناد نظارتی داخلی نیست. همچنین ممکن است مواردی مانند دستورالعمل برای کارت باشگاه، دستورالعمل برای همراهی محموله و غیره وجود داشته باشد.

شرکت باید آن دسته از اسناد نظارتی را داشته باشد که در فعالیت های تولیدی ضروری است.

کلیه اسناد نظارتی داخلی (محلی) توسط روسای شرکت ها تأیید شده و برای امضا به مقامات مسئول ابلاغ می شود.

مقامات شرکت ها و همچنین کارکنانی که در تضمین رژیم امنیتی نقش دارند، موظفند اسناد نظارتی داخلی مصوب را بدانند و در فعالیت های عملی خود توسط آنها هدایت شوند.

اسناد داخلی سازمان

اسناد داخلی یک سازمان بر بسیاری از جنبه های فعالیت روزانه آن حاکم است. آنها فرآیندهای مدیریتی را ارائه می دهند، روش و شرایط اجرای تصمیمات اداری را تعیین می کنند.

مفهوم "اسناد داخلی" همه اسناد رسمی را که برای استفاده داخلی در نظر گرفته شده اند، متحد می کند. آنها به کمترین بخش از جریان اسناد تعلق دارند.

تا همین اواخر، تعریف این را می‌توان در استاندارد ملی GOST R 51141-98 "کارهای اداری و بایگانی" یافت. بر اساس آن کلیه اسناد رسمی که خارج از حدود شرکت تهیه کننده آنها نباشد داخلی محسوب می شود. با این حال، با معرفی GOST 7.0.8-2013 جدید، این تعریف از اسناد نظارتی و روش شناختی ناپدید شد.

اسناد داخلی نقش مهمی در مستندسازی فرآیندهای مدیریت دارند. آنها به عنوان تنظیم کننده حیات داخلی هر نهاد همراه با قوانین قانونی و قانونی عمل می کنند. نیاز به توسعه برخی از اقدامات داخلی شرکت توسط قوانین فعلی دیکته شده است.

اقدامات داخلی شرکت به حل مشکلات در یک سازمان خاص کمک می کند. انواع مختلفی از این اسناد وجود دارد. به عنوان یک قاعده، طبقه بندی آن بر اساس هدف، محتوا و روش تایید مقاله رسمی است.

ترکیب فهرست اسناد داخلی یک سازمان به عوامل زیادی بستگی دارد: شکل سازمانی و قانونی آن، شکل مالکیت، درجه باز بودن، هدف، اندازه و دامنه فعالیت.

انواع اسناد داخلی در کارهای اداری مدرن:

	هدف
منشور، جدول کارکنان، مقررات، مقررات سازمان، مقررات داخلی کار، شرح وظایف	آنها به عنوان چارچوب قانونی شرکت عمل می کنند و شامل مقررات اجباری بر اساس قوانین اداری هستند.	سازمانی و قانونی
دستورات مربوط به فعالیت های اصلی و پرسنل، قطعنامه ها، دستورات، تصمیمات، دستورالعمل ها	ثبت تصمیمات مدیریت در مورد مسائل سازمانی.	اداری
رسمی، گزارش ها، یادداشت های توضیحی، بیانیه ها، پیشنهادات، گواهی ها، پروتکل ها، اقدامات، نتیجه گیری	آنها اطلاعاتی در مورد وضعیت واقعی امور ارائه می دهند، اتخاذ تصمیمات اداری و صدور قوانین اداری را تشویق می کنند.	اطلاعات و مرجع
قراردادهای اجاره، قراردادهای خدمات، قراردادهای پیمانکاری فرعی، قراردادهای ساخت و ساز، قراردادهای تامین. موافقت نامه های مجوز، توافق نامه های اضافی	ایجاد حقوق و تعهدات مدنی دو یا چند طرف قرارداد (افراد یا اشخاص حقوقی)، تغییر یا فسخ آنها.	معاهدات
مجوزها و مجوزها، مجوز برای انواع خاصی از کار، اطلاعیه شروع فعالیت، گواهی ورود به ثبت تجارت، کوپن های ثبت نام و گذرنامه برای تجهیزات صندوق نقدی، قراردادهای نگهداری آن	آنها جنبه های مختلف فعالیت های سازمان را ثبت می کنند و مسائل جاری را تنظیم می کنند.	مقالات رسمی در مورد فعالیت های اصلی
دفتر کل، گزارش های سالانه، ترازنامه، اسناد اولیه، حساب های سود و زیان، گزارش حسابرسی و موجودی، برنامه ها، گزارش ها، برآوردها، حساب ها، دفاتر وجوه نقد	آنها به عنوان مبنایی برای حسابداری ترکیبی و تحلیلی در یک شرکت عمل می کنند و برای تهیه گزارشات (مالیاتی، حسابداری، آماری) و حسابداری ضروری هستند.	مالی و حسابداری
سفارشات پرسنل، قراردادها و قراردادهای کار، دفترچه های کار، پرونده های شخصی، کارت های شخصی، برنامه های تعطیلات، حساب های حقوق و دستمزد	آنها حقوق و تعهدات کارفرما و زیردستان را تنظیم می کنند و روابط کار را تنظیم می کنند.	در مورد روابط کار
رزومه، زندگینامه، رسید، وکالتنامه	ایجاد شده توسط کارکنان فردی به صورت فردی.

تهیه اسناد داخلی مطابق با طرح ایجاد اسناد خروجی است. ابتدا پروژه ای ترسیم می شود، سپس با علاقه مندان توافق می شود و بر اساس نظرات صورت گرفته نهایی می شود، نسخه نهایی آن تنظیم و به تایید رئیس سازمان می رسد. سپس نسخه نهایی ثبت شده و در تعدادی نسخه به اندازه کافی برای همه اجراکنندگان تکثیر می شود. هر نسخه تصدیق شده و برای اجرا به واحد سازه مربوطه یا مستقیماً در مقابل امضا به مسئول مسئول ارائه می شود. اصل بایگانی شده است.

مراحل تهیه اسناد داخلی:

1. ترسیم یک پروژه اولیه.
2. هماهنگی;
3. بازنگری بر اساس نظرات پیشنهادی.
4. تایید مجدد;
5. ثبت بر اساس الزامات قانونی و مقررات محلی.
6. تصویب;
7. امضاء;
8. ثبت نام.

مراحل اجرا:

انتقال به شخص مسئول (مجری)؛
- اجرا؛
- کنترل اجرا؛
- تشکیل پرونده

ثبت اسناد داخلی

روش ثبت اسناد داخلی بر اساس تعلق آنها به یک یا دسته دیگر تعیین می شود. بنابراین، به عنوان مثال، قطعنامه ها، دستورالعمل ها، تصمیمات، دستورالعمل ها به همان ترتیب دستورات ثبت می شوند. اسناد رسمی متعلق به دسته های دیگر اغلب به همان شیوه اسناد خروجی ثبت می شوند.

به هر شیء یک شاخص ثبت منحصر به فرد، متشکل از یک کد واحد ساختاری، یک شماره پرونده با توجه به نامگذاری و یک شماره سریال در سال اداری اختصاص داده می شود. ثبت اسناد داخلی اغلب به صورت غیرمتمرکز توسط گروه هایی در آن واحدهای ساختاری که در آنجا صادر می شوند انجام می شود. این می تواند اسناد حسابداری، اسناد بخش پرسنل یا دفتر باشد.

هر مصوبه محلی سازمان باید در روز امضا یا تایید رئیس به ثبت برسد.

فرم های ثبت اسناد داخلی

بسته به نیاز شرکت، می توان مجله، کارت و فرم ثبت نام الکترونیکی خودکار را انتخاب کرد.

مجله

در مورد حجم کمی از جریان اسناد ترجیح داده می شود، نیاز به وجود یک مجله جداگانه برای هر دسته از اسناد محلی دارد، زمانی که حسابداری اسنادی در ارتباط با ویژگی های فعالیت های سازمان اول باشد، راحت است. زمان قابل توجهی می برد، منجر به تکرار عملیات می شود، کار مرجع و کنترل مهلت ها را پیچیده می کند.

کارت

ثبت نام با استفاده از کارت های ثبتی انجام می شود که فرم آن در داخل شرکت تعیین و در دستورالعمل مدیریت دفتر قید شده است. هنگام استفاده از این روش، چندین کارمند می توانند در فرآیند شرکت کنند، نیاز به ثبت نام مجدد از بین می رود، سیستم سازی فهرست کارت و کار مرجع تسهیل می شود و کنترل بر اجرا ساده می شود.

حسابداری اسناد داخلی بخش مهمی از حسابداری اسناد کلی است. اهداف اصلی آن عبارتند از:

کسب اطلاعات برای محاسبه تعداد پرسنل در خدمات دفتر کار.
- انتخاب وسایل فنی که پاسخگوی نیازهای سازمان باشد.
- تنظیم حجم کار مجریان و بخش های مؤسسه هنگام کار با اسناد.
- حسابداری به درستی سازماندهی شده به شما امکان می دهد حجم جریان اسناد را ارزیابی کنید، به راحتی مکان هر شی و ترتیب کار با آن را تعیین کنید.

برای محاسبه اسناد محلی، از ویژگی های اصلی آن استفاده می شود که شناسایی منحصر به فرد هر شی را ممکن می سازد:

1. شماره ثبت سریال;
2. تاریخ ثبت نام;
3. مطالب;
4. بخش کامپایلر;
5. مجری;
6. مهلت;
7. پیشرفت اجرا;
8. شماره پرونده.

صرف نظر از فرم ثبت نام، به هر شی می توان ویژگی های اضافی، به عنوان مثال، تعداد برگه ها یا وجود برنامه ها را اختصاص داد. لطفاً توجه داشته باشید که حسابداری و ثبت باید مطابق دستورالعمل های تأیید شده برای کارهای اداری و نامگذاری پرونده های تصویب شده توسط شرکت انجام شود.

موجودی داخلی اسناد

موجودی داخلی اسناد پرونده یک سند حسابداری است که حاوی لیستی از اسناد پرونده است که شماره سریال اسناد پرونده، فهرست ها، تاریخ ها، سرفصل ها و شماره گذاری برگه های پرونده را نشان می دهد.

این یک سند اجباری در روند ثبت پرونده ها با اطلاعات بسیار ارزشمند برای شرکت است. موجودی داخلی اسناد پرونده دارای فرم یکپارچه است و در یک برگه جداگانه پر می شود.

موجودی داخلی پرونده باید توسط کامپایلر امضا شود. اگر پرونده بدون برگه موجودی داخلی صحافی یا بایگانی شده باشد، آن را به داخل جلد جلوی کیف می‌چسبانند.

در آرشیو یک سازمان، مفهوم فایل و واحدهای ذخیره سازی معادل هستند.

برگه های موجودی داخلی پرونده به صورت جداگانه با اعداد عربی شماره گذاری شده و در برگه تصدیق با علامت «+» مشخص شده است.

قوانین پر کردن موجودی داخلی اسناد پرونده:

شماره سریال.

شماره سریال سند در کیس مشخص شده است.

نمایه سند.

نمایه سند، شماره ثبت سند است (اگر وجود نداشته باشد، علامت b/n در موجودی داخلی ایجاد می شود).

تاریخ سند.

ستون نشان دهنده تاریخ ثبت سند یا تاریخ امضای سند (در صورتی که سند ثبت نشده باشد) است.

عنوان سند

عنوان سند شامل خلاصه ای از محتوای سند است.

شماره های برگه

باید شماره برگه سند را مشخص کنید.

توجه داشته باشید.

در تبصره، در صورت لزوم، نکاتی در خصوص ویژگی های وضعیت فیزیکی اسناد پرونده (برداشت، درج، جایگزینی آنها با رونوشت و ...) با پیوند به اعمال مربوطه قید شده است.

ورودی نهایی

در پایان موجودی یک ورودی نهایی وجود دارد که در آن تعداد اسناد به صورت اعداد و کلمات ذکر شده است. تعداد برگه های موجودی داخلی مشخص شده است.

اسناد کنترل داخلی

در حال حاضر، اگر یک شرکت مشمول حسابرسی اجباری باشد، باید نه تنها کنترل داخلی بر حقایق فعالیت اقتصادی اعمال کند، بلکه باید کنترل داخلی حسابداری و تهیه صورتهای حسابداری (مالی) را نیز سازماندهی کند.

استثنا: وضعیتی که مسئولیت حفظ حسابداری توسط رئیس سازمان بر عهده گرفته شده باشد. به عنوان مثال، مشاغل کوچک هنگام سازماندهی کنترل داخلی، باید از اصل عقلانیت پیروی کنند و تحت شرایط خاص، رئیس چنین واحد اقتصادی می تواند وظایف کنترل داخلی را به طور مستقل انجام دهد. رویکرد مشابه، طبق اطلاعات شماره PZ-11/2013، ممکن است توسط برخی از سازمان های غیرانتفاعی استفاده شود.

کنترل داخلی در فعالیت های سازمان باید:

1. نفوذ در کل سیستم مدیریت، از توسعه برنامه های استراتژیک و تعیین اهداف تاکتیکی تا کنترل عملیات خاص کسب، استفاده و تضمین ایمنی هر منبع و دارایی.
2. تسهیل اجرای تصمیمات مدیریت، ارزیابی قانونی و اثربخشی آنها، نشان دادن وضعیت واقعی امور در سازمان، شناسایی و به حداقل رساندن خطرات.

ابزارهای کنترل داخلی نه تنها باید قابلیت اطمینان واقعیات زندگی اقتصادی را ارزیابی کند، بلکه باید از رویدادها، فرآیندها، عملیات غیرقانونی جلوگیری کرده و از نتایج منفی فعالیت های مالی و اقتصادی یک واحد اقتصادی جلوگیری کند. کنترل داخلی قابلیت اطمینان شاخص ها و به موقع بودن گزارش را ارزیابی می کند. از تحریف داده های حسابداری و صورت های مالی جلوگیری می کند.

رویه های کنترل داخلی، طبق توصیه های وزارت دارایی روسیه، شامل موارد زیر است:

اسناد کلیه معاملات و عملیات؛
بررسی انطباق اسناد حسابداری اولیه با الزامات تعیین شده و ارزیابی قابلیت اطمینان اطلاعات.
مجوز معاملات، ارائه تاییدیه صلاحیت اجرای آنها؛
تطبیق داده ها؛
تعیین حدود اختیارات، تعیین حقوق و مسئولیت های مقامات.
نظارت بر حضور و وضعیت واقعی اشیاء؛
تجزیه و تحلیل دستیابی به اهداف تعیین شده، ارزیابی صحت معاملات و عملیات؛
رویه های مربوط به پردازش اطلاعات کامپیوتری و سیستم های اطلاعاتی.

بنابراین سازمان باید دارای اسنادی باشد که حاوی لیست تایید شده، شرح، ویژگی ها و ارزیابی کمی از روش ها و رویه های اصلی کنترل داخلی باشد.

مهمترین عناصر کنترل داخلی شناسایی ریسکها، تجزیه و تحلیل درجه ریسکها، اتخاذ تصمیمات مدیریتی با هدف حذف، کاهش و به حداقل رساندن آنها می باشد.

اطلاعات وزارت دارایی N PZ-11/2013 بیان می کند که ارزیابی ریسک برای شناسایی مواردی طراحی شده است که ممکن است بر قابلیت اطمینان حسابداری و گزارشگری تأثیر بگذارد.

کنترل های داخلی باید اطمینان حاصل کنند که:

حقایق زندگی اقتصادی منعکس شده در حسابداری در دوره گزارشگری اتفاق افتاده است و به فعالیت های جاری سازمان مربوط می شود.
اموال، حقوق مالکیت و تعهدات سازمان منعکس شده در سوابق حسابداری در واقع وجود دارد.
اشیاء حسابداری در اندازه گیری صحیح هزینه منعکس می شوند.
داده های حسابداری به درستی و به موقع در صورت های مالی افشا می شود.

خطر سوء استفاده را ارزیابی کنید. سوء استفاده ها می تواند با هر حوزه ای از حسابداری و فعالیت های سازمان به عنوان یک کل مرتبط باشد.

