Ilmu dokumentasi dan kearsipan - gelar sarjana (46.03.02). Ilmu dokumentasi dan kearsipan (dukungan dokumentasi manajemen) Sejarah kekhususan ilmu dokumen dan ilmu kearsipan

Di mana dan kepada siapa lulusan dapat bekerja?

Sarjana manajemen dokumen dan ilmu kearsipan memiliki kesempatan untuk bekerja di semua departemen negara bagian, kota, komersial, organisasi dan lembaga publik dalam layanan manajemen dokumen di posisi yang memerlukan pendidikan tinggi, termasuk kepala layanan manajemen kantor, manajer kantor dan sekretaris -asisten pimpinan organisasi.

Sarjana mempunyai kesempatan untuk melanjutkan studi pada program magister di NSGU.

Di mana siswa melakukan magang?

• Duma Okrug-Yugra Otonomi Khanty-Mansi;
• divisi Administrasi Nizhnevartovsk, Megion, Langepas;
• divisi struktural TNK-BP;
• divisi dari Layanan Migrasi Federal, Layanan Pajak Federal, Kementerian Situasi Darurat, Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Kehakiman;
• perusahaan komersial dan industri besar;
• usaha kecil dan menengah.

Siapa yang dilatih oleh fakultas manajemen dokumen?

Kualifikasi lulusan: spesialis dokumen.

Lulus dengan gelar dalam Manajemen Dokumen dan Dukungan Dokumentasi untuk Manajemen.Dapat bekerja di institusi dengan tingkat manajemen apa pun, industri apa pun, dan bentuk kepemilikan apa pun. Dia harus “siap untuk pekerjaan profesional di badan-badan pemerintah di tingkat federal, entitas konstituen Federasi, tingkat kota, di negara bagian, publik, lembaga koperasi dan komersial, organisasi, firma, perusahaan di bidang layanan manajemen dokumen.”

Ini adalah posisi yang memerlukan “pendidikan tinggi, termasuk kepala layanan manajemen kantor, manajer kantor dan asisten sekretaris kepala organisasi.” Tentu saja, standar tersebut tidak dapat secara mutlak menunjukkan semua posisi yang memungkinkan, karena layanan dukungan dokumentasi manajemen seringkali memiliki struktur yang kompleks dan staf yang banyak.

Disiplin khusus yang dipelajari oleh lembaga pendidikan prasekolah

Ilmu dokumentasi sebagai suatu disiplin ilmu integratif erat kaitannya dengan manajemen perkantoran, perbukuan, perpustakaan, bibliografi, ilmu kearsipan, ilmu komputer, dan lain-lain.

Ilmu dokumentasi berkaitan dengan ilmu sejarah.

Ilmu dokumentasi saling berhubungan dengan yurisprudensi, terutama dengan cabang-cabang hukum tata negara, perdata, administrasi, perburuhan, dan bisnis.

Secara tradisional, hubungan dan interaksi antara manajemen dokumen dan teori manajemen serta manajemen kuat, karena fungsi manajemen dan organisasinya secara langsung tercermin dalam dokumen.

Dilihat dari tujuan dan objek kajiannya, ilmu dokumen erat kaitannya dengan ilmu kearsipan

Ada hubungan yang sangat erat antara ilmu dokumen dan ilmu bibliografi, perpustakaan, buku, dan kearsipan. Termasuk juga ilmu komputer, khususnya bagian yang mempelajari informasi dokumen yang dibuat dengan menggunakan teknologi komputer pada media diskrit.

Alhasil, pengelolaan dokumen menjadi yang paling banyakberkaitan erat dengan disiplin ilmu seperti informatika sosial, fotografi dokumenter, teknologi komputer dan pemrograman, keamanan informasi dan perlindungan informasi, dll.