مشکل ارزیابی خطر سوء استفاده مستقیماً با بی احتیاطی و سهل انگاری در هنگام انجام تجارت به طور کلی و هنگام انتخاب طرف مقابل به طور خاص مرتبط است.

با در نظر گرفتن توصیه های وزارت دارایی روسیه، برای سازماندهی و اجرای صحیح کنترل داخلی، لازم است اسناد سازمانی و اداری داخلی یک نهاد اقتصادی (دستورالعمل ها، دستورالعمل ها، مقررات، شرح وظایف، مقررات) تدوین و رسمی شود. ، روش ها، استانداردها). مسئولیت ها و اختیارات ادارات و پرسنل پیش بینی شده در این اسناد بسته به ویژگی های فعالیت واحد اقتصادی و ویژگی های سیستم مدیریت آن تعیین می شود. کنترل داخلی هم توسط خدمات داخلی سازمان و هم با مشارکت مشاوران خارجی قابل انجام است.

باید توجه ویژه ای به این واقعیت داشت که اثربخشی کنترل داخلی می تواند به دلایل مختلف کاهش یا محدود شود که اغلب خارج از کنترل سازمان است. به عنوان مثال، تغییرات در قوانین، ظهور شرایط جدید خارج از حوزه نفوذ مدیریت یک واحد اقتصادی. اما سوء استفاده از اختیارات توسط مدیریت یا سایر پرسنل یا وقوع اشتباهات در فرآیند تصمیم گیری، در حین معاملات و حسابداری - اینها قبلاً دلایل داخلی هستند و تأثیر آنها بر سازمان کنترل می تواند کاهش یابد.

در خاتمه شایان ذکر است که هر شرکتی باید یک سیستم کنترل داخلی را در فعالیت های خود ایجاد و استفاده کند. این یک ابزار مدیریت سازمان است که به شما امکان می دهد فرآیندهای مختلف کسب و کار را تا حد امکان کارآمد پیاده سازی کنید. کنترل داخلی نه تنها باید کاستی ها و تخلفات را از نظر واقعیات از قبل انجام شده زندگی اقتصادی کشف کند، بلکه از وقوع آنها در آینده نیز جلوگیری کند. و مهم است که به طور مستمر و بدون حذفیات در طول دوره گزارش با رعایت کامل مقررات مصوب انجام شود.

کنترل داخلی باید به یکی از ابزارهای مهم در تصمیم گیری، دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان، حفظ دارایی ها، استفاده موثر از آنها، رعایت قوانین و مقررات داخلی و همچنین تهیه صورت های حسابداری (مالی) قابل اعتماد تبدیل شود.

اسناد آیین نامه داخلی

یکی از اسناد تنظیم کننده روابط کار با کارفرما (طبق قانون) مقررات داخلی کار (ILR) است. به عنوان مثال، آنها با کمک قوانین در یک سازمان، رژیم کار، برنامه کاری داخلی، روش اعمال مشوق ها و مجازات ها را برای کارکنان تعیین می کنند، حقوق، وظایف و مسئولیت های طرفین قرارداد کار و همچنین تعیین می کنند. سایر شرایط کاری

PVTR توسط سازمان به طور مستقل (بر اساس مشخصات کار) توسط پرسنل یا خدمات حقوقی شرکت توسعه و تدوین می شود و می تواند ضمیمه ای به قرارداد جمعی باشد. یک چارچوب قانونی برای کمک به توسعه PVTP وجود دارد. از آنجا که این سند مربوط به اسناد سازمانی و اداری است، اجرای آن توسط الزامات تعیین شده توسط GOST R 6.30-2003 تنظیم می شود.

معمولاً صفحه جلدی برای آیین نامه داخلی صادر نمی شود. برگه اول قوانین باید شامل سرصفحه ای با تصویر آرم، نام کامل سازمان باشد (در برخی موارد، اگر در منشور ذکر شده باشد، نام اختصاری مجاز است)، و همچنین نام سند - با حروف بزرگ. اگر مقررات کار توسعه یافته پیوستی به قرارداد جمعی باشد، علامت مربوطه در بالا ایجاد می شود.

در گوشه سمت راست بالا مهر تایید قوانین وجود دارد. به عنوان مثال، من نام کامل مدیر کل را تایید کردم. تاریخ.

تاریخ تنظیم قوانین، تاریخ تصویب آنها می باشد.

اجازه دهید یک بار دیگر به شما یادآوری کنیم که PVTR باید ویژگی های کار سازمان را منعکس کند و تا حد امکان موقعیت های معمولی را که در فرآیند کار ایجاد می شود شناسایی کند.

قوانین داخلی از تجویز شرایطی که وضعیت کارمندان را بدتر می کند منع شده است.

مجموعه قوانین تدوین شده الزاماً باید مرحله هماهنگی با سایر بخش های سازمان و همچنین با نمایندگان کمیته صنفی را طی کند و تنها پس از تأیید رئیس.

کلیه کارکنان باید با روش تایید شده در مقابل امضا آشنا باشند. بنابراین، PVTR یک سازمان باید در مکانی قابل مشاهده پست شده و در هر زمان برای خواندن در دسترس باشد.

1. مقررات عمومی - هدف از قوانین و کاربرد آنها، برای چه کسانی اعمال می شود، در چه مواردی تجدید نظر می شود و سایر اطلاعات عمومی.
2. روش استخدام و اخراج کارکنان - شرح روش ثبت نام استخدام و اخراج کارکنان، اقدامات سازمان در هنگام انتقال کارمند به شغل دیگر، شرایط و مدت دوره آزمایشی، لیستی از موارد ضروری. اسناد.
3. حقوق و تعهدات اساسی کارکنان (براساس ماده 21 قانون کار فدراسیون روسیه).
4. حقوق و تعهدات اساسی کارفرما (براساس ماده 22 قانون کار فدراسیون روسیه).
5. زمان کار - زمان شروع و پایان روز کاری (شیفت)، مدت روز کاری (شیفت) و هفته کاری، تعداد شیفت ها در روز. لیستی از موقعیت های کارمندان با ساعات کاری نامنظم، در صورت وجود؛ محل و زمان پرداخت دستمزد.
6. زمان استراحت - زمان استراحت ناهار و مدت آن. وقفه های ویژه برای دسته های خاصی از کارگران (به عنوان مثال، لودرها، سرایداران، کارگران ساختمانی که در فصل سرد در فضای باز کار می کنند)، و همچنین لیست مشاغلی که در آن مشغول به کار هستند. تعطیلات آخر هفته (اگر سازمان در هفته کاری پنج روزه فعالیت می کند، قوانین باید نشان دهند که کدام روز، به غیر از یکشنبه، یک روز تعطیل است). مدت و زمینه های اعطای مرخصی استحقاقی سالانه اضافی.
7. مشوق ها برای کارکنان - روش اعمال اقدامات مشوق های اخلاقی و مادی.
8. مسئولیت کارکنان برای نقض نظم و انضباط - شرح روش اعمال اقدامات انضباطی، لغو مجازات های انضباطی، انواع مجازات ها و تخلفات خاص انضباط کار که ممکن است مستلزم مجازات باشد.
9. مقررات نهایی - شامل بندهایی در مورد اجرای اجباری قوانین و نحوه حل و فصل اختلافات در مورد روابط کار.

PVTR ممکن است شامل بخش های دیگری نیز باشد، به عنوان مثال "اطلاعات محرمانه"، "عبور و حالت درون شی".

اسناد داخلی و خارجی

اسناد حسابداری با توجه به هدف آنها به موارد زیر تقسیم می شوند (طبقه بندی می شوند):

الف) موارد اداری که حاوی دستورالعمل هایی در مورد اجرای یک معامله تجاری خاص است. آنها مبنایی برای ثبت معاملات در حسابداری نیستند، زیرا هیچ تاییدی مبنی بر وقوع چنین معامله ای وجود ندارد. اسناد اداری شامل دستورات، دستورالعمل ها، دستورالعمل ها و غیره است.
ب) اجرایی یا برائت کننده، تأیید کننده واقعیات اجرای عملیات. آنها اولین مرحله ثبت حساب هستند. اینها شامل دستورهای دریافت و هزینه، فاکتورها، رسیدهایی که نشان دهنده پذیرش اشیاء قیمتی است، کارهای انجام شده و غیره است.
ج) اسناد حسابداری که شامل اطلاعات اداری، گواهی های مختلف، محاسبات و ... می باشد. (به عنوان مثال، محاسبه مبلغ برای تهیه و کسب دارایی های مادی)؛
د) ترکیبی - با علائم یکباره اسناد اداری، اجرایی ثبت حسابداری در یک معامله تجاری معین و در عین حال نشانی از انعکاس آن در حساب های حسابداری. چنین اسنادی شامل گزارش های پیش پرداخت، سفارشات نقدی سود و هزینه، الزامات خروج مواد از انبار است.

اسناد بر اساس محل تهیه به خارجی و داخلی تقسیم می شوند.

اسناد خارجی آنهایی هستند که از سایر شرکتها و سازمانها می آیند، یعنی خارج از بنگاه مورد نظر هستند. اینها شامل صورتحسابهای بانکی، فاکتورهای تامین کننده و غیره است.

اسناد داخلی اسنادی هستند که در یک شرکت یا سازمان معین تهیه شده (صدور) می شوند.

بر اساس حجم تراکنش های نمایش داده شده، اسناد به اولیه و خلاصه تقسیم می شوند.

اسناد اولیه اسنادی هستند که ابتدا یک معامله تجاری را در زمان تکمیل یا بلافاصله پس از اجرای آن ثبت می کنند. اینها شامل اعمال پذیرش و واگذاری دارایی های ثابت، صورتحساب ها، رسیدها و غیره است. اسناد تلفیقی بر اساس اسناد اولیه تنظیم می شوند. اینها شامل گزارش های مختلف، صورتحساب حقوق و دستمزد و غیره است.

با توجه به روش استفاده، اسناد به یک بار و تجمعی تقسیم می شوند.

اسناد یکبار مصرف فقط برای ثبت یکباره و انعکاس معاملات استفاده می شود. این موارد شامل سفارشات نقدی سود و هزینه، الزامات دریافت دارایی های مادی از انبار و غیره است.

اسناد انباشته برای انجام مکرر و ثبت تراکنش ها در یک بازه زمانی معین (هفته، دهه، ماه) استفاده می شود. به عنوان مثال کارت های محدودیت و ورودی که با کمک آنها آزادسازی مواد برای تولید (اجرای کار) صادر می شود. چنین اسنادی میزان اسناد اولیه را کاهش می دهد.

با توجه به میزان استفاده از وجوه، اسناد به مواردی تقسیم می شوند که به صورت دستی و مکانیزه پر می شوند.

اسناد اولیه توسط کارمندانی که سوابق حسابداری را در شکل و محتوا نگهداری می کنند ، تأیید اجباری می شوند ، یعنی وجود جزئیات اجباری در سند و مطابقت معامله تجاری با قوانین جاری و پیوند منطقی شاخص های فردی بررسی می شود.

اسناد حسابداری برای انتقال دستورات از مدیر به مجری، یعنی برای مدیریت فعالیت های اقتصادی شرکت استفاده می شود.

اسناد و مدارک به عنوان یک انگیزه عمل می کند و باعث حرکت اطلاعات حسابداری می شود. این حسابداری را با بازتاب مستمر و مستمر فعالیت های اقتصادی شرکت ارائه می دهد. با کمک اسناد، صحت عملیات نظارت می شود و تجزیه و تحلیل مداوم از کار انجام شده انجام می شود. بنابراین، مستندات عملکردهای کنترلی و تحلیلی را انجام می دهد.

حسابداری اسناد داخلی

شماره ثبت سند یک الزام چند منظوره است. علاوه بر هدف اصلی آن - شماره گذاری متوالی اسناد، نمایه سند به حل انواع مشکلات کمک می کند. با شماره های سریال نهایی در پایان سال می توان افزایش حجم اسناد عبوری از سازمان و در نتیجه از طریق منشی را ردیابی کرد که نشان دهنده افزایش حجم کار شخصی است و می تواند مبنای مطالبات قانونی باشد. افزایش دستمزد یا افزایش کارکنان دبیرخانه.

GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات برای تهیه اسناد" به تشخیص سازمان اجازه می دهد تا شماره های ثبت سریال را با شاخص های شناسایی تکمیل کند (بند 3.12) که به حل مشکلات جستجوی سریع یک سند خاص کمک می کند.

بنابراین، شماره گذاری نامه های خروجی با کد اداره ای که سند را آغاز کرده است تکمیل می شود. برای جلوگیری از سردرگمی با تعریف یک سند اداری، دستورات پرسنل با اختصاص شاخص K (پرسنل) یا LS (برای پرسنل) شماره گذاری می شوند، شماره سفارش معمولاً با حرف R تکمیل می شود.

هنگامی که درخواستی برای جستجوی یک سند دریافت می‌شود، منشی می‌تواند به راحتی از طریق شماره، یا دقیق‌تر، با یک نمایه اختصاص‌داده شده، در کدام فایل (پوشه) آن را جستجو کند، به عنوان مثال:

شماره 26-r – در سفارشات;
شماره 26-ls - در سفارشات پرسنل.
شماره 26-اپر – از جمله صورتجلسات جلسات عملیاتی.

با افزودن حرف F (فکس) یا E (ایمیل) به شماره سریال سند دریافتی می توانید بدون افزایش فرم های ثبت نام (مجله) مشکل حسابداری نحوه تحویل نامه به سازمان خود را حل کنید.

ثبت نام تک. یک سند در دیوارهای یک موسسه یک بار ثبت می شود (در صورت ایجاد یا دریافت). سند از واحدی به واحد دیگر با شماره منحصر به فرد خود حرکت می کند، یعنی. بخش‌های داخلی، پس از دریافت سند، به جای تخصیص یک سند جدید، آن را تحت شاخص اصلی اختصاص داده شده در نظر می‌گیرند. این قانون هم در مورد اسناد اداری و هم برای مکاتبات رسمی اعمال می شود.

ثبت نام به موقع طبق بند 16 قوانین مربوط به کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال، مصوب 477 دولت فدراسیون روسیه، ثبت اسناد دریافتی در روز دریافت انجام می شود؛ اسناد ایجاد شده در روز انجام می شود. امضا یا تایید یا در روز کاری بعد. چنین الزاماتی با این واقعیت توجیه می شود که تأخیر یک سند در مرحله ثبت، زمان اجرای واقعی را تا مهلت تعیین شده کاهش می دهد. چنین تاخیری می‌تواند منجر به عواقب منفی برای کارکنان یا حتی کل موسسه، صرف نظر از شکل مالکیت شود. روش و زمان ثبت نام باید در دستورالعمل مدیریت دفتر برای یک شرکت خاص منعکس شود.

تفکیک سوابق ثبت نام. هر نوع سند ثبت جداگانه خود را دارد.

بنابراین، در فرم های ثبت نام جداگانه موارد زیر در نظر گرفته شده است:

مکاتبات ورودی (اسناد دریافتی)؛
اسناد خروجی؛
یادداشت های داخلی؛
سفارشات برای فعالیت های اصلی؛
دستورات پرسنل؛
سفارشات؛
صورتجلسه هیئت مدیره؛
پروتکل های جلسات برنامه ریزی (عملیات) و غیره

ثبت نام در سال تقویمی انجام می شود. هر سال در اول ژانویه شماره گذاری تقریباً انواع اسناد (سفارش ها، نامه های ورودی و خروجی، پروتکل ها و ...) به صفر می رسد. استثنا موجودی فایل های ذخیره سازی دائمی است. این موجودی ها دارای یک عدد و شماره گذاری مداوم اقلام در تمام طول عمر سازمان هستند.

انعکاس کامل اطلاعات سند در حین ثبت نام. هنگام وارد کردن داده های ثبت نام در مجله (پایگاه داده)، کلیه اطلاعات موجود در سند ذکر می شود: نمایه، تاریخ، ارجاع به شماره و تاریخ درخواست، نام مخاطب/خبرنگار و محتوای آن نیز به همان میزان ذکر شده است. جزئیات تا حد امکان علاوه بر اطلاعات ثبت شده به طور سنتی، فرم های حسابداری باید با ستون هایی تکمیل شود که منعکس کننده اطلاعات اضافی باشد که اغلب توسط کارمندان یا مشتریان درخواست می شود (به عنوان مثال، روش ارسال). لیست ویژگی هایی که در نظر گرفته می شود باید در دستورالعمل های کاری دفتر مشخص شود.