• perencanaan, pengorganisasian, peningkatan kegiatan layanan manajemen dukungan dokumentasi (DOU) dan pemantauan keadaan pekerjaan kantor dalam organisasi
• pengembangan bentuk dokumen terpadu, sistem dokumentasi, lembar waktu dokumen untuk berbagai tujuan dan tingkat arah, pengklasifikasi informasi dokumen
• merampingkan komposisi dokumen dan indikator informasi, mengurangi jumlahnya dan mengoptimalkan arus dokumen organisasi
• pemilihan dokumen yang ditransfer untuk penyimpanan negara, organisasi penyimpanan berkelanjutan dan pemeriksaan nilai dokumen
• menetapkan tugas untuk desain, pengoperasian, peningkatan sistem informasi otomatis dan sistem kontrol
• mempelajari dan menggeneralisasi praktik terbaik di bidang pendidikan prasekolah, pengembangan dokumen normatif dan metodologis tentang masalah pendidikan prasekolah
• persiapan proposal untuk memastikan kondisi kerja yang ergonomis, rasionalisasi tempat kerja bagi karyawan layanan pendidikan prasekolah
• partisipasi dalam pemilihan penempatan dan pelatihan lanjutan personel untuk layanan lembaga pendidikan prasekolah.

• departemen tempat dokumen tiba (korespondensi masuk, surat). Seorang spesialis manajemen dokumen memberi stempel pada dokumen yang masuk dengan nomor seri. Juga memasukkan informasi tentang dokumen ke dalam database elektronik;
• ekspedisi, dari mana dokumen dikirim ke organisasi lain;
• unit pengendalian dokumen.

Profil:(dukungan dokumentasi untuk manajemen)

Kualifikasi: Sarjana Akademik

Bidang kegiatan profesional lulusan:

• dukungan dokumentasi manajemen;
• dokumentasi informasi manajemen, rasionalisasi alur dokumen, teknologi pengolahan dokumen;
• pembuatan kerangka peraturan daerah untuk dukungan dokumentasi pengelolaan dan kearsipan;
• organisasi penyimpanan, akuntansi, perolehan, pemeriksaan nilai dokumen;
• perancangan dan penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik;
• organisasi penyimpanan, akuntansi, perolehan, pemeriksaan nilai, referensi dan alat pencarian serta penggunaan dokumen dari Dana Arsip Federasi Rusia dan dokumen arsip lainnya;
• penelitian ilmiah di bidang pengelolaan dokumen dan ilmu kearsipan;
• dan lain-lain.

• organisasi dan manajerial;
• desain;
• teknologi;
• riset

• melakukan operasi pembuatan, pelaksanaan, pemrosesan, pendaftaran, akuntansi dan penyimpanan manajemen dan dokumen lainnya;
• melaksanakan pekerjaan teknologi pada dukungan dokumentasi pengelolaan dan pengarsipan berdasarkan pemanfaatan teknologi informasi terkini;
• mengetahui metode keamanan informasi;
• merencanakan dan menyelenggarakan kegiatan jasa penunjang dokumentasi pengelolaan, jasa penyimpanan arsip dokumen organisasi;
• memastikan penyimpanan dokumen yang berkelanjutan, persiapan kasus untuk dipindahkan ke penyimpanan arsip;
• ikut serta dalam pekerjaan pemeriksaan nilai dokumen;
• dan banyak lagi.

• pelayanan dukungan aparatur dan dokumentasi penyelenggaraan penyelenggara negara dan pemerintahan daerah;
• Departemen Perlindungan Sosial Kependudukan;
• Arsip Federal;
• arsip entitas konstituen Federasi Rusia;
• arsip kota dan departemen;
• organisasi outsourcing untuk penyediaan layanan penyimpanan dokumen kearsipan dan pemrosesan dokumen kearsipan;
• divisi dan layanan perusahaan dan organisasi yang bertanggung jawab atas dukungan dokumentasi manajemen, manajemen catatan personel, dan penyimpanan dokumen.

• spesialis dokumen;
• arsiparis;
• Manajer HR;
• Spesialis HR;
• Manajer kantor;
• Asisten Manajer;
• Asisten Sekretaris

Di antara para guru departemen:

• T. F. Berestova (Doktor Ilmu Pedagogis, Profesor);
• M. V. Kustova (Dekan Fakultas Komunikasi Dokumenter dan Pariwisata, Calon Ilmu Pedagogis);
• A. V. Shtoler (Associate Professor, Kandidat Ilmu Pedagogis);
• N. M. Zapekina (kandidat ilmu pedagogi, profesor madya);
• N. O. Aleksandrova (kandidat ilmu sejarah, profesor madya);
• dan lain-lain.