یکنواختی حسابداری ثبت، صرف نظر از شکل آن یا شکل دریافت (ایجاد) سند. حسابداری اسناد در یک سازمان، صرف نظر از فرم پذیرفته شده ثبت نام، از قوانین یکسانی پیروی می کند: به صورت دستی در یک مجله، در اکسل، یا با استفاده از یک برنامه تخصصی مدیریت اسناد الکترونیکی.

اسناد نظارتی داخلی

خیلی ها وقتی می نشینند یک سند تنظیمی بنویسند، این فکر را در سر دارند که وظیفه آنها تنظیم یک سند تنظیمی صحیح است. اما این درست نیست. در واقع وظیفه آنها بهبود وضعیت سیستم است. و برای این کار باید از اجرای، حفاری سند نظارتی خود به طور مستقیم در مغز هر کارمند سازمان اطمینان حاصل کنید. مطمئن شوید که هر کارمندی سند شما را می‌خواند، سند شما را می‌فهمد، می‌تواند آن را به خاطر بسپارد، آن را پیاده‌سازی کند و آن را به عنوان چیزی مهم تلقی کند، اصلاحات و اضافات را برای شما بیان کند، و براساس سند شما زندگی کند.

وظیفه شما ایجاد ترک در آسفالت است.

برای ایجاد چنین سندی لازم است که چیزی بین متن قانون و متن یکی از نامه های چیچوارکین باشد.

ابتدا، تمام استانداردهای جریان اسناد موجود، GOST ها برای تهیه اسناد و الزامات تهیه دستورالعمل ها را مطالعه کنید.

هنگامی که مطمئن شدید که همه الزامات را می دانید، می توانید هر یک از آنها را نادیده بگیرید، زیرا ... آنها اجباری نیستند مگر اینکه تصمیم بگیرید گواهی مطابقت با استاندارد را دریافت کنید.

در مرحله بعد، بررسی وضعیت فعلی سیستم ضروری است. درک درستی از اینکه چگونه پیروی از استاندارد جدید این شرایط را بهبود می بخشد، داشته باشید.

زیرا سند، به عنوان یک قاعده، یک فرآیند را توصیف می کند - این فرآیند باید شامل الزامات مشتری داخلی باشد. البته این آیین نامه در مرحله توسعه نیز باید با این مشتری داخلی به توافق برسد.

وقتی می نشینید تا سند تنظیمی بعدی را بنویسید، باید این ذهنیت را داشته باشید که بهترین سند تنظیمی در تاریخ بشریت ایجاد کنید.

سند باید دارای چنین بار تجمعی باشد تا از لایه‌های زیر زره اینرسی سیستم عبور کند:

1. سند باید خوانده شود.

هر کارمند باید سند شما را بخواند و فقط برای آشنایی امضا نکند. برای انجام این کار، سند باید مختصر باشد، باید به زیبایی طراحی شده باشد و خسته کننده نباشد و مانند یک بوروکراسی اداری نباشد و همچنین دارای قسمت های غیر ضروری نباشد که فقط برای رعایت نجابت وجود داشته باشد.

بوروکرات های قدیمی هرگز به این موضوع توجه نمی کنند. آنها به سادگی مطمئن هستند که سند آنها باید توسط کسانی که موظف به این کار هستند مطالعه شود. و اگر کارمندان صرفاً برای دریافت اطلاعات امضا می‌کنند، آن‌ها کارمندان بی‌اهمیت و غیر جدی هستند و این تقصیر خودشان است که آنچه را که باید بخوانند. اگر از سند تنظیمی تخلف کنند جواب می دهند چون اینجاست - امضای روی آشنا!

بی‌اثرترین اتفاقی که می‌تواند در صورت معرفی یک فرآیند جدید/تغییر شده رخ دهد، آشنایی با امضا است. اگر آشنایی با امضایی در برگه آشنایی آغاز و پایان می‌یابد، این یک کار «برای نمایش» توسط آماتورهای معمولی است که تمام مسئولیت‌ها را به عهده مجریان گذاشته‌اند و به نتایج و اثربخشی الزامات آنها توجه خاصی ندارند.

2. سند باید درک شود.

تصور کنید که متن یک سند را شخصاً برای یکی از کارمندان خود توضیح می دهید. اینطوری مینویسی! و نه یک کارمند اداری تو در تو مربع!

بوروکرات های قدیمی هرگز به این موضوع توجه نمی کنند. آنها به سادگی چیزی مانند این را می نویسند: "سازمان، در جایی که نظارت و اندازه گیری برای ارائه شواهدی از مطابقت محصولات و خدمات با الزامات مشخص استفاده می شود، باید منابع لازم برای اطمینان از مناسب بودن و اعتبار داده ها را تعیین کند."

به همین دلیل است که همه از خدمات QMS متنفرند - آنها یک مقاله هوشمند می نویسند و سپس از اینکه همه آن را نادیده می گیرند عصبانی می شوند. بله فقط خواندن چنین سندی خودش کار است!

و هنگامی که به آنها اشاره می شود که سند به صورت نامفهوم نوشته شده است، پیشنهاد می کنند که در مورد صلاحیت کارمندانی که سند برای آنها در نظر گرفته شده است، سؤال شود.

در دستورالعمل ها و حتی در استاندارد، می توانید مثال بنویسید، می توانید استدلال بنویسید، می توانید هر چیزی را بنویسید تا درک معنایی که می خواهید به آنها منتقل کنید برای کارمندان آسان تر شود!

گاهی اوقات یک پاراگراف از دستورالعمل ها را می خوانید و از نویسنده سؤال می کنید:

این نکته واقعاً به چه معناست؟

مهم نیست که چگونه سند را نوشتید، مهم این است که چگونه آن را درک کنید!

مهم نیست که یک سند چقدر واضح نوشته شده باشد، پس از تایید، سند همچنان نیاز به شفاف سازی دارد. الف) از طریق آموزش؛ ب) از طریق اجرای مرحله ای با تجزیه و تحلیل مشکلات در حال ظهور و تغییرات در مقررات در صورت لزوم.

3. سند باید به خاطر سپرده شود.

برای انجام این کار، باید اهمیت و ارتباط مشکل حل شده را به کارمند منتقل کنید. می‌توانید وضعیت فعلی یا مشکلی را که در حال حل شدن است توضیح دهید (بهتر است این را در یک نامه پوششی قرار دهید) و حداکثر درد را برای آن ارائه دهید.

علاوه بر این، در صورت لزوم، باید متن را از نظر احساسی شارژ کنید. استفاده از الگوهای گفتاری مانند "در هیچ رویدادی به مشتری نمی گویید که..." مجاز است. وجود مثال های خاص، الگوهای گفتاری قابل فهم و عامیانه و گفتار روایی تشویق می شود. خیال پردازی کنید. ذهن انسان بهترین تصاویر و متونی را که شبیه داستان گویی است به خاطر می آورد.

اما نباید زیاده روی کنید، بنابراین بهتر است کلماتی مانند "درست پاسخ دهید" را با "درست پاسخ دهید" جایگزین کنید.

4. سند باید اجرا شود.

برای انجام این کار، من از این تکنیک به عنوان توصیفی از آنچه در هنگام نقض یک نقطه یا نقطه دیگر رخ می دهد استفاده کردم. من نیاز را شرح می دهم. در زیر آن می‌نویسم: «اگر این برآورده نشد، پس موارد زیر رخ می‌دهد: *تصویر دردناک و واقعی از شکست کامل را توصیف می‌کند* «با خیال راحت خواسته‌های خود را توجیه کنید. الزام، بلافاصله زیر آن دلیل نامزدی آن است.

بوروکرات های قدیمی هرگز به این موضوع توجه نمی کنند. آنها صرفاً درخواستی را بیان می کنند. آنها فکر می کنند که هر فردی فقط تحت تهدید نوعی تحریم می تواند کاری انجام دهد و نه به دلایل داخلی (مثلاً نجابت). و آنها از طریق یک تن کنترل، مدیریت خرد، جریمه و سایر مظاهر انگیزه خارجی به انطباق با سند دست می یابند. و همه اینها البته مودا است. یا به سادگی بیان می کنند که کارکنان سازمان بسیار بی مسئولیت و ضعیف النفس هستند.

اکثر کارمندان اگر به سادگی بفهمند که چرا به آن نیاز است، الزامات شما را رعایت می کنند. اکثر کارمندان خواسته های شما را نادیده می گیرند، حتی در صورت تهدید به نوعی مجازات، اگر متوجه نشوند که چرا این کار ضروری است.

راه های مختلفی برای افزایش انگیزه درونی افراد برای انطباق با الزامات سیستم وجود دارد. من حتی تا حد توهین پیش رفتم که "اگر این الزام را رعایت نکنید، نمی توان شما را متخصص نامید" و تهدید "تخطی از این دستورالعمل با شرارت خاصی مجازات می شود" در اسناد نظارتی.

5. همه باید طبق سند شما زندگی کنند. اگر روند تغییر کند، اولین فکر کارمندان باید این باشد که "ما باید تغییراتی در مقررات ایجاد کنیم."

برای انجام این کار، سعی کنید همه را در ایجاد این سند مشارکت دهید. اگر شخصی یک سند تنظیمی نوشت، اگر فعالانه در تصویب آن شرکت کرد، با توجه زیادی با آن برخورد خواهد کرد. همه را وادار کنید تا موارد اضافه شده خود را بیان کنند.

پس از تایید سند، کارمندان فرصتی نخواهند داشت که بگویند برخی مزخرفات نوشته شده است که اجرای آن غیرممکن است. خودشان این مزخرفات را نوشتند و تایید کردند. ثانیاً، یک سر اضافی هنگام تعریف الزامات به ما این امکان را می دهد که از یک طرف دیگر به الزامات نگاه کنیم، که ممکن است آن را در نظر نگرفته باشیم. صاحبان فرآیند ممکن است دید دقیق تری از وضعیت فعلی سیستم داشته باشند.

هر چه زمان بیشتری را برای تدوین و توافق بر روی یک سند صرف کنیم، زمان کمتری برای اجرای آن و تبدیل الزامات به واقعیت نیاز خواهیم داشت.

همیشه از مفهوم یک دوره آزمایشی استفاده کنید، زمانی که نه تنها شخصی بر اجرای الزامات نظارت می کند، بلکه در این دوره می تواند به سرعت همه مشکلات را حل کند، به سؤالات مطرح شده پاسخ دهد و از پیشرفت اجرای الزامات از ابتدا مطلع باشد. تا پایان کل فرآیند

و فراموش نکنید که سند شما باید سیستماتیک و ساختار صحیحی داشته باشد. ورودی ها و خروجی ها را به درستی پیکربندی کنید، پیوندهایی به سایر مقررات، موقعیت های مشخص شده به درستی، بدون خطای املایی و طراحی زیبا داشته باشید. شما می توانید مثال های مفید زیادی از GOST ها و استانداردهای جریان اسناد بیاموزید که توصیه می کنم در ابتدای این یادداشت بخوانید.

به این ترتیب می توانید از زنده بودن سند اطمینان حاصل کنید. هرکسی می‌تواند مقالات مرده‌زایی را بنویسد که هیچ‌کس هرگز آن‌ها را نمی‌خواند یا راهنمایی نمی‌کند.

نمونه ای از نامه پوششی که من با استاندارد سازمان "مدیریت کیفیت محصول" ارائه کردم و برای تایید از طریق نامه داخلی شرکت راه اندازی شد:

همکاران عزیز!

لطفا با این استاندارد به عنوان مهمترین سند در سازمان رفتار کنید. این هسته است، پایه ای که همه چیز حول آن می چرخد.

در حال حاضر استاندارد کامل نیست. بیشتر شبیه یک اسکلت به نظر می رسد، اما در آینده گوشت پیدا می کند و بیشتر و دقیق تر و منظم تر می شود.

من می خواهم هر یک از شما در نوشتن این استاندارد سهیم باشید. اضافات و نظرات خود را همانطور که مدارک هر یک از شما را که برای تایید به من می رسد بررسی می کنم با دقت و با جزئیات برایم بنویسید.

بدترین کاری که می توانید انجام دهید این است که روند تولد این سند را نادیده بگیرید. اکنون زمان بیان همه نگرانی ها و توافق در مورد همه چیز است. پس از تایید استاندارد، دیگر اجازه نمی دهم از اجرای آن طفره برید.

الان وضعیتی را مشاهده می‌کنم که ما خیلی سریع می‌سازیم، اما روی شن و ماسه می‌سازیم. و لازم است - در پایه و اساس! این استاندارد، پایه‌ای است که من سعی می‌کنم زیر فعالیت‌هایمان بگذارم. یک طرف خانه می سازیم و آن قسمتی که کمی زودتر ساخته شده در حال خراب شدن است. بنابراین، شما باید این ایده را که ساختن یک پایه اتلاف وقت است، کنار بگذارید. بله، قابل مشاهده نیست، زیرا ... زیرزمینی است، اما لازم است.

من از شما می خواهم که با این ایده که پس از آن با آن زندگی خواهید کرد، این استاندارد را بخوانید و در تهیه آن شرکت کنید. و تحت هیچ شرایطی نباید خود را از این روند کنار بکشید. این احمقانه است که روی سکو بمانیم وقتی قطار پیشرفت های ما، ماشین به ماشین جلو می رود. ممکن است وقت نداشته باشید به آخرین کالسکه بپرید.

شما نباید فکر کنید که زندگی با این استاندارد غیرممکن است - من پایگاه داده بخش توسعه را برای برخی از پروژه های خود کاملاً مدیریت می کنم و روش های توصیف شده را کاملاً روی خودم کار کرده ام. اکنون سعی می کنم نتایج خود را به کل شرکت مقیاس دهم.

در حال حاضر، استاندارد نه "همانطور که هست" بلکه "آنگونه که باید باشد" نوشته شده است. به عنوان مثال، ما هنوز یک دستورالعمل کامل برای ساخت محصول نداریم. بیایید اکنون تصویری از حالت ایده آل برای خود ترسیم کنیم، و همه ما به وضوح درک خواهیم کرد که در نهایت همه ما در تلاش هستیم به چه وضعیتی از سیستم برسیم.

لیست اسناد داخلی

بیایید بلافاصله رزرو کنیم که در این مقاله فقط یک لیست تقریبی از اسناد داخلی شرکت ارائه می دهیم. تقریبی است نه به این دلیل که تهیه یک کامل برای ما آسان است، بلکه به این دلیل که اولاً، فهرست خاص اسناد به نوع سازمان - تجاری یا غیرانتفاعی، شکل قانونی، دولتی و عوامل دیگر بستگی دارد و ثانیا - الزامات قانونی در مورد در دسترس بودن اسناد داخلی شرکت دائماً "در حال بهبود است" و کاغذی که امروز مورد نیاز نیست ممکن است فردا "بنیادی" شود. البته تا جایی که می توانیم تغییر می دهیم و به لیست اضافه می کنیم، اما همچنان موارد بالا را در نظر داشته باشید.

با این حال، برای کسانی که به یک لیست خاص برای سازمان خود نیاز دارند، وکلای کارگری ما در ریازان مجموعه مدارک مورد نیاز را برای سازمان شما تهیه می کنند.

اسناد داخلی شرکت:

تصمیمات (پروتکل ها) در مورد تأیید اسناد داخلی؛
تصمیم (پروتکل در مورد انتصاب یک هیئت مدیره انحصاری (مدیر، رئیس، رئیس، رئیس و غیره).

در اینجا ما پروتکل‌ها (تصمیمات) مورد نیاز هنگام ایجاد و ثبت یک سازمان را نشان نداده‌ایم، زیرا فرض بر این است که در صورت فعالیت سازمان، آنها قبلاً وجود داشته باشند.

همچنین می توان به صورت اختیاری، حکمی در مورد نحوه تشکیل عالی ترین نهاد مدیریتی (جلسات موسسین، سهامداران، اعضا، سهامداران و ... با پروتکل های مربوطه در مورد تصویب آنها) ارائه کرد.

مقررات مربوط به ارائه اطلاعات که به تصویب بالاترین نهاد حاکمیتی نیز رسیده است.

اسناد داخلی حسابداری:

مقررات مربوط به سیاست های حسابداری (این سند معمولاً توسط خود حسابداران مطابق با کارهای بعدی شرکت مورد اعتماد تهیه می شود).
به صورت اختیاری، همچنین ممکن است مقرراتی در مورد توزیع سود، سود سهام، تشکیل وجوه - ذخیره، سرمایه و غیره وجود داشته باشد.

لیست مدارک داخلی کار (پرسنل):

میز پرسنل (شما می توانید فرم استاندارد T3 را بگیرید)؛
مقررات داخلی کار (ماده 189 قانون کار).
مقررات مربوط به حقوق و دستمزد (فصل 21 قانون کار فدراسیون روسیه)؛
فهرست مقررات کار (ماده 212 قانون کار فدراسیون روسیه)؛
مجموعه ای از اقدامات قانونی در مورد کار مطابق با ویژگی های فعالیت (ماده 212 قانون کار).
قراردادهای کار (ماده 57 قانون کار فدراسیون روسیه)، از جمله قرارداد کار با مدیر (توجه داشته باشید: قبلاً اگر مؤسس LLC و مدیر یک شخص بودند، قرارداد کار لازم نبود، زیرا شما نمی توانید با خودتان قرارداد ببندید، اتفاقاً وزارت کار و وزارت دارایی توضیحات زیادی داده اند، اما اکنون تفکر بوروکراتیک دولتی در مسیری حرکت می کند که بالاخره وقتی بنیانگذار و مدیر اتفاق می افتد، پس هنوز باید توافق وجود داشته باشد).
فهرست مشاغل و انواع کارهایی که دستورالعمل های حمایت از کار باید برای آنها تدوین شود (مواد 211، 221، 223، 225، 226، 228 قانون کار فدراسیون روسیه).
فهرست دستورالعمل های حمایت از کار (قطعنامه 1/29)؛
اسنادی که بیمه کارگران را در برابر حوادث صنعتی و بیماری های شغلی تأیید می کند (ماده 212 قانون کار فدراسیون روسیه).

برنامه ها (ماده 225 قانون کار):

برنامه معرفی؛
برنامه آموزشی در حین کار

دستورالعمل ها:

شرح شغل برای مدیر و کارمندان (مواد 211، 221، 223، 225، 226، 228 قانون کار فدراسیون روسیه).
دستورالعمل های حفاظت از کار؛
دستورالعمل های ایمنی آتش نشانی

مجلات:

گزارش ثبت نام مقدماتی (ماده 225 قانون کار)؛
گزارش توجیهی محل کار (225 TC)؛
گزارش حوادث کار (ماده 228 - 231 قانون کار فدراسیون روسیه)؛
مجله دستورالعمل های ایمنی کار برای کارگران، قطعنامه 1/29)؛
مجله ثبت صدور دستورالعمل حمایت از کار برای کارگران (قطعنامه 1/29).

کتابها (قطعنامه شماره 69 وزارت کار فدراسیون روسیه "در مورد تصویب دستورالعمل پر کردن کتابهای کار"):

دفترچه رسید و هزینه حسابداری فرمهای دفتر کار و درج در آن.
یک دفتر حسابداری برای جابجایی دفترچه های کار و درج در آنها.

دستورات و تصمیمات محلی موسسان در مورد حمایت از کار و کار:

دستور توسعه (تصویب) فهرستی از حرفه ها و انواع کارهایی که دستورالعمل های حفاظت از کار باید برای آنها تدوین شود.
دستور انتصاب فردی مسئول جلسات توجیهی ایمنی کار و نگهداری گزارش های توجیهی* (* می تواند ترکیب شود).
دستور تصویب برنامه تعطیلات سالانه؛
دستور تعیین شخصی مسئول نگهداری و ثبت دفاتر کار؛
تصمیم (پروتکل) در مورد تصویب برنامه القاء؛
تصمیم برای تصویب برنامه آموزشی اولیه در محل کار؛
تصمیم در مورد تصویب دستورالعمل های حفاظت از کار برای کارکنان (می توان ترکیب کرد).

اختیاری (این اسناد داخلی سازمان ممکن است بسته به مشخصات و (یا) تمایل خاص وجود داشته باشد یا نباشد، اما با این وجود لازم دانستیم لیست خود را با آنها تکمیل کنیم):

گزارش بازرسی از اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی اختیاری است (بند 8 ماده 16 قانون فدرال N 294-FZ "در مورد حمایت از حقوق اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی در اعمال کنترل ایالتی (نظارت) و شهرداری کنترل»، دستور وزارت توسعه اقتصادی فدراسیون روسیه N 141 «در مورد اجرای مفاد قانون فدرال «در مورد حمایت از حقوق اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی در اعمال کنترل دولتی (نظارت) و شهرداری کنترل"؛
مقررات مربوط به داده های شخصی (بند 8 ماده 86 ، ماده 88 قانون کار)؛
دستورالعمل کار با رایانه شخصی (اگر کار بر روی رایانه شخصی بیش از 50٪ از زمان کار را به خود اختصاص دهد).
برنامه آموزشی ایمنی شغلی (اختیاری هنگام ایجاد کمیسیون برای آموزش ایمنی شغلی)؛
دستور ایجاد کمیسیونی برای آزمایش دانش در مورد حمایت از کار؛
دستورالعمل های آموزشی ایمنی کار؛
پروتکل هایی برای آزمایش دانش در مورد حفاظت از کار؛
مجله آزمون دانش در مورد حمایت از کار.

همانطور که می بینید، هیچ چیز فوق العاده ای نیست. با دقت لازم و حداقل مهارت های کامپیوتری، می توانید به راحتی لیست مورد نیاز اسناد داخلی سازمان خود را تهیه کنید.

با این حال، مطابق ماده 309.2 قانون کار، سازمان‌های زیر مجموعه شرکت‌های خرد می‌توانند از فرم استاندارد قرارداد کاری منعقد شده بین کارمند و کارفرما - یک واحد تجاری کوچک که متعلق به شرکت‌های خرد است، استفاده کنند که به تصویب دولت رسیده است. فدراسیون روسیه شماره 858. معیارهای طبقه بندی به عنوان شرکت های خرد توسط ماده 4 قانون فدرال شماره 209 - قانون فدرال "در مورد توسعه مشاغل کوچک و متوسط ​​در فدراسیون روسیه" تعیین شده و مطابق با این تصویب شده است. قانون دولت فدراسیون روسیه قطعنامه شماره 265 "در مورد حداکثر ارزش درآمد حاصل از فعالیت های کارآفرینی برای هر دسته از مشاغل کوچک و متوسط"

اگر یک شرکت خرد از یک قرارداد کار استاندارد استفاده کند، ممکن است اسناد داخلی سازمان مانند مقررات داخلی کار، مقررات مربوط به پاداش و تعدادی دیگر از اسناد کار محلی (پرسنل) موجود در لیست اجباری تنظیم نشود.

تهیه اسناد داخلی

کلیه اسناد سازمان به سه جریان اسناد تقسیم می شوند:

اسناد ورودی (ورودی)، یعنی. ورود به سازمان؛
اسناد خروجی (ارسالی)؛
اسناد داخلی

سند ورودی (سند ورودی) - سند دریافت شده توسط موسسه.

سند خروجی (سند خروجی) یک سند رسمی است که از یک موسسه ارسال می شود.

سند داخلی سند رسمی است که از مرزهای سازمانی که آن را تنظیم کرده است فراتر نمی رود.

هر یک از جریان های سند دارای ویژگی های پردازش است. همیشه باید به یاد داشته باشید که ویژگی های پردازش تحت تأثیر انتخاب شکل سازماندهی کار با اسناد (متمرکز، غیر متمرکز، مختلط) قرار می گیرد.

اسناد دریافتی شامل مواردی است که از سایر سازمان ها می آید: مافوق، تابع، عمومی، شهرداری، غیردولتی، از معاونین و شهروندان. به عنوان مثال: قوانین، فرامین، قطعنامه ها، تصمیمات، دستورالعمل ها، دستورالعمل ها، دستورات، دستورالعمل ها، دستورات، وکالتنامه ها، قراردادها، نامه ها (پیشنهادات، همراهان، تضمین، تبلیغات، اطلاعات، درخواست ها و غیره)، فکس، پیام های ارسالی توسط پست الکترونیک، تلگرام، پیام های تلفنی، پیام های تله تایپی، گزارش فعالیت های اقتصادی، مالی، مدیریتی، یادداشت ها، اقدامات، درخواست های شهروندان، درخواست ها و درخواست های نمایندگان، دادخواست ها، درخواست های جمعی.

پردازش اسناد دریافتی شامل:

دریافت و پردازش اولیه اسناد؛
بررسی اولیه و توزیع اسناد؛
ثبت؛
انتقال برای اجرا

پذیرش و پردازش اولیه اسناد در سازمانهایی که تعداد زیادی اسناد دریافت می کنند توسط خدمات مدیریت دفتر انجام می شود ، در موارد کوچک - توسط منشی. در سازمان های بسیار بزرگ (وزارتخانه ها، نگرانی ها) در ساختار خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی، واحدهای ویژه ای ایجاد می شود که اسناد - اعزام ها را می پذیرند.

اسناد دریافتی را می توان از طریق پست دریافت کرد، توسط پیک، پیک، بازدیدکنندگان تحویل داده شد یا از طریق ایمیل یا فکس ارسال شد.

پس از دریافت، باید صحت تحویل مکاتبات را بررسی کنید. اگر به آدرس اشتباهی تحویل داده شود، باید به فرستنده ارسال شود. پاکت ها باز می شوند، به استثنای مواردی که "شخصا" مشخص شده است، وضعیت فیزیکی اسناد ارزیابی می شود (متن آسیب دیده، دریافت ناقص پیام فکس) و وجود پیوست ها بررسی می شود. قاعدتا پاکت ها از بین می روند مگر در مواردی که می توان از مهر روی پاکت برای تعیین تاریخ ارسال یا دریافت سند یا آدرس فرستنده استفاده کرد. سپس پاکت به سند پین می شود. اگر متن سند آسیب دیده باشد یا پیوستی وجود نداشته باشد، گزارش تهیه می شود. یک نسخه از عمل به همراه مدارک دریافتی برای مخاطب ارسال می شود. نامه های ثبت شده در مقابل امضا پذیرفته می شود. اگر سندی با علامت "فوریت" مشخص شده باشد، زمان دریافت بر روی آن مهر زده می شود. بررسی اولیه اسناد و مدارک با هدف توزیع مکاتبات دریافتی به اسنادی انجام می شود که نیاز به بررسی ویژه توسط مدیریت سازمان یا بخش های ساختاری دارد تا مدیر را از رسیدگی به مسائل ثانویه رها کند، سرعت حرکت اسناد و مدارک و آنها را افزایش دهد. اجرا.

توزیع اسناد دریافتی بین مدیریت بر اساس دستور توزیع مسئولیت ها بین مدیریت است که حوزه های فعالیت را به هر یک از مقامات اختصاص می دهد. انتقال اسناد برای رسیدگی به مدیریت سازمان بر اساس اهمیت محتوای سند و با توجه به وظایف و صلاحیت مقاماتی که سند برای رسیدگی به آنها بر اساس تقسیم مسئولیت ها ارسال می شود انجام می شود. در سازمان ایجاد شده است.

حسابداری اسناد دریافتی شامل علامت گذاری رسید است. شامل شماره سریال حسابداری سند و تاریخ دریافت (در صورت لزوم ساعت و دقیقه) می باشد. علامت در گوشه سمت راست پایین صفحه اول سند قرار می گیرد. می توان آن را با دست یا با مهر برقی مهر زد. تصویر فکس سند دارای تاریخ دریافت است، بنابراین فقط باید شماره سریال روی آن قید شود. سپس مدارک قابل ثبت در فرم ثبت نامی که در سازمان ایجاد شده است (مجله، کارت، کارت الکترونیکی) وارد می شود.

بررسی یک سند توسط مدیریت شامل این است که مقام مربوطه تصمیمی را در مورد آن بنویسد، یعنی. تصمیمی که او در مورد اطلاعات مندرج در سند گرفته است.

قطعنامه به فرم ثبت نام منتقل می شود.

سند پس از بررسی توسط مدیریت برای اجرا ارائه می شود.

اسناد باید به موقع اجرا شوند، بنابراین اسناد دریافتی باید در روز دریافت و ثبت نام و یا در اولین روز کاری در صورت دریافت اسناد خارج از ساعات اداری به پیمانکار منتقل شود.

اگر سندی نیاز به اجرای فوری داشته باشد، می توان آن را مستقیماً به مجری منتقل کرد، اما همیشه با اطلاع مدیر.

در صورتی که سند برای اجرا توسط چند مجری در نظر گرفته شده باشد، با توافق مجری مسئول، به نوبت به هر یک یا برای همه مجریان مندرج در قطعنامه تحویل داده می شود و یا از آن فتوکپی تهیه می شود. کلیه کارهای مربوط به تهیه پیش نویس سند توسط مجری مسئول سازماندهی می شود.

بنابراین، وظایف اصلی پردازش اسناد دریافتی عبارتند از:

بررسی صحیح تحویل مدارک؛
بررسی صحت پیوست ها و وضعیت فیزیکی اسناد دریافتی؛
ثبت واقعیت دریافت اسناد؛
آماده سازی آنها برای اجرا؛
انتقال اسناد به مجریان

خروجی - اسنادی که در سازمان ایجاد شده و از آن به سایر مؤسسات یا افرادی که درخواست تجدید نظر را ارسال کرده اند ارسال می شود. اگر سازمانی دارای موسسات زیرمجموعه باشد می تواند اسناد اداری (فرمان، دستور، دستورالعمل)، نامه (اطلاعات، ضمانت و ...) را برای آنها ارسال کند. یادداشت ها، گزارش ها، گواهی ها، بررسی ها، نامه ها، تلگراف ها، پیام های تلفنی، فکس ها، پیام های ارسال شده از طریق پست الکترونیکی به سازمان های بالاتر ارسال می شود.

پردازش اسناد خروجی شامل:

تهیه پیش نویس سند؛
تهیه پیش نویس سند؛
تایید آن (دیدن)؛
گواهی سند؛
ارسال سند

مجری مسئول تهیه پیش نویس سند خروجی است. او اقدامات سایر مجریان مشخص شده در قطعنامه را هماهنگ می کند. مجری مسئول این حق را دارد که: مجریان مشترک را برای جلسات کاری دعوت کند، کلیه مواد لازم را از آنها مطالبه کند، ترتیب کار بین مجریان را برقرار کند.

در فرآیند تنظیم سند خروجی، پیمانکار به طور مستقل پیش نویسی را تنظیم و پیش نویس سند تهیه و آن را تأیید می کند (پست نویسی). او باید پیش نویس سندی را به خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی بیاورد که مستلزم الصاق مشخصات شناسایی لازم (امضا، تاریخ امضا، فهرست ثبت نام خروجی، در صورت لزوم، مهر تایید، مهر) است. سند را می توان از طریق سرویس DOU یا منشی به مقام مربوطه منتقل کرد. پیش نویس سند با تمام موادی که بر اساس آن تهیه شده است ارائه می شود. اگر پیش نویس سند با نظرات مقام یا مقامات تایید کننده پیش نویس سند همراه باشد، باید به پیش نویس پیوست شود.

مدیر با آشنایی با پیش نویس سند می تواند فوراً آن را با امضای خود تأیید کند یا می تواند نظرات ، اصلاحات را انجام دهد و آن را برای تجدید نظر ارسال کند. سپس پیمانکار سند را مطابق با نظرات نهایی می کند» و مجدداً ویزاهای تأیید را جمع آوری می کند. برگشت پروژه قابل تکرار است و هر بار پیمانکار باید کل مراحل تهیه پیش نویس سند را از ابتدا تا انتها تکرار کند.