• teknologi Informasi;
• manajemen dokumen;
• ilmu kearsipan;
• keamanan informasi dan perlindungan informasi;
• pengelolaan arsip kepegawaian dan pengarsipan dokumen kepegawaian;
• organisasi lembaga-lembaga negara Rusia;
• hukum administrasi, hukum ketenagakerjaan, hukum informasi, hukum perdata, hukum kearsipan;
• dan banyak lagi

Keterangan

Kursus pelatihan dalam profil ini melibatkan mempelajari mata pelajaran berikut: ilmu kearsipan, arsip kota, departemen dan negara bagian, manajemen dokumen, manajemen arsip kepegawaian. Di tahun-tahun senior, Anda dapat mempelajari pelatihan atau manajemen TI lebih mendalam. Siswa mempelajari banyak disiplin ilmu hukum: perburuhan, kearsipan, perdata, hukum administrasi dan lain-lain. Selama pelatihannya, calon spesialis dokumen atau arsiparis belajar mengolah dokumen yang ada dan membuat dokumen baru, mengatur dan memelihara file arsip, serta menjamin keamanan dokumen di berbagai media.

Dengan siapa harus bekerja

Setelah gelar sarjana, Anda bisa mendapatkan pekerjaan di lembaga kearsipan di berbagai tingkatan (termasuk lembaga negara tertutup). Ada peluang untuk bekerja di layanan dan departemen kearsipan di berbagai institusi (misalnya di bidang kesehatan, kebudayaan, pendidikan atau seni). Spesialis semacam itu juga dibutuhkan di perpustakaan, media, museum, dan layanan personalia di berbagai organisasi. Lulusan dapat memegang posisi sebagai administrator, asisten penasihat hukum, sekretaris, atau arsiparis. Sarjana dengan latar belakang informasi membantu programmer dalam mengembangkan berbagai database atau program.

Bidang pekerjaan utama bagi lulusan adalah bekerja di arsip negara bagian, kota, departemen, perusahaan dan swasta sebagai karyawan teknis, spesialis, dan juru tulis. Dimungkinkan juga untuk mendapatkan pekerjaan sebagai asisten, asisten manajer, sekretaris praktik peradilan dan notaris. Spesialis ini dibutuhkan di lembaga statistik, di departemen administrasi di perusahaan, dan di layanan kota. Bidang kegiatan yang luas diwakili oleh organisasi yang mengadopsi manajemen dokumen elektronik, yang memerlukan pemrosesan dan penyimpanan data dalam jumlah besar, termasuk pengkodean dan penutupannya dari akses publik.

Prospek

Pekerjaan lulusan sarjana di bidang ini tidak menimbulkan kesulitan dimanapun ada pemerintah atau perusahaan besar. Awalnya, mereka biasanya menduduki posisi pegawai teknis, arsiparis, ahli statistik, dan juru tulis. Jika pelatihannya memiliki spesialisasi informasi, maka bidang kegiatannya lebih luas lagi. Lulusan tersebut dapat mengandalkan posisi sebagai sekretaris, spesialis keamanan informasi, dan karyawan departemen TI. Besarnya imbalan materi tergantung pada bidang kegiatan dan perusahaan pemberi kerja. Untuk pegawai kota dan pemerintah, pendapatannya akan berkisar antara 30 hingga 40 ribu rubel. Untuk karyawan organisasi komersial, serta pusat informasi, yang memerlukan pengetahuan bahasa asing, pekerjaan kantor elektronik, dan pemrosesan data rahasia, pendapatan tunai jauh lebih tinggi.

Pada suatu waktu, penyair Soviet Vasily Lebedev-Kumach dengan akurat mencatat dalam “Lagu Seorang Birokrat” bahwa ciri utama masyarakat Rusia adalah: “tanpa selembar kertas Anda adalah serangga, tetapi dengan selembar kertas Anda adalah seekor serangga. pria!" Garis-garis ini tidak kehilangan relevansinya saat ini. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika seluruh hidup kita, dengan satu atau lain cara, berhubungan erat dengan perwakilan profesi manajemen dokumen, yang menganggap dokumen bukan sekadar selembar kertas, tetapi alat utama aktivitas profesional.

Pada suatu waktu, penyair Soviet Vasily Lebedev-Kumach dengan akurat mencatat dalam “Lagu Seorang Birokrat” bahwa ciri utama masyarakat Rusia adalah: “tanpa selembar kertas Anda adalah serangga, tetapi dengan selembar kertas Anda adalah seekor serangga. pria!" Garis-garis ini tidak kehilangan relevansinya saat ini. Dokumen menemani kita kemana saja dan kapan saja, baik itu kehidupan pribadi atau momen kerja. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika seluruh hidup kita, dengan satu atau lain cara, berhubungan erat dengan perwakilan profesi spesialis dokumen bagi siapa dokumen bukan sekedar selembar kertas, tetapi alat utama kegiatan profesional.