هر کارمند مؤسسه آموزشی پیش دبستانی باید بداند که پیمانکار پیش نویس سندی را به همراه دارد که به طور کامل آماده شده است: چاپ شده در فرم مناسب، با تمام ویزاها.

وظایف اصلی سرویس DOU هنگام پردازش اسناد خروجی عبارتند از:

بررسی صحت پیش نویس سند مطابق با قوانین تعیین شده؛
بررسی در دسترس بودن جزئیات شناسایی؛
الصاق فهرست ثبت نام خروجی؛
پردازش سند برای ارسال

پردازش مکاتبات ارسالی شامل:

مرتب سازی؛
سرمایه گذاری در پاکت نامه؛
خطاب به؛
تحویل به اداره پست

هنگام پذیرش مدارک برای ارسال، حتما بررسی کنید:

اجرای صحیح اسناد (امضا، تاریخ، فهرست ثبت نام، علامت روی دسته مورد)؛
وجود پیوست های مشخص شده در سند ارسال شده و تعداد کپی های مربوط به تعداد گیرندگان.
صحت آدرس دهی، وجود شماره سابقه در صورتی که سند از طریق فکس ارسال شده باشد.

اسناد ارسال شده به یک آدرس را می توان در یک پاکت قرار داد.

برای مکاتبات ثبت شده، دفتر کار یک موجودی پستی تهیه می کند که در پایان آن نام کارمندی که آن را تهیه کرده و تاریخ اعزام مشخص می شود.

مدارک در رسانه های کامپیوتری فقط با ارائه نامه پذیرفته می شود.

کلیه مدارک منشاء سازمان باید در همان روز یا حداکثر تا نیمه اول روز کاری بعدی پردازش و ارسال شوند.

اسناد داخلی شامل گزارش ها، یادداشت های توضیحی، پروتکل ها، اعمال، بیانیه ها می باشد.

پردازش اسناد داخلی در مراحل تهیه و اجرای آنها از طریق تهیه اسناد خروجی (تنظیم، تهیه پیش نویس سند، تایید آن (تایید)، تایید، ثبت، ارسال) و در مرحله اجرا - اسناد ورودی ( پذیرش، رسیدگی اولیه، ثبت، بررسی توسط مدیریت، انتقال برای اجرا).

اسناد داخلی دارای تعدادی ویژگی در پردازش آنها هستند که با توجه به نوع اسناد مشخص می شود:

پیش نویس دستورات باید توسط نماینده خدمات حقوقی تایید شود.
پروتکل مرحله آماده سازی پروژه و همچنین تایید و تایید ندارد.

انتقال اسناد ورودی، خروجی و داخلی قابل انجام است:

پیک یا خدمات پیک؛
منشی ها؛
با استفاده از وسایل فنی

بخش‌های ساختاری برخی سازمان‌ها ممکن است در ساختمان‌ها یا مناطق مختلف شهر مستقر باشند. در چنین مواردی توصیه می شود که تحویل مدارک توسط پیک ها سازماندهی شود.

در یک واحد ساختاری، منطقی‌تر است که منشی را درگیر کنیم که بتواند مکاتبات را از خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی جمع‌آوری کند، اسناد خروجی را که برای ارسال آماده شده است، بازگرداند و اسناد را برای اجرا به کارکنان واحد ساختاری منتقل کند.

معرفی ابزارهای فنی و فناوری های رایانه ای امکان تغییر روند پردازش اسناد را فراهم کرده است. روند تهیه پیش نویس سند تسریع شده است، زیرا ایجاد تغییرات نیازی به چاپ مجدد ندارد. تایید (تصویب) یک سند به طور قابل توجهی کاهش یافته و ساده شده است. با ظهور فکس و ایمیل، تغییرات اساسی در روند دریافت و ارسال اسناد رخ داد. اما باید به خاطر داشت که رسانه های انتقال فوق الذکر عمدتاً نه سند، بلکه اطلاعات نشان داده شده در رسانه را منتقل می کنند. در حال حاضر، سندی که با استفاده از سیستم های اطلاعاتی و مخابراتی منتقل می شود، می تواند با امضای دیجیتال الکترونیکی تایید شود. فقط در این صورت قدرت قانونی خواهد داشت.

کلیه مدارک باید با یادداشت هایی که نشان دهنده واقعیت انتقال در فرم های ثبت نام مناسب باشد، ارائه شود. اگر سندی از یک واحد ساختاری به واحد دیگر منتقل شود، با دور زدن خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی، کارمندی که سند را منتقل کرده است باید این سرویس را در مورد این انتقال اطلاع دهد.

ثبت اسناد داخلی

نکته اصلی در سازماندهی خدمات اسناد، ترتیب منطقی ثبت اسناد است.

ثبت اسناد ثبت اطلاعات حسابداری در مورد یک سند به شکلی است که واقعیت ایجاد، ارسال یا دریافت آن را ثبت می کند.

می توانید با وارد کردن آن در فرم ثبت نام، اختصاص شماره ثبت حساب و ثبت اطلاعات اولیه در مورد سند در فرم، تعریف دقیق تری از ثبت به عنوان تأیید ایجاد یا دریافت سند در یک روز خاص ارائه دهید. ایجاد بانک اطلاعاتی از اسناد مؤسسه برای نظارت بعدی بر مهلت اجرای اسناد و کار مرجع بر روی آن.

به عبارت دیگر، در طی مراحل ثبت نام، یک سامانه بازیابی اطلاعات برای کلیه اسناد مؤسسه ایجاد می شود که سپس می توان از آن برای کارهای مرجع و کنترل بر اجرای اسناد استفاده کرد.

بنابراین ثبت نام سه هدف را دنبال می کند:

حسابداری اسناد؛
کنترل بر اجرای آنها؛
کار مرجع روی اسناد

تنها اسنادی که نیاز به پاسخگویی و اجرا دارند، بدون توجه به نحوه ایجاد یا دریافت، مشمول ثبت هستند.

اسنادی با ماهیت عملیاتی که فقط برای اطلاع رسانی ارسال یا ایجاد می شوند و نیازی به پاسخ یا اجرا ندارند، ثبت نمی شوند. خدمات مدیریت سوابق باید فهرست (فهرست) اسنادی را که مشمول ثبت نیستند تهیه کند. به تایید رئیس سازمان می رسد و در صورت لزوم به روز می شود. پس از پردازش اولیه، اسناد ثبت نشده به بخش یا مجریان مستقیم منتقل می شود که ممکن است تحت تأثیر اطلاعات موجود در آنها قرار گیرند.

اسنادی که مشمول ثبت نام نیستند معمولاً عبارتند از:

نامه های اطلاعاتی و ماهیت مرجع ارسال شده برای اطلاعات؛
کلیه نامه های تبلیغاتی؛
نامه ها و تلگرام های تبریک؛
دعوت نامه ها، برنامه های سمینارها، جلسات و کنفرانس ها؛
انتشارات چاپی (کتاب، بروشور، مجلات)؛
بسته هایی با علامت "شخصی"؛
کپی اسناد نظارتی، احکام و دستورات ارگان های دولتی؛
مواد اطلاعاتی و غیره

اسناد ورودی، خروجی و داخلی به صورت جداگانه با شماره ثبت جداگانه ثبت می شود.

شماره ثبت (فهرست) یک سند یک علامت دیجیتال یا الفبایی است که در هنگام ثبت به یک سند اختصاص داده می شود.

سه شکل ثبت اسناد وجود دارد:

مجله؛
کارت؛
خودکار

سیستم ژورنال معمولاً زمانی استفاده می شود که ثبت اسناد مطرح شود؛ با ارزش ترین اسناد، به عنوان مثال گذرنامه، دفترچه کار و مدارک تحصیلی، معمولاً در مجلات ثبت می شوند. بانک ها گزارش قراردادهای سپرده، حساب های شرکت و غیره را نگه می دارند. سیستم ثبت مجله هنگام کار با اسناد دسترسی محدود استفاده می شود: سری، محرمانه. برای هر دسته از اسناد، معمولاً یک فرم مجله جداگانه با درجات متفاوتی از جزئیات اطلاعات در مورد سند ایجاد می شود.

سیستم بایگانی ژورنال تا زمانی که سازمان ها تعداد کمی مدارک دریافت می کردند مناسب بود. با حجم زیادی از جریان اسناد، سیستم مجله دارای تعدادی معایب قابل توجه است. از آنجایی که ثبت نام در مجله به ترتیب دریافت مدارک انجام می شود، تنها توسط یک نفر در یک زمان قابل نگهداری است. اگر تعداد اسناد دریافتی زیاد باشد، فرآیند ثبت نام زمان زیادی می برد و کار بیشتر با اسناد را به تاخیر می اندازد. علاوه بر این، سیستم ثبت مجلات اغلب منجر به ثبت مکرر اسناد در سایر واحدهای ساختاری می شود که سند در آنجا منتقل می شود. اما مهمترین ایراد سیستم ثبت مجلات، ناتوانی در سازماندهی کنترل مهلت های اجرای اسناد و انجام سریع اطلاعات و کار مرجع روی اسناد است.

سیستم ثبت کارت به شما این امکان را می دهد که بر این کاستی ها غلبه کنید، زیرا کارت ها را می توان به هر ترتیبی در پرونده های کارت قرار داد و چندین نفر همزمان می توانند اسناد را ثبت کنند و تعداد مورد نیاز کپی کربن کارت ثبت نام را ایجاد کنند. فرم کارت ثبت نام توسط خود موسسه قابل تعیین و در دستورالعمل مدیریت دفتر ثبت می شود.

با این حال، امروزه منطقی ترین یک سیستم خودکار برای ثبت اسناد در رایانه است. این اجازه می دهد تا با ثبت نام در محل های کاری مختلف، تمام اطلاعات مربوط به اسناد را در یک پایگاه داده واحد ترکیب کنید، که بر اساس آن امکان سازماندهی اطلاعات متمرکز و کار مرجع و کنترل بر اجرای اسناد وجود دارد.

اسناد ورودی معمولاً به صورت مرکزی ثبت می شوند. در یک شرکت کوچک، آنها توسط یک منشی، در مؤسسه ای که دارای دفتر است - توسط یک کارمند ویژه تعیین شده یا، اگر حجم اسناد دریافتی زیاد است، توسط یک گروه ثبت نام می شوند.

اسناد بدون توجه به نحوه دریافت آنها ثبت می شوند: دریافت از طریق پست، دریافت از طریق پیک، فکس یا ایمیل.

فرم ثبت نام معمولاً حاوی اطلاعات زیر در مورد سند دریافتی است:

تاریخ دریافت؛
شماره ثبت ورودی که توسط موسسه گیرنده به سند اختصاص داده شده است.
نویسنده (خبرنگار) - i.e. این سند کیست
تاریخ سندی که توسط موسسه نویسنده به آن اختصاص داده شده است.
شماره ثبت سندی که توسط مؤسسه نویسنده به آن اختصاص داده شده است.
عنوان (در مورد سند چیست)؛
وضوح؛
مهلت اجرای سند دریافتی؛
مجری (که با سند دریافتی کار خواهد کرد)؛
پیشرفت اجرا (کلیه نقل و انتقالات سند و نتیجه اجرا ثبت می شود).
N& اسناد (جایی که سند پس از اجرا قرار می گیرد).

فرم ثبت نام سند دریافتی در ابتدا به طور کامل پر نمی شود. قبل از اینکه سند به مدیر منتقل شود، سند دارای مصوبه، مهلت یا مجری نیست؛ این داده ها پس از بررسی سند توسط مدیر وارد می شوند. اطلاعات مربوط به پیشرفت اجرای سند و شماره پرونده در حین و پس از اجرای سند در فرم ثبت درج می شود.

چنین کارتی را می توان در فرمت A5 (148x210) یا A6 (105x148) طراحی کرد. با انتخاب کاغذ نسبتاً ضخیم تکثیر می شود.

برای گروه های مختلف اسناد ثبت شده، می توانید از کارت هایی با رنگ های مختلف، نوارهای رنگی در امتداد حاشیه بالا یا مورب استفاده کنید.

با یک سیستم ثبت خودکار، راحت ترین (ارائه شده توسط اکثر برنامه های رایانه ای) یک فرم کارت ثبت نام نمایش داده شده (RCC) است که در آن اطلاعات مربوط به سند وارد می شود، مشابه کارت دستی سنتی مبتنی بر کاغذ.

با یک سیستم ثبت خودکار، اطلاعات مربوط به یک سند را می توان به راحتی تکمیل کرد. برای مثال اضافه کنید:

نوع سند؛
موقعیت جغرافیایی نویسنده سند؛
نویسنده قطعنامه؛
نام واحد سازه؛
تعداد برگه ها در سند؛
تعداد برگه های برنامه؛
مدارک مربوطه.

پر کردن کارت ثبت نام روی صفحه کامپیوتر از بسیاری جهات شبیه پر کردن کارت کاغذی سنتی است، اما ویژگی های خاص خود را نیز دارد.

فرم کارت ثبت نام الکترونیکی، به عنوان یک قاعده، شامل هر دو داده (فیلد) است که به صورت دستی پر می شود (به عنوان مثال، شماره و تاریخ سند دریافتی، خلاصه، متن قطعنامه)، داده ها (فیلدها) که به طور خودکار وارد می شوند. (تاریخ ثبت، شماره ثبت سند) و داده ها (فیلدها) که با انتخاب اطلاعات از لیست های کشویی وارد می شوند. چنین ورود اطلاعات نه تنها روند پر کردن کارت ثبت نام را تسریع می بخشد، بلکه آنچه به ویژه مهم است به شما امکان می دهد از اشتباهات تایپی و مغایرت هایی که می توانند به طور قابل توجهی جستجوی خودکار اطلاعات مربوط به یک سند را پیچیده یا حتی غیرممکن کنند جلوگیری کنید.

با استفاده از لیست های کشویی، به عنوان یک قاعده، داده ها (فیلدها) پر می شوند:

نوع سند - از آنجایی که تعداد انواع اسناد محدود است.
نویسنده قطعنامه - فهرستی از رهبری سازمان؛
واحد ساختاری - لیست واحدهای ساختاری؛
اجراکنندگان - به طور معمول، این فیلد از دو بخش تشکیل شده است - نام (و/یا شاخص) واحد ساختاری و نام خانوادگی و حروف اول مجری.
شماره پرونده - مرتبط با نامگذاری پرونده های سازمان؛
اسناد مرتبط - این داده ها بین سند ثبت شده و سایرین ارتباط برقرار می کند (به عنوان مثال، یک سند پاسخ با یک سند ابتکاری مرتبط است).

با استفاده از لیست پر شده، داده ها (فیلد) "مطابق" پر می شود. سازمان هایی که مکاتبات دائمی با آنها انجام می شود از لیست انتخاب می شوند. اگر سند دریافت شده از یک خبرنگار جدید ثبت شود، اطلاعات مربوط به آن در لیست وارد می شود. اطلاعات مربوط به خبرنگاران را می توان در آینده برای کارهای مرجع، ایجاد لیست های پستی و غیره مورد استفاده قرار داد.

با صرف یک بار زمان برای ایجاد چنین لیست هایی، می توانید در روند کار بیشتر صرفه جویی در زمان داشته باشید.

فرم های ثبت نام برای اسناد خروجی از بسیاری جهات مشابه فرم های ثبت اسناد ورودی است، اما با داده های متفاوتی پر می شود. نشان داد:

نام بخشی که سند را تهیه کرده است
شماره سند خروجی؛
تاریخ سند؛
مخاطب، یعنی نام سازمانی که سند در آن ارسال شده است؛
خلاصه سند؛
نام خانوادگی مجری که سند را تهیه کرده است.
تاریخ هدف برای پاسخ مورد انتظار؛
پیوند به سند دریافتی، اگر سند یک پاسخ باشد.
شماره پرونده ای که یک کپی از سند ارسالی در آن بایگانی شده است (یا اصل آن در صورتی که سند از طریق فکس ارسال شده باشد).

اطلاعات دیگری در مورد سند می توان اضافه کرد، به عنوان مثال، تعداد برگه ها، در دسترس بودن پیوست ها، شماره فرم، سفارش ارسال و غیره.

اسناد خروجی معمولاً به صورت مرکزی در منطقه ارسال مکاتبات ثبت می شوند.

اسناد داخلی اغلب به صورت غیرمتمرکز در گروه هایی در بخش هایی که ایجاد و اجرا می شوند ثبت می شوند: حسابداری، منابع انسانی، دفتر و غیره.

مدارک داخلی باید در روز امضا یا تایید ثبت شوند.

هنگام ثبت سند داخلی، اطلاعات زیر در مورد آن پر می شود:

شماره ثبت سریال اختصاص داده شده به سند؛
تاریخ سند (ثبت نام)؛
خلاصه؛
بخش تهیه کننده سند؛
مجری؛
دوره اجرا؛
علامت اجرا (پیشرفت اجرا)؛
شماره پرونده محل ثبت سند

مانند فرم های قبلی اسناد ورودی و خروجی، داده های دیگری را می توان به فرم ثبت نام اضافه کرد: تعداد برگه ها، وجود پیوست ها و غیره.

هر نوع سند (سفارش ها، دستورالعمل ها، قراردادها، یادداشت ها) به طور مستقل ثبت و شماره گذاری می شود. شماره سریالی که در زمان ثبت به سند اختصاص داده شده است به سند منتقل می شود. ممکن است حروف به شماره اضافه شود. به عنوان مثال، به سفارش پرسنل - "ls"، یعنی پرسنل، یا "k" - پرسنل، به شماره سفارش - حرف "r" - سفارش و غیره.

استقرار سیستم ثبت منطقی اسناد به سرویس مدیریت سوابق این امکان را می دهد که اطلاعاتی در مورد کلیه اسناد سازمان داشته باشد و وظایف مهمی مانند اطلاعات و مرجع و کنترل بر اجرای اسناد را با مهارت انجام دهد.

تایید سند داخلی

شروع سال تقویم بعدی در یک شرکت (سازمان، موسسه) معمولاً با بازرسی از وضعیت فعالیت های آن توسط یک کمیسیون داخلی به ریاست یکی از معاونان مدیر همزمان است. بررسی مربوطه در زمینه های اصلی پشتیبانی کسب و کار از جمله انجام می شود. پشتیبانی مستندات برای مدیریت (DOU) (کار اداری).

وظایف بازرسی معمولاً در دستور (دستورالعمل) رئیس شرکت (سازمان، موسسه) تنظیم می شود. برای بررسی وضعیت کاغذبازی در کمیسیون، به عنوان یک قاعده، یک کمیته فرعی با اختیارات مناسب تشکیل می شود.

وظایف اصلی کمیته فرعی به شرح زیر است:

1) بررسی در دسترس بودن مقررات محلی که سازماندهی کار اداری یک شرکت (سازمان، موسسه) را تنظیم می کند، مطابقت آنها با الزامات مقررات در زمینه کار اداری.
2) ارائه کار اداری با انواع اساسی منابع، مطابقت آنها با نیازهای شرکت (سازمان، موسسه) برای اطلاعات مستند.
3) وضعیت کار در مدیریت اسناد تولید شده در فعالیت های یک شرکت (سازمان، موسسه) و همچنین در مورد اسناد آن.
4) شناسایی کاستی ها در عملکرد سیستم مدیریت دفتر یک شرکت (سازمان، موسسه)، ایجاد علل آنها، توسعه پیشنهادهایی با هدف بهبود سیستم مدیریت دفتر (با موارد فوق که در گزارش بازرسی منعکس شده است).

بیایید در نظر بگیریم که چگونه این وظایف در طول فعالیت های تأیید حل می شوند.

بررسی مقررات محلی

مقررات محلی اصلی (LNA) که سازماندهی کار اداری یک شرکت (سازمان، موسسه) را تنظیم می کند عبارتند از:

مقررات مربوط به واحد ساختاری که اختیارات سازماندهی کار اداری را اعمال می کند.
- دستورالعمل برای کارهای اداری؛
- شرح وظایف کارکنان واحد مجاز. LNAهای فهرست شده مبنای سازمانی و قانونی برای عملکرد مناسب سیستم نگهداری سوابق شرکتی را تشکیل می دهند.

علاوه بر آنها، یک شرکت (سازمان، موسسه) می تواند توسعه دهد:

مقررات مربوط به تقسیمات داخل واحد ساختاری مجاز: گروه پردازش اسناد، گروه تهیه اسناد فنی، گروه ذخیره سازی اسناد عملیاتی، گروه ذخیره سازی اسناد آرشیوی و غیره.
- دستورالعمل برای کارکنان مسئول کار اداری در سایر واحدهای ساختاری.

هنگام بررسی LNA، همچنین مشخص می شود که چقدر با الزامات مقررات نظارتی (تنظیمی، روش شناختی، نظارتی و فنی) در زمینه کار اداری مطابقت دارند.

به ویژه ، هنگام بررسی دستورالعمل های کار اداری ، مطابقت ساختار و محتوای آن با توصیه های روش شناختی برای تدوین دستورالعمل های کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال تصویب شد. به دستور روزارخیف شماره 76.

هنگام بررسی شرح شغل، مطابقت محتوای آنها با ویژگی های صلاحیت مشخص می شود. علاوه بر این، توجه به مطابقت طراحی LNA با GOST R6.30-2003 جلب می شود.

بر اساس نتایج بازرسی، نتیجه گیری در مورد وجود (حضور جزئی یا عدم حضور کامل) LNA تنظیم کننده سازماندهی کار اداری یک شرکت (سازمان، موسسه) و همچنین انطباق یا غیر کامل (کامل) آن انجام می شود. -رعایت قوانین قانونی نظارتی در زمینه کار اداری.

هنگام بررسی در دسترس بودن کار اداری با انواع اصلی منابع، مطابقت آنها با نیازهای شرکت (سازمان، موسسه) در اطلاعات مستند، توجه اصلی به موارد زیر می شود:

برای اطمینان از اینکه واحد ساختاری مجاز دارای پرسنل با تعداد و صلاحیت های لازم است.
- در دسترس بودن و وضعیت مکان برای اسکان واحد ساختاری مجاز و مناطق کاری مربوطه.
- در دسترس بودن و تجهیزات محل کار برای پرسنل واحد ساختاری مجاز، انطباق آنها با الزامات حفاظت از کار.
- در دسترس بودن و خدمات رسانی ابزارهای پشتیبانی سازمانی و فنی برای فعالیت های واحد ساختاری مجاز: پردازش اطلاعات مستند، ذخیره سازی، ارتباطات و ارتباطات و غیره.
- منظم بودن دریافت وجوه برای اطمینان از عملکرد واحد ساختاری مجاز، کفایت آنها برای اجرای صحیح وظایف برای رفع نیازهای شرکت (سازمان، موسسه) برای اطلاعات مستند.

بر اساس نتایج بازرسی، نتیجه گیری در مورد تامین (عدم تامین جزئی یا کامل) انواع منابع ذکر شده، انطباق آنها (عدم انطباق جزئی یا کامل) با نیازهای شرکت (سازمان) انجام می شود. اطلاعات مستند

هنگام بررسی وضعیت کار بر روی مدیریت اسناد تولید شده در فعالیت های یک شرکت (سازمان، موسسه) و همچنین مستندات آن، انطباق شاخص های عملکرد واقعی با شاخص های برنامه ریزی شده قبل از هر چیز ارزیابی می شود.

به طور خاص، حجم جریان اسناد یک شرکت (سازمان، موسسه) تعیین می شود: به طور کلی و با جریان های اصلی اطلاعات (اسناد ورودی، خروجی و داخلی)، و همچنین بر اساس انواع اسناد (کاغذی و الکترونیکی)، از جمله. نسبت به شاخص های مشابه سال های گذشته

اثربخشی استفاده از ابزار خودکار پردازش اطلاعات مستند نیز ارزیابی می شود.

توجه ویژه ای به اطمینان از ایمنی اسناد در طول فرآیند گردش داده می شود: حجم اقدامات برای جستجو و بازیابی حالت طبیعی فیزیکی و شیمیایی آنها، تعداد اسناد کشف نشده (از دست رفته) در طول دوره حسابرسی و در مقایسه با شاخص های مشابه قبلی. سال ها. داده های مربوط به نتایج نظارت بر اجرای اسناد نیز بررسی می شود، به ویژه تعداد موارد اجرای نادرست آنها: عدم رعایت مهلت ها، اجرای اسناد با نقض الزامات تعیین شده، عدم انطباق سند اجرا شده با قطعنامه، و غیره. بر اساس نتایج ممیزی، نتیجه گیری در مورد میزان کارایی کار اداری - به طور کلی و با اجزای عملکردی (مدیریت اسناد و اسناد) گرفته می شود.

اسناد داخلی کار

حسابداری کار و دستمزد در سازمان بر اساس اسناد اولیه تولید شده در خدمات پرسنلی انجام می شود. کار ضعیف توسط بخش منابع انسانی به طور اجتناب ناپذیری بر کار بخش حسابداری و کل سازمان تأثیر می گذارد. پیامد این امر پرداخت نابهنگام کارمندان، مرخصی استعلاجی و تهیه نابهنگام اسناد برای ارائه به مراجع اجتماعی دولتی است. در نتیجه عملکرد مالی شرکت به طور کلی کاهش می یابد.

مطابقت با هنجارهای قانون کار فدراسیون روسیه و اجرای صحیح اسناد پرسنلی توسط هر دو سازمان بازرسی کار فدرال (Rostrudinspektsiya) و سازمان های بازرسی مالیاتی فدرال کنترل می شود. یک بازرس دولتی می تواند به دفتر هر سازمانی، صرف نظر از شکل مالکیت آن، مراجعه کند و اسناد مربوط به سوابق پرسنل، و سایر مقررات داخلی اجباری و دستورات موجود در سازمان را مطالبه کند (قانون فدرال شماره 134-FZ "در مورد حفاظت" حقوق اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی در هنگام کنترل دولتی (نظارت)").

مستندسازی فعالیت های خدمات منابع انسانی کلیه فرآیندهای مربوط به تهیه و پردازش اسناد پرسنل را طبق قوانین تعیین شده پوشش می دهد و وظایف مدیریت پرسنل زیر را حل می کند:

سازمان کار کارگران؛
- انعقاد قرارداد کار و استخدام؛
- انتقال به شغل دیگر؛
- ارائه تعطیلات به کارکنان؛
- مشوق های کارکنان؛
- اعمال مجازات های انضباطی برای کارکنان؛
- صدور گواهینامه کارکنان؛
- حفظ کارکنان؛
- حسابداری برای استفاده از زمان کار؛
- جذب کارمندان برای کار در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات غیر کاری؛
- ثبت سفرهای کاری؛
- فسخ قرارداد کار و اخراج از کار.

فهرست اسناد پرسنلی که سازمانها باید بدون توجه به نوع مالکیت آنها نگهداری کنند، در پیوست آورده شده است. همچنین اسناد نظارتی تنظیم کننده تعهد کارفرما برای نگهداری اسناد پرسنلی خاص و دوره های ذخیره آنها (مطابق با فهرست اسناد مدیریت استاندارد تولید شده در فعالیت های سازمان، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، تایید شده توسط آرشیو فدرال) را مشخص می کند.

سازماندهی کار کارگران از طریق تصویب (تصویب رئیس سازمان یا مقام مجاز از طرف او) مقررات محلی انجام می شود. هر کارفرما باید مقررات و مقررات داخلی کار در مورد حفاظت از داده های شخصی داشته باشد. سایر مقررات محلی مانند مقررات مربوط به دستمزد، استانداردهای کار، پاداش ها و مشوق های مادی، گواهینامه و غیره در صورت لزوم اتخاذ می شوند.

قرارداد جمعی (توافقنامه) ماهیت مشاوره ای دارد، زیرا با توافق طرفین منعقد می شود (فصل 7 قانون کار فدراسیون روسیه). نگهداری پرونده های شخصی کارکنان برای شرکت های خصوصی توصیه می شود. تعهد کارفرما به حفظ امور شخصی برای کارمندان سازمان های دولتی مطابق با قانون فدرال شماره FZ-79 "در مورد خدمات دولتی ایالتی فدراسیون روسیه" اعمال می شود. برای راحتی، ما هنوز هم می توانیم ایجاد فایل های شخصی یا پوشه های شخصی را توصیه کنیم، و روش تشکیل آنها باید در قانون نظارتی محلی سازمان، تایید شده توسط رئیس، ثابت شود.

در پرونده شخصی کارمند (پوشه شخصی)، می توانید کپی اسنادی را که هنگام استخدام مورد نیاز است (گذرنامه، شناسه نظامی، گواهی تخصیص TIN، گواهی بیمه بازنشستگی، گواهی ازدواج، گواهی تولد فرزندان - برای ارائه مزایای مالیات بر درآمد) قرار دهید. اسناد مربوط به تحصیل و غیره) و متعاقباً کلیه اسناد اصلی ایجاد شده در طول زندگی کاری کارمند که فعالیت کاری وی را مشخص می کند (برنامه انتقال به شغل دیگر ، نامه استعفا ، مشخصات ، اسناد آموزش پیشرفته ، کپی از دستورات پذیرش ، انتقال). ، اخراج و غیره).

علاوه بر این، کارفرما باید اسناد حفاظت از کار زیر را داشته باشد:

دستورالعمل های مربوط به حفاظت از کار بر اساس حرفه؛
- گزارش جلسه توجیهی (آشنایی با دستورالعمل ها)؛
- فهرستی از کارمندانی که تحت معاینه پزشکی اجباری قرار می گیرند و دیگران.

این اسناد را می توان در خدمات پرسنلی شرکت ذخیره کرد، اگر سازمان خدمات حفاظت از کار جداگانه نداشته باشد، یا در دفتر.

مطابق با زیر "الف" بخش 1 هنر. 356 قانون کار فدراسیون روسیه، بازرسی فدرال کار نظارت و کنترل ایالتی را بر انطباق کارفرمایان با قانون کار و سایر اقدامات قانونی نظارتی اعمال می کند. بازرسی فدرال کار این حق را دارد که به ترتیب مقرر، به مقامات اجرایی فدرال، مقامات اجرایی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه، نهادهای دولتی محلی، سازمان های اجرای قانون و به دادگاه ها، ادعاها و سایر مواد در مورد نقض کار ارسال کند. و قانون حمایت از کار، تا تعلیق فعالیت شرکت هایی که تخلفات شناسایی شده است (ماده 3.12 قانون اداری).

رؤسای سازمانها مسئولیت شخصی صندوق اسنادی را که در روند فعالیت خود ایجاد می شود، دارند. برای نقض قوانین فدراسیون روسیه و سایر اقدامات قانونی نظارتی، نگهداری نادرست اسناد پرسنلی یا عدم وجود چنین مواردی، قانونگذار جریمه اداری را تعیین می کند: برای مقامات - از 1000 تا 5000 روبل، برای اشخاص حقوقی - از 30000 تا 50000 روبل. یا تعلیق اداری فعالیت ها تا 90 روز و دوباره - مستلزم رد صلاحیت مقام رسمی است (مواد 3.11، 3.12، 5.27، 5.44 و 14.23 قانون اداری).