Perlu kita ketahui bahwa saat ini profesi ini sedang mengalami “kelahiran kembali” akibat pesatnya perkembangan perekonomian dan pengelolaan dokumen elektronik. Dalam masyarakat modern, informasi, dalam segala manifestasinya, dianggap sebagai komoditas “panas”, yang pencarian, pemrosesan, dan penyimpanannya memerlukan biaya finansial, tenaga, waktu, dan material yang signifikan. Spesialis dokumen yang mengetahui semua rahasia aliran dokumen yang kompeten dan memiliki keterampilan untuk mengoptimalkan pekerjaan dengan arus informasi membantu meminimalkan biaya ini. Akibatnya, spesialis di bidang ini selalu diminati di hampir semua bidang kehidupan manusia, dan fakultas manajemen dokumen sangat populer di kalangan pelamar.

Siapa spesialis dokumen?

– seorang spesialis berkualifikasi tinggi di bidang pekerjaan kantor dan manajemen dokumen, memastikan ketertiban dalam surat-surat suatu perusahaan atau organisasi. Profesi terkait: arsiparis, sekretaris, penyelenggara kantor.

Nama profesi ini berasal dari bahasa Latin documentum (bukti) dan Slavonik Lama vedѣti (mengetahui). Dengan kata lain, pada awalnya para ahli dokumentasi, yang fungsinya sebelumnya dilakukan oleh juru tulis, lebih memilih mencatat bukti tentang latar belakang hukum suatu peristiwa tertentu daripada dokumen yang sistematis. Konsep manajemen dokumen yang kita kenal baru diperoleh pada paruh pertama abad ke-20, ketika Paul Otlet memperluas arti kata “dokumen” hingga setiap informasi yang direkam pada media nyata mulai disebut sebuah dokumen. Pada saat yang sama, muncul profesi ahli dokumen, yang tugasnya sangat berbeda dengan tugas juru tulis.

Profesional tanggung jawab spesialis dokumen saat ini tidak hanya mencakup persiapan dokumen, tetapi juga:

• pengembangan formulir dan lembar dokumen;
• sistematisasi komposisi alur dokumen;
• pemeriksaan dan penyelenggaraan penyimpanan dokumen;
• memastikan “perpindahan” dokumen dari manajemen ke bawahan;
• pembuatan database dokumenter;
• pengesahan dokumen yang masuk dan penugasan indeks pendaftaran dan alamat penyimpanan elektronik kepada dokumen tersebut;
• menyortir dokumentasi dan mentransfer informasi usang ke arsip;
• optimalisasi alur dokumen suatu organisasi atau perusahaan.

Kualitas pribadi apa yang harus dimiliki seorang spesialis dokumen?

Sesuai dengan nama profesinya, kegiatan spesialis dokumen sepenuhnya terkait dengan pencarian, pemrosesan, dan penyimpanan dokumen, sehingga spesialis harus memiliki kecenderungan untuk pekerjaan “kertas”. Selain itu, seorang ahli dokumen tidak akan dapat melakukan pekerjaannya secara efisien jika ia tidak memiliki kualitas pribadi seperti:

Selain kualitas pribadi yang tercantum di atas, seorang spesialis dokumen yang baik memiliki serangkaian pengetahuan dan keterampilan profesional, yang daftarnya meliputi: keterampilan dalam bekerja dengan aplikasi PC kantor (Word, Excel, 1C, Outlook, dll.), pengetahuan dasar-dasar ilmu ekonomi, perencanaan usaha, pengarsipan, pengelolaan, pengelolaan kepegawaian, penyelenggaraan pengelolaan dokumen elektronik, penelitian sumber, pengelolaan pencatatan kepegawaian, penyuntingan sastra, peraturan perundang-undangan di bidang ketenagakerjaan, administrasi, hukum perdata dan tata negara.