لیست مدارک پرسنلی مورد نیاز سازمان:

	سند	چه سندی تنظیم می کند	توجه داشته باشید	ماندگاری
	مقررات داخلی کار (ILR)	ماده 189 قانون کار فدراسیون روسیه	هنگام استخدام (قبل از امضای قرارداد کار)، کارفرما موظف است کارمند را با PVTR در مقابل امضا آشنا کند. اعتبار تا زمانی که با موارد جدید جایگزین شود.	مدام
	مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات شخصی کارکنان	ماده 86 قانون کار فدراسیون روسیه	هنگام استخدام (قبل از امضای قرارداد کار)، کارفرما موظف است کارمند را با مقررات حفاظت از اطلاعات شخصی کارکنان در برابر امضا آشنا کند. اعتبار تا زمانی که با یک جدید جایگزین شود.	مدام
	میز پرسنل (فرم T-3) (ترتیب پرسنل)	ماده 57 قانون کار فدراسیون روسیه، قطعنامه شماره 1 کمیته آمار دولتی روسیه	هر بار که تغییرات خاصی در آن ایجاد می شود، کامپایل می شود.	مدام
	کتاب حسابداری حرکت دفتر کار و درج برای آنها		در بخش منابع انسانی ذخیره شده و به طور مداوم نگهداری می شود.
	دفترچه رسید و هزینه ثبت فرمهای دفتر کار و درج برای آنها	دستورالعمل نحوه پر کردن کتاب های کار و درج برای آنها (مصوب با قطعنامه شماره 69 وزارت کار روسیه)	ذخیره شده در بخش حسابداری همراه با فرم های دفتر کار و درج برای آنها؛ فرم ها به درخواست کارمند منابع انسانی توسط بخش منابع انسانی دریافت می شود.	50 سال (اما پس از انحلال شرکت به همراه سایر اسناد به بایگانی شهرستان تحویل داده می شود که ماندگاری آن 75 سال است)
	مقررات مربوط به پاداش، پاداش و مشوق های مادی	بخش 6 قانون کار فدراسیون روسیه، فصل 21 قانون کار فدراسیون روسیه	با وجود سیستم های پیچیده پرداخت و نیروی کار و سیستم های پاداش. اعتبار تا زمانی که با یک جدید جایگزین شود.	مدام
	مقررات مربوط به سیستم آموزشی	مواد 196، 197 قانون کار فدراسیون روسیه	در صورتی که سیستم آموزشی در سازمان وجود داشته باشد.	مدام
	مقررات مربوط به گواهینامه کارکنان	ماده 81 قانون کار فدراسیون روسیه	هنگام صدور گواهینامه با تصمیم کارفرما.	مدام
	برنامه تعطیلات	ماده 123 قانون کار فدراسیون روسیه، قطعنامه شماره 1 کمیته آمار دولتی روسیه	حداکثر دو هفته قبل از شروع سال تقویمی توسط کارفرما تایید شده است.
	قرارداد استخدام	مواد 16، 56، 57، 67 قانون کار فدراسیون روسیه	به صورت کتبی با هر یک از کارکنان منعقد شد.
	شرح شغل برای هر موقعیت مطابق با جدول کارکنان، دستورالعمل های کاری برای حرفه ها		با صلاحدید کارفرما پذیرفته می شود.	مدام
	سفارشات استخدامی	ماده 68 قانون کار فدراسیون روسیه	بر اساس قرارداد کار منتشر شده است. آنها در عرض سه روز از تاریخ شروع واقعی کار در مقابل امضا به کارمند اعلام می شوند.
	سفارشات برای انتقال به کار دیگر	ماده 72.1 قانون کار فدراسیون روسیه	صادر شده بر اساس توافق نامه انتقال به شغل دیگر (توافق نامه اضافی به قرارداد کار).
	احکام اخراج	ماده 84.1 قانون کار فدراسیون روسیه
	سفارش فعالیت های اصلی		در صورت نیاز منتشر شد. سفارشات مربوط به فعالیت های اصلی تهیه شده توسط خدمات پرسنلی در دفتر ثبت و ذخیره می شود. سرویس پرسنل فایل "کپی از دستورات فعالیت های اصلی" را نگهداری می کند.	1 سال (کپی از سفارشات ذخیره شده در بخش پرسنل)
	سفارشات برای اعطای مرخصی	فصل 19 قانون کار فدراسیون روسیه، قطعنامه شماره 1 کمیته آمار دولتی روسیه	بر اساس برنامه مرخصی یا درخواست کارمند صادر می شود
	درخواست کارمندان برای مرخصی بدون حقوق	ماده 128 قانون کار فدراسیون روسیه	مرخصی بدون حقوق به درخواست (برنامه) کارمند مطابق با قسمت 1 هنر ارائه می شود. 128 قانون کار فدراسیون روسیه یا طبق قانون بر اساس درخواست کارمند (بخش 2 ماده 128 قانون کار فدراسیون روسیه).
	کارت شخصی کارمند (فرم T-2)	قطعنامه شماره 1 کمیته آمار دولتی روسیه.	برای هر کارمند انجام شد.
	سابقه اشتغال	ماده 66 قانون کار فدراسیون روسیه، فرمان شماره 225 دولت فدراسیون روسیه "در مورد دفتر کار"، دستورالعمل نحوه پر کردن دفترچه های کار و درج برای آنها (مصوب با فرمان وزارت کار). شماره 69 روسیه)	کارفرما برای هر کارمندی که بیش از پنج روز برای او کار کرده است دفترچه های کار را نگه می دارد.	پس از اخراج، کارمند یک کتاب کار در دستان خود دریافت می کند. دفاتر کار بی ادعا به مدت 50 سال در سازمان ذخیره می شود و پس از انحلال شرکت، بایگانی می شود.
	قراردادهای مربوط به مسئولیت کامل	ضمیمه 2، 4 قطعنامه شماره 85 وزارت کار روسیه	آنها با کارکنانی منعقد می شوند که مستقیماً به دارایی های مادی خدمات می دهند.
	دفترچه حسابداری (دفترچه ثبت نام) سفارشات برای فعالیت های اصلی	دستورالعمل کار اداری در سرویس منابع انسانی VNIIDAD "دستورالعمل های تقریبی برای کار اداری در خدمات منابع انسانی یک سازمان" (توصیه می شود)	باید شماره گذاری و مهر و موم شده و توسط کارفرما امضا شود
	دفترچه حسابداری (دفترچه ثبت نام) احکام استخدامی
	دفترچه حسابداری (دفترچه ثبت نام) احکام اخراج
	دفترچه حسابداری (دفترچه ثبت نام) دستورات اعطای مرخصی
	مجله ثبت اسناد سفر
	برگه زمان	بخش 3 ماده 91 قانون کار فدراسیون روسیه	کارفرما موظف است سوابق زمانی را که واقعاً هر کارمند کار کرده است نگه دارد
	برنامه شیفت	ماده 103 قانون کار فدراسیون روسیه	حداکثر یک ماه قبل از اجرایی شدن آن به اطلاع کارکنان می رسد.
	دفترچه گزارش برای بازرسی از سازمان های بازرسی	قانون فدرال شماره 134-FZ "در مورد حمایت از حقوق اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی در هنگام کنترل ایالتی (نظارت)"	توسط کلیه اشخاص حقوقی و کارآفرینان بدون تشکیل شخصیت حقوقی انجام می شود	مدام
	صورتجلسات، مصوبات کمیسیون های صلاحیت صدور گواهینامه	مقررات مربوط به صدور گواهینامه کارکنان شرکت	توسط کمیسیون صدور گواهینامه صادر می شود
	گزارش کارت و سفارش برای کارگران در مشاغل خطرناک	بخش 3 ماده 91 قانون کار فدراسیون روسیه	ماهانه گردآوری شده است.
	لیست کارگران در تولید با شرایط کاری خطرناک	قطعنامه شماره 10 شورای وزیران اتحاد جماهیر شوروی "در مورد تصویب لیست های تولید، کار، حرفه ها، موقعیت ها، شاخص هایی که حق ارائه حقوق بازنشستگی ترجیحی" دارند.	اگر تولید دارای شرایط کاری مضر باشد. ادامه دارد.
	لیست کارکنان بازنشسته با حقوق بازنشستگی ترجیحی
	مکاتبات در مورد انتصاب - حقوق بازنشستگی و مزایای دولتی؛ مستمری ترجیحی
	دستورالعمل های حفاظت از کار بر اساس حرفه	بخش 10 قانون کار فدراسیون روسیه		مدام
	گزارش توجیهی (آشنایی با دستورالعمل ها)	بخش 10 قانون کار فدراسیون روسیه
	گزارش کارمندانی که تحت معاینه پزشکی اجباری قرار می گیرند	ماده 69 قانون کار فدراسیون روسیه، دستور شماره 90 وزارت بهداشت و صنعت پزشکی فدراسیون روسیه "در مورد روش انجام معاینات اولیه و دوره ای پزشکی کارگران و مقررات پزشکی برای پذیرش در این حرفه."
	گزارش های تصادف	قطعنامه شماره 73 وزارت کار فدراسیون روسیه "در مورد تأیید اشکال اسناد لازم برای بررسی و ثبت حوادث صنعتی و مقررات مربوط به ویژگی های بررسی حوادث صنعتی در صنایع و سازمان های خاص".
	اقدامات بررسی مسمومیت ها و بیماری های شغلی

جریان اسناد اسناد داخلی

جریان اسناد به حرکت اسناد در یک موسسه از لحظه دریافت یا ایجاد تا پایان اجرا، ارسال یا بایگانی اطلاق می شود. این شامل عملیات دریافت، توزیع، ثبت، کنترل اجرا، صدور گواهینامه، تشکیل پرونده، پردازش پیش از بایگانی، نگهداری و استفاده از اسناد می باشد.

سرعت عبور یک سند، کارایی حل مسئله مطرح شده در آن، یکنواختی حجم کار ادارات و مسئولان به سازماندهی صحیح و منطقی جریان اسناد بستگی دارد.

کار با اسناد سازمانی را می توان در قالب زنجیره عملیات تکنولوژیکی زیر ارائه کرد:

دریافت اسناد دریافتی؛
بررسی اولیه (علامت گذاری توسط منشی)؛
ثبت اسناد؛
گزارش به مدیر در مورد اسناد دریافتی؛
تصمیم گیری توسط مدیر؛
ارسال اسناد برای اجرا؛
کنترل بر اجرای اسناد؛
اجرای اسناد؛
تهیه اسناد برای پرونده ها؛
استفاده از اسناد در کار مرجع و اطلاعاتی؛
تعیین دوره نگهداری اسناد (انتقال به بایگانی، استفاده بیشتر، از بین بردن اسناد).

درجه کمال سیستم فن آوری کار با اسناد با کارایی حرکت و اجرای اسناد و اثربخشی ارائه اطلاعات مستند به مدیریت شرکت تعیین می شود.

در پشتیبانی اسناد یک شرکت، سه گروه اصلی اسناد را می توان تشخیص داد: اسناد ورودی (ورودی)، اسناد خروجی (ارسالی)، اسناد داخلی.

ثبت نام برای همه گروه های اسناد و در درجه اول برای اسناد دریافتی قابل انجام است. بسیاری از شرکت ها سوابق اسناد داخلی را نگهداری نمی کنند.

کار بر روی اجرا و کنترل اجرای اسناد شامل اسناد داخلی، ورودی و فقط به عنوان یک استثناء خروجی می شود.

از مرحله تشکیل پرونده، همه گروه های اسناد عملیات مشابهی را انجام می دهند، به جز اسناد ورودی که به استثنای موارد نادر، به انبار بایگانی منتقل نمی شوند.

برای ایجاد یک رویه یکنواخت برای تهیه اسناد و سازماندهی کار با آنها، شرکت در حال توسعه دستورالعمل هایی برای کارهای اداری است که شامل نمونه هایی از اسناد و قوانین به درستی اجرا شده و قوانین کار با آنها است.

دریافت و رسیدگی به مدارک دریافتی توسط معاون منشی انجام می شود.

مدارک دریافتی مراحل زیر را طی می کنند:

پردازش اولیه؛
بررسی اولیه، علامت گذاری؛
ثبت؛
بررسی اسناد توسط مدیریت؛
جهت اجرا؛
کنترل اجرا؛
اجرای اسناد؛
ثبت اسناد برای پرونده ها

پردازش اولیه اسناد دریافتی شامل بررسی صحیح تحویل نامه ها است. همه پاکت ها باز می شوند، به استثنای مکاتبات شخصی (با علامت "شخصی"). سپس صحت آدرس سند درج شده در پاکت، تعداد برگه های سند و وجود ضمائم در آنها بررسی می شود.

در صورت عدم وجود پیوست یا برگه‌ای از سند، به ارسال‌کننده نامه اطلاع داده می‌شود و در ستون «یادداشت» روی خود سند و در لاگ اسناد دریافتی یادداشت می‌شود:

پاکت هایی که "شخصا" مشخص شده اند را نمی توان باز کرد.
در صورتی که متن سند آسیب دیده باشد یا ضمیمه هایی وجود نداشته باشد، گزارشی تهیه کنید.
یک نسخه از عمل را به همراه مدارک دریافتی برای مخاطب ارسال کنید.
ارسال به اشتباه مکاتبات به آدرس صحیح ارسال شده است.
نامه های ثبت شده در مقابل امضا پذیرفته می شود.
زمان دریافت را روی سندی که "فوری" مشخص شده است، قید کنید.

پاکت‌ها معمولاً از بین می‌روند، مگر در مواردی که فقط می‌توان از پاکت برای تعیین آدرس فرستنده، تاریخ ارسال و تاریخ دریافت استفاده کرد، یا روی پاکت «محرمانه» یا «فوری» مشخص شد.

بررسی اولیه اسناد دریافتی به منظور توزیع اسناد به اسناد ثبت شده و غیر ثبت شده انجام می شود.

مدارک ثبت شده با شماره ورودی و تاریخ دریافت سند توسط سازمان مشخص می شود.

در طول بررسی اولیه، همچنین مشخص می شود که آیا اسناد منتقل شده به مدیر مستلزم انتخاب مواد اضافی است: مکاتبات قبلی، قراردادها، اسناد نظارتی و غیره. این اسناد توسط معاون منشی انتخاب شده و همراه با سند دریافتی به رئیس شرکت

بدون بررسی اولیه، اسناد خطاب به یک واحد ساختاری یا به طور خاص به یکی از کارکنان شرکت به مقصد منتقل می شود.

رئیس شرکت سند دریافتی را بررسی و از طریق منشی با تصمیمی که منعکس کننده تصمیم وی و مهلت های واقعی اجراست برای پیمانکار ارسال می کند. منشی قطعنامه را در دفتر ثبت می کند. اگر چندین مجری در قطعنامه ذکر شده باشد، سند به اولین نفر در لیست منتقل می شود که مجری مسئول در نظر گرفته می شود.

پیمانکار با کار با سند، پاسخی را تهیه می کند که برای امضا به مدیر ارسال می شود (به همراه مواد همراهی که در تهیه پاسخ استفاده شده است).

منشی (در صورت لزوم) بر اجرای سند دریافتی نظارت می کند.

منشی نامه ابتکاری را از مجری دریافت می کند و برای نگهداری و استفاده بیشتر در پرونده مربوطه قرار می دهد و پاسخ را برای مخاطب ارسال می کند.

اسناد ارسالی از شرکت را اسناد خروجی می گویند. پردازش اسناد خروجی شامل عملیات زیر است:

تهیه پیش نویس سند خروجی؛
تصویب پیش نویس سند؛
بررسی صحت پیش نویس سند توسط منشی؛
ثبت اسناد؛
بررسی صحت آدرس دهی؛
ارسال سند به مخاطب؛
بایگانی کپی دوم (کپی) سند در پرونده.

پیش نویس سند خروجی توسط مجری تنظیم و اجرا می شود و دبیر صحت اجرای آن را بررسی می کند.

اسناد خروجی در دو نسخه تنظیم می شوند، به استثنای فکس ها که در یک نسخه تنظیم می شوند.

پیش نویس تهیه شده سند خروجی برای امضا به مدیر ارائه می شود. همراه با آن می توان اسناد دیگری را منتقل کرد که بر اساس آن پیش نویس سند خروجی تهیه می شود (ابتکار نامه ها ، قراردادها ، اعمال ، اسناد نظارتی و غیره).

مدیر می تواند هر گونه تغییر و اضافات را در سند امضا شده ایجاد کند و یا آن را برای تجدید نظر به پیمانکار بازگرداند.

پس از امضای مدیر دو نسخه، سند توسط منشی ثبت می شود. اسناد ارسالی در «مجله ثبت اسناد خروجی» ثبت می شود.

برای ثبت اسناد خروجی، داده های زیر مورد نیاز است:

نمایه سند، از جمله شماره پرونده؛
تاریخ سند؛
مقصد؛
خلاصه یا عنوان؛
یادداشت اجرایی (سوابق حل مسئله، تعداد اسناد پاسخ)؛
مجری؛
توجه داشته باشید.

سند ثبت شده در همان روز برای مخاطب ارسال می شود. هنگام ارسال سند، باید آدرس گیرنده را روی نامه و روی پاکت بررسی کنید.

یک کپی از سند در حال ارسال و یک نسخه از فکس در پرونده مکاتباتی بایگانی می شود:

مدارک باید در همان روز پردازش و ارسال شوند.
تلگرام بلافاصله ارسال می شود.
اسناد خروجی در دو نسخه چاپ می شوند.
اگر سند باید برگردانده شود، آن را به عنوان "قابل بازگشت" مهر یا علامت گذاری کنید و آن را در پرونده یا مجله ثبت کنید.

برای ثبت اسناد ورودی و خروجی با استفاده از رایانه شخصی می توانید از همان ستون های مجله ثبت نام استفاده کنید.

اسناد داخلی اسنادی هستند که در داخل خود سازمان (موسسه) با رعایت ضوابط داخلی تدوین اسناد تهیه، اجرا و اجرا می شوند.

اسناد داخلی عبارتند از: بیانیه ها، اعمال، پروتکل ها، گزارش ها و یادداشت های توضیحی و غیره.

کار با اسناد داخلی به شرح زیر انجام می شود:

1) تهیه پیش نویس سند توسط پیمانکار.
2) بررسی صحت پیش نویس سند؛
3) امضای سند توسط مدیر (تصویب در صورت لزوم).
4) ثبت سند؛
5) انتقال سند به پیمانکار.
6) اجرای سند؛
7) کنترل اجرای سند.
8) بایگانی سند اجرا شده در پرونده.

مراحل پایانی کار با اسناد داخلی عبارتند از: استفاده در کارهای مرجع و اطلاعاتی (از 1 سال تا 3 سال) و تعیین مدت نگهداری بیشتر (بررسی ارزش اسناد). در نتیجه تصمیم کمیسیون کارشناسی شرکت، اسناد داخلی می تواند بیش از سه سال در کار مرجع و اطلاعاتی خدمات مدیریت دفتر مورد استفاده قرار گیرد یا به بایگانی منتقل شود یا از بین برود.

ثبت اسناد. این ثبت واقعیت ایجاد یک سند یا دریافت آن با اختصاص شماره ثبت (فهرست) به سند و ثبت اطلاعات مربوط به آن در مجله ثبت است.

ثبت نام برای اطمینان از ایمنی اسناد، جستجوی سریع، حسابداری و کنترل ضروری است:

ارائه مشخصات کیفی و کمی اسناد؛
تایید دریافت یا ارسال سند؛
ایجاد یک دستگاه ثبت و مرجع که می تواند برای مقاصد اطلاعاتی استفاده شود.
کنترل اجرای سند

اصل اساسی ثبت اسناد، ثبت یکباره است. هر سند باید فقط یک بار در یک شرکت معین ثبت شود. اسناد ورودی در روز دریافت، اسناد خروجی و داخلی - در روز امضا ثبت می شوند.

چندین شکل ثبت اسناد وجود دارد: متمرکز، غیر متمرکز، مختلط.

بیشترین کارایی با یک سیستم ثبت اسناد متمرکز حاصل می شود، یعنی زمانی که تمام عملیات ثبت در یک مکان یا توسط یک کارمند، به عنوان مثال، یک منشی انجام می شود. چنین سیستمی به شما امکان می دهد یک مرکز مرجع واحد برای اسناد سازمانی ایجاد کنید و یک روش ثبت نام یکنواخت را ایجاد کنید.

یک سیستم غیرمتمرکز شامل ثبت اسناد در مکان های ایجاد یا اجرای آنها، یعنی در بخش های ساختاری است.

با در نظر گرفتن مشخصات بنگاه اقتصادی، زمانی که برخی اسناد به صورت متمرکز و برخی اسناد به صورت غیرمتمرکز در بخش های ساختاری ثبت می شوند، می توان از سیستم ثبت اسناد مختلط استفاده کرد.

شرکت های کوچک اغلب از یک سیستم ثبت متمرکز استفاده می کنند.

هنگام ثبت اسناد در یک شرکت، قوانین زیر باید رعایت شود:

هر سند فقط یک بار ثبت می شود.
تمام اسناد فقط در یک مکان ثبت شده است.
تمام اسناد طبق یک فرم واحد پذیرفته شده توسط شرکت ثبت می شود.

در هنگام ثبت نام، کلیه مدارک به چندین گروه تقسیم می شوند که هر کدام به طور جداگانه ثبت می شوند، به عنوان مثال:

اسناد دریافتی؛
اسناد خروجی؛
اسناد داخلی؛
قراردادهای تجاری؛
اسناد با علامت "CT" ("محرمانه").

هنگام ثبت هر گروه از اسناد، باید از روش های یکپارچه و یکپارچه برای تخصیص شماره (شاخص) به اسناد استفاده شود.

سه نوع اصلی ثبت اسناد وجود دارد:

1) سیستم کارت برای ثبت اسناد؛
2) سیستم مجلات ثبت اسناد؛
3) سیستم کامپیوتری ثبت اسناد.

ذخیره سازی اسناد داخلی

شرح شغل - به طور مداوم (بند 27 از فهرست اسناد آرشیوی مدیریت استاندارد).

جدول زمانبندی کارکنان سازمان و تغییرات آن در محل تدوین و تصویب دارای دوره نگهداری دائمی می باشد (ماده 71 فهرست اسناد آرشیوی مدیریت استاندارد).

مقررات داخلی کار پس از جایگزینی با مقررات جدید باید به مدت یک سال در سازمان ذخیره شود (ماده 773 فهرست اسناد بایگانی مدیریت استاندارد).

بر اساس هنر. 411 از فهرست اسناد بایگانی مدیریت استاندارد، مقررات مربوط به پاداش و پاداش برای کارکنان مشمول نگهداری دائمی در محل توسعه و تأیید آنها است.

اسناد (فهرست اطلاعات، مقررات و ...) برای ایجاد رژیم اسرار تجاری در یک سازمان دارای دوره نگهداری دائمی هستند (ماده 62 فهرست اسناد بایگانی مدیریت استاندارد).

علیرغم این واقعیت که دوره های ذخیره سازی مقررات محلی و سفارشاتی که آنها را تأیید کرده اند اغلب متفاوت است، مقررات محلی بخشی از سفارش، پیوست آن می شود و دوره های ذخیره سازی در این مورد به دوره های ذخیره سازی برای عمل یا سفارش محلی بستگی دارد. (بسته به اینکه کدام دوره طولانی تر باشد).

از لحظه تایید ویرایش جدید شرح وظایف، نسخه قبلی بی اعتبار می شود. مدت نگهداری نسخه های غیرفعال شرح وظایف 3 سال است (بند 77 از بخش 2 فهرست اسناد بایگانی مدیریت استاندارد).

تغییرات در دوره های نگهداری اسناد پرسنلی، که توسط ماده 22.1 قانون شماره 125-FZ معرفی شده است، فقط برای اسنادی اعمال می شود که دوره نگهداری آنها قبلاً 75 سال بوده است. در همان زمان ، قانونگذاران اشتباه کردند ، زیرا آنها رسماً به افزایش دوره های ذخیره سازی برای همه گروه های اسناد پرسنلی دست یافتند. یعنی برای آنهایی که طبق بندهای 19 و 665 فهرستی که به دستور شماره 558 وزارت فرهنگ روسیه تصویب شده است، دوره ذخیره سازی پنج ساله برای آنها در نظر گرفته شده است. در حال حاضر لایحه ای در حال تهیه است که قانون شماره را اصلاح می کند. 125-FZ و کاستی های ایجاد شده را برطرف کنید. همانطور که متخصصان روسترود توضیح می دهند، قبل از اتخاذ این تغییرات، سیستم موجود برای تعیین دوره های نگهداری اسناد باید طبق فهرست مصوب وزارت فرهنگ روسیه به شماره 558 اعمال شود تا از هرگونه سوء تفاهم و جریمه جلوگیری شود. و اسناد پرسنل را برای تخریب مشخص نکنید.

دوره هایی که طی آن لازم است اسناد روی پرسنل ذخیره شود، در ماده 22.1 قانون شماره 125-FZ و فهرستی که به دستور وزارت فرهنگ روسیه شماره 558 تأیید شده است، مشخص شده است. شروع دوره نگهداری اسناد و مدارک در نظر گرفته شده است 1 ژانویه سال پس از سالی که آنها در آن گردآوری شده است (بند 4، بند 1.4 فهرست به تصویب رسیده به دستور وزارت فرهنگ روسیه شماره 558).

بنابراین، احکام استخدام، انتقال، اخراج، مرخصی بدون حقوق و سایر دستورات پرسنل و همچنین اظهارات کارکنان، در صورتی که در پرونده شخصی آنها نگهداری شود، به طور کلی باید حداقل 75 سال نگهداری شود. تا سال 2003 ایجاد شد. اگر این اسناد پس از سال 2003 ایجاد شده باشند، باید حداقل 50 سال ذخیره شوند.

قراردادهای کار، کارت های شخصی و پرونده های شخصی کارکنان نیز باید به مدت 75 سال در صورتی که قبل از سال 2003 ایجاد شده باشند، یا به مدت 50 سال در صورت ایجاد پس از سال 2003 و پرونده های شخصی مدیران - به طور دائم نگهداری شود. میز پرسنل نیز باید همیشه حفظ شود.

در عین حال، هر گونه اسناد مربوط به پرسنل که در طول دوره خدمات کشوری تشکیل شده است، که خدمات کشوری دولتی نیست، باید به مدت 75 سال بدون توجه به تاریخ ایجاد آنها ذخیره شود.

این رویه در ماده 22.1 قانون شماره 125-FZ پیش بینی شده است.

دستورات مربوط به اعطای مرخصی سالانه و آموزشی، ارسال به سفرهای کاری در روسیه (و همچنین سایر اسناد در سفرهای کاری: وظایف، گزارش ها و غیره)، و همچنین دستورات مربوط به مجازات ها و اظهارات کارکنان، در صورتی که به طور جداگانه ذخیره شوند و نه در پرونده های شخصی فقط پنج سال نگهداری کافی است.

این نتیجه گیری از موارد 19 و 665 فهرستی است که به دستور وزارت فرهنگ روسیه به شماره 558 تأیید شده است.

توجه: تغییرات در دوره های نگهداری اسناد پرسنلی، که توسط ماده 22.1 قانون شماره 125-FZ معرفی شده است، فقط برای اسنادی اعمال می شود که دوره نگهداری آنها قبلاً 75 سال بوده است. در همان زمان ، قانونگذاران اشتباه کردند ، زیرا آنها رسماً به افزایش دوره های ذخیره سازی برای همه گروه های اسناد پرسنلی دست یافتند. یعنی برای آنهایی که طبق بندهای 19 و 665 فهرستی که به دستور شماره 558 وزارت فرهنگ روسیه تصویب شده است، دوره ذخیره سازی پنج ساله برای آنها در نظر گرفته شده است. در حال حاضر لایحه ای در حال تهیه است که قانون شماره را اصلاح می کند. 125-FZ و کاستی های ایجاد شده را برطرف کنید. همانطور که متخصصان روسترود توضیح می دهند، قبل از اتخاذ این تغییرات، سیستم موجود برای تعیین دوره های نگهداری اسناد باید طبق فهرست مصوب وزارت فرهنگ روسیه به شماره 558 اعمال شود تا از هرگونه سوء تفاهم و جریمه جلوگیری شود. و اسناد پرسنل را برای تخریب مشخص نکنید.

مواد گواهینامه محل کار باید به مدت 45 سال و در شرایط کاری دشوار، مضر یا خطرناک - 75 سال ذخیره شود.

مقررات کار را حتی پس از تعویض آنها با مقررات جدید حفظ کنید. ماندگاری یک سال است. مدت زمان ماندگاری یک ساله نیز برای برنامه های تعطیلات تعیین شده است.

دوره ای که در طی آن لازم است اسنادی که تأیید می کند یک کارمند به هزینه سازمان آموزش دیده است ، با الزامات قانون مالیات تعیین می شود. واقعیت این است که بند 3 ماده 264 قانون مالیات فدراسیون روسیه مقرر می دارد که برای حذف این هزینه ها برای کاهش سود مشمول مالیات، سازمان باید تمام اسناد تأیید کننده آموزش (توافق با یک موسسه آموزشی، دستور از برای اعزام کارمند برای آموزش، ارائه خدمات، مدرک دیپلم، گواهینامه، گواهینامه و غیره. مدت نگهداری آنها محدود به مدت قرارداد آموزشی و یک سال کار کارمند است، اما کمتر از چهار سال نیست.

برگشت | |

مدیریت اسناد الکترونیکی باید یک فناوری مدیریت جامع و جامع باشد که فرآیندهای اساسی کار با اسناد مدیریت الکترونیکی (ورودی، خروجی و داخلی) را در انطباق با الزامات ثبت و صدور گواهینامه آنها تضمین کند.

از منظر سازماندهی پشتیبانی اسناد برای مدیریت، دو سطح سازماندهی پیاده سازی و استفاده از عناصر مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان تشخیص داد: جریان اسناد در داخل سازمان و ارتباطات خارجی سازمان.

هنگام سازماندهی استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی داخلی، هر سازمانی با سوالات زیر مواجه است:

در چه قالب هایی اسناد الکترونیکی ایجاد و ذخیره شود.

نحوه ترکیب استفاده از اسناد الکترونیکی با عناصر کار اداری سنتی و جریان اسناد.

نیاز به تبادل الکترونیکی اسناد بین سازمان ها در عمل منجر به وجود گزینه های مختلف برای ترکیب عناصر مدیریت اسناد سنتی و الکترونیکی در ارتباطات خارجی از گزینه های ساده گرفته تا فناوری های پیچیده می شود.

فن آوری های پیچیده برای مدیریت اسناد الکترونیکی خارجی، ثبت اسناد در یک سیستم شرکتی را با ورود پرونده های آنها، ارسال آنها به گیرندگان از طریق پست الکترونیکی، اتوماسیون مراحل ثبت اسناد دریافت شده از طریق پست الکترونیکی در سیستم شرکتی ترکیب می کند. سازمانی که اسناد را دریافت می کند و همچنین از استفاده از وسایل حفاظت رمزنگاری از جمله EDS اطمینان حاصل کند. هنگام استفاده از امضای دیجیتال در مدیریت اسناد الکترونیکی خارجی، توجه به موارد زیر ضروری است:

تعیین لیست افرادی در سازمان که از امضای دیجیتال استفاده خواهند کرد.

یک بسته رمزنگاری خاص را انتخاب کنید و مشکلات کلیدی صدور گواهینامه را حل کنید.

تعامل دو یا چند سیستم شرکتی در چارچوب فناوری جریان اسناد به هم پیوسته شامل حل تعدادی از مشکلات با پیچیدگی های متفاوت است. پیچیده ترین مشکلات عمدتاً ماهیت فنی دارند و از یک سو به اطمینان از تعامل سیستم های شرکتی چندین سازمان و بخش و از سوی دیگر امنیت اطلاعات و حفاظت اطلاعات در شبکه های رایانه ای مربوط می شوند. این مجموعه مشکلات در زمینه فعالیت متخصصان اطلاعات و حفاظت اطلاعات فنی نهفته است.

در مورد فعالیت های خدمات پشتیبانی اسناد، تعامل سازمانی و روش شناختی بین سازمان های مشارکت کننده در مدیریت اسناد الکترونیکی از جمله در زمینه یکسان سازی فرم های اسناد، فرمت های ثبت و اصول جریان اسناد الزامی خواهد بود. همه اینها برای دستیابی به حداکثر وضوح در کار شما ضروری است.

برای اجرای موفقیت آمیز مدیریت اسناد الکترونیکی در ارتباطات خارجی سازمان ها و تبادل اطلاعات بین بخشی، استفاده از اصول کلی، راه حل های استاندارد و همچنین اقدامات هماهنگ توسعه دهندگان سیستم های خودکار ضروری است. توسعه مفهومی بیشتر سیاست در زمینه اتوماسیون جریان اسناد در دستگاه دولتی، حصول اطمینان از تعامل و سازگاری سیستم های مورد استفاده مورد نیاز است.