Keuntungan dari profesi spesialis dokumen

Utama keuntungan dari profesi spesialis dokumen adalah "fleksibilitasnya". Ijazah spesialis dalam manajemen dokumen dan “bagasi pengetahuan” yang luas yang diperoleh di universitas memungkinkan seorang profesional untuk mendapatkan pekerjaan di hampir semua perusahaan atau organisasi, terlepas dari bidang kegiatan perusahaan tersebut. Pada saat yang sama, ia dapat mengandalkan tingkat pembayaran yang cukup baik (rata-rata sekitar 30-40 ribu rubel per bulan).

Variasi pekerjaan yang kaya juga menarik dalam profesi ini. Setelah lulus dari perguruan tinggi, seorang spesialis muda dapat dengan mudah mendapatkan pekerjaan seperti: juru tulis, arsiparis, administrator, asisten sekretaris, manajer kantor, asisten pribadi (asisten manajer), dll.

Meskipun aktivitas profesional seorang spesialis dokumen tampak monoton dan rutin, pekerjaan spesialis ini sangat menarik dan bervariasi. Bagaimanapun, spesialis inilah yang pertama kali menerima dokumen, yang berarti dia selalu memiliki informasi terkini tentang inovasi yang diperkenalkan di perusahaan (dan, seperti kita ketahui, siapa pun yang memiliki informasi tersebut memiliki dunia. ). Selain itu, seringkali spesialis dokumen adalah satu-satunya orang (selain manajemen puncak, tentu saja) yang mengetahui rahasia semua rahasia bisnis perusahaan.

Jika Anda memiliki jiwa kewirausahaan dan pengalaman yang cukup di bidang dukungan dokumentasi untuk manajemen personalia, seorang spesialis dokumen dapat mengatur bisnisnya sendiri (misalnya, membuat perusahaan audit) dan memberikan layanan secara pribadi.

Kekurangan dari profesi spesialis dokumen

Tak sulit ditebak, selain kelebihannya, profesi ahli dokumen juga memiliki kekurangan. Dan kelemahan utama adalah tanggung jawabnya yang besar. Hal ini terutama berlaku bagi para spesialis yang bekerja di lembaga kearsipan federal atau lembaga penelitian negara bagian untuk pengelolaan dokumen dan urusan kearsipan. Bagaimanapun, organisasi-organisasi inilah yang menyiapkan dokumen untuk pemerintah, yang menjadi dasar pengambilan keputusan penting pemerintah.

Kerugian dari profesi spesialis dokumen Anda juga bisa menyebutkan perlunya memiliki pengalaman kerja praktek saat melamar pekerjaan. Oleh karena itu, seorang pengelola dokumen pemula harus memulai aktivitas profesionalnya saat masih dalam proses belajar (omong-omong, siswa sudah memiliki kesempatan ini di tahun ke-2, karena saat ini mereka sudah menguasai cukup banyak pengetahuan untuk aplikasi praktis mereka), atau mendapatkan pekerjaan sebagai asisten manajer dokumen setelah lulus Universitas.

Dimana saya bisa mendapatkan profesi sebagai spesialis dokumen?

Dapatkan profesi sebagai spesialis dokumen hal ini dapat dilakukan di universitas Rusia mana pun, yang atas dasar itu mereka melatih spesialis dalam spesialisasi seperti "Dukungan dokumentasi perusahaan", "Manajemen dokumen" atau "Dukungan informasi perusahaan". Perlu diketahui bahwa seorang mahasiswa dokumentasi memiliki kesempatan untuk menguasai beberapa peminatan sekaligus. Misalnya, ketika menerima profesi spesialis dokumen, seorang spesialis muda dapat sekaligus menguasai spesialisasi petugas personalia atau arsiparis.

Saat memilih universitas, lebih banyak perhatian harus diberikan tidak hanya pada basis ilmiah dan teknis dari lembaga pendidikan, tetapi juga pada kemungkinan menyelesaikan magang di perusahaan besar Rusia. Selain itu, permintaan lulusan universitas di pasar tenaga kerja sangatlah penting. Oleh karena itu, pertama-tama, disarankan untuk mempertimbangkan kemungkinan memasukkan hal tersebut universitas terkemuka di Rusia, Bagaimana:

• Universitas Kemanusiaan Negeri Nizhnevartovsk;
• Universitas Negeri Irkutsk;
• Universitas Keuangan dan Hukum Moskow;
• Universitas Teknik Negeri Don;
• Institut Ekonomi dan Manajemen Sosial Voronezh.